CAPITULO 1

INTRODUCCIN A LAS ORGANIZACIONES

Y LA ADMINISTRACIN II
Ing. OSCAR ALVARADO RODRIGUEZ

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE DE ESTE CAPITULO

1. Describir qu es una organizacin y cmo se ha modificado ste concepto.
2. Explicar qu es un gerente y cmo se ha modificado el rol que desempea.
3. Definir la administracin.
4. Distinguir entre eficacia y eficiencia.
5. Describir las funciones administrativas bsicas y el proceso administrativo.
6. Identificar los roles que desempean los gerentes.
7. Describir las habilidades que necesitan los gerentes.
8. Explicar lo que hacen los gerentes desde la perspectiva de sistemas.
9. Describir lo que hacen los gerentes desde la perspectiva de contingencias.
10. Explicar si el rol del gerente es universal.
11. Describir la utilidad del estudio de la administracin.

Objetivo 1:
Describir qu es una organizacin y cmo se ha
modificado ste concepto

Qu es una organizacin?
Una estructura o agrupacin deliberada de personas
para el logro de algn propsito especfico
Las escuelas, los hospitales, el ejrcito, la iglesia, un club, etc.
son organizaciones

Cada organizacin tiene un propsito distintivo

que se expresa en trminos de Misin, Objetivo o Meta.
Una persona sola no hace una organizacin

En suma una organizacin tiene un propsito distintivo,

personas o miembros y
una estructura deliberada de algn tipo.

LA ORGANIZACIN CAMBIANTE
ORGANIZACIN TRADICIONAL

ORGANIZACIN NUEVA

1. Estable

1. Dinmica

2. Inflexible

2. Flexible

3. Enfocada en empleos

3. Enfocada en habilidades

4. El trabajo definido por puestos

4. El trabajo definido en tareas

5. Orientada hacia el individuo

5. Orientada al equipo

6. Empleos permanentes

6. Empleos temporales

7. Orientada al mando

7. Orientada a la participacin

8. Los gerentes deciden

8. Los empleados participan

9. Orientada a reglas

9. Orientada al cliente

10. Fuerzas de trabajo homogneas

10. Fuerzas de trabajo diversas

11. Das y horario definidos

11. Das sin lmites

12. Relaciones jerrquicas

12. Relaciones laterales o de red

13. Instalaciones propias y horarios

13. Cualquier lugar y hora.

PREGUNTAS
1. Cules son las tres caractersticas de las organizaciones?
2. Por qu son importantes los gerentes para el xito de las
organizaciones?
3. Por qu estn cambiando las organizaciones?

Objetivo 2:
Explicar qu es un gerente y cmo se ha modificado
el rol que desempea

Qu es un gerente?
Miembro de una organizacin que integra y
coordina el trabajo de otros
Antes era muy fcil distinguir entre gerente y operarios,
hoy la diferencia es difusa porque estos tambin
realizan actividades administrativas.

Hay gerentes de primera lnea

(frente al cliente),
Nivel medio
(entre los altos mandos y los de lnea) y
Alto nivel
(en la cumbre de la organizacin y deciden el rumbo, establecen polticas y
estrategias, etc.)

PREGUNTAS
4. En qu se diferencian los gerentes de los empleados no
gerenciales?
5. Explique por qu no siempre es fcil determinar con exactitud
quienes son los Gerentes de la Organizacin.
6. Compare los tres niveles distintos de Gerentes.

Objetivo 3:
Definir la administracin.

Qu es la administracin?
Un proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo
para que se lleven a cabo eficiente y
eficazmente con otras personas y por medio de ellas.
Qu es un proceso?
Qu es coordinar e integrar?

Objetivo 4:
Distinguir entre eficacia y eficiencia

Eficiencia:
La relacin entre insumos y productos,
cuya meta es minimizar los costos por concepto
de recursos aplicados.

Relacin entre insumos y productos,

uso de recursos.
Alto desperdicio Bajo desperdicio
Hacer bien las cosas

Se puede ser muy eficiente para regarla.

Uno es productivo si logra ms productos
con los mismos insumos

Productividad:
Ms con igual e igual con menos
(+ con = o = con -)

Eficacia:
El hecho de alcanzar las metas.
Altos logros Bajos logros
Hacer lo que es apropiado
Se puede ser eficaz pero a un alto costo o bien
eficiente pero no lograr las metas

PREGUNTAS
7. En qu sentido es la administracin un proceso?
8. Defina eficiencia y eficacia y por qu son importantes
para la administracin?
9. Explique la relacin entre eficiencia y eficacia

Objetivo 5:
Describir las funciones administrativas bsicas
y el proceso administrativo

Qu hacen los gerentes?

