Gestin de

Proyectos

Gestin de los
Costos del Proyecto

MBA CARLOS ACUA, PMP

Agenda

Introduccin a la gestin de costos

Estimacin de Costos
Preparacin del Presupuesto de Costos
Control de Costos
Trminos relacionados a la gestin de
costos

Introduccin

La Gestin de Costos del Proyecto incluye los

procesos requeridos para asegurar que se complete
el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
La gestin de costos del proyecto se ocupa
principalmente del costo de los recursos necesarios
para completar las actividades del cronograma del
proyecto, desarrollado en el rea de conocimiento de
la gestin del tiempo.

Introduccin

En muchas reas de aplicacin, el pronstico y

anlisis de los resultados se efectan fuera del
proyecto. En otras, la gestin de costos tambin
incluye este trabajo.
El Gerente de Proyecto debe estar atento para
incluir los procesos adicionales y las tcnicas
generales, tales como retorno de la inversin,
anlisis de retorno, y otros, que sean requeridos
por el proyecto.

Introduccin

Una visin ms amplia de la gestin de costos

del proyecto se denomina frecuentemente
clculo de costos del ciclo de vida del proyecto.
El clculo de costos del ciclo de vida del
proyecto, junto con tcnicas de ingeniera de
valor, puede mejorar la toma de decisiones y se
usa para reducir el costo y tiempo de ejecucin,
y mejorar la calidad y el rendimiento del producto
entregable del proyecto.

Introduccin
Planificacin

Estimacin
Estimacinde
de
Costos
Costos

Preparacin
Preparacindel
del
Presupuesto
de
Presupuesto de
Costos
Costos

Control

Control
Controlde
de
Costos
Costos

Introduccin
Estimacin de Costos
Estima los costos de los recursos necesarios
para completar las actividades del proyecto.
Preparacin del Presupuesto del Costo
Asigna el costo total estimado a paquetes de
trabajos individuales.
Control del Costo
Controla cambios en el presupuesto del
proyecto.

Introduccin
En

algunos proyectos, especialmente los ms

pequeos, la estimacin de costos y la preparacin
del presupuesto del costo estn tan unidos que se
ven como un slo proceso (p.e., son ejecutados por
un slo individuo en un perodo relativamente corto
de tiempo).
Aqui se presentan como procesos distintos porque
las herramientas y tcnicas para cada uno son
diferentes.

Introduccin
Plan de Gestin de Costos
Describe cmo las variaciones del costo sern
manejadas (respuestas diferentes a problemas
mayores y a menores).
Puede ser formal o informal, altamente detallado o
con generalidades enmarcadas en las necesidades
del proyecto.
Es un elemento subsidiario del plan de gestin del
proyecto.

Introduccin
El Plan de Gestin de Costos debe establecer:
Nivel de precisin, tipos de estimacin y redondeos.
Unidades de medida (horas, das).
Enlaces con procedimientos de la organizacin y
cuentas de control (CA).
Umbrales de control, variaciones permitidas.
Reglas de valor ganado, frmulas y criterios.
Formatos de informe.
Descripciones de proceso.

Introduccin
En la gestin del tiempo se
estim los recursos a nivel
de actividades. Sin
embargo, en proyectos
grandes puede ser ms
prctico estimar los costos
a nivel de cuentas de
control

CUENTA DE
CONTROL (CA)

PRESUPUESTO
GERENCIA
RESERVA DE
GESTIN

PROYECTO

CUENTA DE
CONTROL (CA)

CUENTA DE
CONTROL (CA)

CUENTA DE
CONTROL (CA)

CUENTA DE
CONTROL (CA)

CUENTAS DE CONTROL (CA)

7.1 Estimacin de Costos

Estimacin de Costos

La estimacin de costos de las actividades del

cronograma implica desarrollar una aproximacin de
los recursos necesarios para completar cada
actividad, incluyendo la identificacin y consideracin
de diversas alternativas.
Generalmente se expresan en unidades monetarias,
como soles, dlares, etc.
Estas estimaciones son mejoradas a travs de
refinamientos durante el transcurso del proyecto,
para reflejar detalles adicionales disponibles.

Estimacin de Costos

Los costos de las actividades del cronograma se

estiman para todos los recursos que se cargarn al
proyecto incluyendo mano de obra, materiales,
equipos, servicios, instalaciones y categoras
especiales tales como asignacin por inflacin o un
costo por contingencia.
Si la organizacin ejecutante no tiene estimadores
de costos de proyecto con experiencia, el equipo de
proyecto debe proporcionar los recursos y la
experiencia requerida.

