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BIENVENIDOS

Seminario-Taller
Tablas de Retencin Documental

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIN
Dir.: Carrera 6 No. 6-91 Bogot
Pgina Web www.archivogeneral.gov.co
E mail: agnnal@attglobal.net
Telfono: 3373111
Fax: 3372019

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones.
Formular, orientar, coordinar y controlar la
poltica archivstica en el pas.

Promover la organizacin y el fortalecimiento


de los archivos pblicos del pas, para
garantizar la eficacia de la gestin del Estado
y la conservacin del patrimonio documental

Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Elaboracin de la TRD y
organizacin de los archivos
Para la
Administracin:
Gestin y Control

Importancia

Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacin
y la cultura.

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MARCO
JURDICO

Republica de Colombia
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CONSTITUCIN POLTICA

Pilares de la normatividad aplicada a los


documentos y fundamento de la poltica
archivstica en el pas.
Artculos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.

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NORMAS GENERALES

Ley 190 de 1995 Estatuto Anticorrupcin


Ley 734 de 2002 Cdigo Disciplinario Unico

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Ley 80 de 1989
Decreto 1382 de 1995
Ley 594 de 2000
Ley General de Archivos
Art: 24 Obligatoriedad de las
T. R.D.
Art. 21 y 23 P. G. D. Y Ciclo vital

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CIRCULAR 001 DE 2001, DEL AGN


Calendario para la presentacin
de las Tablas de Retencin Documental

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DECRETO 2441 DEL 10 12 - 2004
Instancias del Sistema Nacional de Archivos
Consejo Directivo y Comits Tcnicos
Archivo General de la Nacin
Consejo Departamental de Archivos
Archivo General del Departamento
Consejo Distrital de Archivos
Archivo General del distrito
Consejo Municipal de Archivos
Archivo General del Municipio

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ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
MUNICIPAL
SECTOR CENTRAL:
Concejo municipal
Alcalda y Secretaras
Contralora municipal
Personera municipal

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ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
MUNICIPAL
SECTOR DESCENTRALIZADO:
POR SERVICIOS
Establecimientos Pblicos
Empresas ind. y comerc.
Sociedades de econ. mixta
Entidades descentralizadas indirectas
Unidades administrativas especiales

ORGANIGRAMA MODELO

CONCEJO
MUNICIPAL

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO

DESPACHO
ALCALDA

SECRETARA
HACIENDA

INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA

UMATA

PERSONERIA
MUNICIPAL

SECRETERIA
BIENESTAR
SOCIAL

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS

TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD

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TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTAL

Republica de Colombia
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Qu es una Tabla de Retencin


Documental?
Listado de

SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

con sus

, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del


documentos.

correspondientes

CICLO VITAL

de los

Formato de Tabla de Retencin Documental


Entidad Productora:...........Hoja.....de.....
Oficina productora:.............................

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS

CONVENCIONES:
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:............................
Jefe de Archivo
Fecha:...............................................

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
100.01
100.02

ACUERDOS
ACTAS

100.02.01 ACTAS DE COMISIONES

20 X

20

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IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracin:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz
y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de
los tiempos de retencin en ella estipulados.

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Para la administracin:
Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.

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IMPORTANCIA DE LAS TRD


Importancia desde el punto de vista archivstico:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

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Importancia desde el punto de vista archivstico:
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional
de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestin administrativa y que por su carcter pueden
eliminarse en el archivo de gestin

ESTRUCTURA DE FONDOS
DESPACHO
ALCALDA

CONCEJO
MUNICIPAL

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO

SECRETARA
HACIENDA

INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA

UMATA

PERSONERIA
MUNICIPAL

SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS

TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD

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ELABORACIN Y
PRESENTACIN DE LAS TRD

PASOS METODLOGICOS
PARA LA ELABORACIN DE LAS TRD
1o.
Compilacin de
informacin
institucional

