GPN6 BPM

Gestor de Procesos de Negocio

Una herramienta para
automatizar rpidamente
procesos de negocio

Procesos estndar como soluciones

o procesos a medida de sus
necesidades

Contenidos

Qu es un proceso
Calidad, productividad, eficiencia
GPN6 Soluciones
GPN6 Componentes
GPN6 en directo

QU ES UN PROCESO
El enfoque y la visin de GPN6

Qu es un proceso
de negocio
Proceso de
negocio
Conjunto de
actividades, que se
realizan de forma
coordinada y que
estn encaminadas a
obtener un
resultado.

Definir un proceso

Proceso de negocio
Es una serie de actividades que se
pueden definir por un conjunto de

Estados
Estn contenidos entre uno inicial
y otro final. En cada estado pueden
realizarse

Operaciones
Las operaciones estn predefinidas.
Las realizan uno o varios

Roles
Son personas que tienen asignada
una determinada funcin el el
proceso. Una operacin especial es
la

Transicin entre estados

Para la que deben cumplirse una
serie de reglas y en la que pueden
realizarse acciones o enviarse
avisos

Ejemplos
Gestionar un proceso de
seleccin de personal
Emitir una reclamacin a una
instancia
Llevar a cabo un proceso de
formacin
Gestionar una campaa de
marketing
Gestionar la elaboracin de
presupuestos
Registrarse en una web para
poder operar desde la misma

CALIDAD,
PRODUCTIVIDIDAD Y
EFICIENCIA
El enfoque y la visin de GPN6

VALOR NEGOCIO
Definir los procesos es un
paso importante hacia la
Calidad

Automatizar los procesos

es un avance importante
en la Productividad

GPN6
Normalizar, organizar y
automatizar procesos de
negocio.

Monitorizar los procesos

mejora la Eficiencia

Implementar
rpidamente cambios:
imprescindible para la
Competitividad

Claves de la necesidad

El trabajo en las empresas se

basa en los procesos
Los procesos, en muchas
ocasiones, no estn descritos,
estn en la cabeza de las
personas que los ejecutan y
cada una de ellas los interpreta
de forma diferente
Cuando la persona abandona la
organizacin se pierde
conocimiento

CALIDAD

PRODUCTIVIDAD

GPN6
EFICIENCIA

COMPETITIVIDAD

Definir los procesos es un paso

importante hacia la Calidad

Claves de la necesidad

Automatizar procesos es
productivo
Cuando un proceso se
automatiza un porcentaje
importante de las tareas
(evaluacin de reglas,
cambios de estatus, envo de
alertas) las realiza el propio
sistema
El sistema ayuda a los
usuarios en la gestin y
realizacin de sus tareas
pendientes

CALIDAD

PRODUCTIVIDAD

GPN6
EFICIENCIA

COMPETITIVIDAD

Automatizar los procesos es un avance

importante en la productividad

Claves de la necesidad

El control y la medicin
ayudan a evaluar
Un proceso normalizado es
susceptible de ser medido
Podemos definir indicadores
sobre las mtricas de un
proceso
Los indicadores nos dan
informacin sobre la
eficiencia de un proceso
Conociendo que va mal
podemos actuar para
corregirlo

PRODUCTIVIDAD

CALIDAD

GPN6
EFICIENCIA

Monitorizar los procesos

mejora la eficiencia

COMPETITIVIDAD

Claves de la necesidad

Las organizaciones
innovadoras necesitan
reorganizar sus procesos
para mejorarlos
Cada vez es ms necesario
modificar la forma de
trabajar para poder
sobrevivir
Es necesario permiten
implementar cambios en
los procesos sin grandes y
costosos desarrollos

CALIDAD

PRODUCTIVIDAD

GPN6
EFICIENCIA

COMPETITIVIDAD

Implementar rpidamente cambios es

imprescindible para la competitividad

Propuesta de valor Aleph Software

GPN6, una herramienta BPM para la
Automatizacin de Procesos de Negocio.

PRODUCTIVIDAD

CALIDAD

GPN6
EFICIENCIA

COMPETITIVIDAD

Normalizar, organizar y
automatizar procesos de negocio.

SOLUCIONES CON GPN6

Soluciones estndar y soluciones a medida

Propuesta de valor GPN6

GPN6 es una suite BPM que

dispone de herramientas de
Modelado, Ejecucin de
Procesos y Monitorizacin, y
que permite operar desde un
entorno WEB, PDA, TABLET.