Estimacin de Costos
Recordar para el examen

La estimacin debe ser basada en la EDT

Siempre que sea posible, la estimacin debe ser
realizada por la persona que realizar el trabajo
La informacin histrica de proyectos pasados es la
clave para afinar las estimaciones
Las estimaciones son ms exactas si componentes
ms pequeos de trabajo son estimados
El gerente de proyecto debe cumplir con las
estimaciones acordadas.

Estimacin de Costos
Herramientas
HerramientasyyTcnicas
Tcnicas

Entradas
Entradas

Estimacin
Estimacinpor
poranaloga
analoga
Determinacin
Determinacinde
detarifas
tarifasde
decostos
costosde
de
recursos
recursos
Estimacin
Estimacinascendente
ascendente
Estimacin
Estimacinparamtrica
paramtrica
Software
Softwarede
degestin
gestinde
deproyectos
proyectos
Anlisis
Anlisisde
depropuestas
propuestaspara
paralicitaciones
licitaciones
Anlisis
Anlisisde
dereserva
reserva
Costo
Costode
delalacalidad
calidad

Factores
Factoresambientales
ambientalesde
delalaempresa
empresa
Activos
Activosde
delos
losprocesos
procesosde
delala
organizacin
organizacin
Enunciado
Enunciadodel
delalcance
alcance
Estructura
detallada
Estructura detallada
de
detrabajo
trabajo(EDT)
(EDT)
Diccionario
Diccionariode
delalaEDT
EDT
Plan
Plande
degestin
gestindel
delproyecto
proyecto

Resultados
Resultados

Estimacin
Estimacinde
decostos
costosde
delas
las
actividades
actividades
Informacin
Informacinde
desoporte
soportede
delala
estimacin
estimacinde
decostos
costosde
delas
las
actividades
actividades
Cambios
Cambiossolicitados
solicitados
Plan
Plande
degestin
gestinde
decostos
costos(act.)
(act.)

Estimacin de Costos

Entradas
Factores ambientales de la empresa
Condiciones

del mercado.
Base de datos comerciales.

Activos de los procesos de la organizacin

Polticas

de estimacin de costos.
Plantillas de estimacin de recursos.
Informacin histrica.
Archivos del proyecto.
Conocimientos del equipo de proyecto.
Lecciones aprendidas.

Estimacin de Costos

Entradas
Fuente

Descripcin

Informacin
histrica

Podemos consultar los archivos de proyectos anteriores y

de similar naturaleza para obtener informacin que nos
sirva como referencia.

Investigacin
de mercado

Para integrar precios unitarios hay informacin de

mercado disponible que podemos adquirir llevando a cabo
una investigacin de costos de materiales, mano de obra,
costos indirectos, etc.

Cotizaciones

Implica preparar alcances preliminares con criterios de

aceptacin para lograr obtener cotizaciones de
proveedores.

Bases de
datos

En ciertas industrias existen empresas que proveen el

servicio de consultora de base de datos de precios
unitarios por regin, especialidad, entregable, etc.
FUENTES DE INFORMACIN PARA ESTIMAR COSTOS

Estimacin de Costos

Entradas
Enunciado del alcance del proyecto
Necesidad

del negocio.
Justificacin.
Requerimientos.
Lmites.
Restricciones y asunciones.
Entregables y criterios de aceptacin.

Estructura detallada de trabajo (EDT)

Suministra

relacin entre todos los componentes del

proyecto y los entregables.

Estimacin de Costos

Entradas
Diccionario de la EDT
Identificacin

de productos entregables.
Descripcin del trabajo en cada componente del
EDT.

Plan de gestin del proyecto

Plan

de gestin del cronograma.

Plan de gestin de personal.
Registro de riesgos

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Estimacin por analoga
Implica

usar el costo real de proyectos anteriores

similares.
Se utiliza cuando la cantidad de informacin
detallada es limitada.
Utiliza el juicio de expertos.
Es menos costosa que otras tcnicas pero tambin
menos exacta.
Es fiable cuando los proyectos anteriores son
similares de hecho y no de apariencia y cuando las
personas que preparan las estimaciones tienen la
experiencia necesaria.

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Ventajas

Desventajas

Rpida.

Menos exacta.

Las tareas individuales no

necesitan ser identificadas.

