TOPLANTI YNETM

VE
YNETM BECERLER
GELTRME

HOGELDNZ

AMACIMIZ
NEDR????
AMACIMIZ NEDR????
TOPLANTI YNETM
VE
YNETM BECERLER GELTRME
Konusundaki bilgi ihtiyac gidermektir.

TOPLANTI
YNETM

HTYACIMIZ OLANLAR
NELERDR?
NN TOPLANTI YAPIYORUZ?
TOPLANTIYA KMLER KATILIYOR?

GNDEMMZ NEDR?
TOPLANTIYI NEREDE YAPIYORUZ?
TOPLANTIYI NASIL YNETECEZ?

TOPLANTI NEDR?
Birden ok kiinin, bir sorun, bir olay
veya olgu zerinde grme yapmak
amacyla bir araya gelmelerine denir.

Toplant, ynetimin egdm

(haberleme,koordinasyon) kaynadr.
Ynetimde hem salkl bilgi al verii hem de
sorunlarn tartlmas ve rasyonel kararlarn
alnmas ancak toplant ynetimiyle salanr.
Toplantlar personeli ynetim etrafnda
birletirir ve btnletirir.
Her toplant yneticiliin ve liderliin tezahr
ettii kk bir ynetim merkezidir.

TOPLANTININ LEVLER
1-Enformasyon veya haber verme-renme
aracdr.
2-Bilgi al verii ya da sorunlar saptama
3- Karar alma ve Sorun zme
4- Katlmal ynetim gerekletirme

TOPLANTI TRLER
Bilgi verici Toplantlar(Konferans tipi
toplant)
Sorun zc Toplantlar
Sorun tanmlama toplants
Kurul (karar) toplants
Koordinasyon toplantlar (Ayn Dzeyde
yneticiler katlr)
Komisyon toplantlar (uzman toplantlar)

Mzakere toplants
Emir toplants
Danma toplants
Eitici toplantlar
Ynlendirici toplantlar
Mesleki toplantlar

Bilgi verici Toplantlar;

Bilgi verici toplantnn amac
personeli srekli eitmek lider veya
alanlar srekli bilgilendirmektir.

Bu tr toplantlarda sorun zmeye

giriilmemeli, katlmc says da
snrlandrlmamaldr.

Bilgi verici toplantlar u

durumlar iin uygundur:
-Lider veya grup yesi, bir konferansta
ya da bilgi grg gezisinde rendiklerini
gruba aktarmada,
-Kurum dndan arlan bir danman
grubu yeni gelimelerden haberdar
etmesinde,
-Lider bir st ynetimde alnan karalar
ve bu erevede oluturulan hareket
planlarn kendi grup yelerine
aktarlmasnda vb.
durumlar iin bu tr toplantlar uygundur.

Bilgi verici toplantlarn sonunda

personele soru sorma frsat verilmeli
konunun anlalp anlalmad kontrol
edilmeli
tepkilerinin ne olduu llmelidir.

Sorun zc toplantlar
Bu tr toplantlar;
irkette grlen sorunlarn zm iin
ortak noktalar ve zm yollarn ortaya koymak
amacyla yaplr
Bu toplantlar irketin ilgili ve bilgili
elemanlarnca yaplr
Uzun telefon grmelerini nasl azaltabiliriz ?
Krtasiye giderlerini nasl azaltabiliriz ?
Personelin ie ge gelmesini nasl nleyebiliriz ?
Motivasyonu nasl salayabiliriz ? gibi

Sorun Tanmlama Toplants:

Amac kurumda dile getirilen veya
getirilemeyen sorunlar tespit etmektir.
Her sorun st ynetime ulamayabilir bu
sebeple ynetim sorunlarn getirilmesini
beklemek yerine sorunlara gitmelidir.
eitli teknikler (Listeleme Yntemi vb.)
kullanlarak toplantya katlanlarn kurumda
yaanan sorunlar tespit etmesi eklinde
uygulanr.

