DIDEDUC CHIQUIMULA

Unidad de Inventario

BIENVENIDOS

LEGISLACION VIGENTE
EN MATERIA DE INVENTARIOS
Circular 3-57 Direccin de Contabilidad del Estado
Acuerdo gubernativo 217-94, Reglamento de
Inventarios.
Decreto 103-97 Baja de Bienes de Metal.
Acuerdo gubernativo 779-98 Reglamento Baja de
Bienes de Metal. Modificado mediante el Acuerdo
Gubernativo 226-2004

Qu es la unidad de
Inventario?

Realizar las adiciones a los libros de Inventarios de los

bienes adquiridos, as como su ingreso al sistema
SICOIN-WEB, elaborar las certificaciones de Adicin a
inventario correspondientes para su
entrega a
Contabilidad del Estado del
Ministerio de Finanzas
Pblicas.
Ingreso y registro de informacin relacionada con los
activos fijos de la institucin al sistema SICOIN WEB.
Orientar y capacitar a Directores de establecimientos
educativos oficiales sobre la administracin inventarios.
Suscribir y certificar actas relacionadas con los bienes
del inventario.
Efectuar los trmites de baja a los bienes de los activos
de la Direccin por perdida, robo, deterioro, destruccin
u otros siguiendo el proceso establecido para cada
variable.

ADMINISTRACIN DEL
INVENTARIO
BIENES NO
FUNGIBLES(ACTIVO
S FIJOS)

BIENES FUNGIBLES

BIENES
BIENES NO
NO FUNGIBLES
FUNGIBLES
Son todos aquellos que no pueden ser sustituidos
por otros de la misma especie calidad y cantidad,
pues si se reemplazan pueden cambiar su valor,
cantidad y calidad; que son menos susceptibles al
rpido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en
cuanto a su existencia.

LISTADO BIENES NO FUNGIBLES

Mesas de madera y metal
Pupitres y mesas uni o bipersonales
Equipo de Computacin
(computadoras impresoras, ups,
etc.)
Estantes de metal y madera
Sillas de madera y metal
Puertas de madera y metal
Vehculos de dos y cuatro ruedas

BIENES FUNGIBLES
Son todos aquellos bienes que pueden ser
reemplazados o substituidos fcilmente por otros
de la misma especie, calidad, cantidad, nmero,
medida y valor, o que se deterioran fcilmente.

LISTADO DE BIENES FUNGIBLES

1
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5
6
7
8
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11
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19

Engrapadoras
Cortinas de tela
Gabachas
Camisas
Sombreros
Libros
Diccionarios
Percheros
Pinturas, cuadros
Manuales
Leyes
Libros en general
Ceniceros
Mangas de asbesto
Gabachas de asbesto
Extensiones elctricas
Perforadores
Basureros plsticos
Condecoraciones, plaquetas, medallas, trofeos

CONTINUA LISTADO DE BIENES FUNGIBLES

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30
31
32
33
34
35
36

Maletines
Linternas de mano
Insignias o botones
Cables para seales o corriente
Guantes
Valijas
Papeleras plsticas o acrlicas
Archivadores de diskettes
Regletas de conexin
Sellos fechadores
Bolsas de cuero
Convertidores
Bases para bolgrafos
Tijeras
Escudos
Pabellones
Ollas, sartenes, cucharones

Requisitos para los que no tienen

libro de inventario y auxiliar
1.

Elaborar carta de solicitud

2.

Nombre de la escuela y ubicacin.

No. de folios del libro
Indicar el numero de libro
Dirigida a Licda. Sonia Arriaga de Ico, Jefe delegacin
Departamental, Contralora General de Cuentas.
Firmas del Director de la Escuela y VoBo. Del Director
Departamental de Educacin Jefa del Departamento
Administrativo Financiero.

Presentar carta a la unidad de inventario

Presentar carta de solicitud y libro autorizar a la unidad de

inventario para revisin
y elaboracin de conocimiento
posteriormente trasladarla al despacho para firma del Director
Departamental.

Esquipulas, 14 de Junio de 2013

Licenciada:
Sonia Arriaga de Ic
Contralora General de Cuentas
Jefe Delegacin Departamental

Reciba un cordial saludo de paz y armona.

El motivo de la presente es para solicitarle la autorizacin del libro de Inventario General y Auxiliar No. 1 para
la Escuela Oficial Rural Mixta Aldea Carboneras, Municipio de Esquipulas, Departamento de
Chiquimula. Dichos libros seran cargados a la cuenta dancia D2-74 a nombre de la Direccin Departamental
de Educacin de Chiquimula. Ambos libros constan de 100 folios.
Agradeciendo la atencin prestada a la misma.

