Hoja de trabajo y ajustes

de cuentas
Elaborado por :
Gilberth Rey Vallejo
Daniela ruenes

HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo es una herramienta contable
considerada como un borrador de trabajo para el
contador, que permite al usuario poder observar el
ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se
haya obtenido algn error, a la vez permite analizar
los movimientos en los cargos y abono

AJUSTES
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una
cuenta a su valor correcto.
Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su
saldo correcto, por cuanto estos valores servirn de base para
preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas
presentan diferencias, es necesario ajustarlos, mediante un registro
contable llamado asiento de ajuste

AJUSTES ORDINARIOS
Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo
contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Como soporte se elabora
una nota de contabilidad. Este tipo de ajustes afecta, entre otras las siguientes cuentas

Caja

Bancos

Provisiones y deudas de difcil cobro

Inventario de mercanca

Depreciacin acumulada

Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

Ingresos recibidos por anticipado

Ingresos por cobrar

Costos y gastos por pagar

Provisiones para obligaciones laborales

AJUSTES A CAJA
Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar arqueo, debe
compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin pueden
presentarse los siguientes casos:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros.

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Faltante por dineros dispuestos por el cajero pagados de ms.

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros.

Ingresos recibidos por el cajero no registrados.

Otros valores sobrantes en la caja.

El valor total del arqueo de caja coincide con el saldo en libros

AJUSTE A LA CUENTA BANCOS

(CONCILIACION BANCARIA)
Para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el saldo
del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
Extracto bancario es el documento que elaboran mensual o trimestralmente los
bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente, en el
que relacionan de forma parcial y total el movimiento de la cuenta.
Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar
por cada diferencia encontrada, las ms frecuentes pueden ser:

Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad

bancaria

. Por valores que aparecen en el extracto y que an no se han registrado en la

empresa. En este caso la empresa debe realizar ajustes, as:

Por notas dbito y notas crdito emitidas por el banco.

Consignaciones no registradas en libros entre otros.

PROVISION DE CARTERA
El valor de cartera est constituido por los saldos que adeudan los clientes por
venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su
valor correcto, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar
por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros
casos fortuitos, por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del
saldo de cartera, y en el balance general, en la seccin de activos, presentar el
valor neto a cargo de los clientes.
La provisin en cartera es la apropiacin que la empresa debe calcular
para proteger la cartera de difcil cobro o recuperacin. Su valor
constituye un gasto que disminuye al activo

METODOS PARA CALCULAR PROVISION DE

CARTERA
Provisin individual de cartera: se acepta como provisin individual hasta 33%
anual del valor nominal de cada deuda con ms de un ao de vencida.

Provisin general: con base en el vencimiento de los saldos por cobrar de cada
cliente, este mtodo consiste en determinar la provisin por medio de porcentajes
variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento.

Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisin representa un gasto operacional

para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisin por cualquiera de los
procedimientos anteriores, se compara este valor con el saldo de la cuenta
provisiones y se realiza el ajuste necesario; se aumenta o disminuye el valor del
gasto y la provisin, segn el caso que se presente.

DEUDAS DE DIFICIL COBRO

(cancelacin de cuentas incobrables)
Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido
recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difcil
cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a
castigar esta cuenta contra provisiones

Reclasificacin de la deuda por difcil cobro

Castigo de la deuda por incobrable

AJUSTES DE INVENTARIOS Y
PROVISION
Cuando por error los proveedores entregan ms mercancas o en caso contrario, a los clientes
se les despacha menos, y no habiendo reclamo, se presenta un sobrante y debe realizarse un
ajuste por la diferencia; para ello, se debita la cuenta mercancas no fabricadas por la
empresa y se acredita una cuenta de ingreso.
En este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia; para
ello, se acredita la cuenta 1435 y se debita la cuenta segn la razn que haya ocasionado el
faltante as:

Porque las mercancas perdieron su peso de forma natural, ya sea por deshidratacin,
evaporacin o algn caso fortuito.

Perdida de mercancas por irresponsabilidad del almacenista: en este caso, el valor del
faltante se carga a la cuenta del empleado.

AJUSTE POR DEPRECIACION DE

ACTIVOS FIJOS ( P.P.E)
La depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos
tangibles se desgastan durante la vida til.
Vida til es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, plante y equipo
contribuir a la generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario considerar
la vida til legal reglamentada por el Estatuto Tributario o una vida til tcnica fijada de
acuerdo con las especificaciones de fbrica.

