Professional Documents
Culture Documents
Seminario-Taller
Tablas de Retencin Documental
ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIN
Dir.: Carrera 6 No. 6-91 Bogot
Pgina Web www.archivogeneral.gov.co
E mail: agnnal@attglobal.net
Telfono: 3373111
Fax: 3372019
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones.
Formular, orientar, coordinar y controlar la
poltica archivstica en el pas.
Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Elaboracin de la TRD y
organizacin de los archivos
Para la
Administracin:
Gestin y Control
Importancia
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacin
y la cultura.
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MARCO
JURDICO
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CONSTITUCIN POLTICA
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
NORMAS GENERALES
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Ley 80 de 1989
Decreto 1382 de 1995
Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos
Art: 24 Obligatoriedad de las
T. R.D.
Art. 21 y 23 P. G. D. Y Ciclo vital
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DECRETO 2441 DEL 10 12 - 2004
Instancias del Sistema Nacional de Archivos
Consejo Directivo y Comits Tcnicos
Archivo General de la Nacin
Consejo Departamental de Archivos
Archivo General del Departamento
Consejo Distrital de Archivos
Archivo General del distrito
Consejo Municipal de Archivos
Archivo General del Municipio
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
MUNICIPAL
SECTOR CENTRAL:
Concejo municipal
Alcalda y Secretaras
Contralora municipal
Personera municipal
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
MUNICIPAL
SECTOR DESCENTRALIZADO:
POR SERVICIOS
Establecimientos Pblicos
Empresas ind. y comerc.
Sociedades de econ. mixta
Entidades descentralizadas indirectas
Unidades administrativas especiales
ORGANIGRAMA MODELO
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
DESPACHO
ALCALDA
SECRETARA
HACIENDA
INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA
UMATA
PERSONERIA
MUNICIPAL
SECRETERIA
BIENESTAR
SOCIAL
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTAL
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
con sus
correspondientes
CICLO VITAL
de los
CONVENCIONES:
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:............................
Jefe de Archivo
Fecha:...............................................
ACUERDOS
ACTAS
20 X
20
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracin:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz
y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de
los tiempos de retencin en ella estipulados.
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Para la administracin:
Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Importancia desde el punto de vista archivstico:
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional
de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestin administrativa y que por su carcter pueden
eliminarse en el archivo de gestin
ESTRUCTURA DE FONDOS
DESPACHO
ALCALDA
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARA
HACIENDA
INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA
UMATA
PERSONERIA
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ELABORACIN Y
PRESENTACIN DE LAS TRD
PASOS METODLOGICOS
PARA LA ELABORACIN DE LAS TRD
1o.
Compilacin de
informacin
institucional
2o.
Entrevista con los
productores de
los documentos
3o.
Anlisis e
interpretacin de
la informacin
Normas sobre
Aplicacin de
Identificacin y
creacin y cambios
estructurales.
Manuales de
procedimientos.
Funciones de las
dependencias
Organigrama
actualizado
Encuesta Estudio
Unidad
Documental
conformacin de
series
Valoracin
documental
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
1 compilacin de informacin
institucional
Normas relativas a la creacin y cambios estructurales del
municipio (Decretos, Acuerdos,..)
Manuales de procedimientos
Actos administrativos que fijan la estructura vigente y
funciones de las dependencias.
Organigrama vigente
Todos los actos administrativos que hablen sobre la
produccin, utilizacin y conservacin de los documentos que
produce la entidad.
Acto Administrativo de creacin del Comit de Archivo
Reglamento de Archivo
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDA
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARA
HACIENDA
INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA
UMATA
PERSONERIA
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Oficina
Ubicacin
Funciones
Unidad documental
Trmite
Frecuencia de
Produccin
Consulta
Volumen de
Produccin
Transferencias
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Oficina
Realizan seleccin y descarte documental
Sistema de organizacin de los archivos de
gestin
Qu volumen documental se produce
anualmente, en promedio?
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Encuesta Estudio Unidad Doctal.
Unidad documental
1. Oficina productora
2. Nombre de la unidad documental
3. Funcin de la oficina que la genera o tramita
4. Caracteres externos
4.1. Soporte
4.2. Formato
4.3. Ordenacin
4.4. Estado de conservacin
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Unidad documental
5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la
conservacin
6. Trmite
7. La informacin contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra?
8. Qu documentos conforman esta unidad documental?
9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite.
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Unidad documental
10. Con qu periodicidad se produce?
11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de
gestin y quin lo establece?
12. Quienes consultan en el archivo de gestin?
13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestin a otros archivos?
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Unidad documental
14. En el archivo central La oficina sigue
consultando esta unidad documental?
15. Qu problemas generales ha observado
en la produccin, trmite y conservacin de
esta unidad documental?
16. Observaciones
Funcionarios entrevistados
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
3 Anlisis e interpretacin de la informacin
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Qu es una serie
documental?
