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AUDITORA
ADMINISTRATIVA
Enfoque
La metodologa de auditora administrativa
tiene el propsito el de servir como marco de
actuacin para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecucin se conduzcan en
forma programada y sistemtica, unifiquen
criterios, y delimiten la profundidad con que
se revisarn y aplicarn las tcnicas de
anlisis administrativo para garantizar el
manejo oportuno y objetivo de los resultados
Etapas
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
PLANEACIN
Objetivos
Factores y elementos
(53)
Fuentes de estudio
Investigacin preliminar
Diagnstico preliminar
Planeacin
La planeacin refiere los
lineamientos de carcter general
que norman la aplicacin de la
auditoria administrativa, para
garantizar la cobertura de los
factores prioritarios, fuentes de
estudio, investigacin preliminar,
proyecto de auditora y diagnstico
preliminar, sean suficientes,
pertinentes y relevantes
Objetivo
Establecer las acciones que se deben
desarrollar para instrumentar la
auditora en forma secuencial y
ordenada, tomado en cuenta las
condiciones que tienen que prevalecer
para alcanzar en tiempo y lugar los
objetivos establecidos
Factores a revisar
PROCESO ADMINISTRATIVO
Etapa:
PLANEACIN
Propsito estratgico:
Definir el marco de
actuacin de la
organizacin
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias/tcticas
Procesos
Polticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte
Etapa:
ORGANIZACIN
Propsito estratgico:
Disear e
instrumentar la
infraestructura para
el funcionamiento de
la organizacin
Estructura
organizacional
Divisin y distribucin de
funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos
de
apoyo
Etapa:
DIRECCIN
Propsito estratgico:
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Grupos y equipos
de trabajo
Manejo del estrs,
el
conflicto y la crisis
Tecnologa de la
informacin
Toma de decisiones
Creatividad e
innovacin
Etapa:
CONTROL
Propsito estratgico:
Medicin del
progreso de las
acciones en funcin
del desempeo
Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Herramientas
Calidad
ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Adquisiciones
Abastecimiento de recursos
Almacenes e
inventarios
Asesora externa
Asesora interna
Coordinacin
Distribucin del
espacio
Disposicin de instalaciones
Exportaciones
Alternativa de expansin
Globalizacin
Importaciones
Informtica
ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Investigacin y
desarrollo
Despliegue de creatividad e
innovacin
Marketing
Desplazamiento y ubicacin de
productos
Operaciones
Proveedores
Suministro de insumos
Proyectos
Recursos financieros
y contabilidad
Servicio a clientes
Servicios generales
Desarrollo de condiciones de
operacin
Sistemas
Definen la distribucin
interrelacionada de componentes
Fuentes de estudio
Internas:
rgano de gobierno, rganos de
control interno, niveles de la
organizacin, socios, unidades
estratgicas de negocios
rganos colegiados y equipos de
trabajo
Externas:
rganimos normativos
internacionales, nacionales (oficiales
y privados), competidores,
proveedores, clientes y usuarios
(actuales y potenciales), socios
estratgicos, grupos de inters, redes
de informacin en el mercado global
Investigacin preliminar
Criterios:
Determinacin de las necesidades especificas
Identificacin de los factores que requieren de atencin
Definicin de estrategias de accin
Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se
persigue
Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los
factores
Especificacin del perfil del auditor
Estimacin del tiempo y recursos necesarios para cumplir
con el objetivo definido
Propuesta tcnica
Naturaleza: tipo de auditora que se pretende realizar
Alcance: reas de aplicacin
Antecedentes: recuento de auditoras previas y estudios de
mejoramiento administrativo anteriores
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin
de la auditora
Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y
asignar recursos
Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla
Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin
Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos
Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros
Resultados: beneficios que se espera alcanzar
Informacin complementaria: material e investigaciones
que pueden servir como elementos de apoyo
Programa de trabajo
Asignacin de la responsabilidad
Capacitacin
Actitud
Diagnsticopreliminar
Gnesis de la organizacin
Creacin de la organizacin (fecha en que inicia su funcionamiento y
naturaleza jurdica que asume).
Cambios en la composicin jurdica (modificaciones al instrumento que
crea y da sustento jurdico a la organizacin).
Traduccin del objeto en estrategias (conversin del propsito de ser en
criterios de accin para manejar los recursos y capacidades para el logro
de resultados).