Sorun zme toplantlarnda herkesin gr

nemlidir. Hibir gr yarglanmaz,
ayplanmaz ve knanmaz.
zm nerileri listelenir. neriler tek tek
ele alnarak deerlendirilir. Bir konsenss
salanmaya allr.
Bu tr toplantlarda herkesin bir sorun
olduunu kabul etmesi, bir zm bulunmas
gerektiini dnmesi ve zmn birlikte
alnacak kararlarla salanabileceine
inanmas gerekir.

Toplant ncesi toplantya katlacaklara

yazl olarak gndem bildirilmeli ve bu
yazma;
sorunun ak seik tanmn
o gne kadar yaanan olumsuz durumlar
daha nce denenen zm nerilerini ve
gerekli dier ek bilgileri iermelidir.
Bu tr toplantlara mutlaka sorunun
yaand departman alanlarnn katlm
salanmaldr.

Deerlendirme ve Karar Verme

Toplants (Kurul toplants)
Saptanan sorunlarn ve ve bu sorunlara kar
retilen zmlerin deerlendirildii
toplantlardr.
Tzel - zel kiilie sahip kurulularda
ynetim veya yrtme kurullarnn
yelerinden
oluur.
irketle ilgili idari-mali - hukuki ve teknik
konulara ilikin karar almak amacyla yaplr.

Koordinasyon toplantlar
Ayn Dzeyde yneticiler katlr. Toplantya
sunulan bilgiler deerlendirilir. Uyum ve
ibirlii hedeflenir
Komisyon toplantlar (uzman per.)
Ayn Dzeyde bilgi ve beceriye sahip
uzmanlar arasnda yaplr.
Bir konuyu incelemek ve karara balanmasn
kolaylatrmak amacyla yaplr.

Eitici toplantlar
Katlanlara bir ynetim veya uygulamann
benimsetilmesi amacyla yaplr.

Mzakere toplants
ki ya da daha fazla grup arasnda yaplr.
Taraflarn karlkl grme ve tartma
yoluyla ortak bir noktaya varmalar
amalanr

Ynlendirici Toplantlar

Yneticiler bu toplantlarda astlarn belli

konularda harekete geirmeyi hedeflerler.

Mesleki Toplantlar
Ayn uzmanlk dalnda alanlarn bir
konuda karar almalar ya da tartmalar
gerektiinde bavurulur.

Dzenli Uygulanan Ynetim

Toplantlar
Belirli zaman aralklaryla (Haftada
bir, ayda bir vb.) yaplan dzenli
toplantlardr.
Bu tr toplantlarda genel yada zel
konular rutin bir biimde ele alnr.
Deerlendirilir.

Herey
nsana
Saygyla
Balar...

Her 100 birim bilgi, hangi yntemde

ne kadar aklda kalyor, hatrlanabiliyor?
METOD
Okuma
Dinleme
Resme bakma

%
10
20
30

METOD
Film izleme
Sergiyi gezme
Gsteri izleme

Tartmaya katlm
Konuma yapma
Dramatik sunum yapma
Gerek bir deneyi canlandrma
nteraktif multimedya
Bir projeyi gerekletirme

%
50
50
50

70
70
90
90
90
90

stemek, Baarmak in
Gereklidir; Ama Bitirmek in
Balamak Gereklidir.

Ne Zaman Toplantya htiya

Vardr?
Pek ok kiiye ayn anda bilgi
aktarmanz gerekiyorsa,

Bir karar almanz gerekiyorsa,

Ayn konuyla ilgili farkl grlere ihtiya
varsa
Koordinasyona ihtiya varsa ,
Sinerjiye gereksiniminiz varsa,
alanlar toplant yapmak istiyorsa

Toplantya ihtiyacnz var demektir.

Ne Zaman Toplantya htiya

yoktur ?
Tartmaya gerek bir konu yoksa,
Tartmann sonu vermeyecei
dnlyorsa,
Kim ne sylerse sylesin sonuta
liderin dedii kabul edilecekse,
Bakalarn ie katmak konuyu
bulandracaksa
toplant gereksizdir.