Mtodos de Depreciacin de activos fijos

La depreciacin se calcula sobre el costo de los bienes, constituido por el precio de
adquisicin, incluye impuesto a las ventas, de aduana y otros, adems de adiciones y
gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. Existen dos mtodos:
Mtodo de la lnea recta: la depreciacin se liquida por un valor constante para los
aos de vida de los activos. La frmula utilizada para calcular el valor de la depreciacin
es:
depreciacin anual = costo del activo/ vida til asignada
Depreciacin de activos con vida til diferente: cuando una empresa compra
computadores, maquinaria y equipo de tecnologa, puede fijarles un tiempo de vida til
menor que el establecido por la legislacin, considerando nicamente la naturaleza del
activo, su capacidad de produccin o su obsolescencia inminente.
Mtodos de suma de los dgitos de los aos de vida del activo: es un sistema de
depreciacin acelerada, segn el cual de los activos fijos se deprecian ms durante los
primeros aos de vida y menos durante los ltimos aos. La frmula utilizada en este
mtodo es:
Depreciacin= Costo* factor de depreciacin

AMORTIZACION DE DIFERIDOS
Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha
comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de
forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos
pagados por anticipado.
Una caracterstica de los activos diferidos es que a medida que se causan
disminuyen y se convierten en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la
cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido. Deben contabilizarse
hasta que el beneficio econmico est consumido en su totalidad

AJUSTE DE INGRESOS POR COBRAR

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe
realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya
causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una
cuenta de activo denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta
respectiva de ingresos.

AJUSTE POR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha
contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El
valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa;
para ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta
costos y gastos por pagar

CONSOLIDACION DE PRESTACIONES
SOCIALES (ajuste de obligaciones laborares)
Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales, al finalizar el
periodo contable deben hacerse los clculos y asientos de ajuste por este
concepto, el procedimientos es el siguiente:
Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajados con el respectivo
periodo y se compara el valor total de la liquidacin con el valor registrado en
libros, en la cuenta 2610
Si el valor de la liquidacin es mayor que el saldo en libros, se elabora el
ajuste por el valor de la diferencia; se debita la cuenta de gastos y se acredita
la cuenta 2610 para obligaciones laborales
al cierre del periodo contable deben consolidarse las prestaciones sociales, con
un dbito en la cuenta 2610 para obligaciones laborales, y un crdito en la
cuenta correspondiente, del grupo 25, denominada obligaciones laborales, por
las prestaciones sociales consolidadas.

AJUSTE A LA UNIDAD DE MEDIDA

TASA DE CAMBIO: los valores representados en moneda extranjera
como divisas, ttulos, derechos, depsitos, inversiones, deudores,
proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la
respectiva moneda, a la fecha del cierre.
COTIZACIN DE LA UVR: los valores de la UVR se ajustarn con
base en su cotizacin al final del mes o del ao respectivo, con
cargo a gastos, o abono a ingresos financieros, segn el caso; salvo
cuando deba capitalizarse.

COMPROBANTE DE AJUSTES O
BALANCE DE COMPROBACION
Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable.
Las partes y el proceso de elaboracin son los mismos del comprobante de
contabilidad. Por contener nicamente asientos de ajuste, se le denomina
comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo,
como ajustes

Se traslada a la columna de la hoja de trabajo y a los libros de contabilidad, para

que las cuentas reflejen su saldo correcto, as:

A los libros auxiliares, los valores de la columna parciales.

Al libro diario, el total de los dbitos y crditos de cada cuenta.

Al libro mayor como un movimiento.

PARTES DE LA HOJA DE TRABAJO

Encabezamiento: formado por la razn social, el NIT, el nombre del documento y la
fecha del periodo por el cual se elabora.
Secciones:

Nmero de orden de las cuentas

Nombre de las cuentas

Cdigo de cuentas

Balance de comprobacin con dbitos y crditos

Ajustes con dbitos y crditos

Balance ajustado con dbitos y crditos

Ganancias y prdidas con dbitos y crditos

Balance general con dbitos y crditos

PROCESO DE ELABORACION DE HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo se desarrolla as:

En la columna de cuentas y cdigo: se registran ordenadamente los nombres y el cdigo

de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo
de cuentas y con los datos del libro mayor.

Balance de comprobacin o balance de prueba: a esta seccin se trasladan los saldos de

las cuentas del libro mayor, antes de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable.

Ajustes: a esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron
ajustadas; si se requieren nuevas cuentas se escriben al final de la hoja de trabajo y se
adicionan igualmente en el libro mayor. En la suma de esta columna, deben
comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de crditos.

Balance ajustado: para diligenciar esta seccin se procede de igual forma que en la
columna saldos siguientes del libro mayor y balances as:

Las cuentas no tuvieron movimientos en la seccin de ajustes se trasladan directamente

del balance de comprobacin a la seccin del balance ajustado, a su respectiva columna
segn sea dbito o crdito

Las cuentas que no tuvieron saldo en la seccin del balance de comprobacin y

movimiento en la seccin de ajustes, se suman y pasa un solo valor con saldo dbito
o crdito al balance ajustado.

Ganancias y prdidas: a esta seccin se trasladan los saldos de las cuentas nominales
como van a quedar en la cuenta de ganancias y prdidas; esto es, al debe las cuentas
con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo
crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas.

Balance general: a esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que
aparecen en el balance ajustado. As, en el debe se registran las cuentas de activo,
sin olvidar incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicia;
adems, la prdida del ejercicio, cuando se presente.