Soluciones especificas

RRHH
BPM

Movilid
ad

GPN6

GPN6 Atencin al cliente

GPN6 Atencin al ciudadano
GPN6 Incidencias Urbanas

GPN6 RRHH es una especializacin

BPM para el rea de recursos
humanos que cuenta con 50
procesos de negocio especficos para
automatizacin del rea RRHH

Utilizacin por reas

Financiera

Planificacin
Presupuestos
Reporting
Solicitud inversin
Auditoria

Administracin

Contratos
Alquileres
Calidad
procesos

Fabricacin

RRHH

Seleccin
Incorporacin
Formacin
Administraci
n
Desempeo
Riesgos
Laborales

I+D
Diseo
Produccin
Control calidad

Marketing y
Ventas

Relacin canal
ventas
Campaas
marketing
Generacin de
leads
Pre-cualificacin
Preventas
Negociacin y
cierre

Operaciones

Recepcin
Compras
Ventas
Envos
Devoluciones

Valor para los actores

Con GPN6 los usuarios conocen los procesos en los
que participan, los expedientes que tienen vivos y las
operaciones que deben realizar en cada expediente.
Pueden coordinar las actividades suyas y las que
implican a otros.
Con GPN6 los expertos de negocio disean procesos
y analizan los resultados y pueden adaptar las polticas
de gestin por aspectos tcticos o estratgicos.
Con GPN6 los responsables de TI pueden integrar sus
sistemas actuales conectndolos con el BPM. Cuentan
con una herramienta muy gil para poner en marcha
nuevos procesos o modificar los que existen.
Con GPN6, la empresa tiene procesos de negocio
definidos, controlados, medibles y previsibles.

GPN6 COMPONENTES
Para modelar y automatizar rpidamente procesos

Mejora continua
FACTORES CLAVE
GPN6

Anlisis
Proceso
s

ORIENTACION A PROCESOS
AGILIDAD

Departamentos
Usuarios Negocio
Usuarios TI

CALIDAD
PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA
COMPETITIVIDAD

Feedbac
k

GPN
6

Modelad
o

Usuarios Negocio
Usuarios TI

Usuarios Negocio

Ejecuci
n

Usuarios Centros

Claves de la solucin
Diseo
procesos
Modelo de
organizacin
Usuarios
Centros
Roles

Modelo de
Procesos de
negocio
Procesos, estados,
transiciones
Documentos y
formularios

Ejecucin
Expedien
tes
Ejecutar procesos
Crear expedientes
Documentar
expedientes
Cambiar de estado

Comunicar
Enviar avisos
Automatizar cambios
Recibir ordenes desde
mvil

Monitorizaci
n Procesos
expedientes
Controlar los
expedientes y su
estado
Cuantos expedientes
En que estados
Tiempos previstos

Anlisis
rendimiento y
cambios en el
modelo
Replantear procesos
Reorganizar recursos

Disear
Identificar
necesidades
de proceso
Modelar
Procesos
Construccin,
prueba

Modelo de procesos
Qu procesos, qu requisitos, qu reglas
de negocio
Modelo de organizacin
Quines participan, con qu roles, qu
responsabilidades
Documentar en GPN6 los procesos, los
estados y las transiciones, las reglas de
negocio
Disear plantillas de documentos
Documentar en GPN6 el modelo de
organizacin
Construir los formularios especficos
Programar reglas especificas
Prototipo para validacin
Ajustes del modelo
Poner en produccin

21

Operar
Expedientes
GPN6
Automatizaci
n de procesos
Mediante las
aplicaciones
corporativas

Acceso de usuarios a sus expedientes

Ejecucin de las operaciones previstas en
cada expediente por cada usuario

Gestin automatizada de transiciones entre

estados
Gestin de comunicacin de avisos a las
personas y usuarios que participan en un
expediente

Completar informacin asociada a los

expedientes y que es empleada por los
mismos
Captura de datos desde otros sistemas

22

Monitorizar

Monitor
GPN6
Business
Performanc
e
Analizar

Procesos vivos

Informes e indicadores de
procesos
Evaluar reasignaciones
Controlar la calidad
operacional
Revisar plantillas de
procesos
Mejora procesos
Redefinir procesos de
negocio
23

Algunas Definiciones
Definicin

Descripcin

Ejemplo

Proceso de
Negocio

Conjunto de definiciones de un proceso de negocio a

automatizar.

Alta de un empleado, Liquidacin

de un empleado, Adquisiciones

Estados

Conjunto de pasos que definen un proceso.

Siempre hay un estado de inicio y otro de finalizacin

Factura emitida pendiente de

visar, liquidacin autorizada.

Operaciones

Actividades que se realizan en un estado y que

conforman las tareas a llevar a cabo en un proceso.