Profa. Sonia Esperanza Lemus de Interiano

Directora

Vo. Bo. Licda. Ana Maria Cetino de Morales

Jefa del Departamento Administrativo Financiero
Chiquimula

ADICIN AL LIBRO DE INVENTARIO

Q
6,967,240.93

-----------VIENEN( saldo al 31 de diciembre del 2012) ---------(+) ADICION NO. 01-2012 INGRESO POR COMPRA
Factura No.13755 Econotintas de fecha 15/06/2013
1H 943550
Fecha de Registro: 18/06/2013
1232.03 DE OFICINA Y MUEBLES
1

Computadora Portatil marca DELL, modelo INSPIRON N4110,

INTEL CORE I3 MEMORIA RAM DE 6GB, BATERIA DE 6 CELDAS
INTEL CENTRINO WIRELESS N1030, GRFICOS INTEL HD,
PANTALLA LED 14", serie: HY3Q351

7,350.00

Q
7,350.00

BAJA DE BIENES MUEBLES

ACTIVOS FIJOS

BAJA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS FIJOS

1. Por destruccin o por incineracin.

2. Perdida, hurto o robo.
3. Traslado a otra dependencia.

BAJA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS FIJOS

1.1 Por incineracin (madera, plstico, caucho)

Cuando en una oficina o establecimiento se encuentren

bienes de madera, cuero, plstico o caucho, silicn u
otro similar (bienes ferrosos), que por el uso al que han
sido sometidos y el deterioro que han sufrido ya no se
encuentren utilizables, se debe solicitar autorizacin
para destruirlos y rebajarlos del inventario.

1.1 Por incineracin (madera, plstico, caucho)

Conformacin del expediente
Actividad

Responsable

1.
DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

2.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Descripcin de las Actividades

Suscribir acta con comparecencia de la mxima autoridad
(supervisor) en la que se deje constancia de los bienes y su
mal estado procediendo detallando en la
misma por
columna su valor parcial y su valor total, tal y como aparecen
en el inventario con sus respectivos valores. Debe adjuntarse
acta certificada en original.
Adjuntar Certificacin de Inventario, por cuenta, nicamente
por los bienes cuya baja se pretende, verificando que el total
de misma sea congruente con el indicado en el acta suscrita.
detallando por columnas su valor parcial y su valor total.
Dirigir oficio al jefe inmediato (Director Departamental)
solicitando que se revise la documentacin enviada a fin de
emitir una constancia de aprobacin para elevar la
documentacin a la entidad superior para que se autorice el
trmite y trasladarla al Ministerio de Finanzas Pblicas.
Elaborar el expediente (debe estar debidamente foliado y en
orden cronolgico). Contener la Direccin e inclusive los
nmeros telefnicos para efectos de citaciones y/o
notificaciones.

3.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO
/ DIDEDUC

4.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

5.

DIRECTOR DEL
Solicitud dirigida al Director de Bienes del Estado del
ESTABLECIMIENTO Ministerio de Finanzas Pblicas MFP-, para dar cumplimiento
al Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Artculo 4 rea
Metropolitana, Artculo 5 rea Departamental.

BAJA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS FIJOS

1.2 Por destruccin (Bienes metlicos o ferrosos)

Actividad

Responsable

1.
DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

2.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

3.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO
/ DIDEDUC

4.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

5.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Descripcin de las Actividades

Suscribir acta con comparecencia de la mxima autoridad
(supervisor) en la que se deje constancia de los bienes y su
mal estado procediendo detallando en la
misma por
columna su valor parcial y su valor total, tal y como aparecen
en el inventario con sus respectivos valores. Debe adjuntarse
acta certificada en original.
Adjuntar Certificacin de Inventario, por cuenta, nicamente
por los bienes cuya baja se pretende, verificando que el total
de misma sea congruente con el indicado en el acta suscrita.
detallando por columnas su valor parcial y su valor total.
Dirigir oficio al jefe inmediato (Director Departamental)
solicitando que se revise la documentacin enviada a fin de
emitir una constancia de aprobacin para elevar la
documentacin a la entidad superior para que se autorice el
trmite y trasladarla a Contralora General de Cuentas.
Elaborar el expediente (debe estar debidamente foliado y en
orden cronolgico). Contener la Direccin e inclusive los
nmeros telefnicos para efectos de citaciones y/o
notificaciones.
Solicitud dirigida a Licda. Sonia Arriaga de Ico, jefa de la
Delegacin Departamental de Chiquimula para el tramite
correspondiente.

