Administracin

de inventarios

Administracin de inventarios

El primer componente del ciclo de conversin del efectivo es la

edad promedio del inventario. El objetivo de administrar el
inventario, es lograr la rotacin del inventario tan rpido como
sea posible, sin perder ventas debido a desabastos.

El gerente financiero tiende a actuar como consejero o

vigilante en los asuntos relacionados con el inventario; no tiene
un control directo sobre el inventario, pero s brinda asesora
para su proceso de administracin.

DIFERENTES PUNTOS DE VISTA SOBRE EL

NIVEL DE INVENTARIO
Normalmente existen diferentes puntos de vista entre los gerentes
financieros de marketing, de manufactura y de compras de una
empresa sobre los niveles adecuados de inventario.
El gerente financiero hacia los niveles de inventario es
mantenerlos bajos. (reducir costos)
El gerente de marketing preferira tener grandes niveles de
inventario de los productos terminados de la empresa. (entregar
rpido)

El gerente de manufactura mantendra niveles altos de los inventarios de

materias primas para evitar retrasos en la produccin.(material disponible)

El gerente de compras se relaciona nicamente con los inventarios de

materias primas. Debe tener a la mano, en las cantidades correctas, en los
momentos deseados y a un precio favorable, cualquier materia prima que se
requiera para la produccin.

TCNICAS COMUNES PARA LA ADMINISTRACIN

DE INVENTARIOS
Aqu consideraremos brevemente cuatro de ellas utilizadas con
frecuencia.
El sistema ABC:
Tcnica de administracin de inventarios que clasifica el inventario
en tres grupos, A, B y C, en orden descendente de importancia y
nivel de supervisin, con base en la inversin en dlares

Una empresa que usa el sistema de inventario ABC clasifica su inventario

en tres grupos:

A, B y C. El grupo A incluye artculos que requieren la mayor

inversin en dlares. Por lo general, este grupo est integrado
por el 20% de los artculos en inventario de la compaa, pero
representa el 80% de su inversin en inventario. El grupo B est
integrado por artculos con la siguiente inversin ms grande en
inventario. El grupo C incluye un gran nmero de artculos que
requieren una inversin relativamente pequea.

Mtodo de control de inventario de dos contenedores

En el control de inventarios de dos contenedores, el artculo se almacena

en dos contenedores. A medida que se utiliza tal artculo, se retira del primer
contenedor. Cuando ese contenedor est vaco, se hace un pedido para rellenar
el primer contenedor, en tanto que se utiliza el inventario del segundo
contenedor. El segundo contenedor se usa hasta que se vaca, y as
sucesivamente.
La gran inversin en dlares en los artculos de los grupos A y B sugiere la
necesidad de un mejor mtodo de administracin de inventarios que el sistema
ABC.

El modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP)

Tcnica de
administracin de inventarios para determinar el volumen ptimo
del pedido de un artculo
modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP):

El modelo CEP considera varios costos de inventario y luego

determina qu volumen de pedido disminuye al mnimo el costo
total del inventario.
El modelo CEP supone que los costos relevantes del inventario se
dividen en costos de pedido y costos de mantenimiento de
existencias. (El modelo excluye el costo real del artculo en
inventario). Cada uno de ellos tiene ciertos componentes y
caractersticas clave.

Los costos de pedido incluyen los costos administrativos fijos de

colocacin y recepcin de pedidos: el costo de elaborar una orden
de compra, procesar el papeleo resultante, recibir un pedido y
verificarlo contra la factura. Los costos de pedido se establecen en
dlares por pedido.
Los costos de mantenimiento de existencias son los costos
variables por unidad de un artculo que se conserva en inventario
durante un periodo especfico. Los costos de mantenimiento de
existencias incluyen los costos de almacenamiento, los costos del
seguro, los costos de deterioro y obsolescencia.
el costo de oportunidad o costo financiero de tener fondos
invertidos en el inventario. Estos costos se establecen en dlares
por unidad por periodo.

Los costos de pedido disminuyen conforme aumenta el tamao del

pedido. Sin embargo, los costos de mantenimiento de existencias se
incrementan cuando aumenta el volumen del pedido. El modelo CEP
analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los costos de
mantenimiento de existencias para determinar la cantidad de
pedido que disminuye al mnimo el costo total del inventario.

