UNIVERSIDAD NACIONAL

JOS FAUSTINO SNCHEZ CARRIN

Facultad de Ciencias Contables

Econmicas y Financieras
Escuela Acadmica Profesional de Ciencias
Contables

Contabilidad gubernamental
TEMA:

Control patrimonial
INTEGRANTES:
ARMAS ORTIZ, Patricia
CABRERA JARA, Sandy
CALDERON CHUMPITAZ, Marcela
DOMINGUEZ JARA, Andrs
OSORIO BAYLON, Frank

CPCC. VASQUEZ MORANTE F.

INTRODUCCIN
La Unidad de Control Patrimonial es un rgano de
tercer nivel jerrquico, dependiente de la Oficina
de Administracin, est a cargo de un Jefe de
Unidad, cuenta con rea de Programacin y
Adquisiciones, rea de Almacenes, rea de
Patrimonio; tiene las siguientes funciones:
Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar la
ejecucin de los procesos tcnicos de
abastecimientos y Control patrimonial, en
concordancia con la normatividad legal vigente.

DEFINICION DE BIENES
PATRIMONIAL
Se entiende por bienes patrimoniales, a
todos aquellos recursos materiales que
habiendo sido adquiridos por la Institucin,
por donacin, legado, por un acto de
saneamiento, por fabricacin o por
cualquier otra modalidad establecida por las
normas legales vigentes, con la opinin
favorable de la Superintendencia Nacional
de Bienes Estatales; sean susceptibles de
ser incorporados al patrimonio institucional.

Clases de bienes patrimoniales

Dominio Publico y Dominio Privativo
Publico
- Playas, Plazas, Caminos, etc.
- Destinados a un Servicio Publico
- Reservados a la Defensa Nacional

Bienes Inmuebles
- bienes fijos permanentes, para ser
trasladados deben sufrir modificaciones
en su estado o estructura.
- terrenos, edificaciones, plantaciones,
etc.

Privativo
- Bienes sobre los cuales el Estado
o una entidad pblica, ejerce su
derecho de propiedad con todos
sus atributos.
- Son materia de derechos privativos

Bienes Muebles
-Bienes que pueden ser trasladados
de un lugar a otro.
- como escritorios, maquinas,
vehculos etc..
-

FUNCIONES GENERALES DEL

SISTEMA DE BIENES
NACIONALES
NORMATIVAS

DE DECISIN

DE SUPERVISIN

DE REGISTRO

DE GESTIN

DE CAPACITACIN

DEFINICION DE
CONTROL PATRIMONIAL
Es el conjunto de procedimientos administrativos y
contables, a travs de las cuales las instituciones
publicas realizan los actos de adquisicin, registro,
administracin, control y disposicin.
Las acciones de registro y control de los Bienes
Patrimoniales de propiedad de la Entidad,
cualquiera que sea la forma de adquisicin
(compra, donacin, etc.) son: Ingreso al Patrimonio
Institucional. Asignacin en uso y/o cesin en uso.
Transferencia, alta - Baja y - Toma de Inventario.

TIPOS DE CONTROL
PATRIMONIAL
Previo:
Consiste en el examen minucioso de las operaciones
propuestas, antes de su ejecucin o, antes de surtan su efecto,
con el fin de establecer su prioridad, legalidad, veracidad y
concordancia con el presupuesto institucional.

Concurrentes:
Consiste en el examen minucioso que se realiza paralelamente a
las operaciones cuya ejecucin se esta verificando.

Posterior:
Consiste en el examen minucioso de las operaciones luego que
estas han sido ejecutadas, con el fin de evaluar su veracidad,
integridad, legalidad, eficiencia y eficacia, determinando la
responsabilidad, si la hubiera.

CLASES DE
CONTROLPATRIMONIAL
CONTROL
INTERNO

CONTROL
EXTERNO

Consiste en el examen y evaluacin efectuado por la

propia entidad, a travs de su oficina de Auditoria
Interna, al conjunto de operaciones tcnicas
administrativas y legales realizadas por sus
dependencias orgnicas, con el fin de verificar la debida
observancia de las polticas institucionales

Consiste en el examen y evaluacin que realiza la

Contralora General de la Republica, como rgano
superior de control o, en su defecto, las sociedades de
auditoria por encargo de ella, con el fin de verificar la
adecuacin de la gestin publica a los marcos
normativos de referencia, as como: presupuesto,
contabilidad, tesorera, abastecimiento, capacitacin,
gestin publica,, administracin de la propiedad fiscal

ENFOQUES DEL CONTROL DE

LA ADMINISTRACION PUBLICA

Administrativo: Esta Relacionado con las acciones

realizadas para evaluar el conjunto de actividades
de un sistema de organizacin, as como de
polticas, normas y procedimientos utilizados para
lograr la mayor eficiencia y eficacia en el
cumplimiento
de
los
objetivos
y
metas
institucionales, al igual que las responsabilidad de
cada uno de los integrantes de la administracin.
De Calidad: Relacionado con las acciones realizadas
para evaluar y controlar la calidad de produccin,
con arreglo a las especificaciones tcnicas
aprobadas para la ejecucin de operaciones y,
verificar si se ha logrado al nivel de excelencia y
calidad previstos.

