Universidad Nacional Mayor de San Marcos

Facultad de Ciencias Contables

SISTEMAS DE INFORMACIN
GERENCIAL

SISTEMAS EMPRESARIALES
DE NEGOCIOS
CPC. Walter Poma Torres

11

CASO
PROYECTO ERP - MEJOREMOS
PUCP

http://www.pucp.edu.pe/mejoremospucp/sobre-elproyecto/

Antecedentes
2007
Nuestra Universidad contrat a la consultora Deloitte para evaluar la
infraestructura y el soporte tecnolgico de la Catlica y determinar una solucin
adecuada para las necesidades institucionales.
2008
El estudio de Deloitte sugiri la implementacin de un ERP (Enterprise
Resource Planning). Un estudio encargado a la consultora Ernst & Young
confirm la necesidad de llevar a cabo cambios en cuanto a nuestra gestin en
recursos humanos.
2009
La Catlica decide optar por un ERP de nivel mundial. Se design como
responsable del proyecto al Vicerrector Administrativo, Carlos Fosca, y a Jos
Flores, director del Instituto para la Calidad como director ejecutivo del
proyecto.
2010
Se ven de cerca las experiencias de otras universidades en su proceso de
implementacin de un ERP. Asimismo, se efectan diferentes estudios con
usuarios de nuestros sistemas administrativos. Luego de una exhaustiva
evaluacin, en noviembre del 2010 se eligi implementar PeopleSoft , ERP de
Oracle, y designar como implementadora a la consultora Quanam.
2011
A inicios del ao se hace la estimacin de los recursos tecnolgicos requeridos
por el proyecto y se evalan equipos y empresa implementadora, concurso que

Estudios realizados
La elaboracin de muchas de las propuestas desarrolladas a lo largo de la
implementacin del Proyecto Mejoremos PUCP, han sido recogidas de
diferentes estudios realizados al interior de nuestra institucin.
Estudios encargados por el Proyecto
Informe preliminar sobre lineamientos para la reasignacin de derechos de
decisin. Mag. Edmundo Beteta, Diciembre 2011.
Percepciones del funcionamiento de la Direccin de Administracin y Finanzas
de la Pontificia Universidad Catlica del Per por parte de sus colaboradores.
Instituto para la Calidad, Julio 2011.
Documento diagnstico de los usuarios. Proyecto BPR/ERP, Octubre 2010.
Informes Institucionales
Evaluacin Final del Plan Estratgico Institucional 2007-2010. Direccin
Acadmica de Planeamiento y Evaluacin, 2011.
Estudio sobre Centros e Institutos de la PUCP. Comisin ad-hoc, Agosto 2010.
Estudio de percepcin sobre las unidades de apoyo acadmico y
administrativo PUCP. Comisin ad-hoc, Agosto 2010.
Instituto para la Calidad, Informes de focus group y entrevistas:
Direccin de Administracin, Octubre 2010.
Direccin de Administracin, Setiembre 2009.
Direccin de Informtica, Mayo 2009.
Direccin de Servicios Econmicos, Noviembre 2006.
Direccin de Servicios Econmicos, Diciembre 2005

Beneficios
A nivel de Toma decisiones
Mejorar la planificacin integral del uso de nuestros recursos y de
nuestros procesos de toma de decisin al contar con una
informacin precisa y oportuna.
Optimizar nuestros sistemas de control, brindando mayor
transparencia a todo nivel de gestin.
Fomentar una cultura de evaluacin, implementando un modelo
de gestin centrado en resultados y rendicin de cuentas.

A nivel de Procesos
Adoptar las mejores prcticas mundiales en la gestin
acadmico-administrativa, la gestin de recursos humanos y la
gestin comercial, econmica y financiera.
Reducir la complejidad de nuestras operaciones y tiempos de
respuesta para mejorar la productividad.
Reducir los costos operativos a partir de la automatizacin y la
estandarizacin de procesos y la maximizacin de economas de
escala.

A nivel de Servicios
Se enfocar en las actividades principales de las unidades.
Identificar las oportunidades de mejora en nuestras operaciones
y optimizar la estructura de costos de nuestros servicios.

1. Qu es un proceso?
Es
una
secuencia
defases
o
etapasordenadase
interdependientes, a travs de las cuales la Universidad
presta sus servicios y genera valor a sus usuarios y a la
sociedad.
Por ejemplo: Proceso educativo

2. Qu tipos de procesos existen?

Existen dos tipos de procesos:
Los procesos fundamentales que son parte del servicio
final de la organizacin

Los procesos de soporte que ayudan a los

procesos fundamentales.