Manejo de la autoridad (forma en que otorga facultades de decisin a los
rganos o unidades que la componen).
Infraestructura
Modificaciones a la estructura organizacional (cambios en las relaciones
formales de dependencia y forma de operar para implementar sus
estrategias).
Programacin institucional (esquemas que sigue para establecer
programas operativos o de accin que orientan la fijacin de metas y la
asignacin de recursos para alcanzarlas en un perodo determinado).
Desarrollo tecnolgico (criterios que sigue para la integracin y
funcionamiento de la infraestructura tecnolgica que da soporte a los
procesos).
Interaccin (lneas de accin y coordinacin que utiliza para que sus
rganos o unidades interacten efectivamente).
Diagnsticopreliminar(continuacin)
Forma de gestin
Modelo de administracin y control (enfoque que adopta la organizacin
para implementar y controlar sus acciones va funciones, procesos o su
combinacin).
Desempeo registrado (acciones realizadas para poder generar productos
y servicios de calidad).
Logros alcanzados (impacto de las acciones en trminos de costo
beneficio).
Expectativas no cumplidas (medidas adoptadas para evaluar los resultados
obtenidos en relacin a los programados).
Posicin competitiva
Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin
(definicin de los factores que determinan su posicin competitiva).
Competencia central (capacidad para manejar procesos estratgicos y
gestionar de manera inteligente un desempeo superior).
Habilidades distintivas (dimensin de las fortalezas para ofertar mejores
productos y servicios).
Clientes, proveedores, competidores y socios estratgicos (anlisis de
componentes clave del ambiente de tarea que es el ambiente externo ms
inmediato y directo a la organizacin).
INSTRUMENTACIN
Recopilacin de la
informacin
Tcnicas de recoleccin
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
INSTRUMENTACIN
Recopilacin de la
informacin
Tcnicas de recoleccin
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
Tcnicasderecoleccin
Investigacindocumental
Observacindirecta
Accesoaredesdeinformacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas
Medicin
Paraconsolidarlainstrumentacin,es
necesarioqueloshechossepuedan
evaluarrelacionndolosconuna
medida,lacualpartedelos
indicadoresestablecidosparael
procesoadministrativoydelos
elementosespecficos,ascomodel
propsitoestratgicoyatributos
fundamentalesasociadosconunoy
otro
Papeles de trabajo
Paraordenar,agilizareimprimir
coherenciaasutrabajo,elauditor
tienequehacerloenloquese
denominapapelesdetrabajo,queson
losregistrosenlosqueconsignalas
tcnicasyprocedimientosaplicados,
laspruebasrealizadas,lainformacin
obtenidaylasconclusiones
alcanzadas
Evidencia
Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin
directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta
a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o
muestras materiales
Documental Se obtiene por medio del anlisis de
documentos y esta contenida en cartas, contratos, registros,
actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicacin producto del trabajo
Testimonial Se consigue de toda persona que realiza
declaraciones durante de aplicacin de la auditora
Analtica Comprende clculos, comparaciones,
razonamientos y desagregacin de la informacin por reas,
apartados y/o componentes
EXAMEN
Propsito
Procedimiento
Enfoques de anlisis
administrativo
219 organizacionales
14 cuantitativos
Formulacin del diagnstico
administrativo
Propsito
Aplicarlastcnicasdeanlisis
procedentesparalograrlosfines
propuestosconlaoportunidad,extensin
yprofundidadquerequiereeluniverso
sujetoaexamenylascircunstancias
especficasdeltrabajoafindereunirlos
elementosdedecisinptimos
Procedimiento
Conocerelhechooqueseanaliza
Describir esehecho
Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y
detalles.
Revisarlo crticamente para comprender mejor cada
elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de
clasificacin seleccionado, haciendo comparaciones y
buscandoanalogasodiscrepancias
Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
consideradoindividualmenteyenconjunto
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de
entenderlas causas que looriginaron yelcaminoparasu
atencin
DESARROLLO
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIONAL
REINGENIERA
REINGENIERA
ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIONAL
k
REORGANIZACIN
ADMINISTRACIN
POROBJETIVOS
APLICACIN
APLICACIN
Procesosistemticoycontinuodeevaluacindelosproductos,serviciosy
Procesosistemticoycontinuodeevaluacindelosproductos,serviciosy
procesosdetrabajodelasorganizacionesquesonreconocidascomo
procesosdetrabajodelasorganizacionesquesonreconocidascomo
lderesensucampo,conelfinderealizarmejorasorganizacionales.
lderesensucampo,conelfinderealizarmejorasorganizacionales.
