CONSULTORES ESPECIALIZADOS

INDICADORES DE GESTION
Y ANALISIS DE DATOS
24/09/2010

Diplomado HSEQ

Indicadores de Gestin
A penas se empieza a medir algo, algo
mejora
Si usted no puede medirlo, no puede
controlarlo.

Si

usted

no

puede

controlarlo, no puede administrarlo

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Sistema de Monitoreo

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Satisfaccin
del
Cliente:
Encuestas, quejas
Producto,
Impacto
medio
ambiente, personas
Procesos: Proveedores, personal,
compras,
comercial,
mantenimiento,
calibracin,
financieros.
Sistema de Gestin
Acciones correctivas y preventivas
24/09/2010

Diplomado HSEQ

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Sistema de Monitoreo

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

24/09/2010

Diplomado HSEQ

Esquema de Indicadores en
una Compaa Logro de
resultados
Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

GERENCIA

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

INDICADORES
RESULTADO

POLTICA
COMIT
(Estrategias)

INDICADORES
GESTIN

ACCIN
ESTRATGICA
GERENCIAS
INTERMEDIAS

ACCIN
TCTICA

(tcticas y
tareas)

INDICADORES
OPERATIVOS

REPRESENTANTE
S
(datos)
24/09/2010

Diplomado HSEQ

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Signos vitales en la
organizacin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Los indicadores se conviertenen los signos

vitales de la organizacin y permiten el
continuo monitoreo para establecer
condiciones e identificar sintomas. Estos
deben ser:
Pocos.
Brindar informacin acerca de los factores
fundamentales.
Se debe contar con un nmero mnimo que
garanticen:
Informacin constante, real y precisa.
Informacin de la efectividad, eficacia,
eficiencia, productividad, calidad, ejecucin
presupuestal, incidencia de la gestin.
24/09/2010

Diplomado HSEQ

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Porqu Medir?

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Base objetiva para comprender lo que ocurre.

Se centra la atencin en los factores que
contribuyen a lograr la poltica de la
organizacin.
Nos ayuda a fijar metas y monitorear las
tendencias.
Identificar oportunidades de cambio.
Garantizar servicio al cliente, monitoreo de
impactos y peligros.
Garantizar que se generan ganancias.
Corregir las condiciones que se salen de control.
Establecer prioridades.
Tener un norte a donde llegar.
24/09/2010

Diplomado HSEQ

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Paradigmas alrededor de la
medicin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

La medicin precede
al castigo
No hay tiempo para
medir
Medir es difcil
Hay cosas imposibles
de medir
Es ms costoso medir
que hacer
24/09/2010

Diplomado HSEQ

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Composicin de los indicadores

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Nombre: Eficacia mensual de

ventas
Frmula de clculo: Total clientes que
compraron X100
Total clientes visitados

Unidades: Pocentaje %
Glosario:

Indicador de eficaca mensual: mide porcentualmente la eficaca d

vendedor.
Total clientes que compraron: corresponde a la cantidad total de c
tes que realmente efectuaron la compra del producto durante el m
Total clientes visitados: Corresponde al total de clientes visitados
Vendedor en el mes. En caso de que visite a un mismo cliente ms
una vez se considera como una visita.
24/09/2010

Diplomado HSEQ

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Aspectos a monitorear en un
Sistema Integrado de Gestin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

1. Satisfaccin del cliente.

2. Indicadores operacionales.
3. Indicadores de producto,
accidentalidad, impactos ambientales.
4. Indicadores financieros.
5. Indicadores del nivel de satisfaccin
de empleados.
24/09/2010

Diplomado HSEQ

10

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Secuencia en el
establecimiento Indicadores de
Gestin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

DESEMPEO

FUNCIONES

ENTRADAS

PROCESOS

CLIENTES

SALIDAS

ESTRUCTURACION

3
24/09/2010

2
Diplomado HSEQ

1
11

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Como realizar un sistema de

indicadores de Gestin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

1. Contar con
objetivos
y estrategias

9. Mantener en uso
y mejorar
continuamente

2. Identificar los
factores crticos de
xito

8. Estandarizar y
formalizar

3. Definir los
indicadores para
los factores
crticos de xito

7. Medir y ajustar

4. Determinar
status, umbral y
rango de gestin

6. Determinar y
asignar recursos

5. Disear la
medicin

24/09/2010

Diplomado HSEQ

12

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Diseo de la medicin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Determinar:
Fuentes de informacin: especfica,
gil, confiable.
Frecuencia de medicin: que agrege
valor,
nmero
de
mediciones
razonable, distribuida a lo largo del
perodo de vigencia de la medicin
Presentacin de la informacin
Asignacin de responsables de la
recoleccin, tabulacin, anlisis y
presentacin de la informacin

24/09/2010

Diplomado HSEQ

13

Presentacin de Indicadores de
Gestin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

80%
61% 58%
55% 52%

60%
40%

Anlisis FCE
47%

20%
0%

42% 39%
36% 33%
30%
8

Porcentaje alcanzado

Porcentaje de las ventas

7
6

1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000

Serie2 61% 58% 55% 52% 47% 42% 39% 36% 33% 30%
Ao

Variacin costos mantenimiento

Productividad Produccin

3
2

2,5

1
0

20

40 2,0
Productividad

70%
Porcentaje de las ventas

60%
50%
40%
30%

60

80

100

10%

Real
Mximo

1,5

Sobresaliente
Satisfactorio

1,0

Aceptable

0,5

20%

Mnimo

0,0

24/09/2010

1997

1999

Ao

1995

1993

0%
1991

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Variacin costos mantenimiento

