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Imagen sacada de Flickr

Qu es un
documento de
archivo?

Qu nos dice el
DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPA
OLA
Documento
(23 ed.)?
(Del lat. documentum)

1. m. Diploma, carta, relacin u otro escrito que ilustra acerca de algn

hecho, principalmente de los histricos.
2. m. Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser
empleados como tales para probar algo.
~ autntico.
1. m. Der. El que est autorizado o legalizado.
~ privado.
1. m. Der. El que, autorizado por las partes interesadas, pero no por
funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.
~ pblico.
1. m. Der. El que, autorizado por funcionario para ello competente, acredita los
hechos que refiere y su fecha.

ALGUNAS DEFINICIONES

Se entiende por documento toda expresin en lenguaje

natural o convencional y cualquier otra expresin grfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de
soporte material, incluso los soportes informticos.

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol

(BOE nmero 155 de 29/6/1985)

ALGUNAS DEFINICIONES

Se entiende por documento, toda expresin en lenguaje oral o escrito,

natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material,
as como cualquier otra expresin grfica, que constituya testimonio
de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos
humanos, con exclusin de las obras de creacin y de investigacin
editadas, y de las que, por su ndole, formen parte del patrimonio
bibliogrfico, as como de las expresiones aisladas de naturaleza
arqueolgica, artstica o etnogrfica.

Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos

(BOJA nmero 4 de 10/01/1984)

ALGUNAS DEFINICIONES

Se entiende por documento, a los efectos de la presente

Ley, toda informacin producida por las personas fsicas
o jurdicas de cualquier naturaleza como testimonio de
sus actos, independientemente de su soporte, forma de
expresin o contexto tecnolgico en que se haya
generado.
Se excluyen de este concepto las publicaciones que no
formen parte de un expediente administrativo.
Anteproyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documenta
l de Andaluca
(sometido a opinin pblica BOJA nm. 201, de 14 de octubre de 2009

ALGUNAS DEFINICIONES

Un documento de archivo es el testimonio material de un

hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones
por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de
acuerdo con unas caractersticas de tipo material y
formal
Diccionario de Terminologa Archivstica (1993)

Y para qu se producen y por

qu se conservan los documentos?
Ramn Alberch y Cruz Mundet nos dan 3 razones en su
libro
Archvese!: los documentos del poder, el poder de los
documentos

1 RAZN

Para la gestin administrativa de los asuntos corrientes

(son el apoyo informativo para la toma de decisiones) y
por el valor probatorio que les concede la ley.
IMPERATIVO LEGAL y EXIGENCIAS DE LA TRAMITACIN

FUNCIN DE CONSTANCIA

2 RAZN
Para el caso de las instituciones pblicas, como recurso
bsico de informacin para los ciudadanos y garanta
de transparencia administrativa imprescindible en un
Estado de Derecho.
FUNCIN DE COMUNICACIN

3 RAZN
Los documentos adquieren un valor histrico y son objeto
de consulta por parte de investigadores y ciudadanos
en general.

Varias maneras de clasificar a los

documentos

Documentos de archivo: caracteres

y elementos
Caracteres de los documentos:
caracteres perdurables (los que no van a cambiar a lo largo de la
vida de los documentos)
EXTERNOS E INTERNOS

caracteres mudables (los que van a modificarse, pasando por

distintos estados a lo largo de la vida de los documentos).
EDAD DEL DOCUMENTO, VALORES DEL MISMO Y ESTADO DE
CONSERVACIN

Caracteres perdurables
Caracteres externos
Clase
Tipo
Formato

Caracteres internos
Entidad productora
Orgenes funcionales
Fecha y lugar de
produccin

Cantidad
Forma

Contenido sustantivo
Segn Schellenberg, T. R.

Caracteres perdurables:
EXTERNOS
Forman la apariencia externa del documento

Clase
determinada por el procedimiento empleado para transmitir la
informacin. Por tanto dependiendo del procedimiento
empleado tendremos documentos:

Textuales:
Textuales transmiten la informacin mediante texto escrito.
Iconogrficos:
Iconogrficos documentos que emplean signos no textuales
para transmitir la informacin (mapas, planos, fotografas, etc.)
Sonoros:
Sonoros emplean el sonido para transmitir la informacin
(discos, cintas magnticas, discos compactos, etc.)
Audiovisuales:
Audiovisuales documentos que combinan la imagen en
movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.)
Electrnicos:
Electrnicos generados por cualquier sistema informtico tanto
con soporte fsico o sin l.