Es complicado describir lo que hacen porque no hay dos
organizaciones ni dos gerencias iguales.
Los gerentes administran

Funciones y procesos administrativos

Henry Fayol (inicio del siglo XX) describe cinco funciones:
Planear, organizar, mandar, coordinar y controlar.
Con el tiempo se establecieron las 4 funciones
administrativas bsicas:
Planear, organizar, dirigir y controlar.

Planeacin:
Definir metas, estrategias y planes para coordinar las actividades.
Dar respuesta a todas las posibles incgnitas
que nos depara el futuro
Organizacin:
Determinacin de tareas y quin las realizar, cmo agruparlas, quin
rendir cuentas a quin y dnde se tomarn las decisiones.
Tiene que ver con gente y comunicacin.

Direccin:
Motivar a los subordinados, dirigir a otras personas, seleccionar los canales
de comunicacin ms eficaces y resolver conflictos.
Control:
Vigilar que se realicen las actividades
de conformidad con lo planeado
y poder corregir en todo momento las desviaciones.

Proceso Administrativo:
Conjunto de decisiones y acciones que los gerentes realizan
en forma continua al planificar, organizar, dirigir y controlar.
El enfoque funcional y de procesos

Objetivo 6:
Identificar los roles que desempean los gerentes

Los 10 roles administrativos de Henry Mintzberg:

Rol Interpersonal:
1. De figura destacada (jefe simblico, representante legal, social)
2. De lder (motivacin y activacin de los empleados)
3. De enlace (red de contactos informativos externos)

Rol de Informacin:
4. Monitor (busca y recibe informacin, conoce la
organizacin y sus ambientes, centro nervioso de
informacin interna y externa)
5. Divulgador (transmite la informacin a los miembros
de la organizacin)
6. Portavoz (transmite informacin hacia el exterior)

Rol de Decisin:
7. Empresario (Emprende, busca oportunidades, el cambio,
la innovacin)
8. Controlador de perturbaciones (medidas correctivas)
9. Asignador de recursos (de todo tipo)
10. Negociador (Representa a la organizacin en negociaciones
importantes)

PREGUNTAS
10. Describe brevemente las cuatro funciones comunes que
todos
los gerentes realizan
11. Qu es el proceso administrativo y cmo se refleja
en l lo que hacen los gerentes?
12. Describa los 10 roles administrativos de Mintzberg y cmo
se usan para explicar lo que hacen los gerentes.

Objetivo 7:
Describir las habilidades que necesitan los gerentes

Los gerentes necesitan 3 habilidades administrativas

para realizar los deberes y actividades relacionadas con el logro de sus
responsabilidades (Robert Katz)
Tcnicas, humanas y conceptuales
Habilidades tcnicas:
Tanto los gerentes de lnea como los de nivel medio
requieren conocer los aspectos tcnico-operativos.
El conocimiento, tener alguna especialidad.
Se vuelve menos importante a medida que ascienden,
pero no desaparece.

Habilidades humanas:
Capacidad de trabajar bien con otros. Es importante en todos los niveles.
Comunicarse, motivar, dirigir, inspirar entusiasmo y confianza
Habilidades conceptuales:
Pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas, ver a la
organizacin como un todo, visualizar cmo encaja en su ambiente.
Todos la necesitan pero ms los niveles cumbre.

Habilidades para un Gerente Eficaz

(algunas muy importantes):

Establecimiento de metas
Resolucin de problemas
Administracin del tiempo
Comunicacin verbal y escrita
Habilidades interpersonales (liderazgo)
Trabajo bien en grupos
Administracin de conflictos
Analticas
Disciplina de estudio

PREGUNTAS
13. Describa las tres habilidades que Robert Katz considera esenciales para los
gerentes.
14. De qu manera cambia la importancia de las
tres habilidades administrativas segn el nivel
gerencial?
15. Qu otros tipos de habilidades han sido sealados como importantes para los
gerentes?

Objetivo 8:
Explicar lo que hacen los gerentes desde la perspectiva
de la administracin de sistemas

Qu es un sistema?
Conjunto de partes interrelacionadas o interdependientes,
dispuestas de modo que producen un todo unificado.
Existen sistemas cerrados (no influyen ni son influidos por el
ambiente) y abiertos (interactan dinmicamente con su
ambiente)
Las decisiones y acciones de un rea de la organizacin
afectan y son afectadas por otras.