Procesoplaneadoparaaplicarmodificacionesculturalesyestructuralesen
Procesoplaneadoparaaplicarmodificacionesculturalesyestructuralesen
unaorganizacinenformasistemticaparamejorarsufuncionamientoen
unaorganizacinenformasistemticaparamejorarsufuncionamientoen
todoslosniveles.
todoslosniveles.
Procesoatravsdelcuallasorganizacionesrediseansussistemasde
Procesoatravsdelcuallasorganizacionesrediseansussistemasde
informacin,deorganizacin,formasdetrabajarenequipoylosmedios
informacin,deorganizacin,formasdetrabajarenequipoylosmedios
porlosquedialoganentresyconlosclientesousuarios,paralograr
porlosquedialoganentresyconlosclientesousuarios,paralograr
mejorassustancialesensudesempeo.
mejorassustancialesensudesempeo.
Revisiny/oajustedeunaorganizacinconelpropsitodehacerlams
Revisiny/oajustedeunaorganizacinconelpropsitodehacerlams
funcionalyproductiva.
funcionalyproductiva.
Procesoatravsdelcuallosnivelesdedecisindeunaorganizacin,
identificanobjetivoscomunes,definenreasderesponsabilidadentrminos
deresultadosesperadosyusanesosobjetivoscomoguasparasu
operacin.
APLICACIN
APLICACIN
ANLISISDE
ANLISISDE
SERIESDETIEMPO
SERIESDETIEMPO
Interpretacindelasvariacionesenlosvolmenesdehechos,costos,
Interpretacindelasvariacionesenlosvolmenesdehechos,costos,
produccin,rotacindepersonal,etc.,enperodosigualesysubdivididos
produccin,rotacindepersonal,etc.,enperodosigualesysubdivididos
enunidadesdetiempohomogneas.
enunidadesdetiempohomogneas.
CORRELACIN
CORRELACIN
Determinacindelgradodeinfluenciaorepercusinmutuaentredoso
Determinacindelgradodeinfluenciaorepercusinmutuaentredoso
msvariables.
msvariables.
MODELOSDE
MODELOSDE
INVENTARIO
INVENTARIO
Especificacindecundoyqucantidaddeinventariosdebentenerse.
Especificacindecundoyqucantidaddeinventariosdebentenerse.
MODELOSDE
MODELOSDE
INTEGRADOSDE
INTEGRADOSDE
PRODUCCIN
PRODUCCIN
Reducirelcostoconrespectoalafuerzadetrabajo,laproduccinylos
Reducirelcostoconrespectoalafuerzadetrabajo,laproduccinylos
inventarios.
inventarios.
MUESTREO
MUESTREO
Sirveparainferirinformacinacercadeununiversodeestudio,apartirdel
Sirveparainferirinformacinacercadeununiversodeestudio,apartirdel
estudiodeunaparterepresentativadelmismo.
estudiodeunaparterepresentativadelmismo.
Anlisismultinivel
Primer nivel
Segundo nivel
Tercer nivel
Cuarto nivel
Quinto nivel
Diagnsticoadministrativo
Contexto
Fisonoma de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su
trayectoria histrica (resultados de la evolucin de la organizacin en el
tiempo).
Alineacin de la estrategia con la estructura (anlisis de congruencia entre las
estrategias para lograr una ventaja competitiva y el diseo organizacional).
Enfoque transversal (convergencia o corresponsabilidad de varios programas,
polticas e instituciones para lograr resultados bajo una estrategia de enfoque).
Administracin de la tecnologa y la innovacin (gestin de la aplicacin
sistemtica de recursos, conocimiento y tecnologa para generar nuevos
procesos, productos y servicios).
Desempeo
Evaluacin (valoracin objetiva de la gestin bajo los principios de verificacin
del grado de cumplimiento de metas y objetivos, con base en indicadores
financieros y de gestin para conocer el impacto social y econmico del
desempeo de la organizacin).
Matriz de indicadores (anlisis de la secuencia objetivos/metas, procesos,
bienes y servicios, resultados e impacto).
Modelos de toma de decisiones (nivel de efectividad en la aplicacin de modelos
para fortalecer el proceso de toma de decisiones).
