INSTITUTO TECNOLOGICO DE

VILLAHERMOSA
Administracin de Proyectos
Lic. Jos Juan Ulin Ricardez
Samuel Avalos Rodriguez

Daniel Cab Hernandez

J AVIER
M O R A L ES
A L C U D IA
Fernando Lunay
Perez
UNIDAD 7: Ejecucin, David
control
cierre

Fernando de Jesus Prez Gonzlez

7.1. Ejecucin: integracin

de equipos, comunicacin
y distribucin de la
informacin,
administracin de
concursos, cotizaciones, y
de contratos

En esta fase se presenta la ejecucin que comienza durante el desarrollo de la planeacin.

La ejecucin comienza durante el desarrollo del Plan de l Proyecto, al seleccionar a los
proveedores, administrar sus contratos, asegurar la calidad, integrar al equipo y distribuir la
informacin de a cuerdo con los criterios prestablecidos en el Plan de Proyecto.
Si al empezar la ejecucin hemos previsto las estrategias del proyecto tomando en cuenta
las nueve reas del Plan de Proyecto, logramos un sentido de direccin y seguridad hacia el logro
de los objetivos.

Integracin de Equipos,
Comunicacin y Distribucin de la
Informacin
Durante la planeacin de recursos humanos el Gerente del Proyecto, con el
apoyo del Patrocinador, identifica el equipo humano tanto interno como externo
requerido para ejecutar todos los trabajos incluidos en el WBS.
El trabajo de los miembros del equipo ejecutor es esencial para el xito del
proyecto.
El Gerente actuar como integrador liderando los esfuerzos de todos sus
colaboradores.

Los miembros del equipo comnmente formulan supuestos

incorrectos acerca del avance de quienes dependen y se sorprenden
cuando no reciben la informacin segn el programa.
El Gerente debe lograr la coordinacin adecuada entre los
participantes, especialmente en actividades interdependientes.

Aseguramiento de la Calidad
Implica evaluar regularmente el desempeo del proyecto,
para as generar confianza sobre la satisfaccin de los
estndares de la calidad ms relevantes.
Es imperativo diferenciar dos conceptos

Control de
Calidad:

Aseguramiento
de Calidad:

medicin, prueba y accin

correctiva como parte del proceso
de Aseguramiento de Calidad.

se incluye todo el proceso, desde

el concepto hasta la entrega del
bien o servicio.

En la etapa de planeacin se definieron los criterios de

relevantes con el apoyo del Diagrama Causa Efecto y la
Lista de Verificacin del proceso, para monitorear su
desempeo.
Durante la ejecucin se revisa este proceso, confirmando
los siguientes puntos:

Que el diseo est correcto.

Que la seleccin del proveedor sea la adecuada.

Que los materiales y la mano de obra sean los acordados en la seleccin del proveedor.

Que las herramientas y equipos sean los convenientes.

Que el procedimiento sea el requerido.

Que se ejecuten las muestras fsicas comparando con los estndares de calidad relevantes establecidos en
el plan de calidad.

Administracin de Concursos y
Cotizaciones
Concursar competitivamente obteniendo los mejores precios por el
mayor valor.

Establecer un slido principio para el desarrollo de relaciones a largo

plazo.
Lograr el manejo profesional, oportuno, transparente y tico de las
licitaciones y contrataciones, generando confianza y orden ante el
mbito laboral y profesional

Matriz de Evaluacin de
Alternativas
Sirve para seleccionar proveedores, por medio de criterios cuantitativos. Adems de
sus mltiples aplicaciones, esta herramienta nos sirve para decidir cul es la mejor
empresa antes de contratar.
Para qu sirve

Ayuda a seleccionar entre

varias opciones la mejor
alternativa de acuerdo con
criterios cuantitativos.

Evaluacin de Alternativas
Criterios de Evaluacin

Qu incluye
Alternativas

Para qu sirve?

Estado
de
Cuenta
de
Contrato
Para contar con informacin actualizada sobre el desempeo econmico
de cada contrato.
Que incluye?
Informacin general del contrato: clave, partida de WBS y CBS, fecha de
contrato, fecha de corte, descripcin, proveedor, importe original,
monto anticipado
Estatus del anticipo, estado de cuenta de requisiciones dentro de
contrato, estado de cuenta de rdenes de cambio, as como resumen
global.

Cmo desarrollarla?
Integrar cada una de las requisiciones de pago clasificndolas en
anticipo, requisiciones dentro de contrato y rdenes de cambio.
Incluir nmero de factura, monto de la requisicin, fechas de
pago y recepcin.
Utilizar el formato anexo o el ms conveniente de acuerdo con
las necesidades de su organizacin.
Cundo utilizarla?
Cada vez que autoricemos requisiciones de pago a lo largo de la
vigencia de contrato

Para qu sirve?

