Planificacin

Asignatura: Administracin de empresas

Cdigo: IADS 3
Semestre I 2010]
Carrera de Ingeniera en Administracin
rea de Administracin
IP SANTO TOMS

El Proceso Administrativo
o las Funciones de
la Administracin
Planificacin
Qu hacer

coordinacin

coordinacin

Organizacin
Cmo hacerlo

Control
Verificar

coordinacin

coordinacin

Direccin
Hacerlo

El proceso administrativo
(funciones de la administracin)
La lgica del Proceso Administrativo:

Prever

Planificacin

Proveer

Organizacin

Actuar

Direccin y Control

Como etapas
Planificacin
Organizacin
Direccin
Control
Coordinar

:
:
:
:
:

qu hacer
cmo hacerlo
hacerlo
verificar
combinar esfuerzos

Objetivo:
Qu rumbo
tomar
Qu queremos

Algunas definiciones...
Prever
Concluir un porvenir y efectuar planes y programas.
Planificacin
Tomar acciones en el presente para anticipar acciones en el futuro.
Proveer
Disponer de recursos para que las cosas operen y se logre lo planificado.
Organizacin
Cmo hacer que se logre lo planificado a travs de un ordenamiento de la accin
empresarial
Actuar
Llevar a cabo las cosas.
Direccin
Actividad de gestin que procura que las cosas ocurran a travs de las personas.
Control
Verificar si lo planificado se est llevando a cabo y tomar medidas si corresponde
(retroalimentacin).
Coordinacin
Introducir armona entre componentes; tiene por objetivo combinar esfuerzos que
aseguren el xito cuando se desea alcanzar un objetivo.

PLANIFICACIN

Planificar es ms que hacer planes; es crear futuros... A.Bertheln

se trata de proyectar el futuro deseado,

los medios necesarios
y las actividades a desarrollar
para conseguirlo
(clsico concepto de planificacin
con el que coinciden en esencia
numerosos autores)

Se puede decir que la planificacin constituye

la primera funcin de la administracin?
La planificacin es bsica para las otras funciones de la
administracin, ya que sin la formulacin de un objetivo...
no habra para qu organizar, nadie a quin dirigir, nada qu
controlar y nada qu coordinar.

Cuando voy de viaje qu hago primero?

Preparo el equipaje o Determino el destino

Objetivos de Planificacin

Orientar Acciones
Sirve para orientar las acciones de la empresa hacia el objetivo que se persigue.

Evitar Riesgos
Se evitan o aminoran los riesgos innecesarios ya que al prever elementos perjudiciales,
se puede tratar de solucionarlos por adelantado.

Ordenar Tareas
Permite fijar de modo ordenado las tareas necesarias para alcanzar el objetivo deseado

Controlar y Corregir el Funcionamiento de la Empresa

Al establecer metas, permite el monitorear el funcionamiento de la empresa
comparando lo realizado con lo programado y corregir desviaciones

Facilitar Coordinacin
Facilita la coordinacin de las distintas funciones de la empresa ya que los planes
particulares deben estar en concordancia con el plan general.

Principios de la Planificacin
Una planificacin efectiva debe considerar los siguientes principios:

Flexibilidad: un plan inflexible, esttico, rgido, que no se adapta a

los cambios no es efectivo, pierde validez y se hace inoperante.

Compromiso: los planes deben ser motivadores para lograr el

compromiso de todos los involucrados. De este modo se facilita su
cumplimiento. La participacin facilita el cumplimiento.

Contribucin: Los planes deben estar integrados y encaminados

hacia un propsito central, es decir, deben un aporte a dicho
propsito.

Tipos de Planes
Segn su
extensin
(amplitud,
lo que
abarcan)

Estratgico
Planes que incluyen a todos los objetivos de la organizacin; establece
los objetivos y estrategias generales o globales (aprox. 5 aos y
desarrollados por la Alta Direccin)
Operacional
Planes que especifican o concretan las tareas a desarrollar para lograr
los objetivos y planes globales (aprox. 1 ao)

Segn
estructur
a de
acuerdo
al tiempo

Largo Plazo
Planes que se extienden a ms de 5 aos
Corto Plazo
Planes que cubre menos de un ao

Segn su Especfico
carcter
Planes que son claramente definidos y no dan lugar a la interpretacin
especfico Direccional

Planes que se establecen como patrones generales (son flexibles)

Etapas de la Planificacin

En la realizacin del proceso de planeamiento es posible

distinguir las siguientes etapas:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Determinacin de los objetivos

Recopilacin de antecedentes
Anlisis y clasificacin de los antecedentes
Formulacin de supuestos
Formulacin de planes alternativos
Determinacin del plan definitivo
Control de Avance del plan

Planificacin: Etapas

2. Recopilacin
de antecedentes

Meta

1. Determinacin
de los objetivos

7. Control de
Avance del plan
3. Anlisis y clasificacin
de los antecedentes
Problema?

Problema?