KATILIMCILAR
Katlmc Says
Toplantlara daha az sayda
insann katlmas tercih edilir.
Byk gruplarla yaplan
toplantlarda gndem dalabilir.
Tartmalar ok zaman alabilir.

Kimler Katlmal ?
Toplanty yapan lider kendi
ekibinin tamamn toplantya
arabilir. Hatta destek
personelinde toplantlara
katlmas nerilir.

Toplantnn trne gre

katlmclar da deiebilir
Sorun zme Toplantlarna zme ulamak
iin kimlere ihtiya duyuluyorsa
arlmaldr. Ayrca sorunun yaand
blmn alanlar da bu tr toplantlarda
hazr bulunmaldr.
Bilgi Toplantlar iin; Kimin bilgilendirilmeye
ihtiyac var ? Veya kimden bilgi edinebilirim
? Sorularna verilecek cevap katlmclar
belirler.

TOPLANTIYA KATILANLARIN
GREVLER;

Katlmclarn toplant ncesi grevleri;

Bir nceki toplantnn tutanaklarn okuyun
size verilen grevleri ne kadarn yaptnz
belirleyin.
Misafir ve telefon grmeleri nedeniyle
toplantdan arlmamak iin nlemler aln.
Toplantya zamannda katlabilmek iin
ilerinizi dzenleyin.
Gndeme koyacanz/koyduracanz
maddeleri unutmayn.

Gndem maddenizle ilgili bilgi ve

materyalleri hazrlayp yelere verin.

Gndem belirlenmi ise gndeme ilikin

hazrlklarnz gzden geirin.
Toplantya katlamayacaksanz sizin
yerinize katlabilecek varsa bu kiiyi
belirleyin ve toplanty dzenleyen
birime bildirin. Yerinize katlabilecek
kimse yoksa bu durumu da bildirin.

Katlmclarn Toplant Srasnda

Grevleri;
Sz almadan ve sz verilmeden konumayn.
Karlkl konumayn, toplant bakanna
hitaben konuun.
Az ve z konuun.
Sk sk sz almayn.
Konudan konuya gemeyin.
Tartmalara katln, seyirci kalmayn.
Grlerinizi veya itirazlarnz
gerekeleriyle birlikte syleyin.

Nutuk ekmeyin, doal konuun.

Konuulanlar iyi dinleyin, not aln.
Kabul edilmeyecek teklifler sunmayn.
Baka biri kabul edemeyeceiniz bir
fikir ileri srerse aklamasn isteyin.
Ses tonunuza dikkat edin.

TOPLANTI LDERNN
GREVLER
Liderler toplantnn iklimini
ayarlayabilen kiilerdir.
Liderin grnen ak grevi snrl
zaman ierisinde gndemde yer alan
maddelerin grlmesini salamaktr.
Bunun dnda liderlerin toplantya
ilikin temel grevlerini balk
altnda toplayabiliriz:

1- nceden Planlama
Toplantda kimler bulunmal ?
Toplant ne kadar srmeli ?
Toplantda hangi konular grlmeli ?
Toplant srasnda gerekli olacak
materyallerin ve aralarn neler
olacan dnmeli ?

2- Toplanty Ynlendirme
Yneticinin toplant srecinde yapmas
gerekenler;
Toplantnn belirlenen gndem
erevesinde srdrlebilmesi,
Konumaclarn rahatlkla gr, dnce
ve eletirilerini dile getirmelerine frsat
vermesi,
Toplant boyunca nazik, demokratik ve
drst bir tavr sergilemesi
eklinde sralanabilir.

3- Takip
Toplant baarl m ?
Toplant srecinde ve toplant
sonrasnda verilen grevler yerine
getirildi mi ?
Toplant ile ulamak istediimiz
hedefleri yakalayabildik mi vb. ?
sorulara verilecek cevaplar toplantnn
takibi kapsamndadr.