Es posible desarrollar una frmula para determinar la CEP de la

empresa para un artculo especfico en el inventario, en la cual

S = uso en unidades por periodo

O = costo de pedido por pedido

C = costo de mantenimiento de existencias por unidad por

periodo

Q = cantidad de pedido en unidades

El primer paso consiste en obtener las funciones de costos para

el costo de pedido y el costo de mantenimiento de existencias. El
costo de pedido se expresa como el producto del costo por
pedido y el nmero de pedidos. Como el nmero de pedidos es
igual al uso durante el periodo dividido entre la cantidad de
pedido (S/Q), el costo de pedido se expresa de la siguiente
manera:

Costo de pedido = O x (S/Q)

El costo de mantenimiento de existencias se define como el

costo de conservar una unidad de inventario por periodo,
multiplicado por el inventario promedio de la compaa.

El inventario promedio es la cantidad de pedido dividida entre 2

(Q/2), porque se supone que el inventario se agota a una tasa
constante. As, el costo de mantenimiento de existencias se
expresa de la siguiente manera:

Costo de mantenimiento de existencias = C x (Q / 2)

costo total de inventario de la empresa se obtiene

El
sumando el costo de pedido y el costo de mantenimiento de
existencias. Por lo tanto, la funcin del costo total es:

Costo total = [O * (S , Q)] + [C * (Q , 2)]

En vista de que la CEP se define como la cantidad de pedido que

disminuye al mnimo la funcin de costo total, debemos resolver
la funcin de costo total para despejar la CEP. La ecuacin
resultante es:

CEP=

Sistema justo a tiempo (JIT)

El sistema justo a tiempo (JIT, por las siglas de just-in-time) se
usa para disminuir al mnimo la inversin en inventario. Se basa en
la premisa de que los materiales deben llegar justo en el momento
en que se requieren para la produccin. De manera ideal, la
empresa tendra solamente inventario del trabajo en proceso. Como
su objetivo es disminuir al mnimo la inversin en inventario, un
sistema JIT no utiliza ningn inventario de seguridad (o, si acaso,
muy poco).

Sistemas computarizados para el

control de recursos
sistema de planeacin de requerimiento de materiales (PRM).
Se usa para determinar qu materiales ordenar y cundo ordenarlos.
El PRM aplica conceptos del modelo CEP para determinar cunto mate
rial debe solicitarse. Con el apoyo de una computadora, el PRM simula
el catlogo de materiales de cada producto, el estado del inventario y
el proceso de manufactura. El catlogo de materiales es simplemente
una lista de todas las partes y los materiales que intervienen en la
fabricacin del producto terminado. Para un plan de produccin
especfico, la computadora simula las necesidades de materiales
comparando las necesidades de produccin con saldos de inventarios
disponibles segn el tiempo que se requiere para que un producto en
proceso pase por diversas etapas de produccin y el tiempo de entrega
de los materiales, el sistema PRM determina cundo deben efectuarse
los pedidos de diversos artculos del catlogo de materiales.

Una ampliacin frecuente del PRM es la

planeacin de recursos de manufactura II
(PRM
II)
integra datos de muchas reas, como finanzas, contabilidad,
marketing, ingeniera y manufactura, por medio de un complejo
sistema de cmputo. Este sistema genera planes de produccin, as
como numerosos informes financieros y administrativos. En esencia,
modela los procesos de la empresa, de tal manera que es posible
evaluar y supervisar los efectos que producen los cambios en cierta
rea de operaciones sobre otras. Por ejemplo, el sistema PRM II
permitira a la compaa evaluar el efecto que ocasiona un aumento
en los costos de mano de obra sobre las ventas y las utilidades.

Administracin de inventarios
internacionales
La administracin de inventarios internacionales es mucho ms
compleja para los exportadores, en general, y las firmas
multinacionales, en particular, que para las empresas netamente
nacionales.
Cuando las materias primas, los productos intermedios o los
productos terminados deben transportarse a travs de grandes
distancias (en particular por transporte martimo), de manera
inevitable, habr ms retrasos, confusin, deterioro, robo y otras
dificultades que no ocurren cuando se opera en un solo pas.

En consecuencia, el gerente de inventarios internacionales favorece la

flexibilidad. Por lo general, se interesa menos en solicitar la cantidad
econmicamente ptima de inventario que en asegurarse de que se
entreguen suficientes cantidades de existencias donde se necesiten, cuando
se requieran, y en una condicin que permita su uso de acuerdo con lo
planeado.

Administracin de
ingresos y egresos

Flotacin
Se refiere a los fondos que el pagador ha enviado, pero que el
receptor del pago an no puede utilizar. La flotacin es importante
en el ciclo de conversin del efectivo porque su presencia extiende
tanto el periodo promedio de cobro de la compaa como su periodo
promedio de pago.

