CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS
No somos archiveros hasta que no estamos
capacitados para conocer en teora y aplicar a
casos concretos las fases del ciclo vital de los
documentos.
Toda la seleccin documental basa el estudio de
los valores de un documento en las fases o
edades del ciclo vital.

 Tres fases o edades basadas en la cantidad de

uso o en el valor decreciente de los papeles.
El ciclo vital basado en cantidad de uso habla de
documentos activos, semiactivos o inactivos sin
especificar cunto movimiento tiene cada una
de estas categoras.
Este mtodo es til para saber ubicar los
documentos en relacin al usuario.

 Una regla archivstica:

Los
documentos deben hallarse siempre
en la posicin ms favorable al usuario

Esta regla no sirve para la seleccin por dos

razones:
1. No establece fechas exactas de trmino de
una fase e ingreso a otra.
2. Se presta a la confusin de que mayor
actividad significa mayor valor.

Para la seleccin documental es pues preciso

plantear las edades de los documentos de
archivo con parmetros que nos ofrezcan
estos dos datos:
1. Fecha exacta y fundada del paso de una fase
a otra, sea cual sea el tipo documental.
2. Valor exacto del documento en cada momento
del
ciclo,
estableciendo
razones
administrativas y jurdicas.

TRAMITACIN DE UN
DOCUMENTO
Cuando la autoridad otorga o niega algo:
documentos dispositivos.
Testimonie o testifique un acto o un hecho:
documentos testimoniales.
Que alguien transmita una informacin:
documentos informativos.

VIGENCIA DEL DOCUMENTO

El documento obtenido
tiene un antes y un
despus.
Antes de que exista se
da la tramitacin, cuando
aparece: ordena, testifica
o informa.
Pasado un tiempo, el
documento
queda
obsoleto: Es el despus

DEFINICIN DE VIGENCIA
La fuerza que tiene un
documento de archivo para
obligar,
testimoniar
o
informar.
PLAZO DE VIGENCIA: Es el
tiempo durante el cual un
documento de archivo obliga,
testimonia o informa lo que
explcitamente dice su texto
o va implcito en su tipo
documental.

ESQUEMA DEL CICLO VITAL A

PARTIR DE LA VIGENCIA
Fase
o
edad
administrativa:
momento
de
planificacin del tipo
documental, momento de
tramitacin.
Tiene como usuarios:
Productor o sede de
procedencia, interesado

 Los documentos son

recursos
para
el
desarrollo
de
la
la
fase
comunidad
donde Durante
permanente
los
circulen
documentos constituyen
Fase permanente o
el
Patrimonio
histrica:
Son los
Documental
de
la
investigadores
que
buscan la informacin de
comunidad que los cre
los documentos de
y utiliz.
archivo con un inters
retrospectivo

MOMENTO DE PLANIFICACIN
DEL TIPO DOCUMENTAL
Estudia tres elementos:
1. La informacin oportuna.
2. El soporte o medio en el que se va a volcar la
informacin.
3. El recorrido ptimo para llegar a la persona
competente con todos los datos que le son
necesarios, en el menor tiempo posible.

TRAMITACIN
Tiene como fin acumular los antecedentes
necesarios para la accin administrativa o
jurdica que se pretende con un documento de
archivo.
Durante esta etapa, el documento suele hallarse
muy activo.

MOMENTO DE VIGENCIA
Hay que definir exactamente cundo se inicia y
cundo se termina, ya que el centro del ciclo
vital y que nada puede ser eliminado que est
vigente, sea cual sea la cantidad de uso que
tenga.

 CMO SE INICIA LA VIGENCIA?

Con la firma de la autoridad competente, otros con
la promulgacin.
CMO CONCLUYE LA VIGENCIA?
1. Porque se vence el plazo establecido en el
mismo documento.
2. Porque se produce un documento que
modifica o anula al primero.

3. Porque desaparece el objeto fsico que da

razn de ser al documento.
4. Los documentos meramente informativos
pierden vigencia cuando el destinatario se
entera de su contenido.
5. En el caso en que ninguna de las alternativas
dadas determina el fin de la vigencia, se
establece convencionalmente tal fecha.

MOMENTO DE PLAZO
PRECAUCIONAL
Objetivos del plazo precaucional:
1. Responder a posibles reclamaciones
administrativas o jurdicas sobre aspectos
referidos a lo que dice el texto, o a su
tramitacin y cumplimiento.
2. Servir de antecedente directo o soporte
jurdico a un documento que lo requiere para
estar vigente.