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
UNIDAD DOCUMENTAL
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
TIPO DOCUMENTAL
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Qu nombre darle a las series
documentales?
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacin con una o varias funciones
de la dependencia, lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacin con un
asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias
Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de
Inversin, Resoluciones, Decretos, Licencias de
Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y
Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva,
Actas de Comit de Archivo, Etc.
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Lo que
no
se debe hacer....
Por
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Identificacin de Tipos
documentales
Historia Laboral
Actuaciones administrativas
(vacaciones, licencias, ascensos,
investigaciones, evaluacin)
Acto administrativo de
aceptacin de renuncia
Oficina de Personal
Cuadro de Clasificacin
Fondo Alcalda Municipal
SECCION
SUB-SECCION
SERIES
Decretos
Ordenanzas
Resoluciones
Correspondencia
Actas Asociacin de Alcaldes
Comisara de Familia
Secretara de Hacienda
Tesoreria
UMATA
Secretara de Bienestar Social
Unidad de Educacin
Casa de la Cultura
Unidad de Salud
Secretara de Planeacin y Obras
Pblicas
Demandas
Citaciones
Denuncia Perdida de Documentos
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARA
HACIENDA
INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA
UMATA
PERSONERIA
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARA
HACIENDA
INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA
PERSONERIA
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
OFICINA DE PLANEACIN
Y OBRAS PBLICAS
UMATA
TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
OFICINA
PRODUCTORA
NORMAS
FUNCIN
Secretara de Planeacin y OP
Normas nacionales, departamentales y
municipales sobre ordenamiento
territorial y del medio ambiente.
Expedir las licencias de construcin, de uso del
espacio pblico y certificaciones de demarcacin,
nomenclatura y alinderamiento de predios de su
jurisdiccin.
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
4. Elaboracin de la TRD
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
TRMITE
Manuales de
procedimientos
UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacin de solicitud
Recibos de pago
Fotocopia de Escritura del Predio
Copia del Proyecto
Planos de demarcacin y obra
Permisos, Constancias, Certificaciones,
Conceptos, Quejas.
Licencia (Resolucin)
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CRITERIOS DE VALORACIN
DOCUMENTAL
NORMAS NACIONALES, DEPARTAMENTALES
Y
MUNICIPALES SOBRE PLAN DE
ORDENAMIENTO
TERRITORIAL, NORMAS AMBIENTALES Y
NORMAS DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO
PUBLICO
ARCHIVO
CENTRAL
Valores Primarios
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico
ARCHIVO
HISTRICO
Valores secundarios
Cultural
Histrico
Cientfico
Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIN DOCUMENTAL
Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CODIFICACION
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDA
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARA
HACIENDA
INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA
PERSONERIA
MUNICIPAL
SECRETARIA
UMATA
BIENESTAR
SOCIAL
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD
Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CONCEJO
MUNICIPAL
1
DESPACHO
ALCALDIA
2
PERSONERIA
MUNICIPAL
3
CONCEJO
MUNICIPAL
1
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
21
SECRETARA
HACIENDA
22
INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212
UMATA
23
TESORERA
221
PERSONERIA
MUNICIPAL
3
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
24
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
25
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
UNIDAD
DE SALUD
243
Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CODIFICACION
FONDO
SECCIN
2-
25-
Alcalda
Municipal
Secretara
De Obras
Pblicas
SUBSECCIN
Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CODIFICACIN DOCUMENTAL
CODIGO
25-1
SERIE
LICENCIAS
CODIGO
SUBSERIE
25-11
Licencias de
Construccin
25-12
Licencias Uso
Espacio Publico
25-13
Licencias
funcionamiento
locales
LICENCIAS
25-11
Licencias de Construccin
Solicitud
Proyecto y Planos
Escritura
Constancia y certificaciones
Conceptos tcnicos
Recibos de Pago
Licencia (resolucin)
25-12
25
Oficina de Control
Interno Disciplinario
Comisin de
Personal
Oficina Asesora
Jurdica
Oficina de Control
Interno
SECRETARA
GENERAL
SUBDIRECCIN
SUB. MEDICAMENTOS Sub. ALIMENTOS Y
REGISTROS
Y PRODUCTOS
BEBIDAS
SANITARIOS
BIOLGICOS
ALCOHOLICAS
Oficina de Control
Interno Disciplinario
Comisin de
Personal
Oficina Asesora
Jurdica
Oficina de Control
Interno
SECRETARA
GENERAL
SUBDIRECCIN
SUB. MEDICAMENTOS Sub. ALIMENTOS Y
REGISTROS
Y PRODUCTOS
BEBIDAS
SANITARIOS
BIOLGICOS
ALCOHOLICAS
Oficina de Control
Interno Disciplinario
101
Oficina de Control
Interno
SECRETARA
GENERAL
110
DIRECCION
GENERAL
100
Comisin de
Personal
Oficina Asesora
Jurdica
103
102
SUBDIRECCIN
SUB. MEDICAMENTOS Sub. ALIMENTOS Y
REGISTROS
Y PRODUCTOS
BEBIDAS
SANITARIOS
BIOLGICOS
ALCOHOLICAS
120
130
140
Identificacin, conformacin
y denominacin de series
OFICINA
PRODUCTORA
NORMAS
FUNCIN
Identificacin, conformacin
y denominacin de series
TRMITE
Manuales de
procedimientos
PROCESO DISCIPLINARIO
UNIDAD
DOCUMENTAL
Denuncia
Citacin
Versin libre
Testimonios
Pruebas documentales
Auto de apertura o preclusin
Testimonios y pruebas documentale
Fallo
PROCESOS DISCIPLINARIOS
CODIFICACION DE SERIES
FONDO
100 -
SECCIN
101
Oficina de Control
Interno Disciplinario
Serie
101 - 01
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
PROCESOS DISCIPLINARIOS
-Denuncia
-Citacin
-Declaracin libre
-Pruebas documentales
-Auto de apertura
-Pruebas documentales
y testimonios
-Fallo
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econmico y social y de obras pblicas.