Se preparan con informacin

limitada.

Menos costosa.

Requiere considerable
experiencia para hacerlo
bien.

Provee al gerente de
proyecto de una idea de las
expectativas de la gerencia.

Extremadamente difcil para

proyectos con alto grado de
incertidumbre.

ESTIMACIN POR ANALOGA

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Determinacin de tarifas de costos de recursos
Se

deben conocer las tarifas de costos unitarios de

cada recurso.
Se usan cotizaciones, tarifas estndar con factores
de escalamiento, bases de datos comerciales y listas
de precios de los vendedores.

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Estimacin ascendente
Estimacin

del costo de las actividades individuales

o paquetes de trabajo y su acumulacin para obtener
el costo total del proyecto.
El costo y precisin depende del tamao y
complejidad de la actividad individual o paquete de
trabajo: sern mayores en la medida que estas
actividades sean mayores o ms pequeas.
El equipo de gerencia del proyecto debe decidir si
vale la pena el costo adicional de la exactitud
adicional.

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Ventajas

Desventajas

Ms exacta.

Toma tiempo y esfuerzo

(costo).

Basada en un anlisis
detallado del proyecto.

Tendencia del equipo a

acolchar los estimados.

Provee una base confiable

para el monitoreo y control.

Requiere que el proyecto este

bien definido y entendido

ESTIMACIN ASCENDENTE

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Estimacin paramtrica

Tcnica que utiliza relacin entre datos histricos y otras

variables para calcular una estimacin de costos.
Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de
la complejidad y la informacin de costos y recursos. Los
modelos pueden ser simples (la construccin de casas
residenciales costar cierta cantidad de dinero por m 2 de
vivienda) o complejos.
Los modelos paramtricos pueden ser altamente confiables
cuando: los proyectos involucrados de hecho, son similares; la
informacin histrica usada para desarrollar el modelo fue
precisa; y el modelo es escalable (trabaja bien para un gran
proyecto as como para uno pequeo).

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Software de gestin de proyectos
Software

de estimacin de costos, hojas de clculo y

herramientas de simulacin y estadstica.
Dichos productos pueden simplificar el uso de las
herramientas descritas anteriormente y de tal modo,
facilitar la rpida consideracin de varias alternativas
de costos.

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de propuestas para licitaciones
Cuando

los proyectos se ganan mediante procesos

competitivos el equipo de proyecto puede realizar un
trabajo de estimacin de costos adicional para
examinar el precio de los productos entregables
individuales y obtener un costo que respalde el costo
total del proyecto .

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de reserva
Reservas

o asignaciones para contingencias son

costos estimados que utilizar el Gerente de Proyecto
para gestionar eventos previstos, pero no ciertos.
Problema de posible exageracin de estimacin de
costos.
Reservas forman parte de la lnea base de costos.

Costo de la calidad (COQ)

Costos

totales incurridos en inversiones para prevenir

el incumplimiento de los requisitos, evaluar la
conformidad del producto o servicio con los requisitos y
por no cumplir con los requisitos.

Estimacin de Costos

Resultados
Estimacin de costos
Son

valorizaciones cuantitativas de los costos

probables de los recursos requeridos para completar
las actividades del proyecto.
Son presentados en forma de resumen o en detalle.
Deben cubrir todas las categoras de recursos que
sern cargados al proyecto (mano de obra,
materiales, suministros, ms categoras especiales
tales como la variacin por inflacin o reserva de
contingencias de costos).

Estimacin de Costos

Resultados
Estimacin de costos
Los

estimados
de
costos
son
ajustados
frecuentemente durante el curso del proyecto para
reflejar el detalle adicional disponible respecto al
producto del proyecto.
Tipos de Estimaciones: Orden de Magnitud y
Estimacin Definitiva.

Estimacin de Costos

Resultados
Estimacin de costos (Tipos de Estimaciones)
Estimado

del Orden de Magnitud (-50, +100 por

ciento). Este es un estimado aproximado sin datos
detallados, que es utilizado durante la evaluacin
inicial del proyecto.
Estimado Definitivo (-10, +15 por ciento).
Un
estimado definitivo es preparado de datos bien
definidos, especificaciones, planos, etc.
Estos
estimados
son
usados
para
licitaciones,
evaluaciones de ofertas, cambios contractuales,
trabajos adicionales, reclamos legales, permisos, y
aprobaciones de gobierno.

