Plan administrativo

Unavezqueconcluyalalecturasobreelplan administrativo,usted
podrrealizar:
Unorganigramadesuempresa,indicandolasreasadministrativas
yoperativas,ascomolaidentificacindelpersonalresponsablede
lasmismas.
Unasntesiscurriculardelpersonalclaveparaelproyectode
exportacin(opcional).
Polticasdelaadministracinendistintosrubros:remuneraciones,
compensaciones,controldecalidad,criteriosafavordelaecologay
deproduccin,principalmente.

Elplan administrativo consisteenreconocerlosrecursoshumanosy

materialesconlosquecuentalaempresa,puesapartirdeelloseplanean
lasactividadesadesarrollarenelnegocio.
La administracin se apoya principalmente en cinco pilares:
organizar,coordinar,controlar,dirigir,yplanear.
Organizar:Consisteenunadecuadoordenamientodelosrecursos
empleadosloquegarantizaunbuendesempeodelosmismosen
provechodelaempresa.Laorganizacinsebasaenelconocimientode
losrecursodisponibles,enfatizandoparticularmenteenaquellosaspectos
enloscualesmuestramayorrendimiento.Eladministradoroempresario
enfrentaunenormeretoparasabercomodisponerdelosmismos,detal
maneraqueelbuenaprovechamientoenalgunodelosrecursosno
impliqueeldetrimentodeotrosrecursos.Laorganizacinimplicauna
distribucinlgicadelosrecursosylaasignacindelatareasa
desarrollarporlosmismos.

Coordinar:Estesegundopilarguardaestrecharelacinconelanterior,
lacoordinacinimplicaelcorrectoacoplamientoentrelosdiversos
recursosdisponiblesesdecir,enelestablecimientodeunavinculacin
coherentedeunosrespectoaotros,locualresultaunefectopositivoque
multipliquelascapacidadesdelosrecursos,mientrasquelasegundase
refiereainstrumentarlamejormaneraderelacionarlosrecursos.
Controlar:Laorganizacinylacoordinacindifcilmentepueden
ocurrirsinlaexistenciadelcontrol.Controlaresunaactividaddinmica
querequierelastareasdeinspeccionar(supervisar),registrary
comprobarconlafinalidaddereforzarlasactividadesrealizadasenla
empresa,ensucaso,pararecomendarcambiosenlacoordinaciny
organizacin.Aqupodemosencontrarlasactividadesdecontrolde
calidad.

Planear:Hacerunplansignificaestablecerunaseriedeobjetivosy
metasaalcanzarenunlapsodetiempodeterminado.Paraello,es
importantereconocerlacondicinactualdelosrecursosconlosquese
cuenta,lamisinyvisindelaempresa,ascomoelconocimientodel
negocio.Conello,esposibleorientarlosesfuerzosrealizadosenla
organizacin,coordinacinycontrol.Losobjetivosquegeneralmentese
planteantienenqueverconunmayormontoesperadodeventasyde
produccin,incrementoenlaparticipacindemercado,oenun
incrementoenelmargendeganancia.
Dirigir:Unavezdefinidoelplan,correspondeahoraarealizarel
esfuerzodedireccin,queconsisteencmo,cundo,ydnderealizarlas
actividadesquellevanalxitoenlosnegocios.

Direccinyplaneacinesunbinomioinseparableparaelprocesode
tomadedecisiones.Estebinomiosesucedeunavezqueseharealizado
elautodiagnsticodelaempresaquelepermiteprecisarsunivelde
competitividadactualy/ofutura,enelcuallaempresaseconoceas
mismayasupropioentorno.

AREASADMINISTRATIVAS
ElPlandeNegociosdebecontemplartodaslasreas
deadministracindeunaempresa

CONTABILIDAD Y FINANZAS
Las principales funciones de esta rea parten

desde la contabilidad bsica, finanzas y

aspectos tcnicos como proyectos, generacin
de modelos y estimaciones de ventas futuras.

Existen funciones de apoyo que se ocupan de la

obtencin de informacin contable y financiera.

La complejidad de esta rea depende del

tamao de la empresa.

ADMINISTRACINDEPERSONAL
FUNCIONES BSICAS:

Pago de sueldos, salarios y prestaciones y

reclutamiento y seleccin del personal

Organizar cursos y mantener sistemas de

seguimiento y evaluacin (comnmente en empresas
medianas y grandes).

Estas actividades se realizan dependiendo al

tamao de la empresa; entre ms grande existir
mayor separacin funcional del personal

COMERCIALIZACIN
De esta funcin dependen bsicamente los ingresos de

la empresa (ventas).
El manejo de informacin en esta rea incluye el registro

de datos de los clientes, las especificaciones para los

contratos y los envos y recepcin de mercanca.
Estos datos procesados facilitan la elaboracin de

informes sobre la evolucin de las negociaciones, las

ventas y los ingresos.
Otra funcin importante es el seguimiento a las citas con

los clientes para negociar tiempos de entrega, precio y

cantidad, as como el establecimiento de crditos y su
cobro.