Tipo
de qu tipo de documento se trata?. Puede ser un informe, un oficio, un
certificado, etc. Existen tantos tipos documentales como actividades
posibles tiene un organismo.

Formato
va de acuerdo con el soporte. As si es papel, los formatos son carta, A4,
oficio, etc. Si se trata de videocassettes el formato es VHS, Beta,
Super8, etc. Si se trata de imgenes electrnicas es jpg, bmp, gif, etc. O
de textos electrnicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc.

Cantidad o volumen
se trata del nmero de unidades (volmenes, legajos, documentos) y del
espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de
textos manuscritos, o en bites si son electrnicos, o en minutos si son
sonoros o visuales.

Forma
nos estamos refiriendo a la tradicin documental, es decir, a la condicin de
original o copia de los documentos: se trata de un original, de una copia
simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc.
Por tradicin documental entendemos los diversos modos de transmisin de
un documento, es decir, la relacin existente entre el modo en que un
documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los
archivos.
La categoras diplomticas de la tradicin se reducen fundamentalmente a: el
borrador, la minuta, el original, y la copia.

Caracteres perdurables:
INTERNOS
Se refieren a la formulacin del discurso y contenido del documento.

Entidad productora: nos referimos al autor del documento (cualquier persona

fsica o institucional, pblica o privada). Es decir, el responsable legal del
mismo.

Orgenes funcionales: son las razones por las cuales se ha producido un

documento. Es decir, la funcin (gestin de recursos humanos), la actividad
(contratacin de trabajadores) y el trmite (redaccin de un contrato de
trabajo) por los que ha sido realizado.

Fecha y lugar de produccin: estos caracteres sitan al documento en el

tiempo y en el espacio. Datacin crnica y tpica.

Contenido sustantivo:
sustantivo el asunto del que trata el documento, sus fines u
objetivos.

Documentos de archivo:
elementos
Elementos que caracterizan a los documentos de archivo
(segn Schellenberg, T. R.)

Gnesis: cada documento de archivo surge de un proceso natural como

resultado de la actividad de personas e instituciones. Los documentos de

archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.

Exclusividad: el contenido de cada documento es nico. Aunque se trate del

mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los items son
distintos en cada una, dentro de una serie. Dicho de otro modo, la
informacin que contiene rara vez se encuentra en otro documento con
idntica extensin e intensidad.

Interrelacin: como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos)

no tienen sentido o valor archivstico, o tienen muy poco. Su razn de ser
viene dada por su pertenencia a un conjunto (la unidad archivstica o
expediente administrativo) y por las relaciones establecidas entre s.

Unicidad:
Unicidad Cada documento de archivo es nico, no se produce en
mltiples ejemplares. Las copias de un documento estas no son
ejemplares del documento original, sino otro documento igualmente
nico.
Integridad:
Integridad Cada documento debe mantener sus caracteres internos y
externos ntegros para conservar sus valores. La integridad de un
documento de archivo hace referencia a su carcter completo e
inalterado. Es necesario que un documento est protegido contra
modificaciones no autorizadas.
Carcter seriado:
seriado Los documentos de archivo se producen uno a uno y
con el paso del tiempo constituyen series.
Objetividad:
Objetividad El documento de archivo constata una actividad personal o
institucional sin aadir a ello criterios de valoracin o subjetividad.
Autenticidad

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Definicin completa
Nuestra definicin de documento de archivo se hace ms amplia o extensiva, atendiendo a todos sus
caracteres externos e internos, (que enumeramos de forma didctica para que quede constancia
clara de los mismos) y a su relacin con la entidad productora:
(Caracteres externos): "Documento archivstico es toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje,
forma o soporte (forma oral o escrita, textual o grfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural
o codificado, en cualquier soporte documental as como en cualquier otra expresin grfica,
sonora, en imagen o electrnica), generalmente en ejemplar nico, (aunque puede ser
multicopiado o difundido en imprenta), ...
(Caracteres internos): ... de carcter autntico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o
jurdico, generado en cualquier fecha, de forma automtica y espontnea, conservado ntegro en
forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vnculo originario y
necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los dems y siendo por ellos
condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgnico, ...
(Relacin con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como resultado del proceso
natural de la actividad o gestin de una persona o entidad pblica o privada, en cumplimiento de
sus funciones o fines jurdicos y/o administrativos y conservado como prueba, informacin y
continuidad de gestin.

