COMPETENE NECESARE N

PRACTICA DE PR:

Competene necesare n practica de PR

Cercetare, planificare, implementare

i evaluare

5%
11%
32%

Etic i legislaie
Modele i teorii ale comunicrii
Cunoaterea mediului de afaceri

11%

Abiliti de management i de
rezolvare a problemelor
Managementul comunicrii de criz

11%

Relaiile cu mass media

16%

16%

CERCETARE, PLANIFICARE, IMPLEMENTARE I EVALUARE (30%):

Competene
analitice
De
management
financiar

De
planificare

De
cercetare

Competene la
nivelul
identificrii
audienei

De gndire
strategic

Metodologice

CUM DIN PERSPECTIVA

CALCULAIEI
Calculaia costurilor se realizeaz n
trei etape:
I. Pre-calculaia
II. Calculaia intermediar
III. Calculaia ulterioar

I. PRE-CALCULAIA
intern - ajut la stabilirea cu precauie a
costurilor unui proiect i la definirea bugetului
n faza concepiei;
extern - ajut la stabilirea preurilor la
ntocmirea ofertei i ca fundament al deciziei;

II. CALCULAIA INTERMEDIAR

poate fi realizat att n mod continuu, ct i la

anumite termene stabilite naintea evenimentului;

ROLUL - a analiza bugetul i de a controla

respectarea lui prin intermediul comparaiei
planificat-realizat din punctul de vedere al
costurilor;

III. CALCULAIA ULTERIOAR

se realizeaz dup ce evenimentul a avut loc;
reprezint fundamentul lichidrii finale;
evideniaz succesul, respectiv insuccesul
economic al evenimentului;

CT COST UN EVENIMENT?
Un eveniment cost
pornind de la
prestaiile descrise n conceptul evenimentului, ce
trebuie s fie evaluate i din punctul de vedere al
costurilor.

TIPURI DIFERITE DE COSTURI

Cheltuielile cu proiectarea =
I.
II.

Cheltuielile de producie (costuri proprii);

Cheltuielile pentru servicii externe

I.

COSTURILE DE PRODUCIE
= cheltuielile ce apar la eveniment pentru
serviciile proprii;

Costurile de producie =
a) Costuri unitare privind personalul; +
b) Costuri unitare directe +
c) Costuri indirecte

A) COSTURI UNITARE LEGATE

DE PERSONAL
Planificarea costurilor este mai dificil dect
aprecierea costurilor unitare directe;
Pentru a estima necesarul de personal corespunztor
unui eveniment, este necesar ca proiectul complex
s fie mprit n pai de lucru semnificativi i bine
delimitai.
Planificarea ar trebui s fie orientat dup ciclul de
via al evenimentului, cu precizarea c nu trebuie
uitate perioadele de montare, demontare, probe.

CICLUL DE VIA AL
EVENIMENTULUI - STEPHAN
SCHFER
i.

ii.

iii.

Pregtirea: consilierea, brief-ul, studierea,

concepia, planificarea, control, design, decontarea
intermediar;
Executarea: coordonarea, producia, organizarea,
documentaia;
Post-pregtirea:organizarea lichidrii, valorificarea
documentaiei, evaluarea, lichidarea conturilor.

 Cheltuielile

unitare cu personalul au dimensiuni

diferite pentru c fiecare participant cost diferit.
Este necesar s fie stabilii cu exactitate timpii
prestai pentru a stabili rentabilitatea n calculaia
intermediar i n cea ulterioar.
Acestea cuprind: salariile membrilor proiectului,
salariile colaboratorilor, taxe i impozite legate de
salarii, deplasri (cazare, transport etc.).
Orice eveniment, indiferent de costurile sale, are
nevoie de personalul potrivit.

B) COSTURI
=

UNITARE DIRECTE:

Cheltuieli pentru prestaii directe ce apar

exclusiv cu ocazia evenimentului (transport,
achiziionarea de aparate speciale sau obiecte
necesare doar pentru acest eveniment).