Qu incluye?

Para asegurar el manejo adecuado de los

compromisos contractuales evitando
sobrepagos, trabajos sin contrato y anticipos sin
amortizar, entre otros.
Datos del Proveedor, del contrato y partida
presupuestal
Nmero de requisicin de pago
Amortizacin de anticipo
Estado de cuenta
Autorizacin y firmas

proyecto: control del

programa del
proyecto,
presupuestal, de
cambios.

Qu es el Control de un
Proyecto?
Vamos por el buen camino?
Estamos dentro del presupuesto?
Cumplimos el calendario?
Estamos entregando lo que prometimos?
Cumplimos las normas de calidad y rendimiento?

Cumplimos las expectativas de los implicados?

Qu es lo que hemos conseguido?

Qu desviaciones/variaciones existen?

Qu medidas correctivas se estn tomando?

Qu es lo que ha provocado esas variaciones?
Qu riesgos estamos controlando?
Qu problemas necesitamos resolver?
Qu lecciones hemos aprendido?

Objetivo
Comprender las bases para contralar efectivamente el proyecto a travs de:

Los principios del Control de un Proyecto

PDA
Prevencin, Deteccin, Accin

Componentes Clave del Control de un

Proyecto (I)
Informacin
del
rendimiento

Proceso en el que se mide y comunica

el estado del proyecto a los implicados

La informacin se centra generalmente en el rendimiento de:

1. factores de xito crticos
2. problemas principales
3. acciones correctivas

Componentes Clave del Control de un

Proyecto (II)

Gestin del
control de
cambios

La revisin, aprobacin y coordinacin de

cualquier peticin de alterar el alcance y
calendario del proyecto

Componentes Clave del Control de un

Proyecto (III)

Gestin
de la
configuracin

Controlar los cambios, actualizaciones y

versiones de los entregables del proyecto.

Componentes Clave del Control de un

Proyecto (IV)
Gestin
de
problemas

Identificar, llevar a cabo el seguimiento y la

resolucin de los problemas que puedan
afectar al xito del proyecto.

Componentes Clave del Control de un

Proyecto (V)
Gestin
de la
calidad

Garantizar que los procesos de trabajo y los

entregables del proyecto cumplan con las
expectativas de calidad.

Componentes Clave del Control de un

Proyecto (VI)
Gestin
de las
adquisiciones

Utilizar procesos de control para gestionar a

los vendedores y proveedores implicados en
el proyecto.

Componentes Clave del Control de un

Proyecto (VII)
Gestin
de los
requisitos

Garantizar que todos los requisitos se

identifiquen correctamente, se documenten
adecuadamente y se realice el adecuado
seguimiento de los mismos.

Gestin del
control de
cambios
Gestin
de la
configuracin

Informacin del
rendimiento

Gestin
de los
requisitos

Componentes
clave

Gestin
de las
adquisiciones

Gestin
de la
calidad

Gestin
de
problemas

Control del Programa del Proyecto

Durante la planeacin establecimos el Programa del Proyecto donde
incluimos la definicin de todo el trabajo por desarrollar, desglosando
los entregables (WBS) en tareas.
Se defini la duracin de las actividades y sus interdependencias,
estableciendo las fechas de inicio o terminacin del proyecto,
basndonos en el mtodo de la Ruta crtica.

Ciclo del control

Actividades terminadas

Actividades en proceso

Actividades por ejecutar

Documentacin de eventos fuera del Plan

Fecha Real de inicio

Duracin Real
Fecha Real de trmino
Fecha Real de inicio
Fecha Revisada de Trmino (pronstico en funcin de la informacin
disponible en ese momento).
Duracin Revisada (pronstico en funcin de la informacin
disponible en ese momento).
Fecha Revisada de inicio (pronstico en funcin de la informacin
disponible en ese momento).
Fecha Revisada de Trmino (pronstico en funcin de la informacin
disponible en ese momento).
Duracin Revisada (pronstico en funcin de la informacin
disponible en ese momento).

Retraso en asignacin de recursos (pagos, personal, equipo, etc.)

Desfase en toma de decisiones
rdenes de cambio aprobadas
Cambio al alcance original del proyecto

Control del Programa de Erogaciones

Flujo de efectivo
Nos permite visualizar cmo utilizar los fondos a escala global y as tomas las previsiones
financieras durante el proyecto.
Se establece la importancia de optimizar su utilizacin a lo largo del proyecto.
Nos permite comparar las erogaciones reales contra el Plan, para tomar las acciones requeridas
en relacin con la asignacin de fondos para el proyecto.

En la prctica las erogaciones cotidianas dependen de:

Presentacin de facturas por parte de los proveedores
Revisin de stas y autorizacin de pagos.

Pueden presentarse diferencia importante entre lo planeado y lo real.