Estimacin de Costos

Resultados
Informacin de respaldo
El

monto y tipo de detalles adicionales vara por rea

de aplicacin.
Debe proporcionar imagen clara, profesional y
completa de cmo se obtuvo la estimacin.
Debe incluir:

Descripcin del alcance del trabajo.

Fundamentos de la estimacin.
Asunciones y restricciones.
Rango de estimaciones.

Estimacin de Costos

Resultados
Cambios solicitados
Se

pueden generar cambios que afecten al plan de

gestin de costos o requerimientos de recursos u
otros planes componentes del plan de gestin del
proyecto.
Se procesan a travs del control integrado de
cambios.

Plan de gestin de costos (actualizaciones)

Si

las solicitudes de cambio son aprobadas y causan

un impacto sobre la gestin de costos se actualiza el
plan de gestin de costos.

7.2 Preparacin del

Presupuesto de Costos

Preparacin del Presupuesto de

Costos

La preparacin del presupuesto de costos implica la

asignacin de costos totales estimados a paquetes
de trabajo individuales para establecer un costo base
que permita medir el rendimiento del proyecto.
El enunciado del alcance del proyecto proporciona el
presupuesto resumen.

Preparacin del Presupuesto de

Costos
Herramientas
HerramientasyyTcnicas
Tcnicas

Entradas
Entradas

Enunciado
Enunciadodel
delalcance
alcance
Estructura
Estructuradetallada
detallada
de
detrabajo
trabajo(EDT)
(EDT)
Diccionario
Diccionariode
delalaEDT
EDT
Estimacin
Estimacinde
decostos
costosde
delas
las
actividades
actividades
Informacin
Informacinde
desoporte
soportede
delala
estimacin
estimacinde
decostos
costosde
delas
las
actividades
actividades
Cronograma
Cronogramadel
delproyecto
proyecto
Calendario
Calendariode
derecursos
recursos
Contrato
Contrato
Plan
Plande
degestin
gestinde
decostos
costos

Suma
Sumade
decostos
costos
Anlisis
de
Anlisis dereserva
reserva
Estimacin
Estimacinparamtrica
paramtrica
Conciliacin
Conciliacindel
dellmite
lmitede
delalafinanciacin
financiacin

Resultados
Resultados

Lnea
Lneabase
basede
decostos
costos
Requerimientos
Requerimientospara
paralala
financiacin
financiacindel
delproyecto
proyecto
Plan
Plande
degestin
gestinde
decostos
costos(act.)
(act.)
Cambios
Cambiossolicitados
solicitados

Preparacin del Presupuesto de Costos

Entradas
Enunciado del alcance del proyecto
Limitaciones

peridicas formales de gastos de

fondos del proyecto.

EDT
Estimaciones de costos
Informacin de respaldo de la estimacin de
costos
Cronograma del proyecto
Calendario de recursos

Preparacin del Presupuesto de Costos

Entradas
Contrato
Informacin

relacionada sobre los productos o

servicios contratados se utilizan para desarrollar el
presupuesto.

Plan de gestin de costos

Componente

del plan de gestin del proyecto.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Herramientas y Tcnicas
Suma de costos
Las

estimaciones de costos de actividades se suman

hasta el nivel de paquete de trabajo.
Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman
hasta los niveles superiores de la EDT y finalmente
para todo el proyecto.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de reserva
Reservas

para contingencias de gestin son

presupuestos reservados para cambios no
planificados o incgnitas desconocidas.
El Gerente de Proyecto debe obtener la aprobacin
antes de comprometerse o gastar esta reserva.
No forman parte de la lnea base del costo pero
estn incluidas en el presupuesto del proyecto.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Herramientas y Tcnicas
Estimacin paramtrica
Conciliacin del lmite de la financiacin
Grandes

variaciones en los desembolsos de fondos no

son deseables, por eso stos se concilian con los
lmites de financiacin establecidos por el cliente o la
organizacin.
La conciliacin requerir el ajuste del cronograma, lo
cual se har aplicando restricciones de fecha impuesta
para paquetes de trabajo, hitos o componentes de la
EDT.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Resultados
Lnea base de costo
Es

un presupuesto fase-tiempo que ser usado para

medir, supervisar y monitorear el rendimiento del
costo en el proyecto.
Es desarrollado sumando los costos estimados por
perodo y usualmente mostrado en forma de curvaS.
Proyectos de gran magnitud suelen tener mltiples
lneas base de costo.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Resultados
Requisitos para la financiacin
Se

derivan de la lnea base de costo y pueden

establecerse para excederlos con el fin de responder
al avance temprano o a los sobrecostos.
En general la financiacin no es continua y aparece
como una funcin escalonada.
Los fondos totales necesarios son la lnea base ms
las reservas de gestin.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Resultados
Valores
Acumulados