3. Qu son los procedimientos?

Cada proceso a su vez se compone de una serie de etapas.
Cuando estas pueden ser identificadas a partir de tareas
especficas estamos hablando de un procedimiento.

4. Qu significa una gestin por procesos?

Un sistema de Gestin por Procesos estructura,
estandariza y mejora las actividades administrativas
llevadas a cabo por las diferentes Unidades, mediante
la documentacin de procesos y el anlisis
funcional correspondiente.
Estandarizar nuestros procesos y procedimientos nos
permitir la ejecucin correcta y oportuna de nuestras
labores, adems de formalizar nuestra gestin y facilitar
la transparencia, supervisin y evaluacin de nuestro
trabajo.
La aplicacin de este sistema permitir un mejor
aprovechamiento de los recursos de la Universidad y el
ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin del mismo
(evitando la repeticin de funciones y las tierras de
nadie).

5. En que consiste el rediseo de procesos?

El rediseo de procesos o BPR (Business process
reengineering) consiste en la revisin de los procesos
crticos de la institucin y en el diseo e implementacin
de propuestas de mejora. El principal criterio para
identificar la criticidad de un proceso es el valor generado
al usuario final. De esta forma, el rediseo mejorar:
El
rendimiento
actual
de
nuestros
procesos
administrativos en trminos de satisfaccin del cliente,
Reduccin de tiempos de atencin,
Automatizacin de procesos,
Minimizacin de fuentes de error,
Disponibilidad de la informacin y transparencia,
Reduccin de costos y mayor flexibilidad.

6. Cmo se implementa el rediseo de procesos?

Una vez identificados los procesos crticos se identifican
losresultados deseadospara estos procesos. Para esto se
hace uso de la siguiente gua:
Ubicar clientes o usuarios:Por qu hacemos lo que
hacemos?, Qu necesidades satisface?
Reconocer la necesidad de cambiar:Por qu lo
hacemos como lo hacemos?, Qu debera suceder para
que el proceso funcione de manera ptima?
Visualizacin del nuevo proceso: Delinear una imagen
mental del resultado que se pretende alcanzar.
Identificar las actividades crticas del proceso, aquellas que
le generan valor.
Una forma complementaria de abordar el rediseo de
procesos consiste en identificar un problema crtico, una
oportunidad de cambio o una nueva manera de prestar un
servicio que posea un gran impacto sobre la organizacin y
nuestros usuarios

7. Cmo afecta el ERP PeopleSoft al rediseo de

procesos?
Adems de permitirnos incorporar las mejores prcticas
en la gestin administrativa, la implementacin del ERP
PeopleSoft nos permitir reducir la complejidad de
nuestras operaciones, reduciendo tiempos de respuesta a
partir de la automatizacin de las transacciones
manuales, la estandarizacin de los procesos y la
maximizacin de economas de escala.
La mayor parte del trabajo improductivo de una
organizacin es debido a los lmites administrativos entre
las unidades, verdaderas fronteras internas creadas
dentro de la organizacin. En el da a da, se pretende
liberar el tiempo que el trabajador dedica a
coordinaciones, esperas, verificaciones, conciliaciones,
controles, eliminando el trabajo que no agrega valor.

8. La automatizacin de procesos implica la

despersonalizacin en los servicios que brinda la
Universidad?
Ciertamente la implementacin de un ERP remplazar
muchos de nuestros procesos que hoy son manuales; sin
embargo, la ejecucin manual de dichos procesos no
agrega mayor valor a la institucin; por el contrario,
muchas veces retardan los procesos y representan una
posible prdida de fiabilidad.
Dicha automatizacin permitir que este personal
administrativo pueda dedicarse ahora a funciones en las
que generen mayor valor a la institucin, como el
planeamiento, la evaluacin, el control y, por sobre todo, el
servicio al usuario.

9. Qu pasar con las personas

que hoy en da realizan los
procesos
que
sern
automatizados?
Una
vez
que
el
sistema
est
estabilizado,
se
evaluar
la
redistribucin de tareas de nuestro
personal de la PUCP.

10. Qu beneficios trae consigo el rediseo de

procesos?
El rediseo de procesos a mediano plazo permitir:
Definir los roles y responsabilidades en torno a la ejecucin y
el control del proceso.
Desarrollar un enfoque pensado en la atencin a los usuarios
finales.
Reducir las comprobaciones y controles, sustentar el rediseo
de procesos en un sistema de autocontrol y reporte.
Eliminar pasos que no agregan valor al proceso: inspecciones,
firmas, transcripciones, reportes intermedios, duplicidades.
Ingresar la informacin una sola vez y capturar la informacin
de esta nica fuente.
Considerar la descentralizacin sin perder las bondades (por
economa de escala) de la centralizacin.
Implementar una cultura de planificacin y proyeccin de
necesidades por parte de las unidades.
Cambiar el orden secuencial tradicional por el orden natural
de los procesos y detectar desviaciones: por controles, por
polticas, personalizaciones o limitaciones del sistema.
Empezar a trabajar para nuestros clientes, esta ser la base
para el desarrollo de una nueva cultura del servicio al cliente.