6. Determinacin
del plan definitivo
Problema?

4. Formulacin de supuestos

Problema?

5. Formulacin de
planes alternativos

PLANIFICACIN: La Carta Gantt

La Carta Gantt - Henry Gantt (1913), discpulo de Frederick Taylor

Corresponde al uso de sistemas de programacin.
Idea simple: trata de un grfica que relaciona TIEMPO (eje horizontal) con
ACTIVIDADES PROGRAMADAS (eje vertical).
Esta grfica muestra visualmente cundo se supone que las actividades tienen que
realizarse.
La Carta Gantt ayuda al administrador a determinar si est adelantado, atrasado o a
tiempo en el desarrollo de un proyecto cualquiera sea su ndole al comparar las
actividades planificadas con las realizadas.
A modo de definicin se tiene que es

un mtodo grfico
que muestra la relacin entre el trabajo planeado
y terminado sobre un eje y el tiempo transcurrido
sobre el otro eje.

Carta Gantt
Actividades

Act.1

Act.2

Act.3
...
Act.n

x
x

x
x

Tiempo
(semanas, meses, das, etc.)

Grfica de la Carga de Trabajo (versin modificada de la Grfica de Gantt).

En lugar de enumerar en el eje vertical las actividades, se enumeran los

departamentos o recursos especficos.
De este modo se permite planear y controlar la utilizacin de la capacidad
por estaciones de trabajo.
Responsabilidades
o Recursos

Rec.1

Rec 2

Rec.3

...
Rec.n

x
x

Tiempo
(semanas, meses, das, etc.)

Planificacin Estratgica
(objetivos, estrategia,
polticas globales, plan de
empresa a largo plazo)

Proceso de
Planificacin
y Control de
la Empresa

Planificacin Operativa
(objetivos y planes a corto
plazo para reas y subreas funcionales)

Ejecucin

Comparacin

Planificacin
Adaptativa
(medidas para corregir
divergencias)

Identificar la misin, los

objetivos y las estrategias
actuales de la organizacin

Proceso de
Administracin
Estratgica

Analizar el ambiente

Analizar los recursos de

la organizacin

Identificar las
oportunidades y
amenazas

Identificar las
fortalezas y debilidades

Revalorar la misin y los

objetivos de la organizacin

Formular Estrategias

Implementar
Estrategias
(Planes de Accin)

Evaluar resultados

Visin, Misin, Valores, Estrategia

Si no sabemos
dnde queremos ir,
lo que es seguro es
que llegaremos a
otro sitio.

Visin
No importa lo que la visin es, sino lo que la visin logra
Qu estamos tratando de crear,
Qu queremos hacera dnde queremos llegar

La visin de la empresa integra, por

una parte, la filosofa los valores por
ella asumida y, por otra, la misin a
realizar.
Una visin es una fotografa de los que
buscas crear, descrita en el presente,
como si estuviera sucediendo ahora.
La visin permite establecer objetivos
que acerquen a la organizacin al
futuro que quiere lograr.

(Kazuo Inamori)

Visin: Definiciones

Qu es la Visin?

Mr.
Kwnoledge

Afirmaciones que describen la clase de organizacin

que se desea ser.

EFQM

Describe como ser el negocio de la compaa en el futuro. Hace

alusin a emociones. Describe el futuro en trminos de metamorfosis,
smbolos y sentimientos. Son imgenes poderosas que empujan a la
gente a alcanzarlas.
Peter Babick

Lo que aspiramos a ser ,a alcanzar, a crear, algo que

requiere progreso y cambios significativos para
alcanzarlo.
J.C. Collins & J.I. Porras

Visin: definiciones

Un ejemplo de visin
La imagen del futuro de una Compaa que se esfuerza en
conseguir metas ambiciosas, inspira y dirige la
transformacin y el cambio cultural.

Se esfuerza

Largo plazo.
Reto lejano.
Muy difcil de
alcanzar

Inspira

Significa algo
para la gente

Excita
Coherente con las
aspiraciones
personales y los
valores

Dirige

Trasladable en

nuevas formas de
trabajar.

Facilita una forma

de ganar.

Diferencial y

difcil de replicar

Ejemplos de Visin
Metas cualitativas
Llegar a ser la institucin
financiera ms poderosa, ms
servicial, ms inalcanzable que
haya existido nunca

Democratizar el
automvil

Llegar a ser la compaa ms

conocida por cambiar la
imagen de baja calidad de los
productos Japoneses.

Ejemplos de Visin
Metas competitivas / modelos
Destruiremos a
Yamaha

Crush Adidas.