2o.
Entrevista con los
productores de
los documentos

3o.
Anlisis e
interpretacin de
la informacin

Normas sobre

Aplicacin de

Identificacin y

creacin y cambios
estructurales.
Manuales de
procedimientos.
Funciones de las
dependencias
Organigrama
actualizado

Encuesta Estudio
Unidad
Documental

conformacin de
series
Valoracin
documental

Republica de Colombia
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1 compilacin de informacin
institucional
Normas relativas a la creacin y cambios estructurales del
municipio (Decretos, Acuerdos,..)
Manuales de procedimientos
Actos administrativos que fijan la estructura vigente y
funciones de las dependencias.
Organigrama vigente
Todos los actos administrativos que hablen sobre la
produccin, utilizacin y conservacin de los documentos que
produce la entidad.
Acto Administrativo de creacin del Comit de Archivo
Reglamento de Archivo

ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDA

CONCEJO
MUNICIPAL

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO

SECRETARA
HACIENDA

INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA

UMATA

PERSONERIA
MUNICIPAL

SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS

TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD

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2 entrevista con productores de los


documentos

Anlisis de la produccin y trmite documental


Identificacin y definicin de unidades documentales

Aplicacin Encuesta Estudio Unidad Doc.

Oficina

Ubicacin

Funciones

Unidad documental
Trmite
Frecuencia de
Produccin
Consulta

Volumen de
Produccin

Transferencias

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Encuesta Estudio Unidad Doctal.


Oficina
1. Nombre de la oficina

Ubicacin en la estructura orgnica


Fecha de ltima asignacin de funciones
Acto administrativo
Funciones
Unidades documentales que tramita

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Oficina
Realizan seleccin y descarte documental
Sistema de organizacin de los archivos de
gestin
Qu volumen documental se produce
anualmente, en promedio?

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Encuesta Estudio Unidad Doctal.

Unidad documental
1. Oficina productora
2. Nombre de la unidad documental
3. Funcin de la oficina que la genera o tramita
4. Caracteres externos
4.1. Soporte
4.2. Formato
4.3. Ordenacin
4.4. Estado de conservacin

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Unidad documental
5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la
conservacin
6. Trmite
7. La informacin contenida en esta unidad se halla
registrada o condensada en otra?
8. Qu documentos conforman esta unidad documental?
9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite.

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Unidad documental
10. Con qu periodicidad se produce?
11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de
gestin y quin lo establece?
12. Quienes consultan en el archivo de gestin?
13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de
transferencias del archivo de gestin a otros archivos?

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Unidad documental
14. En el archivo central La oficina sigue
consultando esta unidad documental?
15. Qu problemas generales ha observado
en la produccin, trmite y conservacin de
esta unidad documental?
16. Observaciones
Funcionarios entrevistados

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3 Anlisis e interpretacin de la informacin

1. Identificacin de series documentales en relacin


con la dependencia y las funciones
2. Identificacin de tipos documentales que
conforman las series y subseries.
3. Elaboracin del cuadro de clasificacin
4. Valoracin documental

Republica de Colombia
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Qu es una serie
documental?

Es el conjunto de Unidades Documentales de estructura


y contenido homogneos, producidos por una
Unidad Administrativa
en cumplimiento de sus funciones

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UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de anlisis en los procesos de


identificacin y caracterizacin documental. La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios,
formando un expediente.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad tcnico-operativa de una institucin

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TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple.


Unidad mnima que rene todas las caractersticas
necesarias para ser considerada documento.

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Qu nombre darle a las series
documentales?
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacin con una o varias funciones
de la dependencia, lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacin con un
asunto. Ejemplo: Contratos Estatales, Historias
Laborales, Ordenes de pago, Proyectos de
Inversin, Resoluciones, Decretos, Licencias de
Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y
Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva,
Actas de Comit de Archivo, Etc.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Lo que

no

se debe hacer....

Por

ningn motivo pueden denominarse series


como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos,
Gobernacin, Presidencia, Contralora, Ministerio, Documentos
personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja,
Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos,
Solicitudes de la comunidad, Etc.