11. Cmo se espera lograr la implementacin

de estas mejoras?
Entendemos que la resistencia al cambio es un
proceso natural y que normalmente las iniciativas de
gran alcance generan una serie de temores, fricciones
y resistencias. Es por eso que se ha diseado un
programa de capacitacin y participacin para todos
los usuarios de este nuevo sistema.
Nuestro objetivo es preparar a la Universidad para
recibir el cambio de una manera controlada que nos
permita atender las expectativas y percepciones sobre
el proyecto. Para ello, es importante el compromiso
que esperamos de todos los miembros de nuestra
comunidad.

1
8

DESARROL
LO

4. Se ha evaluado los beneficios de su

implementacin en la PUCP?
Segn un estudio encargado en el ao 2008 a la firma
consultora Deloitte, la Universidad reducira un
nmero significativo de horas hombre por verificacin
de informacin, procesos manuales, generacin de
reportes y por bsqueda de informacin de origen
(trazabilidad)1.
Asimismo, esta visin espera resolver un escenario
actual de los sistemas de la Universidad que no
soportan integralmente los procesos administrativos,
por lo cual existe una gran cantidad de procesos
mixtos o manuales que generan riesgo de ejecucin
Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos
errnea,
inexacta
e conocer
inconsistente.
y autosuficientes
que permiten
el histrico, la ubicacin y la trayectoria de un
1

producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado,

a travs de unas herramientas determinadas.

5. Cmo se determin el alcance del ERP?

El alcance para la primera etapa de este proyecto se
determin sobre la base de un estudio de
requerimiento institucionales RFP (Request for
Proposal), encargado a la consultora Ernst & Young a
mediados
del
2010,
el
cual
recogi
los
requerimientos funcionales de las diferentes
unidades administrativas.
En un primer momento se relevaron cerca de 841
requerimiento funcionales

6. Quines son nuestros aliados estratgicos en

este proyecto?
Como parte del proyecto de implementacin del ERP, la
Universidad ha contratado los servicios de las siguientes
empresas:
Oracle: Software ERP y Bases de Datos; Quanam:
consultora de implementacin;IBM: hosting Hardware
y Claro: conectividad

7. Cmo eligi
implementar?

la

Universidad

el

ERP

que

En el ao 2008, se le encarg a la firma consultora

Deloitte un estudio a fin de identificar y evaluar las
tecnolgicas informticas disponibles tanto a nivel local
como internacional para dar soporte a los procesos
administrativos de la Universidad. Evaluado los
requerimientos funcionales y de informacin, los
productos propuestos fueron ORACLE PeopleSoft y SAP
ERP.
La alta direccin de nuestra Universidad design una
comisin ad-hoc que evalu las propuestas tcnicas y
econmicas de ambas compaas. Es esta instancia la
que elige implementar el ERP PeopleSoft en nuestra
Universidad.

8. Qu es el ERP PeopleSoft?
Este es un software integrado de Oracle que ofrece una gran variedad
de aplicaciones de gestin para ayudar en la ejecucin del da a da y
el funcionamiento de los procesos de back-office de la universidad, lo
que permite: aumentar la productividad, acelerar el rendimiento de la
institucin y disminuir sus costos de propiedad.
PeopleSoft
se
compone
de
una
estructura
de
mdulos
interrelacionados que comparten una nica base de informacin

9. Otras universidades utilizan PeopleSoft en

su gestin?
S, muchas universidades en EEUU y Latinoamrica
utilizan PeopleSoft en su gestin administrativa y
acadmica.
Asimismo, Oracle es un referente tecnolgico en el
segmento de educacin superior, como muestra este
estudio anual dirigido por Institute of Higher
Education, Shanghai Jiao Tong University

10. Cmo se implementar el ERP PeopleSoft?

La PUCP adopt Q-MAP, diseada por la consultora Quanam, como
metodologa de administracin e implementacin del proyecto.
Dicha metodologa est basada en los criterios del PMI (Project
Management Institute) y establece las diferentes etapas a lo largo
de su ciclo de vida, considerando las reas de conocimiento
definidas como: alcance, tiempo, costo, recursos humanos,
comunicaciones, calidad y riesgos.
A partir de esto, se realiza una gestin profesional y ordenada del
proyecto que permite un manejo adecuado respecto de los costos, la
eficiencia y la entrega