ENFOQUES DEL CONTROL DE

LA ADMINISTRACION
PUBLICA
De Existencias: Relacionado con las
acciones realizadas para establecer el
registro permanente del inventario de
existencias
fsicas
del
almacn,
proporcionar informacin veraz sobre la
entrada y salida de artculos y determinar el
stock existente, en cantidades totales y
unitarias.
Inventarios:
Relacionados
con
el
presupuesto de inventarios y compras, con
el fin de mantener una relacin ventajosa
entre el inventario y ventas.

ENFOQUES DEL CONTROL DE

LA ADMINISTRACION
PUBLICA
De Legalidad: Relacionado con la comprobacin y
revisin, por parte de la entidad publica auditada, de la
aplicacin de las normas legales, reglamentarias,
estatuarias y de la evaluacin, desde el punto de vista
jurdico, de los actos realizados.
Estadstico de Calidad: Relacionado con la ejecucin
determinadas acciones especificas, para constatar la
calidad de la mercedaria recibida, manufacturada,
despachada, etc., basad en la aplicacin de la ley
matemtica de probabilidades, para establecer limites a las
desviaciones de la norma, antes que se aplique medidas
correctivas.

ENFOQUES DEL CONTROL

DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA

Financiera: Relacionado con las acciones

realizadas para evaluar el conjunto de actividades
de un sistema y sus procedimientos, tendentes a
salvaguardar el patrimonio y los recursos
pblicos, as como cautelar el proceso
presupuestario, a fin de promover la eficiencia y
eficacia de las operaciones financieras.
Visible de almacn: Relacionado con la
utilizacin de tarjetas de control visible de
almacn para facilitar la ubicacin y localizacin
de los artculos en stock, as como para controlar,
nicamente en unidades fsicas, la entrada, salida
y saldo de las existencias

RESPONSABLES DE LA CONDUCCIN DE
LOS PROCESOS DE BIENES
PATRIMONIALES
Los rganos responsables de la administracin del
patrimonio mobiliario de la entidad pblica lo constituyen:
La

Oficina General de Administracin o quien haga sus

veces (OGA).
La Unidad Orgnica Responsable del Control Patrimonial
El rgano de Control Institucional

ORGANIZACIN DE GESTIN
ADMINISTRATIVA

Procedimientos para el
alta de bienes

Catalogo de la SBN

Baja de Bienes
Muebles

Causales para la Baja

de Bienes
Patrimoniales
Son causales para solicitar la baja de bienes

patrimoniales las siguientes:

a) Estado de excedencia.
b) Obsolescencia tcnica.
c) Mantenimiento o reparacin onerosa.
d) Prdida, robo o sustraccin.
e) Destruccin o siniestro.
f) Reembolso o reposicin.
g) Cualquier otra causal, previa opinin favorable de la
SBN. La causal de estado de excedencia recae en los
bienes que, encontrndose en condiciones operativas,
no son utilizados por la entidad titular de los mismos y
se presume que permanecern en la misma situacin
por tiempo indeterminado

PROCEDIMIENTO PARA
LA BAJA

Formato Baja de bienes

MANTENIMIENTO DE
BIENES PATRIMONIALES
La Oficina de Administracin antes de proceder a la
contratacin de empresas que presten servicios de
mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta
rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, as
como cautelar que se encuentre formalizada su
situacin jurdica; dicha contratacin de servicios de
terceros para atender necesidades de mantenimiento,
debe estar debidamente justificada y fundamentada por
la Unidad de Control Patrimonial y la Oficina de
Mantenimiento que es quien solicita el servicio .

SEGURO PATRIMONIAL
Seguro Patrimonial es la pliza que adquiere la
Entidad para proteger sus activos contra cualquier
riesgo que pueda afectar su propiedad u
operatividad. La contratacin de plizas para
proteger el patrimonio de la Entidad contra los
siniestros que pudieran ocurrir, se realiza previo
proceso de evaluacin de los aspectos tcnicos y
econmicos establecidos en las propuestas de los
postores y cumpliendo las normas legales de
contrataciones y adquisiciones del Estado.