Reserva de gestin

Lnea base
de costo
Financiacin

Flujo de caja esperado

GRFICO DE FLUJO DE CAJA, LNEA BASE

DE COSTO Y FINANCIACIN

Tiempo

Preparacin del Presupuesto de Costos

Resultados
Plan de gestin de costos (actualizaciones)
Si

las solicitudes de cambio sen aprobadas se

actualiza el plan de gestin de costos en caso de ser
necesario.

Cambios solicitados
Se

pueden generar cambios que afecten el plan de

gestin de costos u otros componentes del plan de
gestin u otros componentes del plan de gestin del
proyecto.
Se procesan a travs del control integrado de
cambios.

PRESUPUESTO
DE COSTOS
RESERVAS DE
GESTIN
LINEA BASE DE
COSTOS
RESERVAS DE
CONTINGENCIA
PROYECTO
CUENTAS DE
CONTROL
PAQUETES
DE TRABAJO
ACTIVIDADES

7.3 Control de Costos

Control de Costos
El control de costos incluye:

Influir sobre factores que crean cambios en la lnea base

de costo.
Asegurar que los cambios solicitados sean acordados.
Gestionar los cambios reales cundo ocurran.
Monitorear el rendimiento del costo para detectar y
entender las variaciones con respecto a la lnea base de
costo.
Registrar con precisin cambios a la lnea base de costo.
Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados,
en el costo o uso de recursos.
Informar cambios aprobados a los interesados.
Actuar para mantener sobrecostos dentro de lmites
aceptables.

Control de Costos

El control de costos incluye la bsqueda del

"porqu" de las variaciones positivas y negativas.
Este debe estar totalmente integrado a los otros
procesos de control (control de cambio del alcance,
control del cronograma, control de calidad, y otros).
Por ejemplo, respuestas inapropiadas a las
variaciones de costos pueden causar problemas de
calidad o programacin, o posteriormente, producir
un inaceptable nivel de riesgo en el proyecto.

Control de Costos
Herramientas
HerramientasyyTcnicas
Tcnicas

Entradas
Entradas

Sistema
Sistemade
decontrol
controlde
decambios
cambiosdel
delcosto
costo
Anlisis
Anlisisde
demedicin
medicindel
delrendimiento
rendimiento
Proyecciones
Proyecciones
Revisiones
Revisionesdel
delrendimiento
rendimientodel
delproyecto
proyecto
Software
Softwarede
degestin
gestinde
deproyectos
proyectos
Gestin
de
variacin
Gestin de variacin

Lnea
Lneabase
basede
decosto
costo
Requisitos
Requisitospara
paralalafinanciacin
financiacin
del
delproyecto
proyecto
Informes
Informesde
derendimiento
rendimiento
Informacin
Informacinsobre
sobreelel
rendimiento
rendimientodel
deltrabajo
trabajo
Solicitudes
Solicitudesde
decambio
cambio
aprobadas
aprobadas
Plan
Plande
degestin
gestindel
delproyecto
proyecto

Resultados
Resultados

Estimacin
Estimacinde
decostos
costos(act.)
(act.)
Lnea
Lneabase
basede
decosto
costo(act.)
(act.)
Mediciones
Medicionesdel
delrendimiento
rendimiento
Conclusin
Conclusinproyectada
proyectada
Cambios
Cambiossolicitados
solicitados
Acciones
Accionescorrectivas
correctivas
recomendadas
recomendadas
Activos
Activosde
delos
losprocesos
procesosde
delala
organizacin
organizacin(act.)
(act.)
Plan
Plande
degestin
gestindel
delproyecto
proyecto(act.)
(act.)

Control de Costos

Entradas
Lnea base de costo
Requisitos para la financiacin del proyecto
Informes de rendimiento
Informacin

sobre el rendimiento del costo y

recursos.

Informacin sobre el rendimiento del trabajo

Entregables

completados.
Costos autorizados e incurridos.
Estimaciones al trmino.
Porcentajes fsicamente completados.