Objetivo 9:
Describir lo que hacen los gerentes desde la perspectiva
de contingencias.

La perspectiva de contingencias
tambin se le llama de enfoque situacional.
Las organizaciones son diferentes por lo que
enfrentan circunstancias distintas y requieren distintas
formas de administracin, lo que se debe atender
antes de disear el estilo administrativo a aplicar.

Variables de contingencia:
Tamao de la organizacin
Tecnologa rutinaria para las tareas
Incertidumbre ambiental (medio ambiente)
Diferencias individuales

PREGUNTAS
16. Describir una organizacin aplicando las perspectivas de
sistemas
17. Describir la forma en que la perspectiva de sistemas se utiliza
para mostrar lo que hacen los gerentes
18. Qu es la perspectiva de contingencias y cmo se usa para
describir lo que hacen los gerentes?

Objetivo 10:
Explicar si el rol del gerente es universal

Es universal el trabajo del gerente?

Es universal el ejercicio de la administracin en las
organizaciones.
Lo que hace el gerente es esencialmente lo mismo;
hay diferencias de grado, nfasis y contenido no de funcin
entre los gerentes de alto y bajo rango.

Tamao de la organizacin:
Hay alguna diferencia entre lo que hace un gerente de una gran
empresa y otro de una pequea?
En funcin de qu se determina si es grande o pequea la
empresa?
Nmero de empleados, ventas, valor de los activos?
Pequea:
Cuando su propiedad y operacin es indepenciente, confines de
lucro y menos de 500 empleados

Roles gerenciales en la pequea empresa:

Alta importancia: Portavoz
Moderada importancia: Empresario, Figura destacada y lder
Baja importancia: Divulgador
Roles gerenciales en la empresa grande:
Alta importancia: Asignador de recursos
Moderada importancia: Enlace, monitor, controlador de
perturbaciones y negociador
De baja importancia: Empresario

Empritu empresarial:
Proceso mediante el cual las personas persiguen
oportunidades, buscando la forma de satisfacer necesidades
y deseos por medio de la innovacin,
sin considerar de cuantos recursos disponen en ese momento.
Empresa con espritu empresarial y una Pequea Empresa

EMPRESA CON ESPRITU

EMPRESARIAL
Los gerentes son empresarios

Los gerentes no son empresarios

Aprovechan oportunidades

No innova, son burocrticas

Buscan el cambio

Son custodios de lo actual

Aceptan riesgos

Tienden a evitar los riesgos

Los motiva la independencia

Los motiva el logro de ascensos

Pugnan por el largo plazo

Buscan lograr metas a corto

plazo
Tienden a delegar y supervisar

Le entran a la operacin
Aceptan riesgo y error

PEQUEA EMPRESA

Evitan riesgo o posibilidad de

error

Posibilidad de transferencias trasnacionales:

Son transferibles los conceptos de administracin
a travs de las fronteras?
Si fueran genricos podran aplicarse universalmente
sin considerar aspectos ambientales.
Pero los estudios comparativos no respaldan la universalidad al tratarse de
pases desarrollados vs. subdesarrollados.

PREGUNTAS
19. Cules son las semejanzas y las diferencias entre los
gerentes en los distintos niveles de una organizacin?
20. Cul es la diferencia entre administrar una empresa
pequea y una grande?
21. Los conceptos de administracin son transferibles a
travs de las fronteras nacionales?
Explique su respuesta.

Objetivo 11:
Describir la utilidad del estudio de la administracin

Por qu estudiar la administracin?

1.
Para mejorar la administracin de las organizaciones
porque todos los das alternamos con ellas y gozamos o
sufrimos sus desempeos
Por qu estudiar administracin si todos los das
las organizaciones se reducen en tamao y los empleos administrativos desaparecen?

Se estima crecimiento en los empleos administrativos y gerenciales,

aun cuando no sean en los rubros que uno podra esperar.
Crecen las posibilidades en:
Industrias pequeas y medianas, desarrollo de medios noticiosos,
tecnologa informtica, computadoras, software, internet, world
wide web, telecomunicaciones,
asistencia y capacitacin y agencias de no lucro.

2.
De alguna forma todo mundo dirigir o ser dirigido y
hay que comprender los procesos, el estudio de la
administracin proporciona los cimientos para ser
ejecutivo

3.
Con seguridad todo el mundo trabajar en una organizacin
y probablemente sea gerente o
con responsabilidades administrativas o
bajo las rdenes de un gerente.
Estudiar administracin ayudar a comprender muchos por qus,
no necesariamente para ser administrador.