Pola Jurnal Khusus Penjualan

dan Penerimaan Kas pada Hotel

Kelompok : 5
Made Hardy Suardinatha
Ni Luh Gede Krisna Dewi
Nyoman Tri Nurasta Amerta Jaya
Putu Delsi Nia Sarca
I Gusti Putu Mira Wianti
Vazria Ulfa Liandini
Ni Nyoman Trysedewi Mahaputri

JURNAL KHUSUS PENJUALAN PADA HOTEL

Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang
berasal dari penjualan kamar (Rooms Revenue), penjualan
makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage
Revenue), dimana di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya
menjual barang.
Perputaran penjualan di hotel terjadi relatif cepat,
walaupun dalam jumlah nominal yang relatif kecil. Oleh
karena itu, diperlukan sistem pengendalian penjualan yang
memadai.
Jurnal penjualan merupakan salah satu dokumen
akuntansi yang membantu menelusuri penjualan harian hotel.
Jurnal penjualan di hotel ditangani khusus oleh fungsi yang
menangani penjualan, yang biasanya disebut Income Auditor.

Seperti halnya pada jurnal khusus lainnya, jurnal

penjualan pada hotel menerapkan prinsip dasar akuntansi
seperti debet = kredit. Pada jurnal penjualan debet adalah
piutang, sedangkan kredit adalah penjualan. Fungsi
pengendalian internal dan internal cek oleh fungsi Income
Auditor biasanya dilakukan bila terjadi perbedaan laporan
antara fungsi Front Office dengan Housekeeping, dan
perbedaan laporan antara kas yang seharusnya disetor
dengan jumlah kas yang sebenarnya disetor oleh kasir (Front
Office Cashier dan Cashier Outlet).

Contoh desain pola dan isi dari jurnal penjualan pada

hotel adalah sebagai berikut:
Bulan : Mei 2007

BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR

PENJUALAN
Penjualan Kamar
1. Reservation
2. Front office
3. Bellboy
4. Roomboy
5. Housekeeping
6. Night Audit
7. Income Auditor
8. Bagian kredit
9. Account
Receivable

Penjualan Makanan dan

Minuman
1. Waiter/Waitress
2. Kasir
3. Kitchen
4. Income Auditor
5. Bagian kredit
6. Account
receivable

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Penjualan Kamar
1. Guest bill
2. Form A
3. Reservation form
4. Room count sheet
5. Room sales recapitulation
6. Remittance of fund

Penjualan Makanan dan

Minuman
1. Restaurant and Bar Order
2. Restaurant
and
Bar
Check/Bill
3. Restaurant
and
Bar
Summary of Sales
4. Remittance of fund

PROSEDUR PENJUALAN
1. Prosedur Penjualan Kamar
a.Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu
ataupun melalui agen perjalanannya kebagian reservation yang
selanjutnya akan membuat reservation form (RF) dan mencatatnya dalam
daftar kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form tersebut ke
pihak FO, Roomboy, Housekeeping dan kredit sebagai informasi.
b.Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya
dengan salian RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan
menandatangani form A lalu memanggil bellboy dan memberikan kunci
kamar kepada bellboy untuk mengantar tamu.
c.Setelah tamu kekamar, FO akan membuatkan bill untuk tamu tersebut,
kemudian memasukkannya pada rak untuk masing-masing kamar yang
ada di FO.
d.FO mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap
pemakaian kamar pada bill, dan membuat room sales recapitulations
(RSR), kemudian memasukkan hasil penjualan dan RSR ke remittance of

PROSEDUR PENJUALAN
1. Prosedur Penjualan Kamar
f. Pada tengah malam night audit akan mengecek kembali hasil kerja FO
pada hari tersebut.
g.Keesokan harinya ROF akan dikirim ke back office dan diterima oleh
income audit, yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan
memilahnya, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke general
cashier, dan untuk sisanya diserahkan ke account receivable.
h.Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan
membuat daily of sales sebagai informasi kepada pihak manjemen tentang
tingkat penjualan kamar, makanan dan minuman, dan pendapatan lain,
serta informasi tingkat hunian dan informasi lain dalam hari kemarin.
i. Account receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice
ke pihak agen perjalanan.