Francisco Fuster Ruiz en su artculo "

Archivstica, archivo, documento de archivo... necesidad de clarificar los conceptos "

TIPOLOGA DOCUMENTAL
Contexto de produccin
Tipo de documentacin que genera la Administracin:
Administracin
La que resulta de las decisiones de la Administracin: resoluciones,
acuerdos,
La que resulta de sus juicios: informes,
La que le sirve para comunicarse, bien entre ellos o bien con otros
organismos: comunicaciones, notificaciones, publicaciones,
La que le permite dejar constancia de su actividad: actas, certificados,

La que llega del exterior: denuncias, solicitudes, alegaciones,

Tipo de documentacin que genera una Empresa:

Empresa
La que le permite la direccin de la sociedad: actas, acuerdos,
informes, expedientes de direccin, ...
La que le permite la administracin de la sociedad: funciones de
secretara, ...
La que le permite la gestin de personal: nminas y pagos,
expedientes de personal, ...
La que le permite el control contable: libros de contabilidad, informes
de cuentas, informacin fiscal, ...
La que le permite comunicarse con el exterior: correspondencia,...

Ms tipos de productores de documentos:

entidades bancarias,
instituciones eclesisticas,
instituciones sanitarias,
instituciones socio culturales y
cientficas,
instituciones militares,
instituciones de enseanza, etc.
Cada uno de estos productores generan tipos documentales
diferentes que se ajustan a las necesidades de cada uno.

TIPOLOGA DOCUMENTAL
bsica en la Administracin

Documento administrativo es cualquier documento producido por

un rgano de la Administracin Pblica, por lo que no pueden
considerarse como tales, a pesar de que sean incorporados a los
expedientes, documentos redactados por particulares y dirigidos
a rganos de la Administracin Pblica, tales como instancias y
recursos (salvo, naturalmente, en los casos excepcionales en
que ciertos rganos administrativos tienen la posibilidad-derecurrir).
Documentos administrativos: un ensayo de diplomtica contempornea / Ana
Beln Snchez Prieto

FUNCIONES
es un instrumento de constatacin que permite comprobar el
desarrollo de una actuacin administrativa
es un instrumento de comunicacin, a otros rganos o unidades de la
Administracin (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean
personas jurdicas pblicas y privadas o personas jurdicas
naturales.

CARACTERSTICAS

Producen efectos frente a terceros o en el mbito de la propia

Administracin.
Son emitidos por un rgano administrativo. Por tanto quedan
excluidos todos los documentos redactados o creados por los
interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y
reclamaciones.
Su emisin es vlida.

Establecer un catlogo exhaustivo de las tipologas documentales utilizadas por

las Administraciones Pblicas es una tarea muy laboriosa.
Se han realizado trabajos centrados en tipologas especficas. No obstante, en
un sentido estricto, la tipologa documental es mucho ms abundante y
variada de lo que parece.
Si tomamos como referencia el Manual de documentos administrativos
(1995) podemos clasificar a los documentos administrativos en cinco
bloques:

DOCUMENTOS DE DECISIN
(contienen una declaracin de
voluntad de un rgano administrativo
sobre materias de su competencia)

RESOLUCIONES
ACUERDOS

DOCUMENTOS DE TRANSMISIN
(comunican la existencia de hechos o
actos a otras personas, rganos o
entidades)

COMUNICACIONES
NOTIFICACIONES
PUBLICACIONES

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
(contienen una declaracin de
conocimiento de un rgano
administrativo, cuya finalidad es la
acreditacin de actos, hechos o
efectos)

ACTAS
CERTIFICADOS
CERTIFICACIONES ACTO
PRESUNTO

DOCUMENTOS DE JUICIO
(contienen una declaracin de juicio de un rgano
administrativo, persona o entidad pblica o
privada, sobre las cuestiones de hecho o de
derecho que sean objeto de un procedimiento
administrativo)

INFORMES

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

(el instrumento por el que el ciudadano se
relaciona con la actividad de las
Administraciones Pblicas)