Toplantya lerlik Kazandracak

Yol Gsterici Bilgiler
Toplant Says;
Toplantlarn says kurumda yaplan ie
ve toplantnn amacna gre
deiebilir. Ancak genel olarak
bakldnda;
Dzenli bir takvimle ayn gn ve ayn
saatte toplantlarn yaplmas yelenir.
Baz gruplar iin her gn sabah ksa
toplantnn yaplmas gerekebilir.

Toplantnn Sresi

Toplantlarn balang ve biti saati

nceden belirlenmeli ve bu sreye
uyulmaldr.
Aralksz iki saatten fazla sren
toplantlar tercih edilmemelidir. ok
uzun bir toplant yerine gerekiyorsa
ayn konu iin ek bir toplant
yaplmaldr.
Zamanla toplantlarn sresini tespit
etme ii katlmclara braklabilir.

Toplantlarn nceliinin
Belirlenmesi ve Yedek ye Tespit
Edilmesi;
Toplantlar bir ncelik srasna gre
yaplmal ve toplantnn nemi aka
belirtilmelidir.
Toplantlarn daimi katlmclarnn bir yedei
bulunmal her hangi bir sebeple asil ye
toplantya katlamayacaksa yerine yedek ye
katlmaldr.
Bu durumda yedek ye asil ye kadar
yetkiye sahip olmaldr.

NEREDE YAPILACAK?
Eer kurumda mevcut ise konferans
salonlar toplantlar iin ideal
yerlerdir.
Toplant yaplan yerlerin sessiz ve
rahat ortamlar olmas gerekir.nsan
trafiinin youn olduu, srekli
telefonlarn ald ve ilgiyi datacak
unsurlarn bulunduu ortamlar
toplantlar iin uygun yerler deildir.

GNDEM
Gndemin eleri;

Balk
Zaman ve Yer
Tema ve Tanmlama
Katlanlar
Konular
a-Balk
b-Aklama
c-Hedef

Fiziksel Dzenlemeler ve
Materyaller
Yaz tahtas bulundurulmal,
yelerin birbirlerini rahatlkla grecei
ekilde ortam dzenlenmeli,
Lider her toplantda setii oturma
ekli ile stat farkn en aza indirmeli,
Toplant yerinde iecek bulundurulmal,
Gerekli dier yazl materyaller
oaltlarak katlmclara datlmaldr

Ayrca
toplantlarda
kayt
tutulmal, kararlar konsenss
salanarak alnmal ve
her
toplantnn
gizlilik
ieren
blmlerinin
olduu
akldan
karlmamaldr.

ve katlma ak en demokratik toplant

dzenidir.

L veya V dzeni Toplant

Toplant iin uygun olmayan ortamlarda
avantaj salar. Ancak etkili bir
toplant dzeni deildir.

Dzeni Toplant

Katlanlar Konumacy Rahat izler,

grup iletiimini kolaylatrr.

Konumac

Dzeni Toplant

Olduka sk rastlanan bir toplant dzenidir.

Etkinlii salayan ve iletiimi kolaylatran
avantajlar vardr.

Dikdrtgen Dzeni Toplant

Heyet Kurul komisyon
gibi 7-11 kiilik karar alma,
danma, mzakere,
deerlendirme, egdm vb.
amal toplantlar iin
uygundur. Oturum bakan
dikdrtgenin duvar dibinde
olan ucunda oturur. Ancak
karlkl iki heyet
toplantlarnda ise taraflar
dikdrtgen masann iki
tarafnda yer alrlar. Heyet
bakanlar ise masann
ortasnda otururlar.

Kare Dzen Toplant

Kk kare 3-4 kiilik komisyon veya
komite gibi kk toplant gruplar iin
uygundur. Byk kare dzen ise, Drt
tarafl yada ok tarafl grup
toplantlar iin uygundur.