DIFERENCIAS:
El objetivo de la vigencia es imponer, testimoniar
o informar, segn el tipo documental de que se
trate. Responde al cumplimiento del texto.
Los dos objetivos del plazo precaucional son
responder reclamaciones o servir de sustento a
otro documento. Gira alrededor del texto
asuntos-

FIJACIN DE FECHAS PARA EL

PLAZO PRECAUCIONAL
Se inicia con el mismo acto que da fin a la vigencia. La
prescripcin se basa en una norma jurdica que no ha
sido dictada pensando en el documento.
Se concluye de dos maneras: por prescripcin de
derecho, por la tabla de plazos precaucional. Es una
lista de tipos documentales o de asuntos a los que se
adjunta la cantidad de tiempo que han de ser retenidos
hasta la fecha de su destino final, es decir, la
transferencia permanente o la destruccin.

FASE PERMANENTE O
HISTRICA
No todos los documentos que se inician llegan a esta
fase. Documentos que han de conformar el Patrimonio
Documental de la comunidad.
Los documentos que entran a esta fase son
consultables para el pblico en general.
Por eso todo documento ya seleccionado o se pasa a
una institucin archivstica abierta al pblico o se
custodia en una zona de archivo dotada de facilidades
para la consulta.

PROGRAMA DE SELECCIN
DOCUMENTAL

OBJETIVOS DEL PROGRAMA: Son las

metas a que se debe llegar, tambin son los
tpicos que sirven para diagnosticar el acierto
en la tarea que se est realizado.
1. Obtener una corriente fluida de documentos
2. Lograr ahorros sustanciales
3. Que despus de la eliminacin quede
archivala coherente y completa.

Obtener una corriente fluida de

documentos

Se obtiene fluidez en la circulacin por la

homologacin de trmites a lo ancho de todo
un sistema integrado de archivos que, adems
fcilmente se puede coordinar con otros
sistemas integrados de archivos.
1. El estudio del valor primario o inmediato de los
documentos.
2. El estudio del valor secundario.

Lograr ahorros sustanciales

1.
2.
3.

La economa presenta distintos aspectos:

Ahorro en tiempo de bsqueda.
Ahorro de cantidad de espacio.
Ahorro de calidad de espacios.

Que despus de la eliminacin quede

archivala coherente y completa
La seleccin trabaja con archivala y, una vez
terminada la operacin, lo que queda es
archivala, es decir conjuntos orgnicos de
documentos y no colecciones caprichosas de
papeles.

CMO NO DEBE HACERSE LA

SELECCIN?
Seleccin por tipos documentales. Es el sistema ms
parecido al correcto. Una parte de la seleccin se basa
en los tipos documentales. Ejem. Leyes, libro de Actas,
presupuestos y balances.
Otra vertiente es que parte de la seleccin se
establecer por la significacin del tema o asunto del
documento, sin tener en cuenta el tipo documental.
Hay tipo documentales que se conservan sea cual sea el
asunto que ventilan. Ejem.Los Decretos del presidente.

 Seleccin por antigedad. Tiene su razn de

ser, se extrae de l todo lo que es vlido, pero
como criterio general es nefasto.
Seleccin por el valor administrativo. Todo
documento vigente en una institucin es
importante para alguien y su destruccin
mientras est vigente produce dao. Valores
evidenciales o predecibles y valores no
predecibles o informativos: valores para la
administracin y para la investigacin.

 Seleccin por el nivel del organigrama. Las

oficinas centrales de una institucin producen
una elevada proporcin de los documentos e
valor predecible y las oficinas perifricas
producen los de valor no predecible.
Seleccin por cantidad de uso. En la fase
administrativa, la cantidad de uso sirve para
decidir en qu lugar ha de estar los papeles,
pero no para conocer su valor.

 Seleccin por criterio de un empleado. La

seleccin requiere perspectivas muy amplias:
conocimiento de muchos archivos, relacionados
entre s, tambin amplia cultura principalmente
relacionada con el archivo. Se requiere que el
archivero posea un ttulo universitario tal como
historiador, abogado, etc.
La solucin propuesta. Para la seleccin
documental se necesitan dos juicios de valor.
De desafectacin y para la investigacin y la
historia.