Relaciones interinstitucionales (lneas de accin y coordinacin con otras
organizaciones en los sectores productivos pblico, social y privado que inciden
en los procesos internos).
Diagnsticoadministrativo
Estrategia competitiva
Proceso de administracin estratgica (Grado de efectividad en la aplicacin
racional de recursos que efecta la organizacin para alcanzar la
competitividad estratgica).
Seleccin estratgica (consistencia de las estrategias que la organizacin
emplea para ingresar y competir en mercados internacionales).
Alternativa estratgica (puntualidad de los enfoques e iniciativas que la
organizacin implementa para atraer clientes, resistir las presiones
competitivas y fortalecer su posicin en el mercado).
Anlisis del gap estratgico (examen del vaco que existe entre la posicin
estratgica actual de la organizacin y la posicin deseada).
Perspectivas
Oportunidades de crecimiento (revisin de las iniciativas y acciones para
impulsar el desarrollo de la organizacin).
Cultura y liderazgo (proyeccin de la programacin mental colectiva y de las
presunciones bsicas que conforman la cultura organizacional y la forma de
marcar el rumbo para lograr un desempeo superior).
Administracin del cambio (medida en que la organizacin ha creado una
coalicin poderosa para desarrollar la visin del cambio y la estrategia para
anclarlo a la cultura corporativa).
Calidad de vida de la organizacin (sentido de pertenencia que ha desarrollado
la organizacin en sus integrantes en base a la calidez y gentileza de su trato).
INFORME
Aspectos operativos
Lineamientos generales
para su preparacin
Tipos de informe
Propuesta de
implementacin
Presentacin del informe
Atributos
Objetividad Visin imparcial de los hechos
Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la
informacin
Claridad
Tipos de informe
InformeGeneral
InformeEjecutivo
Informedeaspectosrelevantes
Informe general
Responsable rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe
Introduccin Breve descripcin de la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos
de coordinacin y participacin empleados, duracin y propsito y explicacin general
de su contenido
Antecedentes Exposicin de la gnesis de la organizacin, cambios, sucesos y
vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado
Tcnicas empleadas Instrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de
resultados en funcin del objetivo
Diagnstico Definicin de las causas y consecuencias que justifican los cambios o
modificaciones posibles
Propuesta Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que
pueden derivarse, implicaciones y resultados esperados
Estrategia de implantacin Explicacin de los pasos o etapas previstas para
instrumentar los resultados
Seguimiento Determinacin de los mecanismos de informacin, control y
evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos
Conclusiones y recomendaciones Concentrado de los logros obtenidos, problemas
detectados y soluciones instrumentadas
Apndices o anexos Grficos, cuadros e instrumentos de anlisis administrativo
Informe ejecutivo
Responsable rea o unidad administrativa encargada de
preparar el informe
Perodo de revisin Tiempo que comprendi el examen
Objetivos Propsitos que se pretende obtener con la
auditoria
Alcance Profundidad con la que se examin la
organizacin
Metodologa Explicacin de las tcnicas y
procedimientos utilizados para captar y analizar la
evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la
auditoria
Sntesis Relacin de los resultados alcanzados y logros
obtenidos con los recursos asignados
Propuesta de implementacin
Fases:
Condiciones:
Tipo de auditora
Alcance
Recursos
Nivel de desarrollo tecnolgico
Nivel tcnico del personal
Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
SEGUIMIENTO
Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones especficas
Criterios para la ejecucin
de auditoras de seguimiento
Objetivo general
Lineamientos generales
- Definir las reas en las que se comprobar la implantacin de las recomendaciones
propuestas por el auditor
- Considerar la participacin de especialistas cuando la evaluacin de la implementacin de
recomendaciones
- Realizar con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la
adopcin de las recomendaciones sugeridas por el auditor
- Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de las
recomendaciones en los trminos y fechas establecidos
- Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentacin
de recomendaciones
- Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la implantacin de las recomendaciones
- Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios
Acciones especficas
Recomendaciones programadas
Asignacin de responsabilidad
Factores considerados
reas de aplicacin
Perodo de realizacin
% de realizacin
Costo
Resultados obtenidos
Impacto logrado
Acciones especficas
Recomendaciones
fuera
programa
Desviaciones
Causas
Efectos
Calendario de aplicacin
Efectos conseguidos
de