La flotacin tiene tres componentes:

1. La flotacin postal es el tiempo que transcurre desde que el

pago se enva por correo hasta que se recibe.

2. La flotacin de procesamiento es el tiempo que transcurre

entre el recibo de un pago y su depsito en la cuenta de la empresa.

3. La flotacin de compensacin es el tiempo que transcurre

entre el depsito de un pago y el momento en que los fondos estn
disponibles para que la empresa los gaste. Este componente se
atribuye al tiempo que requiere un cheque para pasar por el
sistema bancario.

Aceleracin de cobros

La aceleracin de los cobros reduce el tiempo de flotacin, acortando as el periodo

promedio de cobro de la empresa, lo cual, a la vez, disminuye la inversin que esta
debe realizar en su ciclo de conversin del efectivo.

Ejemplo: MAX Company registr ventas anuales de $10 millones y 8 das de tiempo
total de cobro (tiempo de recepcin, procesamiento y cobro).
$10,000,000 X (8 / 365) = $219,178

Entonces tenemos una inversin en el ciclo de conversin del efectivo de $219,178

Si MAX logra reducir en 3 das el tiempo de flotacin, disminuir su inversin en el ciclo

de conversin del efectivo en $82,192
$10,000,000 X (3 / 365) = $82,192

Sistema de caja de seguridad

1.

En lugar de enviar los pagos por correo a la empresa, los

clientes los envan a un apartado postal.

2.

El banco de la empresa vaca el apartado postal

regularmente, procesa cada uno de los pagos y los deposita
en la cuenta de la empresa.

3.

El banco enva, o transmite electrnicamente, a la empresa,

las boletas de depsito, junto con los documentos de pago,
para que esta los acredite a las cuentas de sus clientes.

Las cajas de seguridad estn dispersas geogrficamente y se sitan

cerca de los clientes de la empresa.

Un sistema de caja de seguridad afecta a los tres componentes de

la flotacin. Las cajas de seguridad reducen los tiempos de flotacin
postal y de compensacin, ya que estn cerca de los clientes de la
empresa.

implica un costo y por lo tanto, una compaa debe realizar un

anlisis econmico para determinar si es conveniente poner en
marcha un sistema de caja de seguridad.

Postergacin de pagos
Implica el uso estratgico de oficinas de correo y cuentas bancarias
para prolongar la flotacin postal y la flotacin de compensacin,
respectivamente.

1. cobrar los pagos tan

rpido como sea posible,
porque una vez que el
pago est en el correo,
los fondos pertenecen a
la empresa

2. retrasar el pago a los

proveedores, porque una
vez que la empresa
enva el pago por correo,
los fondos pertenecen al
proveedor.

Concentracin de efectivo
Crea una enorme
reserva de fondos
para realizar
inversiones de
efectivo a corto
plazo

La concentracin
del efectivo de la
empresa en una
sola cuenta
mejora el control
y seguimiento del
efectivo

Tener un banco
concentrador
permite a la
compaa
implementar
estrategias de
pago que
disminuyan los
saldos del efectivo
improductivo.

cheque de transferencia de depsito (CTD) Cheque sin

firmar girado de una de las cuentas bancarias de una empresa y
depositado en otra.

transferencia ACH (cmara de compensacin

automatizada) Retiro electrnico previamente autorizado de la
cuenta del pagador y depositado en la cuenta del beneficiario, a
travs de un acuerdo entre los bancos, por medio de la cmara
de compensacin automatizada (automated clearinghouse, ACH)

transferencia cablegrfica Comunicacin electrnica que, a

travs de los registros contables, transfiere fondos del banco del
pagador y los deposita en el banco del beneficiario.

Cuentas de saldo cero

Cuenta de desembolso que al final del da siempre

tiene un saldo igual a cero porque la compaa
deposita dinero para cubrir los cheques girados de la
cuenta, solo conforme se presentan para pago cada
da.

Inversin en valores negociables

Instrumentos del mercado de dinero, a corto plazo, que devengan
intereses y pueden convertirse con facilidad en efectivo.
Para que un valor sea en verdad negociable debe tener:
1. un mercado bien establecido que permita disminuir al mnimo
el tiempo que se requiere para convertirlo en efectivo
2. seguridad del principal, lo que significa que experimenta poca
o ninguna prdida de valor con el paso del tiempo.

Los valores que se mantienen con mayor

frecuencia como parte de la cartera de valores
negociables se clasifican en dos grupos:
1.

emisiones gubernamentales

2.

emisiones privadas