Una vez autorizada la factura recomendamos establecer un periodo
de pago, que permita disponer ordenadamente de los fondos.
Utilice el calendario de eventos establecido en el plan de proyecto.

Gestin de los cambios del

proyecto
La capacidad de gestionar y controlar los elementos de cambio en un
proyecto, especialmente en el alcance del proyecto, es clave para el
xito del proyecto y un indicador fundamental del rendimiento para
un jefe de proyectos.

Un cambio en cualquiera de los

factores de xito:

Causas de los cambios en el

alcance
Criterios de
aceptacin
del proyecto y
la tecnologa.

Cambios en
los factores
ambientales
del mundo de
los negocios.

Mala
declaracin
del alcance.

Mala definicin de los

requisitos.

Tcnicas para minimizar los

cambios
Definicin clara
del proyecto.

Definicin
slida de los
requisitos.

Conseguir
cierres de
aceptacin
formales.

Implicados
comprometidos.

Utilizar el enfoque
adecuado del
proyecto.

nfasis en la definicin y planificacin del proyecto.

Perodos de tiempo cortos (preferiblemente una ao o menos).
Pruebas piloto.
Implementacin por fases.
Decisiones de s o no al final de las fases.

Reunir un equipo de
implicados que
estn
comprometidos.

Utilizar la estructura
de desglose de
trabajo para ilustrar
el impacto.

7.3. Cierre del proyecto:

cierre contractual y
administrativo y evaluacin
del cierre del proyecto

De acuerdo con la Gua para la Gestin de Proyectos Body of

Knowledge (PMBOK Guide), un proyecto es un esfuerzo temporal
que dar como resultado un producto o servicio nico, y que est
delimitado en el tiempo.
El carcter temporal de los proyectos marca siempre un principio y
un final en el que estar delimitado.

El proceso de cierre incluye, la satisfaccin del cliente, la entrega forma y recepcin de los
entregables y productos del proyecto establecidos en el chrter, verificando y documentando los
resultados del proyecto.

El cierre considera la entrega ordenada de todos los documentos

generados durante el desarrollo del proyecto, as como el cierre
profesional de todos los acuerdos legales y evaluaciones de
desempeo.
Dicho proceso comienza despus de que el proyecto o su etapa
cumplen con sus objetivos o es suspendido por otras razones.

La fase de cierre del proyecto seala el final de la actividad

en todos los grupos de gestin de proyectos. El proceso de
cierre del proyecto verifica y documenta los resultados del
proyecto, coordina la aceptacin formal de los resultados por
parte del patrocinador del proyecto y, si es necesario,
investiga las razones por las que un proyecto se termina
antes de su finalizacin.

Herramientas del plan de proyecto

que apoyan al cierre
Herramienta

Cmo nos servir durante el cierre?

Diagrama EDT

Para registrar el trabajo ejecutado y compararlo

contra lo planeado.
De base como formato establecido o estndar, para
obtener el EDT de futuros proyectos se similar
indole

Matriz de roles y funciones

Para conocer el equipo que integro el proyecto y sus

funciones como bases de planeacin para fututos
proyectos y referencias posteriores.

Reporte mensual

Para conocer el desempeo del proyecto a travs

del tiempo como base de planeacin para
proyectos posteriores

Control presupuestal

Para documentar los costos reales del proyecto que

nose servirn como informacin histrica para
futuros proyectos

Cundo termina un proyecto?

Desde el punto de vista tcnico, que todas las
actividades hayan finalizado por completo, o en el
peor caso, que se haya agotado el tiempo para
llevarlos a cabo.
Desde el punto de vista administrativo, que no van a
presentarse costes adicionales y de que se han facturado
todas las cantidades al cliente (independientemente de que
an no se hayan cobrado).

Objetivos principales
Analizar desde la perspectiva econmica:
balance de los recursos gastados y
beneficios obtenidos.
Diagnosticar el funcionamiento, tratando
de analizar las desviaciones entre las
previsiones iniciales y el resultado.
Corregir (proyectos futuros) las
actuaciones que dieron pie a tales
desviaciones

El cierre provoca obligatoriamente la

facturacin y las reuniones de
evaluacin; donde se examinar cul
ha sido el transcurso en fase del
proyecto, cul es el margen obtenido
de beneficios y se extraern
conclusiones sobre ello.

Cierre contractual

El cierre contractual de un proyecto requiere la realizacin de las

actividades restantes requeridas por el contrato. El procedimiento
requiere la verificacin de los productos para asegurar que el trabajo
se llev a cabo de manera satisfactoria y que se definan las tareas
administrativas restantes.

Se realiza el cierre contractual al acercarse las etapas finales del

proyecto, asegurando la conclusin profesional de los acuerdos
legales y se incluyen documentos tales como: finanzas, garantas,
manuales, comunicados, etc.