Control de Costos

Entradas
Solicitudes de cambio aprobadas
Pueden incluir cambios en:
Trminos de costo del contrato.
Alcance del proyecto.
Lnea base de costo.
Plan de gestin de costos.

Plan de gestin del proyecto

Plan

de gestin de costos.
Otros planes subsidiarios.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Sistema de control de cambios del costo
Define

procedimientos por el cual el costo base

puede ser cambiado.
Incluye las hojas de trabajo, sistema de seguimiento
y niveles de aprobacin necesarios para autorizacin
de cambios.
Debe estar integrado con el proceso de control
integrado de cambios.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de medicin del rendimiento
Las

tcnicas de medicin del rendimiento tales como

valor ganado
ayudan a fijar la magnitud de las
variaciones que ocurran.
Una parte importante del control de costos es determinar
la causa de una variacin, la magnitud de la variacin y
decidir si la variacin requiere accin correctiva.
Gestin del Valor Ganado (Earned Value Management
EVM). Esta tcnica implica medir continuamente el
rendimiento del proyecto mediante tres variables
independientes: 1) El valor planificado (PV), 2)El valor
ganado (EV) y 3) Los costos actuales (AC).

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de medicin del rendimiento
Gerencia

del Valor Ganado (Earned Value

Management EVM). Calcula adems las variaciones
del costo (CV) y cronograma (SV) y los ndices de
rendimiento del costo (CPI) y cronograma (SPI).
CV = EV AC
SV = EV PV
CPI = EV / AC
SPI = EV / PV

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Presupuesto hasta
la terminacin (BAC)

Valores
Acumulados

Costos reales
(AC)

Valor planificado
(PV)

Valor ganado
(EV)
INFORME GRFICO DEL RENDIMIENTO

Tiempo

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Proyecciones
Estimacin para concluir el trabajo restante (ETC)
Basada en una nueva estimacin: ETC
Basada en variaciones atpicas: ETC = BAC EV
Basada en variaciones tpicas:
ETC =
(BAC EV) / CPI
Estimacin al trmino (EAC)
Estimacin con nueva estimacin:
estimacin EAC = AC + ETC
Costo Real a la fecha ms un nuevo estimado para el
trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el
rendimiento pasado muestra que los supuestos originales
estuvieron errados o ya no son validos.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Proyecciones
Estimacin al trmino (EAC)
Estimacin usando el presupuesto restante:
restante
EAC = AC + (BAC - EV). Costo Real a la fecha ms
el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando
las variaciones reales son atpicas y no se espera
que vuelvan a ocurrir en el futuro.
Estimacin usando el presupuesto restante afectado
por el CPI:
CPI EAC = AC + (BAC - EV) / CPI. Costo Real
a la fecha ms el presupuesto restante modificado
por un factor. Este enfoque se usa cuando las
variaciones reales son tpicas y se espera que
vuelvan a ocurrir en el futuro.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
PLAN ORIGINAL

HOY

DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis del Valor Ganado
Un

mtodo de medicin del rendimiento del proyecto

que compara la cantidad del trabajo planeado con la
realmente lograda, para determinar si el costo y el
cronograma avanzan segn lo planificado.
Integra costo, tiempo y alcance.
Puede ser usado para pronosticar el rendimiento
futuro del proyecto y la fecha de termino del
proyecto.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Interpretacin Trmino

Acrnimo

Trabajo programado Valor Planeado

PV (BCWS)

Trabajo logrado

Valor Ganado

EV (BCWP)

Costo actual

Costo Actual

AC (ACWP)