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Identificacin de Tipos
documentales

Consiste en identificar y determinar los


tipos documetales que conforman las
respectivas series

Historia Laboral

Formato nico de hoja de vida

Hoja de vida con anexos


Decreto o Resolucin de
nombramiento
Acta de posesin
Antecedentes Disciplinarios
Fotocopia de pasado judicial
Certificado de antecedentes fiscales

Declaracin de bienes y rentas

Actuaciones administrativas
(vacaciones, licencias, ascensos,
investigaciones, evaluacin)

Acto administrativo de
aceptacin de renuncia

Oficina de Personal

Cuadro de Clasificacin
Fondo Alcalda Municipal

SECCION

SUB-SECCION

SERIES

Despacho del Alcalde

Decretos
Ordenanzas
Resoluciones
Correspondencia
Actas Asociacin de Alcaldes

Secretara General y de Gobierno

Actas de Consejo de Gobierno


Informes Defensora del Pueblo
Inspecciones de Policia

Comisara de Familia
Secretara de Hacienda
Tesoreria
UMATA
Secretara de Bienestar Social
Unidad de Educacin
Casa de la Cultura
Unidad de Salud
Secretara de Planeacin y Obras
Pblicas

Demandas
Citaciones
Denuncia Perdida de Documentos

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Aspectos a tener en cuenta para la


valoracin documental
II. Unidad documental
5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin
6. Trmite
7. La informacin contenida en esta unidad se halla registrada o
condensada en otra.
8. Qu documentos conforman esta unidad documental?
9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

II. Unidad documental


10. Con qu periodicidad se produce?
11. Por cunto tiempo la conservan en el archivo de gestin y quin lo
establece?
12. La consultan en el archivo de gestin?
13. Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del
archivo de gestin a otros archivos?
14. En el archivo central La oficina sigue consultando esta unidad
documental?

EJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIES


DESPACHO
ALCALDA

CONCEJO
MUNICIPAL

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO

SECRETARA
HACIENDA

INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA

UMATA

PERSONERIA
MUNICIPAL

SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS

TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD

EJEMPLO IDENTIFICACIN DE SERIES


DESPACHO
ALCALDA

CONCEJO
MUNICIPAL

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO

SECRETARA
HACIENDA

INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA

PERSONERIA
MUNICIPAL

SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL

OFICINA DE PLANEACIN
Y OBRAS PBLICAS
UMATA

TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

OFICINA
PRODUCTORA
NORMAS

FUNCIN

Secretara de Planeacin y OP
Normas nacionales, departamentales y
municipales sobre ordenamiento
territorial y del medio ambiente.
Expedir las licencias de construcin, de uso del
espacio pblico y certificaciones de demarcacin,
nomenclatura y alinderamiento de predios de su
jurisdiccin.

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
4. Elaboracin de la TRD

1. Diligenciamiento del formato TRD


2. Presentacin TRD a Comit de Archivo
3. Aprobacin de TRD por instancia SNA

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TRMITE
Manuales de
procedimientos

UNIDAD
DOCUMENTAL

El preticionario diligencia solicitud de Licencia


anexando documentos requeridos para el tramite y
radica en SOP. SOP designa funcionario para visita
y emisin de concepto tcnico, si hay lugar se
notifica a los vecinos sobre la ejecucin de la obra.
Es posible que SOP reciba quejas o impedimento.
Se inicie el tramite nuevamente.

