ELEMENTOS TERICOS Y METODOLOGICOS

PARA EL LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS

EN
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
EDUCACIN.

Objetivo
Suministrar al personal de Direccin General de Registro y
Control Acadmico una introduccin a los elementos
tericos relacionados con la Gestin por Procesos, y las
herramientas metodolgicas para el levantamiento de los
Procesos en el MPPE, como parte del Plan de
Reinstitucionalizacin que se adelanta en el Despacho.

Atribuciones

Formular planes para el desarrollo del Sub-sistema de Educacin Bsica, en conjunto

con los otros Despachos de los Viceministros o Viceministras del Ministerio del Poder
Popular para la Educacin.
Planificar y coordinar el proceso de supervisin del funcionamiento del Sub-sistema de
Educacin Bsica.
Planificar y coordinar el proceso de diseo, implementacin, actualizacin permanente y
evaluacin del currculo educativo.
Planificar, coordinar y dirigir lo relativo al registro y control acadmico.
Disear, ejecutar, hacer seguimiento y evaluacin de los programas de formacin
permanente para el personal docente del Sub-sistema de Educacin Bsica.
Disear y desarrollar las estrategias y recursos para el aprendizaje.
Planificar y coordinar el desarrollo de la modalidad de educacin intercultural en
articulacin con el Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de pueblos
indgenas.
Coordinar el Centro Nacional para el Mejoramiento de la Enseanza de la Ciencia
(CENAMEC)
Coordinar la Fundacin Bolivariana de Informtica y Telemtica (FUNDABIT) en relacin
con la produccin de contenidos para los recursos para el aprendizaje.
Participar en el control de la gestin educativa.

Estructura Transitoria segn

Organigrama

G.O..N 40.375
Despacho
Despachodel
del
Viceministro
Viceministro
de
deEducacin
Educacin

de fecha 19- 03- 2014

Direccin
DireccinGeneral
General
de
de
Currculo
Currculo

Direccin
DireccinGeneral
General
de
de
Formacin
FormacinDocente
Docente

Direccin
DireccinGeneral
General
de
de
Recursos
Recursospara
paraelel
Aprendizaje
Aprendizaje

CENAMEC
CENAMEC

Direccin
DireccinGeneral
General
de
de
Registro
RegistroyyControl
Control
Acadmico
Acadmico

FUNDABIT
FUNDABIT

Direccin
DireccinGeneral
General
de
de
Supervisin
SupervisinEducativa
Educativa

Direccin
DireccinGeneral
General
de
de
Educacin
Educacin
Intercultural
Intercultural

Que vamos a hacer en el taller?

Discutiremos los Fundamentos Tericos de la
Gestin por Procesos.
Efectuaremos unos
ejercicios en equipos para
cubrir todas las fases de
una dinmica de
Levantamiento de
Procesos:

1. Identificacin
2. Configuracin
3. Mapas

Se suministrarn elementos a ser

considerados en la fase de
evaluacin de un Proceso

Sistema
Totalidad percibida de un conjunto de partes interactuantes
que estn en permanente cambio por las interrelaciones
que establece con su entorno

Gestin por Procesos

La Gestin por Procesos constituye un modelo de
operacin que facilita la mejora continua en el
funcionamiento de las actividades de una organizacin,
debido a que implica la identificacin, seleccin,
descripcin, documentacin de los procesos.
Su principal objetivo es mejorar los resultados de la
organizacin a travs de la consecucin de niveles
superiores de satisfaccin de los usuarios externos
(ciudadanos) e internos.

Distintos Elemento de un
Proceso
PROVEEDORE
S

ENTRADAS

TRANSFORMACI
N

SALIDAS

USUARIOS

RESPONSABLE

INDICADORES
Retroalimentacin

PROVEEDORES
Internos
Externos

ENTRADAS
Insumos

TRANSFORMACI
N

RECURSOS
(Medios)

SALIDAS

Productos
Servicios

USUARIOS
Internos

Externos

Proceso
Una actividad que utiliza recursos, y que se
gestiona con la finalidad de permitir la
transformacin de elementos de entrada
en resultados

Objetivos de la Gestin por

Procesos
Entender las diferencias de alcance entre la mejora
orientada a los procesos (qu y para quin se hacen las
cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las
funciones

(cmo

se

hacen

las

cosas).