SOLICITUDES
DENUNCIAS
ALEGACIONES
RECURSOS

Bajo el trmino Formularios,

Formularios y basndose tambin en el Manual de
documentos administrativos1, el Ministerio de Poltica
Territorial ha recogido un listado de documentos administrativos
de utilizacin ms comn en la tramitacin de cualquier
procedimiento administrativo.
1 FASE

DOCUMENTOS DE INICIACIN

ACUERDO DE INICIACIN DEL PROCEDIMIENTO

REQUERIMIENTOS DE SUBSANACIN DE DEFECTOS EN
LA SOLICITUD
PETICIN DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD
ACUERDO DE ADOPCIN DE MEDIDAS PROVISIONALES
ACUERDO DE ACUMULACIN DE PROCEDIMIENTOS
ACUERDO DE PRCTICA SIMULTNEA DE TRMITES
1. Elaborado en 1995 por un equipo de funcionarios pblicos coordinados por la Subdireccin General
de Simplificacin Administrativa y Programas de Atencin al Ciudadano. Objetivo:
Objetivo Elaborar modelos
documentales adaptados a las necesidades especficas de las distintas unidades de la AGE y
susceptibles de tratamiento informtico.

2 FASE

DOCUMENTOS DE INSTRUCCIN

ACUERDO DE APERTURA DE UN PERODO DE PRUEBA

ACUERDO DE PRACTICA DE PRUEBA
ACUERDO POR EL QUE SE RECHAZAN LAS PRUEBAS PROPUESTAS
OFICIO DE PETICIN DE INFORME PRECEPTIVO DETERMINANTE
OFICIO DE PETICIN DE INFORME PRECEPTIVO NO DETERMINANTE
OFICIO DE PETICIN DE INFORME FACULTATIVO
CITACIN DE COMPARECENCIA
CONCESIN DE TRMITE DE AUDIENCIA
ACUERDO DE APERTURA DEL PERODO DE INFORMACIN PBLICA
ACUERDO DE AMPLIACIN DE PLAZOS
ACUERDO DE TRAMITACIN DE URGENCIAS
ACREDITACIN DE LA NOTIFICACIN

3 FASE

DOCUMENTOS DE TERMINACIN

ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIN DEL PROCEDIMIENTO

IMPUTABLE AL INTERESADO
ACUERDO DE CADUCIDAD POR PARALIZACIN DEL PROCEDIMIENTO
INICIADO DE OFICIO NO SUSCEPTIBLE DE PRODUCIR ACTOS
FAVORABLES
RESOLUCIN TIPO
RESOLUCIN DE INADMISIN
CERTIFICADO DE ACTO PRESUNTO
ACUERDO DE LA SUSPENSIN DE LA EJECUCIN DE UNA ACTO

A modo de ejemplo: basado en el Manual de documentos administrativos,

administrativos
la Universidad de la Palmas de Gran Canaria elabor su propio
Manual de normalizacin de documentos administrativos de la ULPGC.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
(naturales)
FONDO

SECCIN

SERIES

EXPEDIENTES

UNA PRIMERA DEFINICIN

AGRUPACIN DOCUMENTAL
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa
en ejercicio de sus funciones

FONDO
Totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o
persona en desarrollo de sus funciones o actividades.

SECCIN
Son las divisiones del fondo identificadas con la produccin documental
de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin
que produce el fondo.

SERIE
Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una funcin
determinada.

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
Una unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolucin de un mismo asunto (Diccionario de Terminologa Archivstica).

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
(artificiales)
COLECCIN DOCUMENTAL
Segn Heredia Herrera: su origen no responde al resultado de una gestin
institucional / personal, sino a la voluntad de alguien (la mayora de las
veces es producto de una donacin o compra).
Suelen ser documentos cuya unin y relacin entre ellos la determina bien un
tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la coleccin. No suelen tener
una carcter seriado, de manera que requerir una descripcin
individualizada.
Documentos que suelen integrar las colecciones: estampas, dibujos, fotografas,
grabados, etc.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
(artificiales)
SECCIN FACTICIA (tambin segn Heredia Herrera)
Se trata de agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los
archivos a partir de sus fondos y responden bsicamente a motivos de
conservacin o instalacin determinados:
Ej.: Coleccin de Mapas y Planos, etc.
Coleccin Digital de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de
Simancas
A veces, han sido los propios archiveros los que han formado series
facticias atendiendo a criterios subjetivos. En ocasiones se han
agrupado documentos en torno a una temtica para destacar su
importancia.