Adems, los resultados del proyecto se documentan y se archivan

los documentos. Los procedimientos estndar se ajustan si el
proyecto se termina, ya sea debido a la imposibilidad de entregar un
producto o a un exceso en el presupuesto. Este procedimiento es
responsabilidad del director del proyecto y del administrador del
contrato.

Los trminos de cada contrato y sus condiciones pueden determinar

los procedimientos especficos para su cierre, por ejemplo terminar
antes o despus de una fecha programada pueden implicar
condiciones particulares.

Incluye los siguientes documentos

Carta finiquito-Comunicados
Manuales-Garantias
Evaluaciones

Lecciones aprendidas
Cierre de contratos-Aceptacion formal

Documentacin requerida para el

cierre contractual
El Contrato original como tal (o todos archivos de contratos que dieran a lugar)
Cambios al Contrato
Manuales, Garantas y fianzas
Evaluaciones Cliente-Proveedor y Proveedor Cliente
Planos actualizados ( as built) segn la industria

Comunicados (cartas, notas, e-mails, etc.)

Evaluaciones Cliente-Proveedor y Proveedor Cliente

Lecciones Aprendidas
Bitcoras
Estados de cuenta al cierre de cada Contrato

acta de recepcin
Aceptacin formal
Otros documentos, dependiendo del contrato

Cierre administrativo

Con el objetivo de facilitar, tanto referencias posteriores a la

informacin del proyecto como el Desarrollo de futuros proyectos,
se lleva a cabo el cierre administrativo, documentando el
presupuesto Y programas finales, ndice de archivos, reporte de
cambio, directorio de participantes y Lecciones aprendidas, entre
otros documentos.

El cierre administrativo de un proyecto requiere la documentacin de

las actividades de los miembros del equipo del proyecto y los
interesados.
Se formaliza el acuerdo entre las partes interesadas respecto a la
aprobacin de los cambios, la confirmacin de los resultados del
proyecto y la validacin del cumplimiento de los criterios de
terminacin.

El procedimiento de cierre administrativo tambin requiere

que los registros del proyecto se archiven y que las
lecciones aprendidas se documenten, analicen y se
incorporen en las normas del proyecto, si procede. El
director del proyecto es responsable del cierre
administrativo del proyecto.

 Verifica y documenta los resultados del proyecto para

formalizar la aceptacin de los entregables.
Se incluye la recoleccin de documentos para asegurar
que las especificaciones finales queden registradas, as
como su anlisis de efectividad y xito.

Se realiza no slo durante la terminacin del proyecto,

sino al cierre de cada fase y asegurarnos de que no se
pierda informacin til e importante.

Se debe realizar un reporte final que incluya la informacin ms relevante

del proyecto:
presupuesto final
programa final
lecciones y experiencias aprendidas
fotografas finales o secuencia del desarrollo
ndice de archivos

reporte de control de cambios

directorio de participantes, proveedores, consultores, equipo ejecutor y directivo, etc.
actualizacin de la datos como costos, tiempo
acta de recepcin de documentos finales
cartas de recomendacin para miembros del equipo, proveedores y consultores
cualquier otro documento importante dependiendo del tipo de proyecto.

Archivos del Proyecto

Toda la informacin recopilada, consolidada y sistematizada tanto en
formato fsico como electrnico.

Evaluacin
Establecer un formato de retroalimentacin que luego se discuta
con el equipo, el cliente y el patrocinador.
Documenta el desempeo y capitaliza las lecciones aprendidas.

La documentacin final deber contener

aspectos como:
Realizar nota oficial de aceptacin de los servicios o
productos por parte del cliente o patrocinador.

Mantener los documentos archivados en un sistema

robusto para ser utilizados como datos histricos.
Cerrar las adquisiciones.

Estrategia de liberacin de los recursos humanos.

Documentar lecciones aprendidas

Acciones para lograr el xito en el

cierre de los proyectos
Aprobacin: Asegurarae de que los criterios de aceptacin estn
totalmente definidos en la declaracin del alcance.

Contratos con los proveedores: En el caso de entregas de

proveedores, tenemos que asegurarnos de que se ha entregado lo
acordado en el momento en que se ha establecido, para ello es
recomendable incluirlo en la declaracin de trabajo (SOW) y
firmarlo.

Control de cambios: Las modificaciones del proyecto pueden surgir como

consecuencia del avance del proyecto y pruebas con usuarios durante la
aceptacin. Esto puede provocar que se alargue la vida del proyecto y que nos
encontremos con serios problemas en el cierre del proyecto.
Garanta: A veces lo especificamos en el contrato o acuerdo de servicio , en este
caso asegrate de que el intervalo de tiempo y la transferencia estn claramente
definidos y el cliente es consciente de ellos.
Reconocimiento: Celebrar o notificar de alguna manera el cierre del proyecto
hace que quede todava ms claro para el cliente.