Llegar a ser tan respetada

como HP lo es hoy .

Ejemplos de Visin
Metas: Transformacin interna.

Transformar esta
compaa de una empresa
de defensa, a la ms
diversificada compaa de
alta tecnologa del mundo

Rockwell

Llegar a ser como mnimo el nmero dos en todos los

mercados que servimos y revolucionar esta
compaa, para tener la fuerza de una gran empresa,
combinada con la agilidad de una pequea
organizacin

Ejemplos de Visin
Meta
Democratizar el
automvil

Descripcin

Construir un coche para las masas.

Ser tan barato que cualquiera con un buen salario
pueda tenerlo.

Los caballos habrn desaparecido de las autopistas,

El automvil se asumir como algo natural
...y daremos empleo a un gran nmero de personas.

Misin
Cmo lograremos nuestros propsitos y visin,
Qu hacemos para lograr la lograr la visin
La misin constituye el primer nivel el ms global o genrico de los
objetivos de la empresa.
Manifiesta cierto nivel de aspiracin directiva e intenta dar respuesta
a las preguntas sobre cul es la esencia del negocio y sobre la
configuracin futura del mismo.

Visible para que sus componentes humanos enfoquen decisiones de

manera que los planes establecidos puedan contrastarse con lo que
postula la organizacin.
El reconocimiento expreso de la misin, aun cuando sta no siempre
est formalmente establecida, indica definir los negocios y las
operaciones que distinguen a una empresa del resto de
competidores su filosofa particular y permite su general
conocimiento.

Misin: Definiciones

Qu es la Misin?
Es la razn de ser de una organizacin.
EFQM

Entendimiento comn de por qu hacemos lo que

hacemos y cmo esto ayuda al total de la compaa.

Peter Babick

....no slo describe el output de la organizacin y los clientes

a los que se dirige, resume el alma de la compaa.

J.C. Collins & J.I. Porras

Mr.
Kwnoledge

Ejemplos de Misin

Resolver problemas
irresolubles de
manera innovadora

Preservar y
mejorar la
vida humana

Hacer a
la gente
feliz

Ejemplos de Misin
Hacer contribuciones
tcnicas para el
desarrollo y bienestar
de la humanidad

Experimentar la
emocin de la
competicin, ganando
y aplastando a la
competencia

Experimentar el
placer de promover
y aplicar la tecnologa
para beneficio del
pblico

Ejemplos de Misin
Identificar las necesidades
del mercado informtico y
desarrollar respuestas
tecnolgicas con la mayor
calidad y nivel de servicio.

Visin: Ejemplos
Misin
Proporcionar las estrategias, soluciones
y productos para ayudar a
nuestros clientes
a tener xito en la economa digital

Visin : Meta
Llegar a ser lder Global, reconocido por
asegurar que sus clientes consiguen
el mximo valor
de la economa digital.

Visin : Descripcin.
Implementando las estrategias,
soluciones y servicios adecuados.
A travs de una implantacin optima
de manera sostenida

Identificando la Misin
Elementos claves:
Debe centrarse en como los 4 clientes:
(empleados / entorno / accionistas / clientes)
se benefician de nuestros productos y
servicios.
Debe guiar e inspirar a todo el personal de la
Empresa (a todos los niveles).
Debe ser simple / fcilmente comprensible.
La Misin se identifica, no se crea.

Mr.
Comon
Sense

ValoresQuines somos y en qu creemos

Es la manera en que esperamos comportarnos en el da a da para

alcanzar nuestra visin.
Cmo nos comportamos entre nosotros en la empresa, con
nuestros clientes, proveedores, la comunidad, etc.

Son las prcticas diarias, el lenguaje, lo que constituye la cultura

corporativa.

Ejemplos de Valores: Respeto por el Individuo, Liderazgo Inspirado,

Liderazgo Tecnolgico, Trabajo de Equipo, Calidad, Servicio al
Cliente, Comunicacin, Ms Altas Normas ticas, Responsabilidad
Corporativa, Rendimiento de los Accionistas.

Visin: Ejemplos
Misin
Experimentar el placer de la innovacin y la
aplicacin de la tecnologa , para el beneficio
y placer del publico en general.

Valores
* Elevar la cultura y el status nacional
Japons.
* Ser pionero, no seguir a otros, hacer lo
imposible.

* Promover la habilidad y la creatividad

individual.

Visin : Meta
Llegar a ser la compaa ms conocida en el
mundo, por cambiar la imagen de baja calidad de
los productos Japoneses.

Visin : Descripcin.
Crearemos productos que llegaran a ser conocidos
en todo el mundo
Seremos la primera compaa Japonesa que entrar
en el mercado USA y distribuir directamente

Tendremos xito realizando innovaciones en las que

la compaas americanas han fallado(radio
transistores)
En 50 aos, nuestra imagen de marca ser tan
conocida como cualquiera en el mundo

Nuestra calidad e innovacin sern rivales de las mas

2005 compaas
innovadoras
Made in Japan significara algo bueno, no algo
2000
simpln.