As

el

departamento no es ms que un eslabn de una cadena

(el proceso) al que aade valor.

Continua

Objetivos de la Gestin por

Procesos

Establecer una organizacin en torno a los resultados, no

a las funciones y tareas.

Organizar la realizacin de las actividades del proceso as

como los puntos de toma de decisiones, lo ms cerca
posible al lugar de contacto con el usuario.

Entender las diferencias de alcance entre la mejora

orientada a los procesos (qu y para quin se hacen las
cosas) y aquella enfocada a los departamentos o a las
funciones (cmo se hacen las cosas). As el departamento
no es ms que un eslabn de una cadena (el proceso) al
que aade valor.

Diferencias entre una Gestin por Procesos y

la Organizacin Funcional Tradicional
Gestin Funcional

Los Procesos estn

ocultos.
Indicadores por
desempeos.
Personal a cargo de
tareas y controlado.
Gerente controlador.

Gestin por Procesos

Los Procesos estn

visibles.
Indicadores para
resultados a todo lo
largo del proceso.
Personal facultado
empoderado.
Gerente lder / Formador

En la gestin por procesos es fundamental pensar

porqu y para quin se hacen las cosas en lugar
de cmo se hacen las cosas.

 Qu debe lograr la Gestin por

Procesos ?

*Reducir los costos internos innecesarios, eliminando las

actividades que no aportan valor al usuario.

*Acortar los plazos de entrega del producto o servicio.

*Mejorar la calidad y el valor percibido por el usuario.

*Incorporar actividades adicionales de bajo costo y cuyo

valor sea fcil de percibir por el usuario (informacin, por
ejemplo).

mbito de la Gestin por Procesos

Se debe aplicar a todas las actividades de la organizacin, en
particular a los procesos claves para el xito y que tienen
normalmente una mayor incidencia sobre la satisfaccin de las
necesidades del usuario externo.
Para ello es necesario:

*Disear los procesos

*Controlar los procesos

*Analizar los procesos

*Medir los resultados

*Efectuar la mejora contina

Pirmide de Procesos
M acro
Proce sos

P rocesos
S u b -P r o c e so s
A c tivid ad e s
Tareas

Pirmide del Proceso y Lderes del

Proceso
(Unidad Organizativa)
Ministro
Macro
Proceso
Proceso

Sub-Procesos

Viceministros Directores
Generales

Actividades

Tareas

Otras Unidades de la
Organizacin

Levantamiento de Procesos (Fases)

IDENTIFICACIN
DE
PROCESOS

EVALUACIN
DE
PROCESOS

CONFIGURACIN
DE
PROCESOS

MAPA
DE
PROCESOS

Misin
Identificacin de la Razn de ser del Proceso
Qu hacemos ?
(Productos / Servicios)

Para quin lo hacemos ?

(Usuarios)

Cmo lo hacemos ?
(Actividades)

Misin
Definicin del primer equipo
Coordinar el diseo, el desarrollo, control y evaluacin de la poltica pblica
educativa que se desarrolla en las instituciones educativas del Subsistema de
Educacin Bsica, en articulacin con los otros Viceministerios; formulando
polticas, planes, programas y proyectos contenidos en el Currculo Nacional
Bolivariano, la formacin permanente de los docentes, recursos para el
aprendizaje, el registro, control y evaluacin.
Definicin del segundo equipo
Dar cumplimiento a las polticas pblicas educativas y generar de forma
articulada y coordinada planes, programas y proyectos del Currculo Nacional
Bolivariano, atendiendo la formacin permanente, la supervisin educativa, los
recursos para el aprendizaje y el registro y control de los y las estudiantes
correspondientes a los niveles y modalidades del Subsistema de Educacin
Bsica, a travs de un proceso de acompaamiento, seguimiento y control, a fin
de impulsar dichas polticas y reorientarlas en caso de ser necesario.

Identificacin de Procesos
Accin racional dirigida a precisar los
procesos que se ejecutan en una
organizacin.
Cmo proceder ?

Definir
Definirla
laMisin
Misin

Identificar
Identificar los
los
Productos
Productos
oo
Servicios
Servicios

Sealar
Sealarlos
los
Procesos
Procesos
Intervinientes
Intervinientes

Mapa de Procesos

*Proporciona la adopcin de un lenguaje que facilita las

comunicaciones entre los componentes de una
organizacin.