C) COSTURI

INDIRECTE

= cheltuielile care nu pot fi calculate direct;

Sunt de dou categorii:
i.
Costuri indirecte autentice
ii. Costuri indirecte false

Costuri indirecte autentice

Costuri indirecte
false

Investiii (dotarea birourilor, IT)

Telefon

Asigurri ale ntreprinderii (de bunuri Costuri legate

materiale, n caz de accident, comunicare;
rspundere civil, protecie juridic)
Impozitele ntreprinderii
Costuri cu cldirile (Chirie, curenie,
energie)
Publicitate/ PR
Costuri privind personalul, ce nu pot fi
atribuit direct proiectului de aceea,
sunt costuri unitare;

Copii;

de

COTA COSTURILOR INDIRECTE

=

CALCULAIA GLOBAL A
ADAOSULUI
Costuri unitare cu privire la personal
+
Costuri unitare directe
+
Cota costurilor indirecte n procente
=
Costuri de producie

II.
CHELTUIELI
PENTRU
EXTERNALIZATE

UNITARE
SERVICII

Cheltuieli ale cror prestri nu sunt realizate

de noi i deseori nu sunt calculate de noi;

Deseori,

acestea sunt solicitate de ctre ofertanii

externi de servicii.

Costuri preliminare

Costuri cu execuia

Costuri cu
finanarea

Concept (text, grafic,

Locaie (chirie, energie,

construcia prototip,
material);

mobilare, curenie,
siguran)

Credite, garania
bancar;

Delegare extern

Scen

Managementul

Sonorizare

schiarea invitaiilor la
trimiterea lor, pagina web
a evenimentului)

Susinerea oratorului

participanilor (de la

Iluminare
Efecte

Punerea n scen
Managementul

Evaluarea i
controlul
succesului:
Chestionarea
Evaluarea
Documentaia

artitilor
Comunicare (PR,

Taxe

publicitate)

Impozite

Onorarii pentru liber

Catering

profesioniti (prestaii
creative, consilierea,

Managementul
oaspeilor

Follow-up
Cadoul

DE LUAT AMINTE:
Trebuie s negociem modalitile corelate de plat
pentru ntocmirea ulterioar a facturilor de dup
eveniment;
Trebuie s se ia n calcul o anumit rezerv de
siguran fiindc mereu vor exista un numr de refuzuri
fr preaviz i de non-venii anuna i. n caz contrar,
eliminarea acestor rezerve ar conduce la cheltuieli
suplimentare (taxe de stornare i costuri suplimentare n
caz de deficite).
Avansurile ctre prestatorii de servicii trebuie limitate
la pli pentru execuii anticipate
i garan ii,
proporionale cu cantitatea de produse solicitante de
noi.

CUM DIN PERSPECTIVA

PLANIFICRII I ORGANIZRII
! Evenimentele sunt proiecte.

Management automat al evenimentelor

software-uri speciale pentru acestea, ns sunt
limitate
preponderent
la
administrarea
participanilor.
Nu exist un software pentru evenimente
pentru TOATE necesitile.

MANAGEMENTUL MANUAL AL
EVENIMENTELOR:

mprirea proiectului n pai mici i explicii;

Unul dintre instrumentele care permite un bun control
pe parcursul proiectului l reprezint PLANUL DE
LUCRU sau DIVIZIUNEA STRUCTURAT a
ACTIVITILOR (DSA).

Are urmtoarele funcii:

Ajut la mprirea proiectului n sarcini i
activiti mai mici;
Ajut coordonatorul proiectului s identifice toate
sarcinile necesare;
Ajut la stabilirea unui consens n legtur cu
ndeplinirea sarcinilor;
Ajut la ncadrarea activitilor n timp sau n
anumite costuri;
Aceast abordare este cunoscut i sub numele de
abordare de sus n jos, manier ce ajut la
identificarea sarcinilor urgente i la evoluia
logic a acestora.