Firmar, documentar, dictaminar,

rellenar cuestionario, aprobar,
comentar, riesgo

Rol

Funcin que desempean un conjunto de empleados en

un proceso de negocio.

Gerente de centro, gerente

regional, administrativo de ventas,
jefe de compras,

Transicin

Variacin controlada de un expediente cuando cambia de

estado y que desencadena unas acciones y unos avisos
de comunicacin.

Enviar a departamento asociado,

enviar a contabilidad., pasar al
estado de confirmar

Expediente

Caso real de un expediente que responde a un flujo de

trabajo concreto.

La liquidacin del empleado

N1234,
Garanta gestionada, compra
realizada

Usuario

Usuarios del sistema que interviene en los procesos de

negocio en un estado concreto del expediente. Un
usuario puede asumir ms de un rol.

Usuario al cargo del registro. Jefe

de seccin, Gerente, mecnico,
entrevistador

Personas/emp
resas

Personas externas, empresa externas o personal interno

que participan en el proceso pero no intervienen en la
operativa

Personal convocado a cursos,

candidatos seleccin , empresas
transportistas, externos

Ejemplos de
Procesos

Organizacin del Modelado

PERSONAS

PERSONAS/
EMPRESAS

PROCESOS
PROCESO

ESTADO

TRANSICIO
N

PAPEL que desempean

Fase
s

Document
os

Operacion
es

Roles

Reglas
transicin

ORGANIZACION
USUARIOS

Sustitucion
es

Riesg
os

Score
s

Destinatari
os
Acciones
transicin

lista
s

reglas

Nombramien
tos

Cuestionari
os

Avisos
transicin

Regin

Directivos regin

CENTRO

Directivos centro

ROLES

GRUPOS DE USUARIOS

avisos

Modelo de
organizacin
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN

Estructura Funcional

Los roles estn relacionados

Con los procesos y con las
Operaciones y documentos
Que se gestionan en cada
Expediente.

Los usuarios se identifican

Mediante el login del sistema
O mediante un login propio
De GPN6

Regin

Directivos regin

CENTRO

Directivos centro

rea

Directivos rea

Departamen
to

Directivos
Departamento

ROLES

Los centros estn en relacin

Con los expedientes que se
Encuentran en ejecucin de
Cada proceso.
La seguridad de quin
Desempea un rol o quin
Tiene autoridad para acceder
A un centro depende de los
Grupos que configuran el rol
O el centro y de los usuarios
Asignados a cada grupo.

Estructura Orgnica

Grupos de
usuarios
para Roles

Grupos de
usuarios
para Centros

Grupos de usuarios

Grupos de
usuarios
para
Directivos

sustituye

Internos

Externos

usuarios

Sustituciones

Seguridad

Modelo de
organizacin

Estructura Funcional

A travs de login se detecta

Identifica el usuario y se
Obtiene a que grupos
Pertenece.

Directivos regin

CENTRO

Directivos centro

Departamen
to

Grupos de
usuarios
para Centros

Grupos de usuarios

usuarios
usuarios

rea

usuarios
usuarios

usuarios
usuarios
Grupos de
usuarios
para Roles

Lo mismo ocurre con los

Directivos.
Las sustituiones permiten
Acceder al sistema en nombre
De otro usuario para realizar
Sus funciones. Todo queda
Grabado.

Regin
ROLES

En funcin de los grupos a

Los que pertenece se
Determina que roles
Desempea, lo que permite
Identificar su responsabilidad
En cada proceso.
Tambin se determina a que
Centros tiene acceso a travs
De los grupos relacionados
Con el centro.

Estructura Orgnica

Directivos rea
Directivos
Departamento

Grupos de
usuarios
para
Directivos

sustituye

Internos

Externos

usuarios

Sustituciones

EN DIRECTO
Una demostracin de las capacidades de modelado y
ejecucin

Demostracin Prctica
Modelo de
Demostraci
organizacin
n GPN6
MODELADO Modelo de
procesos
Demostraci
n GPN6
EXPEDIENT
ES

Nuevo expediente
Gestin de un
expediente

Roles

Centros

Procesos

Un proceso

Un estado. Operaciones
permitidas

Transiciones entre estados

Ejemplos de pantallas de
Personas/empresas

Procesos de un usuario

Expedientes de un proceso

Alta de un nuevo expediente

Operaciones en el estado

Adjuntar documento

Datos scores

Cambio de estado

GPN6 movilidad

Proceso y expedientes

Operaciones

Operaciones con scores

Muchas
Gracias
Para ampliar informacin
comercial pueden contactar con
Aleph Software, s.a.
C/ Buganvilla 5, 1 Oficina A
+34 91 383 2224
comercial@alephsoft.es