EN RESUMEN
Visin Misin Valores Estrategia

VISIN
Qu clase de organizacin se desea ser?

MISIN
Qu hacemos para lograr la lograr la visin?

VALORES
Quines somos, en qu creemos, cmo nos comportamos?
Prcticas que constituyen la cultura corporativa.

ESTRATEGIA
Conjunto de cursos globales de accin que proyecta realizar
una empresa para lograr el cumplimiento de sus objetivos.
Cmo llegamos de la MISION a la VISIN considerando
nuestros VALORES?

MODELO FODA
Este modelo concibe que la organizacin se estructura de un cierto modo, en base a
elementos que tienen que ver en cmo articular la empresa en el medio ambiente en
que interviene, es decir, respecto de los competidores.

Amenazas

Oportunidades

fortalezas
debilidades

Medio Ambiente

competencia

El Modelo FODA intenta advertir en estas cuatro categoras:

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas,

que si se observa la empresa a travs de dichas categoras, es
posible obtener cul es el comportamiento ms adecuado a seguir.

Slogan Estratgico:
La gestin se articula aprovechando oportunidades, sorteando
amenazas, explotando fortalezas y corrigiendo debilidades.

 pero qu se entiende por

fortaleza, debilidad,
oportunidad y amenaza?

OPORTUNIDADES:
Acontecimientos futuros que se prev son favorables para la
empresa o que facilitarn el logro de los objetivos.
AMENAZAS:
Acontecimientos futuros que se prev son adversos para la
empresa o que perjudicarn el logro de los objetivos.

FORTALEZAS:
Atributos empresariales que ofrecen ventajas frente la
competencia.
DEBILIDADES:
Atributos empresariales que, respecto de la
competencia, hacen menos competitiva a la empresa.
Atributos?.... Tecnologa, Capital, Know-How,
Participacin de Mercado, Historia, Imagen

Las fortalezas y debilidades de la empresa son relativas a sus competidores. En la

gerencia se adoptan dos estrategias bsicas :
Compararse con el lder del negocio, respecto de la participacin de mercado
Compararse con los dos ms inmediatos seguidores o contendores: el que
est inmediatamente ms atrs, y el que est inmediatamente ms adelante.

Organizacin y Planificacin de la Calidad en la Empresa

Herramienta :
Anlisis DAFO

 Qu es el anlisis FODA?
Una herramienta estratgica, aplicable tanto
a una empresa, como a una actividad, un
producto o un proyecto de la misma.

Para qu sirve ?
Para orientar nuestra estrategia de actuacin,
al indicarnos:
Qu aspectos debemos enfatizar y publicitar
Qu aspectos debemos modificar y corregir

 Qu significa DAFO o FODA ?

D = Debilidades
A = Amenazas
F = Fortalezas
O = Oportunidades

De quin depende cada caracterstica ?

D = Debilidades

A = Amenazas

F = Fortalezas
O = Oportunidades
--------------------------------------------------------------DE NOSOTROS
DE NUESTRO ENTORNO

 Cmo se hace ?
Analizando por separado cada uno de los
factores FODA.
Viendo la relacin que tienen entre s:
Nuestras Debilidades y las Amenazas del entorno.

Aspectos a corregir
Nuestras Fortalezas y las Oportunidades del entorno.

Aspectos a potenciar

Ejemplo:Si queremos hacer un DAFO sobre

la Calidad del Servicio en una empresa
PARA
CONOCER

F
A

PREGUNTEMOS, por ejemplo:

Qu es lo que peor hacemos en nuestra
entidad ?
Qu es lo que mejor hacemos en nuestra
entidad ?
Qu es lo que ms les disgusta de una
entidad de nuestro sector a los clientes con
perfil estratgico?
Cules son las expectativas de los clientes
que para nosotros son estratgicos, con
respecto a una entidad de nuestro sector?

NOTA: Formular bien estas preguntas constituye la clave de todo el ejercicio !

Podra salir algo as:

N de Orden

No fidelizarlos

Que se les engae

Flexibilidad

Atencin

Trabajar a corto
plazo

Cometer errores

Sistemas
informticos

Asesoramiento

Atencin a clientes
mejorable

Falta de
profesionalidad

Innovar

Buenos productos

Obsesin por
reducir costes

Mala atencin

Buena imagen

No errores

Dar respuesta a
sus demandas

Mala imagen de la
entidad

Buen trato al
cliente

Confianza

No integrarlos en la
entidad

Actitud negativa de
los empleados

Banca telefnica

Eficiencia