PROSEDUR PENJUALAN
2. Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman
a.Tamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk oleh waiter,
yang selanjutnya menyodorkan menu dan menyiapkan restoran and bar
order (RBO), serta mencatat setiap order tamu pada RBO.
b.RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta, dan ke
kasir outlet untuk menyiapkan restoran and bar bill (RBB).
c.Setelah selesai, tamu akan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tamu
tidak membayar tunai, maka tamu akan diminta untuk menandatangani
RBB untuk nantinya dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu.
d.Pada akhir shift, kasir membuat restoran and bar summary of sales (RBSS)
dan memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF, kemudian menitipkannya
pada safe deposit box yang ada di FO, untuk dikirim ke back office pada
keesokan harinya.

LAPORAN YANG DIHASILKAN

Penjualan Kamar

Penjualan
Minuman

Daily of Sales

Makanan

dan

JURNAL KHUSUS PENERIMAAN KAS PADA HOTEL

Sumber-sumber penerimaan kas hotel terdiri dari penjualan
tunai untuk jasa-jasa yang ditawarkan (kamar, makanan,
minuman, cucian dan komunikasi), pengutipan piutang atau
pembayaran rekening city ledger, dan penerimaan tunai dari
pendapatan lain-lain.
Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan
tunai dari outlet, hasil penjualan yang diterima front office saat
tamu check out, dan hasil pengumpulan piutang dari agen.

Contoh desain pola dan isi dari jurnal penerimaan kas

pada hotel adalah sebagai berikut:
Bulan : Maret 2007

BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR

PENERIMAAN KAS

Penjualan Kamar
1. Front
Office
Cashier
2. Night audit
3. Income Audit
4. General Cashier

Penjualan
Makanan dan
Minuman
1. Cashier outlet
2. Night audit
3. Income audit
4. General cashier

Pengumpulan
Piutang dari Travel
Agent
1. Account
receivable
2. Collector
3. General cashier

Penerimaan
Uang Muka
1. Reservation
2. Front
office
cashier
3. Night audit
4. Income Audit
5. General cashier

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Penjualan Kamar
1. Guest bill
2. Room Sales
Recapitulation
3. Remittance of
Fund

Penjualan
Makanan dan
Minuman
1. Restaurant and
Bar Bill
2. Restaurant and
Bar Summary of
Sales
3. Remittance of
Fund

Pengumpulan
Piutang dari Travel
Agent
1. Guest bill
2. Reservation Form
3. Agent Voucher
4. Invoice
5. Cash Receipt

Penerimaan
Uang Muka
1. Cash Receipt
2. Reservation Form

Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan

dan Minuman, dan Outlet Lainnya
1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan
beserta bukti pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian
menitipkan ROF pada front office,yang selanjutnya akan di cek
olehnight audit.
2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan keincome audit yang akan
melakukan pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan
yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler
cheque pada general cashier.
3. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari
masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas,
mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan
kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari

Agen
1. Account receivableakan memantau umur piutang dari agen sesuai
waktu jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan
penagihan, account receivable akan menyiapkan daftar penagihan
piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent
voucher,dan lain-lain), dan menyiapkan cash receipt.
2. Account
receivable
akan
meminta
persetujuan
darihead
departemen,kemudian memberikan data tersebut pada collectoruntuk
melakukan penagihan kepada agen.
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general
cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian
collector akan menginformasi-kan pada account receivable, yang
mencatat pada kartu piutang agen.

Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka

1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat
reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front
office cashier, dengan membuatkancash receipt dilampiri reservation
form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan
me-masukkannya dalam ROF bersama-sama dengan dokumen hasil
penjualan kamar lainnya.
2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan
dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah
tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel.
3. Pada esok harinya,general cashierakan menerima uang muka tersebut
dan mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier
akan menginfor-masikan pada account receivable akan adanya
pembayaran uang muka tersebut.

LAPORAN YANG DIHASILKAN

General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat
olehgeneral cashierpada akhir periode yang berisi semua penerimaan
kas.

SESI
DISKUSI