MANUALES

ADMINISTRATIVOS
Concepto,

objetivos
clasificacin bsica

Importancia de los manuales

administrativos
en las empresas
Manual de Procedimientos

CONCEPTO,OBJETIVOS
Y
CLASIFICACIN
BSICA

Manuales
Administrativos.-

INTRODUCCION

Se considera necesario que uno de los

proyectos inmediatos que se deben

emprender
en
la
empresa
es
la
preparacin de un documento que
permita dar a conocer o aclarar los
objetivos, las polticas a seguir, la
estructura y funciones, las tcnicas,
mtodos y sistemas para el desarrollo
propio de las funciones de la empresa.

CONCEPTO
Es un conjunto de

documentos que
partiendo de los objetivos fijados y las
polticas implantadas para lograrlo,
seala la secuencia lgica y cronolgica
de una serie de actividades traducidas a
un procedimiento determinado.
Son

documentos que sirven como

medios de comunicacin y coordinacin
para registrar y transmitir en forma
ordenadas
y
sistemtica
tanto
la
informacin
de
una
organizacin

Manuales
Administrativos.UTILIDAD Y OBJETIVOS
Por

medio de estos manuales pueden proporcionarse al

personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de
trabajo, polticas y objetivos de la empresa de un forma
sencilla, directa y autorizada.

No

son duplicaciones de los instrumentos legislativos o

legales, tales como leyes, decretos, reglamentos u rdenes,
que son muy especficos por su naturaleza misma y estn
desprovistos de explicaciones, antecedentes y materiales de
divulgacin.

Por el contrario son instrumentos que contienen informacin

sistemtica sobre la historia, objetivos, polticas, funciones,

estructura y especificacin de puestos y/o procedimientos de
una institucin o unidad administrativa.

Manuales
Administrativos.CLASIFICACIN BSICA
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa

con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente

manera:

Por su naturaleza:

1) Microadministrativos
2) Macroadministrativos
3) Mesoadministrativos

Por su contenido: 1) De historia de la empresa o institucin

tcnicas)

2) De organizacin
3) De polticas
4) De procedimientos
5) De contenido mltiple(manual de

6) de gestin de la calidad
7) de tcnicas, ventas, produccin,
operacin, sistemas

finanzas,

personal

Manuales
Administrativos.CLASIFICACIN
BSICA
Por su mbito : 1) Generales o de aplicacin universal
2) Departamentales o de aplicacin
especfica
3) De puestos o de aplicacin
individual

IMPORTANCIA
DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS

 Un

Manuales
Administrativos.IMPORTANCIA

manual bien concebido

siguientes ventajas:

tiene,

entre

otras,

las

1) Logra y mantiene un slido plan de organizacin

2) Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensin del
plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes
3) Facilita el estudio de los problemas de organizacin
4) Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las
modificaciones necesarias para la organizacin
5)
Sirve como una gua eficaz para la preparacin,
clasificacin y compensacin del
personal clave
6) Determina la responsabilidad de cada y su relacin con

los dems de la

organizacin

Manuales
Administrativos.7)
Evita conflictos jurisdiccionales y la
yuxtaposicin de funciones
8)
Pone en claro las fuentes de aprobacin y el
grado de autoridad de los diversos
niveles
9) La informacin sobre las funciones y los puestos
suele servir como base para la
evaluacin de
puestos como medio de comprobacin del progreso
de cada quien
10) Conserva un importante fondo de experiencia
administrativa de los funcionarios
ms Antiguos
11)
Sirve como una gua en el adiestramiento de
novatos

Manuales
Administrativos.MITOS
1) Las empresas pequeas consideran que son
demasiado pequeas para necesitar un manual
que describa asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes
2) Algunas consideran que es demasiado caro,
limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al da
3) Existe el temor de que se pueda conducir a
una estricta reglamentacin y rigidez

Manuales
Administrativos.CONTENIDO DEL MANUAL
El

manual de organizacin
siguientes aspectos:

debe

incluir

los

IDENTIFICACIN

NDICE

INTRODUCCIN
o prlogo

DIRECTORIO

ANTECEDENTES

MARCO LEGAL

ATRIBUCIONES

MISION

DESCRIPCION
DE PUESTOS

ESTRUCTURA
OR.

FUNCIONES

GLOSARIO

INDCE DE
PROC.

MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS

Manuales
Administrativos.MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Tambin

llamados manuales de operacin, de prcticas,

estndar, de instruccin sobre el trabajo, de rutinas de trabajo,
de trmites y mtodos de trabajo

Presenta

sistemas
y
tcnicas
especficas.
Seala
el
procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el
personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempea responsabilidades especficas

Por

sus caractersticas diversas, pueden clasificarse

manuales de procedimiento de Oficina o de Fbrica

Tambin pueden referirse a:

en

Manuales
Administrativos.MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
1)A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cmo

operar una mquina de contabilidad.

2)A prcticas departamentales en que se indican los

procedimientos de operacin de todo un departamento.

3)A prcticas generales en un rea determinada de

actividad,
como
manuales
de
procedimiento
comerciales, de produccin, financieras, etc.

Manuales
Administrativos.MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Generalmente contienen un texto que seala las polticas

y procedimientos a seguir en la ejecucin de un trabajo,

con ilustraciones a base de diagramas, cuadros y dibujos
para aclarar los datos.

En

los manuales de procedimiento de oficina es

costumbre incluir o reproducir las formas que se emplean
en el procedimiento de que se trate, bien sea llenadas
con un ejemplo o con instrucciones para su llenado.

Manuales
Administrativos.CONTENIDO DEL MANUAL
El

manual de organizacin
siguientes aspectos:

debe

incluir

los

IDENTIFICACIN

NDICE

INTRODUCCIN
o prlogo

DIRECTORIO

CONTENIDO

NORMAS De OP.

AREAS DE
APLICACION

OBJETIVO

RESPONSABLES

DIAGRAMA
FLUJO.

PROCEDIMIENT
O

FLUJOGRAMA

FORMULARIOS

GLOSARIO

INSTRUCTIVOS