Ao

Diplomado HSEQ

14

Recomendaciones:
Qu los recursos se integren al
desarrollo normal del trabajo y de los
procesos
Realizada por quien ejecuta el trabajo
Esta persona sea el primer usuario y
beneficiario de la informacin
Cuando no existe medicin en la
organizacin:
Contar con acompaamiento
temporal
Brindar capacitacin
Objetivo: consolidar la cultura de la
medicin y el autocontrol

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Determinar y Asignar Recursos

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

24/09/2010

Diplomado HSEQ

15

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Estandarizar y formalizar

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Proceso de
especificacin
completa:

Documentacin

Divulgacin

Cartillas y manuales

24/09/2010

Diplomado HSEQ

16

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Mantener y Mejorar
continuamente

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Consolidar
cada
indicador
peridicamente,
para
determinar:
Grado de cumplimiento del indicador
(objetivo),
acciones
correctivas,
acciones preventivas.
Analizar la pertinencia del indicador,
ajustar las metas.
Retroalimentacin al Sistema Integrado
de Gestin. Revisin por la direccin.
Toma de decisiones.
24/09/2010

Diplomado HSEQ

17

Como interpretar los

Indicadores
Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Con respecto a la
capacidad del
proceso o de la
gestin

Valor que puede

tomar el
indicador si se
cuenta con todos
los recursos

Valor que puede

tomar el
indicador si se
aprovechan al
mximo los
recursos
disponibles

POTENCIALIDAD
CAPACIDAD
ACTUALIDAD

24/09/2010

Diplomado HSEQ

Diferencia entre
el valor actual y
la capacidad
LATENCIA
Valor actual del
indicador con los
recursos
disponibles

18

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

12

Con respecto a la
tendencia

10

Valor

8
6
4
2
0
0

10

12

Tiempo

MAXIMIZACION

12
10

Valor

8
6
4

12

10

8
Valor

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Como interpretar los

indicadores

6
Tiempo

6
4

10

12

MINIMIZACION

2
0
0

6
Tiempo

24/09/2010

10

12

ESTABILIZACION
Diplomado HSEQ

19

Como interpretar los

indicadores
Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

Con respecto a la
variacin

Errores al interpretar indicadores:

Culpar a la gente por los problemas que se
salen de control
Invertir en nuevos equipos que no se requieren
Perder tiempo buscando las razones de lo que
se percibe como tendencia, cuando en realidad
no ha cambiado
Tomar acciones adicionales cuando hubiese sido
mejor no hacer nada

Por lo tanto se deben identificar las causas reales

24/09/2010

Diplomado HSEQ

20

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Ejemplos

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

24/09/2010

Diplomado HSEQ

21

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

24/09/2010

Diplomado HSEQ

22

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

EJEMPLO PRACTICO

24/09/2010

Diplomado HSEQ

23

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Mapa de Indicadores

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

24/09/2010

Diplomado HSEQ

24

24/09/2010

Diplomado HSEQ

25

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Establecer Ponderacin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

24/09/2010

Diplomado HSEQ

26

Sistemas Integrados de
Gestin

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Medicin mes a mes

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

24/09/2010

Diplomado HSEQ

27

SEGUIMIENTO INDICADORES
5. Proyeccion del pasivo

100%

4. Endeudamiento

100%

3. Prueba acida

100%

2. Razn corriente

100%

1. Capital de trabajo

100%

3. Eficiencia del recaudo

94%

2. Rotacion de la cartera

70%

1. Tramite de P.Q.R
1. Cumplimiento en el cierre de acciones
7. Cobertura alcantarillado
6. Cobertura acueducto
5. Continuidad del servicio
4. Barrido

100%
18%
95%
99%
100%
100%

3. Recoleccin de residuos slidos

100%

2. Daos en la red de alcantarillado

100%

1. Capacidad de tratamiento de agua

24/09/2010

Diplomado HSEQ

92%

28

Seguimiento Poltica y Objetivos de Calidad

Cumplimiento Poltca de Calidad

95%

Garantizar sostenibilidad financiera de la empresa

95%

Garantizar satisfaccin del cliente

Alcanzar la excelencia en la prestacin de los servicios de acueducto y alcantarillado

24/09/2010

Diplomado HSEQ

91%

97%

29

Sistemas de Gestin de
Calidad

CONSULTORES ESPECIALIZADOS

Consolidado de Medicin

Ricardo Vera
Torres
Ingeniero
Industrial

24/09/2010

Diplomado HSEQ

30

Capacidad de Tratamiento de Agua

96
94
92
90
89

88
% de Cumplimiento

87

87

86

86

89

89

89

89

89

89

Medicin
Promedio
Meta

86

85

84
82
80

24/09/2010

Diplomado HSEQ

31

Eficiencia en el recaudo
85

80
77

75

77

77

76

77

77

77

77

77

77

77

76
Medicin
Promedio

Porcentaje

Meta

70

65

60

24/09/2010

Diplomado HSEQ

32