EXCEL BASICO

POR:
CARLOS DOMINGUEZ VALENTE

8/23/15

Introduccin
Excel: Este programa es utilizado normalmente en tareas
financieras y contables
Ventajas:

Agiliza el trabajo con grandes datos

Facilita las tareas matemticas, contables y financieras
Representar datos en grficos para una mejor interpretacin
Clculo automtico

 La Cinta de opciones puede ser ocultada fcilmente dando

doble clic a cualquier ficha y para volver a mostrarla solo
bastar dar 1 solo clic a la ficha deseada, cabe mencionar
que la cinta de opciones se ocultara inmediatamente por si
sola despus de hacer clic sobre la herramienta deseada o
sobre el libro.
Modificaciones al entorno de trabajo: Clic derecho sobre la
cinta de opciones

 Personalizar la cinta de opciones: Aqu podremos crear y/o

personalizar un grupo con las herramientas que utilizamos de
manera frecuente.

Desplazamiento dentro de una hoja

de trabajo
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN

FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

Hoja Siguiente

CTRL+AVPAG

Hoja Anterior

CTRL+REPAG

Teniendo tambin la barra de desplazamiento horizontal y

vertical

Generacin automtica de series

Si necesitamos escribir una serie de nmeros o una serie de trminos como Enero,
Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creacin de la serie.
Vamos a generar la serie con los meses del ao.
Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.
Nos situamos en la esquina de la celda.
Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del ratn nos
desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.

Insercin de comentario.
Se ocupa para describir una celda, se
puede insertar dando clic derecho o en el
grupo comentarios ubicado en el apartado
revisar de la cinta de opciones.

FORMATOS
Celdas.
Columnas.
Filas.
Tablas.
Hojas.

Formulas

Valores (operando): puede se un numero o una celda

= 4 + 4 = A1 + A2

Referencias relativas: Una referencia relativa en una

frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda
que contiene la frmula y de la celda a la que hace
referencia.

 Referencias absolutas Una referencia de celda

absoluta en una frmula, como $A$1, siempre
hace referencia a una celda en una ubicacin
especfica.
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene
una columna absoluta y una fila relativa, o una fila
absoluta y una columna relativa.
Ejemplo:

Valores de error
El error se produce cuando, no se puede calcular una frmula correctamente o si una frmula incluye la
referencia de una celda que contiene un valor de error, sta tambin devolver un valor de error. Para
encontrar la causa del error, posiblemente sea necesario rastrear las referencias anteriores en una
serie de celdas.
Mensajes de error:
#DIV/0!
Se produce cuando se divide una frmula por cero.
#N/A
No hay ningn valor disponible.
Normalmente, el usuario introduce este valor directamente en las celdas de la hoja de clculo que
contendrn los datos que todava no estn disponibles. Las frmulas que se refieren a aquellas celdas
devolvern #N/A en vez de calcular un valor.
#NOMBRE?
Microsoft Excel no reconoce el texto utilizado en la frmula.
Error ortogrfico al escribir el nombre. Uso de un rtulo en una frmula. Se ha cometido un error al
escribir el nombre de una funcin. Se ha introducido texto en una frmula sin poner el texto entre
comillas o Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango.

 #NULO!
El usuario especifica una interseccin de dos reas que no se cruzan.
Se ha utilizado un operador de rango incorrecto o una referencia de celda incorrecta
#NUM!
Existe un problema con un nmero en una frmula o funcin.
Se ha introducido una frmula que devuelve un nmero demasiado grande o demasiado pequeo
para que Microsoft Excel lo represente
#REF!
La frmula se refiere a una celda que no es vlida.
Se han eliminado celdas a las que hacan referencia otras frmulas o se han pegado celdas
movidas sobre otras a las que se haca referencia en otras frmulas.
#VALOR!
El tipo de argumento o de operando utilizado es incorrecto.
Repasar los rangos de celdas y los operandos o argumentos utilizados.
###########
El error se produce cuando la celda contiene un nmero, una fecha o una hora cuyo ancho es
superior al de la celda o cuando la celda contiene una frmula de fecha u hora que genera un
resultado negativo.
Incrementar el ancho de la columna. Aplicar otro formato de nmero. Asegrese de que las
frmulas de fecha y hora son correctas.

Estructura general de una funcin

Las frmulas pueden contener nmeros, operadores, referencias, e incluso otras
funciones.

Las indicaciones para escribir una frmula son:

Siempre comience a escribir con un signo de igual delante.
En una frmula puede haber uno o ms operadores (aritmticos, de comparacin, etc.).
Toda frmula necesita al menos dos valores combinados con operadores, para realizar
una comparacin y en base a eso realizar la comparacin.
Todos los valores de texto que deba devolver una frmula como resultado debern ir entre
comillas.
Los nombres de las funciones nunca llevan acentuacin ni espacios.
El nombre de la funcin puede estar escrito en maysculas o minsculas, indistintamente.
Los argumentos o valores que contiene una funcin siempre van entre parntesis.
Los argumentos se debern separar con punto y coma.