*Permite identificar las interacciones existentes entre los

procesos con lo cual se facilita su gestin.

*Es un eslabn necesario entre el marco de referencia y

las practicas cotidianas de la organizacin.

*Facilita el abordar un programa de mejoramiento

continuo.

Clasificacin de Procesos
E s tr a t g ic o s
D e A poyo

C la v e s

Componentes del Mapa de Procesos

Procesos
Estratgicos

1.2

Usuarios

Proveedores
1.1 Cadena de Valor

Procesos
De Apoyo

1.3

2. 1 De
Entrada

2. Lmites

2. 2 De
Salida

Vistos como un todo constituyen la razn de ser de la

organizacin. sus productos estn relacionados directamente
con su misin.

Ejemplo a Nivel Macro:

Sistema de Mercados Alimenticios

Planificacin
Planificacin
de
deCompras
Compras

Compras
Compras

Recepcin
Recepcin

Despacho
Despacho

Ventas
Ventas

Almacenamiento
Almacenamiento

27

Procesos Estratgicos
Son responsables por proporcionar directrices, lineamientos,
establecer los objetivos y efectuar el control de gestin de la
organizacin. Adems son responsables por la direccin de
procesos de alto valor agregado.
Ejemplo a Nivel Macro:

Orientacin
Orientacin
Estratgica
Estratgica

Plan
Plan
Estratgico
Estratgico

Seguimiento
Seguimientoyy
Evaluacin
Evaluacinde
de
lalaGestin
Gestin

Innovacin
Innovacin
YYDesarrollo
Desarrollo

Gestin
Gestindel
del
Conocimiento
Conocimiento

Pasos para la Construccin de los Mapas

de Procesos
1. Darle nombre a la organizacin.
2. Precisar los lmites del Mapa de Procesos.
3. Identificar los Procesos Claves.
4. Construir la Cadena de Valor.
5. Identificar los Procesos Estratgicos.
6. Identificar los Procesos de Apoyo.
7. Armar el Mapa de Procesos.
8. Repasar todos los puntos anteriores.

1.

Procesos Clave:
Construccin de la Cadena de
Valor. las actividades que
Defina en forma secuencial
integran la cadena.

2. Precise los procesos situados lnea arriba, el primero

de ellos es que el que recibe las demandas de
informacin servicios o productos de su cliente, luego
mantenga la secuencia del proceso 1 al 2 y as
sucesivamente, hasta llegar al ltimo proceso (lnea
abajo), el ultimo es el que entrega el producto o
servicio al usuario.

Modalidades de Expresin Grafica de

los Procesos Claves
Caso 1: Lineal

11

22

33

44

55

44

55

Caso 2: Se produce un salto

11

22

33

Caso 3: Lneas en paralelo con actividades de inicio y fin comunes

22

33

44

55

66

77

11

88

Identificar los Procesos Estratgicos

Qu procesos al interior de la organizacin se
requieren para que los procesos claves se ejecuten
conforme a directrices, lineamientos y estrategias
especficas, que contribuyan al logro de sus objetivos
y al cumplimiento de su misin?

Identificar los Procesos de Apoyo

Qu procesos al interior de la organizacin se
requieren para que los procesos claves cuenten con
apoyo tcnico y administrativo que contribuyan al
logro de sus objetivos y al cumplimiento de su
misin? Cuales deben ser auto- provedos?

Evaluacin

Evaluacin de Procesos

Entradas
Actividades
Salidas
Indicadores de
Gestin
Recursos
Documentos

EVALUACIN
DE
PROCESOS

Suficientes , oportunas ?
Suficientes , redundantes ?
Usuarios satisfechos ?
Idneos, oportunos ?
Suficientes, actualizados ?
Actualizados ?

Taller Inicial con los

Viceministro y
Directores Generales.

Taller con Direcciones

Generales.

-Elaborar Misin.
-Identificar.
-Procesos.

Identificacin
de sub-Procesos
Y
Actividades

1 Da

6 Das

Anlisis Equipo del

Procesamiento del
Ministerio

-Configurar
Procesos.
-Elaborar
Grafico del
Proceso

2 Das

Verificacin de
trabajo con
Direcciones
Generales.

-Validacin
-Configurar y
-Grafico

3 Das

Reunin de Trabajo
Con Viceministro y
Directores Generales

-Validacin
Final

1 Da