2. Perdida, hurto o robo.

a) Por Prdida
El jefe de la Oficina o Director al tener conocimiento del caso,
debe suscribir inmediatamente acta haciendo constar las
circunstancias en que ocurrieron los hechos y cuales son
especficamente los objetos perdidos, extraviados o faltantes,
con sus caractersticas y valores, estableciendo que empleado
es directamente responsable por medio de tarjeta de
responsabilidad que para el efecto debe llevarse en las distintas
dependencias, requirindosele por escrito en el momento el
pago del valor registrado en el inventario, sin perjuicio de las
sanciones que por negligencia o descuido en la custodia de los
bienes a su cargo imponga la Contralora General de Cuentas de
acuerdo con su ley orgnica.

b) por hurto o robo

Actividad

Responsable

1.
DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

2.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO/A
UTORIDADES
JUDICIALES

3.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

4.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Descripcin de las Actividades

Suscribir el acta respectiva y dar de inmediato aviso e intervencin a ,
Juez de Paz o de Instruccin, Alcalde Municipal u otra autoridad,
haciendo constar la fecha y hora en que se cometi el robo, y el detalle
de los objetos que pertenezcan al Estado, no as los de propiedad
particular, consignando las caractersticas y valores con que se
encuentran registrados en el inventario. (marca, modelo y serie)
Solicitar a las autoridades judiciales o del Ministerio Pblico, segn se
haya presentado la denuncia, una certificacin de la fase en que se
encuentra el proceso, que se adjuntar al expediente de rigor para
efectos de trmite.
Queda en obligacin el Jefe de la Oficina o Director Departamental
activar las diligencias pertinentes, para lo cual podr solicitar auxilio de
su Asesora Legal, del Ministerio Organismo del que dependa, o del
Ministerio Pblico, en la procuracin del juicio respectivo.
Se elabora el expediente compuesto por:
Certificacin de la denuncia que se haya presentado ante la Polica o
Ministerio Pblico.
Certificacin original de la fase en que se encuentran las actuaciones
instruidas en el proceso que con motivo del hecho delictivo se haya
seguido, extendida por el Ministerio Pblico al tener conocimiento del
caso.
Certificaciones de ingreso del inventario del o los bienes robados.
Certificacin en original del acta que se suscribi cuando ocurri el
robo .
Remitir el expediente a Contralora General de cuenta para su anlisis y
dictamen. (de ser posible se adjuntan nmeros de telfonos para
cualquier consulta)

C) Por Traslado
Todo traslado de bienes podr efectuarse nicamente por orden
escrita del Director(a) Departamental con autorizacin del Organismo
o Ministerio de que dependa, suscribiendo acta en la que se incluir
el listado detallado por columna de los bienes que sern entregados.
Tanto la oficina que entrega los bienes como la que los recibe podrn
efectuar sus operaciones de disminucin o adicin hasta que reciban
la respectiva resolucin de autorizacin por parte de la Direccin
General de Bienes del Estado y Licitaciones.

Es importante resaltar que los traslados nicamente pueden

efectuarse entre las dependencias del Estado, entidades autnomas,
semiautnomas y descentralizadas, no as con instituciones por
cooperativa y privadas por su mismo carcter.

Conformacin del expediente

Actividad

Responsable

1.
DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

2.

3.

Descripcin de las Actividades

Suscribir acta con motivo del traslado de los bienes, indicando
caractersticas y valores de los mismos. Debe adjuntarse acta
certificada en original.

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Elaborar Certificacin de Inventario en la que consten todos los

valores y caractersticas de los bienes (nicamente la oficina que
entrega).

DIRECTOR DEL
ESTABLECIMIENTO

Elaborar solicitud dirigida al Director General de Bienes del Estado

y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Pblicas, para que
autorice a operar contablemente la baja en el inventario.

SOLVENCIA DE INVENTARIO
(resolucin No. 260-2012)

Articulo 2 (autorizar a la Unidad de Gestin)

Articulo 4 para la entrega de cargos, traslados
o permutas de DIRECTORES.
Articulo 5 para la entrega de cargos, traslados o
permutas de DOCENTES de los diferentes centros
educativos.

REQUISITOS PARA EL TRAMITE DE SOLVENCIA

Certificacin del acta de la entrega del

puesto.
Certificacin del acta de la revisin
fsica de los bienes (indicar quien
recibir los bienes)
Solvencia respectiva (elaborada por
quien corresponda)

Articulo 4 (que no posean tarjeta de responsabilidad)

Articulo 4 (poseen tarjeta de responsabilidad)

Articulo 5 (docentes)

LLENADO DEL FIN 01 Y 02

!GRACIAS POR SU
ATENCION!