PRODUCCIN - SERVICIOS

Se entiende como la administracin de la

produccin (o servicios) y se distingue de las

actividades tcnicas de produccin ajenas a la
administracin.
La administracin de esta rea depende de la

actividad productiva que se realice. En general

cubre dos funciones importantes:

1. GESTIN DE LA PRODUCCIN:
Su principal objetivo es hacer ms eficientes los

procesos de produccin y asegurar la calidad de los

productos.
Dentro de los procesos se utilizan diversos mtodos: de
numeracin e identificacin de personas requeridas,
piezas, inventarios y maquinaria, y otras opciones de
produccin.
Se emplean algunos mtodos con el propsito de
estimar los costos de produccin y almacenamiento, as
como manejo de presupuestos.
Tambin se desarrollan mtodos para la planeacin de la
produccin mediante el anlisis de la capacidad de la
empresa, inventarios y comportamiento del mercado.

2. FUNCIONES RELACIONADAS CON EL

PROCESO DE ADQUISICIN Y COMPRAS:
En este aspecto se requiere informacin acerca

de las materias primas y producto terminado,

as como el conocimiento de proveedores y
otros criterios de compra y formas de pago.
El uso de proyecciones respecto a las ventas

(generadas en el rea de comercializacin) es

til en este grupo, as como los sistemas de
control de inventarios.

DIRECCIN GENERAL
Su funcin principal es planear y dirigir a travs

de la difusin y elaboracin de polticas de la

empresa.

Determinar objetivos a lograr en el negocio,

difundiendo y fortaleciendo una misin y visin.

Ejerce el control sobre la administracin de las

reas a travs de la designacin de gerentes o

directores.

INFORMACIN COMUNICACIN
En esta rea interviene la informtica mezclada

con la actividad administrativa del flujo de

informacin por otros medios, como son los
formatos, oficios y juntas con los empleados.

Es necesario un control de registro de las

actividades de la empresa y supervisar que el

manual de procedimientos contemple
mecanismos de registro y de su correcta
difusin a las reas y las personas interesadas
que les compete lo sucedido en otras reas.

ORGANIGRAMADELA
EMPRESA
Laexistenciadelasreasenunaempresa
dependedeltamaodelamisma,ascomode
suactividadproductiva

OrganigramadeunaMicroypequea
empresaAgrcola/Manufacturera
DIRECCION GENERAL

Produccin

Administracin
Pago de nmina
Contabilidad y finanzas
Compras/Ventas
Planeacin

Oficina

Tcnico
Contable
Secretaria
administrativa

Informacin-Comunicacin
Pago de nmina
Contabilidad y finanzas
Compras/ventas
Planeacin

OrganigramadeunaMedianaEmpresa
Agrcola/Manufacturera
DIRECCION GENERAL
Secretaria de
Direccin
Administracin
General

Produccin
Tcnico admvo.
especifico
Secretaria

Comercializacin
Tcnico admvo.
especializado

Tcnico contable

Compras
Ventas

Secretaria
Planeacin
* Presupuestos

Tcnico admvo.
especializado
Administracin
Contabilidad y finanzas
Personas

INFORMACION-COMUNICACION

OrganigramadeunaMicroempresade
Servicios.
DIRECTOR GENERAL
(Coordina equipos de profesionales)
Secretaria administrativa

Administracin
Contabilidad y Finanzas
Personal

Secretaria
Informacin-Comunicacin
Relaciones Externas
Clientes e instituciones
Relaciones Internas
Soporte y apoyo tcnico

OrganigramadeunaPequeaEmpresa
deServicios.
DIRECCION

Secretaria de
direccin

Equipo Tcnico
rea 1 rea 2 rea
Personal
tcnico
Secretaria

Administracin
Contabilidad y finanzas
Personas
Otras
Informacin-Comunicacin

Secretaria

OrganigramadeunaMedianaEmpresa
deServicios.

SNTESIS CURRICULAR DEL

PERSONAL
(Opcional)

 Se puede agregar una sntesis curricular del

personal a nivel gerencial o que realice una

actividad de toma de decisiones, destacando
su experiencia y aportes a la empresa.
Mencione su formacin profesional, aos de

experiencia, su contribucin a la empresa y lo

que se espera que realice en la empresa en
su propsito de exportar.