Secciones "facticias" (ARCHIVO DE INDIAS)

El Archivo tiene en la actualidad cuatro Secciones "facticias", esto es,
organizadas a partir de documentos procedentes de otros fondos.
En la de PATRONATO (Seccin l), adems de los documentos
correspondientes al Patronato Real o derechos de la Corona en materia
eclesistica, se guardan los documentos que fueron considerados ms
importantes por parte del Archivo a principios del siglo XIX.
En la de TITULOS DE CASTILLA (Seccin XIII), se han reunido los que hacen
referencia a distintos ttulos nobiliarios. En la de MAPAS Y PLANOS
(Seccin XVI) se conservan aquellos documentos (no slo mapas y planos)
que por sus caractersticas fsicas requieren una conservacin especial:
mapas, planos, tejidos, diseos, bulas...
En la de DIVERSOS (Seccin XV), pueden consultarse los documentos de dos
Archivos particulares (Fernando Abascal, virrey del Per, y Camilo Garca
Polavieja, capitn general primero en Cuba y luego en Filipinas, ambos en e
siglo XIX), y las donaciones y compras de documentos.

Al hilo de las secciones facticias

Polmica:
Polmica Archivo General de la Guerra Civil Espaola
(Salamanca)
En Web oficial
En wikipedia
INTERESANTE: dossier de prensa Declaraciones sobre el
Archivo General de la Guerra Civil Espaola desde 1995
hasta 2005.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se elaboran para la gestin administrativa, por exigencias de
una tramitacin; pero no con finalidad histrica. No obstante con el paso del
tiempo, algunos van a adquirir esa categora.

VALOR PRIMARIO
El documento desde su nacimiento posee un valor primario, tiene como
objetivo principal plasmar la gestin de una actividad determinada: valor
administrativo.
administrativo
Al mismo tiempo, cada documento tiene un valor legal, jurdico o probatorio,
probatorio
es prueba de los actos que contiene.
En cuanto el procedimiento se finaliza el documento pierde el valor
administrativo, pero sigue manteniendo el probatorio.
Ejemplo: LISTAS DE EMBARQUE (compaas areas).

VALOR SECUNDARIO: histrico o permanente

Se deriva de la utilidad que el documento pueda tener con posterioridad como
fuente para la investigacin histrica y para la accin cultural.

Qu documentos llegan a tener un valor histrico?

histrico
Los documentos que tras cumplir su funcin administrativa y previo proceso
de valoracin, seleccin y eliminacin documental, son considerados de valor
permanente y conservados por tiempo indefinido (archivo histrico)
Constituyen la memoria viva de su creador (persona fsica o jurdica)
Sirven como fuente para el estudio de la historia y para la difusin
cultural

Segn Ramn Alberch y Cruz Mundet, en los pases ms avanzados alcanzan

el valor histrico entre el 1 y el 5 % de los documentos producidos.

VALOR LEGAL, JURDICO

o PROBATORIO

VALOR
ADMINISTRATIVO

VALOR
HISTRICO

Imagen sacada de La vida de un documento administrativo (el expediente electrnico)

Los valores del documentos esta ntimamente relacionados con el ciclo de

vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.
archivo
Edad administrativa (primera edad
documentos corrientes)
Circulacin y tramitacin de los asuntos iniciados.
La documentacin es de uso frecuente.

Edad intermedia (segunda edad

documentos semicorrientes)
El documento o el expediente referente a un
asunto debe conservarse, siendo objeto de
consulta o de uso como antecedente de manera
poco frecuente.

Edad histrica (tercera edad

documentos no corrientes)
El documento adquiere valor permanente, estar
al servicio de la cultura y de la investigacin. Su
conservacin ser definitiva.

ARCHIVO DE
OFICINA /
GESTIN

ARCHIVO
CENTRAL

ARCHIVO
INTERMEDIO
- HISTRICO

Segn Paloma Fernndez Gil Manual de organizacin de

archivos de gestin en las oficinas municipales

Segn Manual de organizacin de archivos de oficinas Universidad de Alicante

Presentacin realizada por David Gmez Domnguez compartida bajo una

Licencia Creative Commons

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