Presentacin de solicitud
Recibos de pago
Fotocopia de Escritura del Predio
Copia del Proyecto
Planos de demarcacin y obra
Permisos, Constancias, Certificaciones,
Conceptos, Quejas.
Licencia (Resolucin)

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CRITERIOS DE VALORACIN
DOCUMENTAL
NORMAS NACIONALES, DEPARTAMENTALES
Y
MUNICIPALES SOBRE PLAN DE
ORDENAMIENTO
TERRITORIAL, NORMAS AMBIENTALES Y
NORMAS DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO
PUBLICO

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO


ARCHIVO DE
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

Valores Primarios
ADMINISTRATIVO
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico

ARCHIVO
HISTRICO

Valores secundarios

Cultural
Histrico
Cientfico

Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO
TABLA DE
RETENCIN DOCUMENTAL

Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

CODIFICACION

ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDA

CONCEJO
MUNICIPAL

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO

SECRETARA
HACIENDA

INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA

PERSONERIA
MUNICIPAL

SECRETARIA
UMATA
BIENESTAR
SOCIAL

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS

TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
UNIDAD
DE SALUD

Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL

CONCEJO
MUNICIPAL
1

DESPACHO
ALCALDIA
2

PERSONERIA
MUNICIPAL
3

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL


DESPACHO
ALCALDA
2

CONCEJO
MUNICIPAL
1
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
21

SECRETARA
HACIENDA
22

INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212

UMATA
23

TESORERA
221

PERSONERIA
MUNICIPAL
3
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
24

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
25

UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
UNIDAD
DE SALUD
243

Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CODIFICACION
FONDO

SECCIN

2-

25-

Alcalda
Municipal

Secretara
De Obras
Pblicas

SUBSECCIN

Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CODIFICACIN DOCUMENTAL
CODIGO

25-1

SERIE

LICENCIAS

CODIGO

SUBSERIE

25-11

Licencias de
Construccin

25-12

Licencias Uso
Espacio Publico

25-13

Licencias
funcionamiento
locales

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
25-1

LICENCIAS

25-11

Licencias de Construccin
Solicitud
Proyecto y Planos
Escritura
Constancia y certificaciones
Conceptos tcnicos
Recibos de Pago
Licencia (resolucin)

25-12

Licencia Uso Espacio Pblico


Solicitud
Proyecto y Planos

25

Instituto Nacional de Vigilancia


de Medicamentos y Alimentos
DIRECCION
GENERAL

Comit Coordinador del


Sistema de Control
Interno

Oficina de Control
Interno Disciplinario

Comisin de
Personal

Oficina Asesora
Jurdica

Oficina de Control
Interno

SECRETARA
GENERAL

SUBDIRECCIN
SUB. MEDICAMENTOS Sub. ALIMENTOS Y
REGISTROS
Y PRODUCTOS
BEBIDAS
SANITARIOS
BIOLGICOS
ALCOHOLICAS

Instituto Nacional de Vigilancia


de Medicamentos y Alimentos
DIRECCION
GENERAL

Comit Coordinador del


Sistema de Control
Interno

Oficina de Control
Interno Disciplinario

Comisin de
Personal

Oficina Asesora
Jurdica

Oficina de Control
Interno

SECRETARA
GENERAL

SUBDIRECCIN
SUB. MEDICAMENTOS Sub. ALIMENTOS Y
REGISTROS
Y PRODUCTOS
BEBIDAS
SANITARIOS
BIOLGICOS
ALCOHOLICAS

Instituto Nacional de Vigilancia


de Medicamentos y Alimentos
Comit Coordinador del
Sistema de Control
Interno

Oficina de Control
Interno Disciplinario

101

Oficina de Control
Interno

SECRETARA
GENERAL

110

DIRECCION
GENERAL
100

Comisin de
Personal

Oficina Asesora
Jurdica

103

102

SUBDIRECCIN
SUB. MEDICAMENTOS Sub. ALIMENTOS Y
REGISTROS
Y PRODUCTOS
BEBIDAS
SANITARIOS
BIOLGICOS
ALCOHOLICAS

120

130

140

Identificacin, conformacin
y denominacin de series
OFICINA
PRODUCTORA

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

NORMAS

Ley 734 de 2002

FUNCIN

Adelantar los Procesos Internos


Disciplinarios a que haya lugar de
acuerdo con la Ley 734 de 2002.