Diviziunea structurat a activitilor:

I. Etap: Pregtirea proiectului;
Activitatea 1: Recrutarea membrilor echipei de proiect;
Subactiviti:
1.1. Recrutarea celor mai buni candida i astfel nct proiectul s fie un succes;
1.2. Descrierea activitii fiecruia;
1.3. Selectarea membrilor:

Activitatea 2: Familiarizarea echipei cu planul de proiect;

Subactiviti:

2.1. Prezentarea principalelor coordonate ale proiectului;

2.2. edine de brainstorminh
Activitatea 3: Identificarea unor eventuali nlocuitori pentru acei
membri ai echipei care nu pot participa la proiect sau care doresc
s se retrag etc.

alctuirea unei agende/ organizator al evenimentului

tabl de materii;
n desfurarea unui proiect am putea porni de la
conceptul i bugetul evenimentului;
pentru a cuprinde concret, clar i sistematic proiectul ntr-o
hart a minii, autorul recomand utilizarea metodei
mind-mapping;
este necesar ca toi paii evenimentului s fie ncadra i ntrun flux cronologic al desfurrii unui proiect;

Model de tabl de materii a organizatorului de proiect:

1.

2.

3.
4.

5.

6.
7.
8.
9.
10.

Organigram: responsabilul de proiect cu funciile i

competenele lui;
Lista de contacte: a responsabililor de proiect, prestatorii de
servicii i persoanelor de contact;
Clieni: corespondena;
Conceptul: brief-ul, rebriefing, schia ideii, conceptul,
cercetarea, prezentarea;
Protocolul: ntlniri, rapoarte ale vizitelor, nsemnri pe
documente;
Sarcini: lista de verificare;
Desfurarea: planul regiei, scenariul;
Planuri: locaia, amplasare, ci de acces;
Finane: calculaie, facturi;
Mecanisme: participani, PR, program, locaie impozite etc.

TERMENELE LIMIT
trebuie

fixate astfel nct s avem suficient timp

pentru eventualele schimbri;
Instrumente ce permit structurarea ct mai eficient a
timpului pe parcursul proiectului:
1. Calendarul graficul Gantt;
2. Metoda drumului critic (MDC);

1. CALENDARUL- GRAFICUL
GANTT

instrument de planificare utilizat n

managementul de proiect, ce ofer o ilustrare
grafic a unui proiect i ajut la coordonarea
i monitorizarea unor sarcini specifice din
cadrul proiectului;

2. METODA DRUMULUI CRITIC

(MDC)
se folosete pentru a determina lungimea proiectului i
pentru a identifica activitile importante;
Calculeaz urmtoarele:
Cea mai timpurie dat la care o activitate poate s nceap
sau s se termine, precum i cea mai timpurie dat la care
se poate finaliza un proiect;
Cea mai ndeprtat dat la care o activitate poate s
nceap sau s se finalizeze fr s aib ca efect finalizarea
mai trziu a proiectului;
Ct de mult poate fi ntrziat fiecare activitate fr s
cauzeze finalizarea cu ntrziere a altor activit i;
Activitile critice, care vor conduce la ntrzierea
ntregului proiect dac ele sunt ntrziate.

STABILIREA PRIORITILOR I
DELEGAREA
Stabilirea prioritii sarcinilor n matricea
Eisenhower:
Important
Neimportant
Urgent

Trebuie s reacionm
personal imediat.

Trebuie s reacionm
din motive legate de
timp, dar poate fi
realizat i delegnd o
alt persoan.

Mai poate fi
amnat

Rezolvarea poate fi
amnata sau delegat.

Coul de gunoi /
sertarul cu hrtii;

nregistrm termenele i sarcinile ntr-o list de

verificare;
Planul regizoral cuprinde indicaii privind modul de
aciune i interveniile necesare pentru punerea n scen
i organizarea evenimentului.
Scenariul cele mai importante informaii cu privire la
punerea n scen, prevzute n planul desfurrii i n
textele moderatorilor, oratorilor i actorilor.
Trebuie s ne gndim la detaliile relevante din punctul de
vedere al siguranei.
Acordarea libertii de aciune trebuie s lum de la
comitet o confirmare scris a libertii de aciune;