Dictar las normas orgnicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos.
Dictar las normas necesarias para el control, la preservacin
y defensa del Patrimonio ecolgico y cultural del municipio.
C.P. 313
20
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
ACUERDOS
ACTAS
20 X
20
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR
EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD
Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada
entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado
mediante el acto administrativo correspondiente, como
un grupo encargado de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
ANEXOS
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELOS DE TABLAS
DE RETENCIN
DOCUMENTAL
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARA
HACIENDA
220
INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212
UMATA
230
TESORERA
221
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
240
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
UNIDAD
DE SALUD
243
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Colaborar con el Concejo para el buen desempeo de
sus funciones, presentarle informes generales sobre su
administracin y convocarlo a sesiones extraordinarias,
en las que solo se ocupar de los temas y materias para
los cuales fue citado.
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversin y de presupuesto.
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento jurdico.
E- Eliminacin
S- Seleccin
3
3
20
20
1
1
X
X
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
20 X
* Oficio remisorio
* Informe
* Anexos
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARA
HACIENDA
220
INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212
UMATA
230
TESORERA
221
SECRETARA
BIENESTAR
SOCIAL
240
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
UNIDAD
DE SALUD
243
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de la Secretara General
y de Gobierno
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Dirigir, controlar y apoyar la gestin que
desarrollan las Inspecciones de Polica
Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos pblicos en el municipio.
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Dirigir, coordinar y asesorar el manejo de la
informacin y archivo general de la
administracin.
20
10
Gobierno
210.02 PROGRAMAS
210.02.01
Programas para el
mantenimiento del
orden publico
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DE LA INSPECCIN
DE POLICIA
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DE LA INSPECCIN
DE POLICIA
Ordinarias
* Denuncia
* Citacin
* Declaraciones
* Resoluciones
* Traslados
20
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de Secretara de
Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas,
ingresos y gastos del municipio.
Llevar y controlar la ejecucin presupuestal y presentar
los informes correspondientes.
Formular y proponer programas de recuperacin de
cartera, incentivos y beneficios impositivos.
BALANCES
220.01.01 Balance Anual
220.02 INFORMES
220.02.01
20
20
Informes de
Ejecucin
Presupuestal
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
220.02
PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de la Tesorera Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacin.
INFORMES
220.01.01 Informes a orga_
nismos de control
220.02 LIBROS DE
TESORERIA
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
20
20
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
PAGO
* Solicitud del bien
20
* Cotizacin
* CDP
* comprobante de
egreso
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de la UMATA
cin agrcola
* Programa
* Memorias del
curso
* Inscritos
* Certificados
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de Secretara de
Bienestar Social
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de la Unidad de Educacin
TELES EDUCATIVOS
10
241.02 INFORMES
241.02.01 Informes de Gestin
241.02.02 Informes Estadsticos
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin
E- Eliminacin
S- Seleccin
Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DEL INSTITUTO
PARA LA RECREACIN Y EL DEPORTE
Desarrollar programas y actividades que
permitan fomentar la prctica del deporte, la
recreacin y el aprovechamiento del tiempo
libre y la educacin fsica de la poblacin del
municipio...
( Estatutos del Instituto)
Programacin de
Recreacin y Deporte
* Programacin
* Invitaciones
* Lista de Inscritos
* Informe
Programacin de
Recreacin y Deporte
* Programacin
* Invitaciones
* Lista de Inscritos
* Informe
Evaluacin de TRD
Verificacin de anexos
Confrontacin de cantidad de TRD presentadas
con Oficinas reflejadas en el Organigrama y actos
de creacin enviados
Revisin de concordancia entre las funciones de la
dependencia con las series identificadas
Verificacin de la correcta denominacin de series
Verificacin de la conformacin de series
Revisin de tiempos de retencin asigandos para
Archivo de Gestin y Archivo Central
Revisin de la disposicion final y lo consignado en
el procedimiento
GRACIAS