POLITICAS A
CONSIDERAR EN EL PLAN
DE NEGOCIOS

Poltica sobre la administracin del personal

Poltica sobre remuneraciones

Poltica de aseguramiento de calidad

Poltica sobre la produccin
Poltica sobre atencin a clientes

FFAACCTTOORREESS

PESO
PESO

CALIFICACIN
CALIFICACIN EV
E

FORTALEZAS
FORTALEZAS
1.1.Buen
Buensistema
sistemade
deinformacin
informacin 0.015
0.015
2.2.Posee
mas
50%
del
mercado
0.10
Posee mas 50% del mercado 0.10
3.3.Adecuada
0.07
Adecuadaadministracin
administracin
0.07
4.4.Precio
Preciobajo
bajovs.
vs.competidores
competidores 0.07
0.07
5.5.Recursos
humanos
capaces
0.09
Recursos humanos capaces
0.09
6.6.Buena
Buenadistribucin
distribucinde
deproducto
producto0.03
0.03
7.7.Amplia
cartera
de
clientes
0.04
Amplia cartera de clientes
0.04
8.8.Utiliza
material
de
reciclaje
0.06
Utiliza material de reciclaje
0.06
9.9.Gran
Grancapacidad
capacidadde
denegociacin
negociacin0.07
0.07
10.
Planta
multiproceso
0.06
10. Planta multiproceso
0.06
11.
0.01
11.Suficiente
Suficientemateria
materiaprima
prima
0.01
renovable.
renovable.

22
44
33
33
44
33
22
33
33
33
33

0.03
0.03
0.40
0.40
0.21
0.21
0.21
0.21
0.36
0.36
0.09
0.09
0.08
0.08
0.18
0.18
0.21
0.21
0.18
0.18
0.03
0.03

FACTORES

DEBILIDADES
DEBILIDADES
12.
12.Cultura
Culturade
depersonal
personalde
deplanta
planta
arraigada
a
economa
cerrada
arraigada a economa cerrada
13.
Calidad
13. Calidaddebajo
debajode
decompetencia
competencia
14.
14.Falla
Fallaen
enrequisitos
requisitosde
deproducto
producto
15.
Capacidad
instalada
inutilizada
15. Capacidad instalada inutilizada
16.
16.Maquinaria
Maquinariavieja
viejayyobsoleta
obsoleta
17.
Produce
un
solo
producto
17. Produce un solo producto
18.
18.No
Noexporta.
exporta.
19.
19.Acumulacin
Acumulacinde
destocks
stocks
20.
Escasa
promocin
20. Escasa promocin
21.
21.Deuda
Deudaen
endlares
dlares

PESO

CALIFICACIN

0.05
0.05

11

0.05
0.05

0.08
0.08
0.08
0.08
0.03
0.03
0.04
0.04
0.03
0.03
0.02
0.02
0.02
0.02
0.02
0.02
0.01
0.01

22
22
11
11
11
11
11
11
11

0.16
0.16
0.16
0.16
0.03
0.03
0.04
0.04
0.03
0.03
0.02
0.02
0.02
0.02
0.02
0.02
0.01
0.01

1.00
1.00

2.52
2.52

CALIFICACIN

INTERPRETACIN

Nulo, si no posee
dicho factor

Bajo

Regular

Bueno

Excelente
O
Muy Bien

FACTORES

PESO

CALIFICACIN

OPORTUNIDADES
OPORTUNIDADES
1.1.NAFTA
0.14
NAFTAyyglobalizacin
globalizacin
0.14
(exportacin).
(exportacin).
2.2.Tipo
0.13
Tipode
decambio
cambiosubvaluado
subvaluado
0.13
3.3.Requerimientos
Requerimientosde
deotros
otrostipos
tipos 0.10
0.10
de
productos.
de productos.

44

0.56
0.56

44
33

0.52
0.52
0.3
0.3

FACTORES

PESO

CALIFICACIN

AMENAZAS
AMENAZAS
4.4.Eliminacin
0.11
Eliminacinde
dearanceles
arancelesen
en
0.11
elelsector
en
el
2000
sector en el 2000
5.5.Devaluaciones
0.08
Devaluacionesrepentinas
repentinas
0.08
6.6.Sector
industrial
en
recesin
0.12
Sector industrial en recesin
0.12
aanivel
mundial.
nivel mundial.
7.7.Recuperacin
0.08
Recuperacinde
delalacrisis
crisis
0.08
econmica
nacional.
econmica nacional.
8.8.Incertidumbre
0.03
Incertidumbreante
anteposible
posible
0.03
privatizacin
privatizacin
9.9.Altas
0.08
Altastasas
tasasde
deinters.
inters.
0.08
10.
Competencia
de
EUA
y
Canad
0.09
10. Competencia de EUA y Canad 0.09
11.
0.04
11.Cambios
Cambiosde
depreferencia
preferenciade
de
0.04
los
losclientes.
clientes.
1.00
1.00

22

0.22
0.22

22
22

0.16
0.16
0.24
0.24

22

0.16
0.16

11

0.03
0.03

22
22
22

0.16
0.16
0.18
0.18
0.08
0.08
2.61
2.61