Identificacin, conformacin
y denominacin de series
TRMITE
Manuales de
procedimientos

Por oficio o a solicitud de parte se instaura


denuncia
Jefe de CID cita al presunto Investigado a
rendir versin libre
Funcionario rinde versin libre sobre los hechos
que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimoniales o
fsicas
Si hay mrito, se expide auto de apertura
Se reaudan nuevas pruebas
Se dicta fallo absolutorio o sancionatorio

PROCESO DISCIPLINARIO
UNIDAD
DOCUMENTAL

Denuncia
Citacin
Versin libre
Testimonios
Pruebas documentales
Auto de apertura o preclusin
Testimonios y pruebas documentale
Fallo

CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE:
Eustacio Rodrgues
2004-04-28 - _______________

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE:
Nepomuceno Reyes carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________

PROCESOS DISCIPLINARIOS

CODIFICACION DE SERIES
FONDO

100 -

SECCIN

101
Oficina de Control
Interno Disciplinario

Serie

101 - 01
PROCESOS
DISCIPLINARIOS

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: INVIMA
Oficina productora: Oficina de Control Interno Disciplinario

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
101.01

PROCESOS DISCIPLINARIOS
-Denuncia
-Citacin
-Declaracin libre
-Pruebas documentales
-Auto de apertura
-Pruebas documentales
y testimonios
-Fallo

CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Repblica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
Y DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CONCEJO
MUNICIPAL
100

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL
Adoptar los correspondientes planes y programas de
desarrollo econmico y social y de obras pblicas.
Dictar las normas orgnicas del presupuesto y expedir
anualmente el presupuesto de rentas y gastos.
Dictar las normas necesarias para el control, la preservacin
y defensa del Patrimonio ecolgico y cultural del municipio.
C.P. 313

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
100.01 ACUERDOS

20

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL

De las sesiones de los Concejos y sus comisiones


permanentes, se levantarn actas que contendrn
una relacin sucinta de los temas debatidos, de las personas
que hayan intervenido, de los mensajes ledos, las
proposiciones presentadas, las comisiones designadas y
las decisiones adoptadas. Decreto 2626 de 1994 - Art. 51

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
100.01
100.02

ACUERDOS
ACTAS

100.02.01 ACTAS DE COMISIONES

20 X

20

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR
EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD
Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada
entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado
mediante el acto administrativo correspondiente, como
un grupo encargado de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.

REQUISITOS PRESENTACIN DE TRD


INTRODUCCIN
TABLAS DE
RETENCIN

ANEXOS

-Resea Histrica Institucional


-Metolologa elaboracin
- Explicacin formato tabla
- Revisin y actualizacin TRD
- Presentacin de TRD en el
formato normalizado. Una para cada
dependencia
- Disposiciones creacin,
cambios
estructurales de la entidad
-Legislacin y normas que inciden en las
funciones de la entidad y en la creacin y
conservacin de los documentos
-Manuales de Funciones por Dependencia
-Organigrama Vigente
-Acta de Comit de Archivo, avalando las
TRD
-Manuales de Procesos y Procedimientos

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

APLICACIN DE LAS TRD

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

MODELOS DE TABLAS
DE RETENCIN
DOCUMENTAL

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL


DESPACHO
ALCALDA
200

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210

SECRETARA
HACIENDA
220

INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212

UMATA
230

TESORERA
221

SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
240

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250

UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
UNIDAD
DE SALUD
243

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Funciones Despacho Alcalda

Cumplir y hacer cumplir la Constitucin, la Ley, los


Decretos del gobierno, las Ordenanzas y los Acuerdos del
Concejo
Conservar el orden pblico en el municipio, de
conformidad con la Ley y las instrucciones y rdenes
que reciba del Presidente de la Repblica y del respectivo
Gobernador.

