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Curso de secretarios
Funcionamiento
de los rganos colegiados
Proceso de actuacin:
a) Fase de convocatoria.
b) Fase de constitucin del rgano
colegiado antes del inicio de la sesin.
c) Fase de anlisis y deliberaciones de los
puntos del Orden del Da.
d) Fase de adopcin o toma de acuerdos.
Convocatoria
a) La decisin de convocatoria la acuerda el
Presidente.
b) Es el Presidente el que convoca.
c) El Secretario efecta la convocatoria
(documento administrativo), por orden del
Presidente, avalada por su firma y con el Visto
Bueno (VB),en su caso, del Presidente.
d) El Secretario redacta y enva las citaciones a las
sesiones correspondientes a todos los miembros
de los rganos colegiados, acompaadas de la
orden de convocatoria
Problemas
Motivados, entre otros aspectos, por:
a) Existencia de miembros titulares y suplentes.
b) Suplencias en casos de ausencia o de enfermedad o por causa
justificada.
c) Casustica en miembros designados para el Consejo Escolar:
Ayuntamiento, empresas, etc.
d) Citaciones a personas no componentes de los rganos colegiados
que acten con voz pero sin voto.
e) Asistencia a las sesiones de miembros de la Comunidad educativa
del centro no componentes de los rganos colegiados.
f) Situacin de profesorado de baja por licencia reglamentaria y
existencia de profesores que los sustituyen.
g) Existencia de profesorado compartido con varios centros.
h) Existencia de profesores extraordinarios, emritos, educadores, etc
Modelo de convocatoria
Miembro convocante
Base legal para la convocatoria
Circunstancias de lugar y tiempo de celebracin de la
sesin
Orden del da
Documentacin e informacin afectas a la sesin
Obligatoriedad de asistencia a la misma
Sancin oficial del documento
Destinatario
Copia de la convocatoria, en su caso, con el recib
-- Ver en el documento modelos de convocatorias y recib
(pgs. 65,66 y 70)
Actas
Transcripcin literal
Cualquier miembro del rgano colegiado tiene derecho durante las deliberaciones
de cualquiera de los puntos del orden del da de la sesin, ... a solicitar la
transcripcin ntegra de su intervencin o propuesta, siempre que aporte en el acto,
o en el plazo que seale el Presidente, el texto que se corresponda fielmente con
su intervencin, hacindose as constar en el acta o unindose copia de la misma.
Tiene que ser explcita y formalmente solicitado al Presidente por el miembro del
rgano colegiado.
La transcripcin requerida deber referirse a una intervencin o propuesta que
previamente haya realizado verbalmente en las deliberaciones correspondientes.
La intervencin o propuesta solicitada tiene que presentarse por escrito
inmediatamente despus de producirse su declaracin, o en un plazo prudencial.
El texto que presente en el acto o en el plazo fijado por el Presidente, deber
coincidir puntualmente y exactamente con su intervencin oral anterior.
El derecho de transcripcin ntegra de su intervencin o propuesta no presupone
que el escrito presentado por el miembro solicitado, deba ser transcrito por el
Secretario al acta de la sesin pertinente, correspondiendo a ste tal decisin.
La circunstancia de solicitud del derecho referido, s deber hacerse constar en el
acta.
En el caso de no transcripcin de la intervencin ntegra en el acta, el escrito
presentado por el miembro solicitante se unir al cuerpo de la misma .
Las actas del Consejo Escolar del centro y del Claustro de profesores tienen
consideracin de documentos pblicos administrativos. Por esta razn,
tanto su perfecta cumplimentacin y su eficaz archivo y custodia, como su
posible manipulacin y trato o uso incorrectos, conforman una doble
vertiente de obligacin y compromiso, pudiendo esta ltima dar lugar a
exigencia de responsabilidad civil e incluso penal.
El Secretario de los rganos colegiados es el garante de este compromiso y
competente y responsable, al mismo tiempo, de todas las obligaciones
anteriormente sealadas.
Los aspectos que obligatoria y necesariamente debe figurar en el acta que,
de cada sesin del rgano colegiado, levante su Secretario:
Asistentes a la sesin.
Orden del da de la convocatoria.
Circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado la reunin o
reuniones.
Los puntos principales de las deliberaciones.
El contenido de los acuerdos adoptados.
Libros de actas
a) El Libro tradicional, preparado y encuadernado al
respecto, con folios ya numerados y en el que el
Secretario una vez diligenciado, transcribe manualmente
el texto del acta.
b) El Libro originado por la anexin ordenada numrica y
cronolgicamente de las actas correspondientes a un
perodo de tiempo determinado, que han sido redactadas
en folios sueltos mediante sistemas mecnicos o
informticos que se encuadernan constituyendo una
unidad documental que precisa, asimismo, de la
diligencia de apertura correspondiente.
El Secretario tiene que custodiar toda la documentacin
afecta a las sesiones de estos rganos colegiados:
actas, documentos anexos y libros de actas.