Presupuesto total

Presupuesto al trmino

BAC

Costo estimado total Estimacin al trmino

EAC

Variacin del Trabajo Variacin del Cronograma

SV

Variacin del Costo

Variacin del Costo

CV

Variacin Final

Variacin al trmino

VAC

TRMINOS DEL VALOR GANADO

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
CV

Variacin del Costo

CV = EV - AC

SV

Variacin del Cronograma

SV = EV - PV

CPI

ndice de rendimiento del costo CPI = EV / AC

SPI

ndice de rendimiento del

cronograma

SPI = EV / PV

EAC Estimacin al trmino

EAC = AC + ETC
EAC = AC + (BAC - EV)
EAC = BAC / CPI

ETC

ETC = EAC - AC

Estimacin para terminar

VAC Varianza al trmino

FRMULAS EVM

VAC = BAC - EAC

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
En orden alfabtico
AC
CV

EV

=
MENOS

CPI

PV

FRMULAS GRFICA EVM

SV

SPI

MENOS

=
DIVIDIDO POR

DIVIDIDO POR

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
SI

AC > EV

AC = EV

AC < EV

ENTONCES

CV < 0

CV = 0

CV > 0

CPI < 1

CPI = 1

CPI > 1

El proyecto
est

Sobre el
presupuesto

Dentro del
presupuesto

Debajo del
presupuesto

SI

PV > EV

PV = EV

PV < EV

ENTONCES

SV < 0

SV = 0

SV > 0

SPI < 1

SPI = 1

SPI > 1

Atrasado

Dentro del
cronograma

Adelantado

El proyecto
est

ANLISIS EVM

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Revisiones del rendimiento del proyecto
Comparan:
Rendimiento a lo largo del tiempo.
Actividades/paquetes
por
encima/debajo
presupuesto.
Hitos alcanzados o vencidos.
Combinan:
Anlisis de variacin.
Anlisis de tendencias.
Tcnica del valor ganado.

del

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Software de gestin de proyectos
Se

usan para supervisar el PV frente al AC o para

predecir efectos de los cambios o variaciones.

Gestin de variacin
Plan

de gestin de costos describe cmo gestionar

las variaciones.

Control de Costos

Resultados
Estimaciones de costos (actualizaciones)
Son

modificaciones a la informacin de costos usada

para gestionar el proyecto.
Los involucrados apropiados deben ser notificados
cuando as se requiera.
Los estimados revisados pueden o no necesitar
ajustes de otros aspectos del plan del proyecto.

Control de Costos

Resultados
Lnea base de costo (actualizaciones)
Cambios

a la lnea base de costo.

En general slo responden a cambios aprobados de
alcance.
En algunos casos las variaciones pueden ser tan
grandes que se necesita revisar totalmente la lnea
base.

Mediciones del rendimiento

Los

valores de CV, SV, CPI y SPI se calculan y

documentan para los componentes de la EDT.

Control de Costos

Resultados
Conclusin proyectada
Se

documenta un valor de EAC y ETC, calculado o

proporcionado por la organizacin ejecutante.
Se comunica a los interesados.

Cambios solicitados
Se

pueden generar cambios que afecten algn

aspecto del proyecto o del presupuesto en particular.
Se procesan a travs del control integrado de
cambios.

Control de Costos

Resultados
Acciones correctivas recomendadas
Todo

aquello que se hace para alinear el rendimiento

futuro esperado con el plan de gestin del proyecto.

Activos de los procesos de la organizacin

(actualizaciones)
Las

causas de variaciones, el razonamiento detrs

de la accin correctiva elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas del control de costos deben ser
documentados de tal manera que formen de la base
de datos histrica para este proyecto y para otros
proyectos de la organizacin ejecutante.

Control de Costos

Resultados
Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)
Estimaciones

de costo.
Lnea base de costo.
Plan de gestin de costo.
Documentos del presupuesto.

Trminos relacionados a la
gestin de costos

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
1. Mtodos de seleccin de proyectos
Herramientas

usadas para seleccionar los proyectos

ms rentables. Incluyen:
Valor actual (PV).
Valor actual neto (NPV) (VAN).
Tasa interna de retorno (IRR) (TIR).
Periodo de retorno (PBP).
Ratio costo beneficio (BCR).
Retorno de la inversin (ROI).

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Valor actual (PV)
Es

el valor actual de un flujo de caja futuro.

Se calcula as: PV = FV / (1 + r)n donde FV es el
valor futuro, r es el ratio de inters y n el nmero de
perodos.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Valor actual neto (NPV)
Es

el valor actual del total de beneficios menos los

costos, por lo tanto es la suma algebraica de todos
los valores presentes con su signo.
Se calcula: NPV = CF0 + CF1/(1 + r)1 + CF2/(1 + r)2 +
CF3/(1 + r)3 CFn/(1 + r)n donde CF es el flujo de
caja, r es el ratio de inters y n el nmero de
perodos.
Se debe escoger siempre el proyecto con mayor
VAN (NPV).

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Tasa interna de retorno (IRR)
Es

la tasa a la cual el flujo de ingresos iguala al flujo

de egresos, computados como valores presentes
(NPV = 0).
Se debe seleccionar siempre el proyecto con mayor
TIR (IRR).