La sintaxis de las frmulas es:

=nombre_de_la_formula(argumento1;argumento2;argumenton)

Funciones matemticas
SUMAR.SI
Descripcin: La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que
cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna
que contiene nmeros, desea sumar slo los valores que son mayores que 5. Puede
usar la siguiente frmula:
=SUMAR.SI(B2:B25,">5")
Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes
en un rango distinto. Por ejemplo, la frmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma
slo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes al rango B2:B5
son iguales a "Juan."
Sintaxis
SUMIF(range, criteria, [sum_range])

 SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los

correspondientes componentes de matriz
SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de
los argumentos
SUMAX2MENOSY2Devuelve la suma de la diferencia de los
cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices
SUMAX2MASY2
Devuelve la suma de la suma de los
cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices
SUMAXMENOSY2 Devuelve la suma de los cuadrados de las
diferencias de los valores correspondientes de dos matrices

Ejemplo: SUMAR.SI.CONJUNTO
Descripcin: Agrega las celdas de un rango que cumpla con
varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los nmeros del
rango A1:A20 slo si los nmeros de B1:B20 correspondientes
son mayores que cero (0) y los nmeros de C1:C20
correspondientes son menores que 10, puede usar la siguiente
frmula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; ">0"; C1:C20; "<10")
Sintaxis
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1;
criterios1, [rango_criterios2;

criterios2]; )

Funciones estadsticas
PROMEDIO: Devuelve el promedio de sus argumentos
PROMEDIOA: Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos
nmeros, texto y valores lgicos
PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las
celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Devuelve el promedio (media aritmtica)
de todas las celdas que cumplen mltiples criterios.
CONTAR: Cuenta cuntos nmeros hay en la lista de argumentos
CONTARA: Cuenta cuntos valores hay en la lista de argumentos
CONTAR.BLANCO: Cuenta el nmero de celdas en blanco de un rango
CONTAR.SI: Cuenta el nmero de celdas, dentro del rango, que
cumplen el criterio especificado.
CONTAR.SI.CONJUNTO: Cuenta el nmero de celdas, dentro del
rango, que cumplen varios criterios

 MAX: Devuelve el mayor valor de una lista de argumentos

MAXA: Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos,
incluidos nmeros, texto y valores lgicos
MEDIANA: Devuelve la mediana de los nmeros dados
MIN: Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos
MINA: Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos,
incluidos nmeros, texto y valores lgicos
MODA: Devuelve el valor ms comn de un conjunto de datos
MEDIA.ARMO: Devuelve la media armnica
DESVEST: Calcula la desviacin estndar a partir de una
muestra
DESVESTA: Calcula la desviacin estndar a partir de una
muestra, incluidos nmeros, texto y valores lgicos

Funciones lgicas
Y: Devuelve:
VERDADERO si todos sus argumentos son
verdaderos
FALSO Devuelve el valor lgico FALSO
SI: Especifica un texto lgico para ejecutar
NO: Invierte la lgica de sus argumentos
O: Devuelve:
VERDADERO si algn argumento es VERDADERO
VERDADERO: Devuelve el valor lgico VERDADERO

Funciones de fecha y hora

FECHA: Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha determinada
FECHANUMERO: Convierte una fecha con formato de texto en un valor de nmero
de serie
DIA: Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes
DIAS360: Calcula el nmero de das entre dos fechas (ao de 360 das)
FECHA.MES: Devuelve el nmero de serie de la fecha equivalente al nmero
indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
FIN.MES: Devuelve el nmero de serie correspondiente al ltimo da del mes
anterior o posterior a un nmero de meses especificado
HORA: Convierte un nmero de serie en un valor de hora
MES: Convierte un nmero de serie en un valor de mes
DIAS.LAB: Devuelve el nmero de todos los das laborables existentes entre dos
fechas
AHORA: Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora actuales
SEGUNDO: Convierte un nmero de serie en un valor de segundo
HOY: Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual
DIA.LAB: Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o despus
de un nmero determinado de das laborables

Componentes de los grficos

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico y
que incluye todas sus partes.
Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior.
Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que
representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una
celda.
Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un grfico.
Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o ms series de
datos a excepcin de los grficos circulares que solamente pueden tener una serie de
datos.
Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como
el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin como el eje
horizontal y suele contener las categoras del grfico.
rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.
Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes de
manera que faciliten su lectura e interpretacin.
Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje correspondiente.
Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

 Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por

crearlo:
Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal
como cualquier otro objeto.
Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para
el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro
tipo de objeto.