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Dirigir la accin administrativa del municipio;


representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y
remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes o directores de los establecimientos pblicos
y las empresas industriales o comerciales de carcter
local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Colaborar con el Concejo para el buen desempeo de
sus funciones, presentarle informes generales sobre su
administracin y convocarlo a sesiones extraordinarias,
en las que solo se ocupar de los temas y materias para
los cuales fue citado.
Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan
de inversin y de presupuesto.
Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere
aprobado el Concejo y objetar los que considere
inconvenientes o contradictorios al ordenamiento jurdico.

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Despacho Alcalda

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
200.01 DECRETOS
200.02 RESOLUCIONES
200.03 CIRCULARES
200.03.01 Circulares Externas
200.03.02 Circulares Internas
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

3
3

20
20

1
1

X
X

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Despacho Alcalda

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
200.04 INFORMES
200.03.01 Informes al Concejo

20 X

* Oficio remisorio
* Informe
* Anexos
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL


DESPACHO
ALCALDA
200

SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210

SECRETARA
HACIENDA
220

INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212

UMATA
230

TESORERA
221

SECRETARA
BIENESTAR
SOCIAL
240

OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250

UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
UNIDAD
DE SALUD
243

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de la Secretara General
y de Gobierno

Elaborar y llevar en orden las Actas de Consejo de Gobierno.


Asesorar jurdicamente al Alcalde y dems dependencias
en el trmite y procedimientos de asuntos jurdicos
relacionados con la administracin.

Mantener el orden pblico interno, con el apoyo de las


autoridades de polica y los dems estamentos con
competencia y facultades.

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Dirigir, controlar y apoyar la gestin que
desarrollan las Inspecciones de Polica

Reglamentar el funcionamiento de
establecimientos pblicos en el municipio.

Adelantar el proceso de contratacin


administrativa en coordinacin con el Despacho
del Alcalde y las diversas dependencias de la
administracin central.

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Dirigir, coordinar y asesorar el manejo de la
informacin y archivo general de la
administracin.

Disear los procedimientos para recibir,


organizar y distribuir la correspondencia

Fijar las polticas y mecanismos para el


aseguramiento de los bienes muebles e
inmuebles del municipio.

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Secretara General y de Gobierno

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
210.01 ACTAS
210.01.01 Actas de CONCEJO de

20

10

Gobierno

210.02 PROGRAMAS
210.02.01

Programas para el
mantenimiento del
orden publico

CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DE LA INSPECCIN
DE POLICIA

Conocer en primera instancia de las

contravenciones especiales a que se refiere el D.L.


522 de 1971 y las contravenciones especiales
definidas en el art. 1 de la L.23 de 1991.

Conocer en nica instancia de las


contravenciones comunes ordinarias de que trata el
D.L. 1355 de 1970, a excepcin de las que compete
a la Polica Nacional.

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DE LA INSPECCIN
DE POLICIA

Efectuar visitas e investigaciones en lo

relacionado con fraude en pesas, medidas y


procedencia de artculos de primera
necesidad y casos de especulacin y
acaparamiento.

Conocer de las contravenciones

contempladas en el D. 1136 de 1970 sobre


proteccin social relacionada con la
mendicidad, la vagancia, los enfermos
mentales, y personas toxicmanas y
alcoholizadas.

Formato Tabla de Retencin Documental


Entidad productora: Municipio
Oficina productora: Inspeccin de Polica

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
211.02 CONTRAVENCIONES
211.02.01 Contravenciones

Ordinarias

* Denuncia
* Citacin
* Declaraciones
* Resoluciones
* Traslados

20

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Funciones de Secretara de
Hacienda
Preparar el proyecto anual de presupuesto de rentas,
ingresos y gastos del municipio.
Llevar y controlar la ejecucin presupuestal y presentar
los informes correspondientes.
Formular y proponer programas de recuperacin de
cartera, incentivos y beneficios impositivos.