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Perodo de retorno (PBP)
Es

la velocidad del retorno financiero expresado

como nmero de periodos de tiempo requeridos para
recuperar la inversin antes que el beneficio empiece
a ser acumulado.
Siempre se debe seleccionar el proyecto con PBP
menor.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Ratio beneficio costo (BCR)
Compara

los beneficios con los costos de un

proyecto.
BRC = Beneficios / Costos
Si BCR > 1 entonces Beneficios > Costos.
Si BCR = 1 entonces Costos = Beneficios.
Si BCR < 1 entonces Costos > Beneficios.
Siempre escoger el proyecto con mayor BCR.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Retorno de la inversin (ROI)
Porcentaje

que muestra el retorno de la inversin en

un determinado periodo de tiempo.
ROI = (Beneficios Costos) / Costos
Siempre escoger el proyecto con mayor ROI.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
2. Consideraciones de Costos
Los

gerentes de proyecto deben considerar tres tipos

de costos:
Costo del ciclo de vida
Costo oportunidad
Costo hundido

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Costo del ciclo de vida
Los

gerentes de proyecto no deben excluir los costos de

las fases de operacin y mantenimiento.

Costo oportunidad
Impacto

de las estimaciones de costos por reducir

opciones de ejecutar otros proyectos.
Valor del proyecto que no fue seleccionado costo de
perdida de oportunidad.

Costo hundido
Costos

ya incurridos.
No deben ser considerados en el proceso de estimacin.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
3. Tipos de costos
Un

costo puede ser variable o fijo.

fijo
Un costo puede ser directo o indirecto.
indirecto

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Costo variable
Cualquier

costo que cambia con el volumen de

produccin o cantidad de trabajo. Por ejemplo los
costos de materiales, suministros y salarios.

Costo fijo
Son

los costos que no cambian a medida que

cambia la produccin. Por ejemplo el alquiler de una
oficina.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Costo directo
Costos

que son directamente atribuidos al trabajo del

proyecto. Por ejemplo, capacitacin y viajes del
equipo, sueldos del equipo, incentivos o costos del
material usado en el proyecto.

Costo indirecto
Costos

administrativos o costos incurridos para el

beneficio de ms de un proyecto. Por ejemplo,
impuestos, beneficios contractuales o servicios de
consejera.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
4. Depreciacin
Los

activos pierden valor en el tiempo y existen

varios mtodos para calcular cul es el valor que se
pierde cada ao y que por lo tanto puede ser
imputado al costo.
El mtodo ms comn de depreciacin es la
depreciacin por lnea recta en la cual el mismo valor
es depreciado cada ao.

Control de Costos

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Uso

Mtodo

Tipo

Acrnimo

Descripcin

Ms comn

Lnea Recta

Lnea Recta

SL

Misma cantidad
depreciada cada ao

Usado por
maquinas

Lnea Recta

Unidad de
produccin

UP/O

[UP/O] = (Costo de
adquisicin Valor
residual) / Unidad de
Produccin

Depreciacin
acelerada

Acelerado

Doble saldo
decreciente

DDB

Prdida del valor de la

inversin ms rpido que
con Lnea Recta

Depreciacin
acelerada

Acelerado

Suma de los
dgitos del ao

SYD

Prdida del valor de la

inversin ms rpido que
con Lnea Recta

MTODOS DE DEPRECIACIN

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
5. Anlisis de Valor
Tambin

llamado ingeniera de valor.

F (valor) = (calidad + funcionalidad) / costo
Trata de encontrar una forma menos costosa de realizar
el mismo alcance de trabajo.
Requiere el uso sistemtico de tcnicas para identificar
las funciones requeridas del proyecto, asignar valores a
estas funciones y proveer funciones al menor costo total
sin prdida de rendimiento.
Si un equipo de proyecto esta tratando de reducir los
costos del proyecto pero manteniendo el mismo alcance
del trabajo, entonces est realizando un anlisis de valor.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
6. Ley del retorno decreciente
El

incremento de recursos no necesariamente

incrementa la produccin.
Por ejemplo, aadir el doble de recursos a una
actividad no necesariamente indica que la actividad
ser realizada a la mitad del tiempo original.

Preguntas?

Bibliografa

Gua del PMBOK, tercera edicin. Captulo 7

Gestin de los Costos del Proyecto. PMI.
Pmp Exam Prep, Fifth Edition. Rita Mulcahy.
Administracin Profesional de Proyectos, La Gua.
Yamal Chamoun.
Earned Value Project Management. Second
edition. Quentin W. Fleming, Joel M. Koppelman.