11. Quin se encarga de la implementacin del

ERP PeopleSoft?
La PUCP ha contratado los servicios de la consultora
Quanam, Business Partner Platinum de ORACLE, para
esta implementacin; la cual tiene experiencia regional
en Amrica Latina en implementaciones en educacin
superior con ms de 30 aos en el mercado y 14 en el
Per.
Dentro de sus clientes, tenemos las siguientes
universidades: Pontificia Universidad Javeriana (Bogot
y Cali), Universidad de Santiago de Chile, Universidad
Alberto Hurtado (Chile), Universidad Andrs Bello
(Chile), Universidad El Bosque (Colombia), Universidad
de Palermo (Argentina) y UNISINOS (Universidade do
Vale do Rio Sinos, Brasil).

12. PeopleSoft
actuales?

remplazar

los

sistemas

No,
la
implementacin
del
PeopleSoft
ir
remplazando paulatinamente los actuales sistemas
de la Universidad (SIPUCP, SICOP, Campus Virtual),
pero por el momento ser necesaria la coexistencia
entre estas plataformas, las cuales en algunos casos
funcionarn en paralelo (como en el caso de
Contabilidad y Presupuestos).

13. Cunto tiempo tomar la estabilizacin del

sistema?
Tomar aproximadamente cuatro meses que el sistema
funcione sin mayor problema. Sin embargo, toma
aproximadamente unos 18 meses que un ERP responda
a plenitud de su capacidad.
Como todo proceso de cambio, se presentarn algunos
problemas cotidianos a los que no estaremos
acostumbrados. Para superarlos de la manera ms
eficiente es necesaria su amplia colaboracin y
comprensin.

14. El ERP PeopleSoft se comunicar con

nuestros sistemas actuales PUCP?
S, durante esta primera etapa ser necesaria
integrar la informacin entre ambos sistemas. Para
llevar esto a cabo, la Direccin de Informtica
DIRINFO viene desarrollando algunas interfaces.
Las interfaces son conexiones informticas que
facilitan el intercambio de datos entre diferentes
sistemas

15. El ERP PeopleSoft se comunicar con la

informacin que generan nuestros sistemas
actuales PUCP?
S, la implementacin del Peoplesoft requiere la
migracin de datos entre estos sistemas. Para ello,
se requiere convertir el formato de los datos de los
sistemas actuales PUCP al formato de datos que
soporta el ERP PeopleSoft.

16. En qu momento se produce

migracin de datos al ERP PeopleSoft?

la

Para la realizacin de la migracin de datos y la

puesta en productivo de las fases generadas ser
necesario anticipar un cierre contable, lo cual
implica un periodo durante el cual no se podr
realizar registros, autorizaciones y atencin de
pedidos desde los sistemas PUCP.
Este cierre ser programado y notificado a toda la
comunidad universitaria con anticipacin y se
sealarn las alternativas dispuestas para que los
servicios de la Universidad no se vean
interrumpidos.

17. Dnde se almacena la data una vez

implementado el ERP?
La informacin de las transacciones se almacenar
en la base de datos del sistema en donde se
ejecutan. Sin embargo, la actualizacin de la
informacin correspondiente a los maestros de
informacin (data maestra) ser desarrollada
exclusivamente desde el ERP. Esto incluye las
siguientes catlogos de datos: Catlogo de
Proveedores, Estructuras Contables, Activos Fijos,
Cuentas Bancarias, Artculos de Inventario, Clientes,
Proyectos de Inversin, Proyectos de Investigacin,
Empleados (docentes y administrativos), Estructura
de Posiciones, y Conceptos y Procesos de Nmina.

18. Se podr acceder a la informacin

anterior a PeopleSoft?
La informacin de las solicitudes anteriores
podr ser vistas desde los sistemas, ya que
se mantendrn todas las consultas desde
Campus Virtual, SICOP y SIPUC.
Sin embargo, las solicitudes pendientes de
atencin se encontrarn en PeopleSoft a
partir de su implementacin

Qu significa trabajar con un servidor externo

(hosting)?
Actualmente
toda
nuestra
informacin
est
concentrada en un slo nodo en el campus
universitario. La implementacin del PeopleSoft y
Hyperion se alojar en los Campus Tecnolgicos de
IBM ubicados en los distritos de La Molina y San
Isidro; lo que permitir que al presentarse alguna
incidencia en alguno de los nodos, el segundo est
preparado para soportar el 100% de la carga
productiva.