INVENTARIO DE LOS BIENES

MUEBLES DE PROPIEDAD
ESTATAL

TOMA DE INVENTARIO
El Inventario es el procedimiento que consiste en
verificar fsicamente, codificar y registrar los bienes
muebles .
BIENES MUEBLES OBJETO DE INVENTARIO
Las entidades pblicas elaborarn el Inventario Fsico
de los bienes muebles que detenten, sea cual fuere
el origen y modalidad de su adquisicin. Dichos
inventarios se regirn conforme a las disposiciones
contenidas en la Resolucin N 039-98/SBN y en las
respectivas normas vigentes sobre la materia.

 CODIFICACIN DE BIENES MUEBLES

Los bienes que constituyen el patrimonio

mobiliario
tendrn
una
codificacin
permanente que los diferencie de cualquier
otro bien.
La codificacin se realiza asignando y aplicando
al bien un grupo de doce (12) nmeros a
travs del cual se le clasificar e identificar,
conforme al Catlogo Nacional de Bienes
Muebles del Estado y al Software Inventario
Mobiliario Institucional.

COMISIN DE INVENTARIO

La Comisin de Inventario podr estar integrada por

personal de las reas de contabilidad, logstica, Unidad
Orgnica Responsable del Control Patrimonial y por
personal debidamente calificado. La Comisin de
Inventario podr constituir equipos de apoyo para la
ejecucin del correspondiente Inventario Fsico .
CONDICIONES

PREVIAS A LA TOMA DE

INVENTARIO

Para efectuar una adecuada toma de inventario es

necesario que la OGA o quien haga sus veces,
emita previamente por escrito, procedimientos
claros y sencillos, de manera que puedan ser
comprendidos fcilmente por el personal que
participa en este proceso.

 PROCESO DE TOMA DE
INVENTARIO
La verificacin fsica de los bienes a
inventariar incidir principalmente en los
siguientes aspectos:
Comprobacin

de la presencia fsica del bien

y su ubicacin.
Estado de conservacin.
Condiciones de utilizacin.
Condiciones de seguridad.
Funcionarios responsables.

DEL REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES

PATRIMONIALES
Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de las
entidades pblicas debern estar registrados en el
Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) que
constituir el registro de los bienes muebles a cargo del
rgano responsable.
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN OBTENIDA
EN LA TOMA DE INVENTARIO
Los datos obtenidos en la toma de inventario deben ser
adecuadamente procesados y conciliados con los registros
contables y patrimoniales del perodo inmediato anterior, a
efectos de determinar las diferencias que pudieran haber,
las cuales debern investigarse y luego practicar los
ajustes y regularizaciones correspondientes

 RESULTADOS DE LA TOMA DE INVENTARIO

Concluida la verificacin fsica, la Comisin de Inventario
deber remitir el Inventario Fsico a la OGA o la que haga sus
veces, conjuntamente con el informe final del inventario y el
acta de conciliacin (que ser suscrita entre la Unidad
Orgnica
Responsable
del
Control
Patrimonial
y
Contabilidad).

REMISIN DE LOS INVENTARIOS DE BIENES

MUEBLES A LA SBN

Las entidades pblicas remitirn, bajo responsabilidad del jefe de

la OGA o la que haga sus veces, la informacin de los
inventarios patrimoniales de sus bienes muebles a la SBN,
entre los meses de enero y marzo de cada ao, teniendo
como fecha de cierre de su inventario patrimonial el 31 de
diciembre del ao inmediato anterior a su respectiva
presentacin.

S
O
T
N
E
I
M
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R
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FLUJOGRAMA DEL CONTROL

PATRIMONIAL

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL
CONTROL PATRIMONIAL
OBJETIVO:
Establecer las normas institucionales que regulen los procedimientos
de registro y control de la recepcin, entrega, transferencia, devolucin
proteccin y conservacin de los Bienes Patrimoniales de la institucin
publica, de conformidad con las normas vigentes, determinando las
responsabilidades de las diferentes Oficinas y reas Orgnicas que
intervienen en su ejecucin.
ALCANCE:
Las normas y procedimientos establecidos en esta Directiva deben ser
aplicados y cumplidos obligatoriamente por la Direccin, Sub
Direccin, Oficina de Administracin y Oficina Orgnicas que
conforman, as como todas las reas Orgnicas que intervengan en
los procesos de Bienes Patrimoniales.

INGRESO DE BIENES
PATRIMONIALES:
El Ingreso Fsico, es un acto de incorporacin a la Entidad
que origina acciones administrativas para certificarlo,
acreditar condiciones e ingresar los bienes al patrimonio
institucional.
Los Bienes ingresarn a la Entidad a travs del Almacn,
mediante las compras, fabricacin, elaboracin o
manufactura, transferencias, donaciones y reposicin, para su
posterior distribucin a los usuarios.
Los ingresos de bienes en el Software Inventario Mobiliario
Institucional (SIMI) con la opcin de rdenes de Compra se
procesan registrando la designacin del Almacn y el Nmero
de Gua de Remisin, decepcionando los bienes previa
verificacin y actualizando automticamente el Kardex.