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Secretara de Hacienda

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
220.01

BALANCES
220.01.01 Balance Anual
220.02 INFORMES
220.02.01

20

20

Informes de
Ejecucin
Presupuestal

CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Secretara de Hacienda
RETENCIN Disposicin Final
CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS

220.02

PROYECTO ANUAL
DE PRESUPUESTO

CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de la Tesorera Municipal
Administrar y controlar los recaudos a favor del
tesoro municipal y salvaguardar su contabilizacin.

Efectuar los pagos de las obligaciones financieras y


ordenes de pago presentadas a cobro al municipio.

Presentar los informes sobre disponibilidad de


fondos y exigibilidades a cargo de la tesorera.

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Tesorera Municipal
RETENCIN Disposicin Final
CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
220.01

INFORMES
220.01.01 Informes a orga_
nismos de control
220.02 LIBROS DE
TESORERIA
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

20

20

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Tesorera Municipal

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
221.03 ORDENES DE

PAGO
* Solicitud del bien

20

* Cotizacin
* CDP

* comprobante de
egreso
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de la UMATA

Coordinar y ejecutar programas de capacitacin


de desarrollo agropecuario.

Realizar campaas de prevencin, control y


tratamiento de enfermedades del sector pecuario
y agrcola

Tabla de Retencin Documental


Entidad productora: Municipio
Oficina productora: UMATA

RETENCIN Dis posicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
230.01 PROGRAMAS
230.01.01 PAM
230.01.02 Programas de capacita_

cin agrcola

* Programa
* Memorias del
curso
* Inscritos
* Certificados

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de Secretara de
Bienestar Social

Disear, coordinar y ejecutar planes,


programas y proyectos tendientes a mejorar
las condiciones y calidad de vida de la
poblacin en las reas de educacin, salud,
vivienda, recreacin y cultura.

Disear, promover y coordinar planes,


proyectos y programas de capacitacin y
asesora a la comunidad

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Secretara de Bienestar Social

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
240.01 PROGRAMAS
240.01.01 Programas de
bienestar social

CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Funciones de la Unidad de Educacin

Llevar y mantener actualizado el registro de los


planteles educativos del municipio

Elaborar y presentar informes de resultados de


gestin y los programas desarrollados

Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Unidad de Educacin

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
241.01 REGISTRO PLAN_

TELES EDUCATIVOS

10

241.02 INFORMES
241.02.01 Informes de Gestin
241.02.02 Informes Estadsticos
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total
M- Microfilmacin

E- Eliminacin
S- Seleccin

Firma Responsable:......................................
Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................

Republica de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FUNCIONES DEL INSTITUTO
PARA LA RECREACIN Y EL DEPORTE
Desarrollar programas y actividades que
permitan fomentar la prctica del deporte, la
recreacin y el aprovechamiento del tiempo
libre y la educacin fsica de la poblacin del
municipio...
( Estatutos del Instituto)

Formato Tabla de Retencin Documental


Entidad Municipio:
Oficina productora: Instituto para la Recreacin y
el Deporte

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
100.01 PROGRAMAS
100.01.01

Programacin de
Recreacin y Deporte

* Programacin
* Invitaciones
* Lista de Inscritos
* Informe

Formato Tabla de Retencin Documental


Entidad Municipio: Universidad de.............
Oficina productora: Programa de Ciencias de Informacin

RETENCIN Disposicin Final


CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIENTOS
100.01 PROGRAMAS
100.01.01

Programacin de
Recreacin y Deporte

* Programacin
* Invitaciones
* Lista de Inscritos
* Informe

Evaluacin de TRD
Verificacin de anexos
Confrontacin de cantidad de TRD presentadas
con Oficinas reflejadas en el Organigrama y actos
de creacin enviados
Revisin de concordancia entre las funciones de la
dependencia con las series identificadas
Verificacin de la correcta denominacin de series
Verificacin de la conformacin de series
Revisin de tiempos de retencin asigandos para
Archivo de Gestin y Archivo Central
Revisin de la disposicion final y lo consignado en
el procedimiento

GRACIAS

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