ASIGNACIN DE BIENES
PATRIMONIALES
El Control Patrimonial es el encargado de asignar y
entregar los bienes a ser usados por el servidor o
trabajador, emitiendo el formato de afectacin
personal correspondiente, as como efectuando el
seguimiento, supervisin y control de dichos bienes.
Se asigna un bien a un servidor o trabajador, nica
y exclusivamente para el desempeo de las
funciones que se le encomienda y/o que son de su
responsabilidad.

De los bienes asignados

en
uso:
a) Constituyen bienes asignados en uso, todo bien que se
encuentre destinado para el cumplimiento de las labores
institucionales.
b) Solo el personal capacitado y entrenado en el adecuado
manejo de los equipos estar autorizado para operar los
bienes suministrados por la Entidad.
c) Todo desplazamiento interno y/o externo del bien deber
ser informado por el trabajador por escrito, con
conocimiento del responsable de la Unidad Orgnica,
indicando caractersticas generales del bien (marca,
modelo, serie, color, N de ficha de inventario, etc.), a la
Oficina de Administracin.
.

De la prdida, sustraccin y

recuperacin de los bienes

asignados en uso:
a)

b)

c)

El titular del rea usuaria respectiva, y el servidor o trabajador al

que se le asign el bien, son solidariamente responsables, tanto
pecuniaria, civil y/o penal, como administrativamente
La negligencia respecto a la custodia, conservacin, control,
proteccin, etc, de los bienes, no solo es de parte del trabajador
cuyo cargo se encuentran asignados a estos,
responsabilidades, al detectar la sustraccin de un bien o bienes a
su cargo, proceder de la manera siguiente:
Efectuar la denuncia dentro de las VEINTICUATRO (24) horas de
ocurrida la prdida, en la dependencia policial ms cercana de su
centro laboral, solicitando copia certificada de la denuncia
correspondiente
Presentar Informe al jefe inmediato superior, adjuntando copia de la
denuncia policial quien a su vez lo elevar a las instancias
correspondientes.

EN CASO DE PRDIDA POR NEGLIGENCIA

DEL SERVIDOR O TRABAJADOR,
DESTRUCCIN O DETERIORO DE UN
BIEN

Emitir un informe a la Oficina de Administracin, para

que disponga la reparacin o reposicin del bien segn
sea el caso, en un perodo mximo de TREINTA (30)
das calendarios. De ser el caso se debe proceder
Resolutivamente.
El responsable de la reparacin o reposicin entregar
el bien mediante acta al Jefe de la Oficina de
Administracin, quien comunicar al responsable del
Control Patrimonial

Tasacin de los Bienes

Muebles

Los bienes muebles que sern dados de

Alta y no cuenten con una valorizacin,
debern ser tasados a valor comercial
por el responsable de la Unidad de
Control Patrimonial, para su ingreso al
patrimonio de la Entidad.

ENAJENACIONES DE BIENES
PATRIMONIALES
Las enajenaciones de los bienes patrimoniales dados de baja
se ejecutarn a travs de dos modalidades:
Venta en subasta pblica
Venta Directa Las enajenaciones que se realicen sern
autorizadas por el Jefe de la Oficina de Administracin
La resolucin o resoluciones que aprobaron la baja de los
bienes
muebles.
El Informe de Tasacin.
La relacin lotizada de los bienes muebles, que debe
especificar el cdigo patrimonial, la denominacin, el detalle
tcnico, el estado de conservacin, la ubicacin y el precio por
cada lote.
El Informe Tcnico Legal elaborado

SALIDA Y RETORNO DE BIENES

PATRIMONIALES
Todo requerimiento de traslado externo de bienes que
se realice fuera del mbito de competencia de la
entidad, deber ser autorizado por el responsable de
la Unidad Orgnica mediante la Orden de Salida de
Bienes Patrimoniales. El encargado de la Unidad de
Control Patrimonial y Almacn registrar en el
Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) la
Orden de Salida de Bienes Patrimoniales, ingresando
la siguiente informacin:
Tipo de Salida Fecha de Salida Sede Dependencia
Nombre del Solicitante Nmero del Documento
Indicador de retorno Fecha de retorno Motivo de
Salida Lugar de Destino Direccin de Destino
Responsable del Control Patrimonial Responsable del
Traslado.

SANEAMIENTO DE BIENES
MUEBLES SOBRANTES

Gracias por su atencin