Konferans Tipi Toplant;

ok sayda kiinin katlaca ve
bilgilendirme, ynlendirme, eitme, emir
verme amacyla yaplan toplantlar iin
uygundur. Ynetici en nde ve stte
katlanlar topluca yneticinin
karsndadrlar. Pasif bir toplant
ynetimidir.
Snf Dzeni Toplant;
Eitici amal toplantlar iin yaplr. Not
tutma ve yaz yazma stnlkleri vardr.
Ancak iletiimi gletiren bir toplant
dzenidir.

TOPLANTILARDA KATILIMCI
TPLER
Toplanty Engelleyen Tipler;
1- Saldrgan; Bakalarna saldrgan bir
tavrla kar kar.
Krc sz ve davranlarda bulunur.
Herkesi kk grr ve eletirir.
Kimseyi beenmez.

2- Engelleyici; Her eye itiraz eder.

Bakalarnn grlerini reddeder.
3- ekimser; Tartmalara katlmaz. Kendi
kendine not alr veya hayale dalar.
4- htirasl; Mevki ve stats nedeniyle hep
bbrlenerek konuur.
5- Uar; Konuyu Srekli Deitirir.
6- Aceleci; Toplantnn bir an nce
bitmesini ister. Acil ve nemli ilerinin
olduunu belirterek toplantdan erken
ayrlr.
7- Tuzak; Sorular ve eletirileriyle dier
katlmclar tuzaa drmeye , hatalarn,
eksik ve yanllarn ortaya karmaya
alr.

8- Yaknmac; Her eyden ve herkesten

ikayet eder.
9- Savunucu; Kendisini, kendi birimini
srekli savunur. Hibir fikri ve neriyi kabul
etmez.
10- Despot; Sk sk sz alr. Baskc
konuur.
11- Oyuncu; Fkralar anlatr, espriler
yapar, grubu elendirir ve yerli yerinde
oynamazsa zaman kaybettirir.
12- Uykucu; Toplantlarda uyuklar.

TOPLANTIYI DESTEKLEYEN
TPLER
1- Giriimci; Tartmalar iin yeni fikirler
ne srer, sorunlara olumlu yaklar.
2- nerici; Konuyla ilgili gr, dnce ve
nerilerini dile getirir.
3- Destekleyici; Dier katlmclarn olumlu
fikir ve nerilerini destekler.
4- Deneyimli; Kendi deneyimlerinden sz
eder, rnekler verir, konuyu ve kiiyi
destekler.
5-zetleyici; En son sz alarak, toplantda
yaplan tartmalar ve konumalar gzden
geirir ve konuyu toparlar.

TOPLANTIYI KAYNATIRAN
TPLER
1-Rahatlatc; Olumsuz duygular gidermek iin,
gerekli alanlarda toplantya ara verilmesini ister.
Gerilimi azaltmak iin espri ve akalar yapar.
2-Uzlamac; Karara varlmas iin gerekli yerlerde
makul tavizler verir.
3- Moral Verici; Bakalarn ver ve destekler.
Dosta davranr ve cesaret verir.
4- Arabulucu; Tartmalarda birbirlerine ters
den kart fikirli kiilerin arasna girerek
arabulucu fikir ve nerilerde bulunur. Kart
grleri kaynatrr.

YNETMBECERLER
GELTRME
AMA
-Katlmclarn sorumluluk yklenmesi
-Gl/Zayf ynlerinin renilmesi ve
gelitirilmesi
-yi bir takm lideri ve oyuncusu olmas
-Etkin karar verme
-Fonksiyonel farkndal salama

Bugnk ve gelecekteki vizyon

Swot analizi
Ynetici rolleri
Ynetim becerileri

nsan likileri Becerileri

Takm oluturma
Beyin frtnasna nderlik(Vaka
almas)
Motivasyon
Liderlik

Teknik Beceriler
Problem Analizi
Karar Alma

Mteri Odakl Davran

Stratejik Planlama
Mteri Analizi(CRM)

SABIRLA DNLEDNZ N

TEEKKR EDERM.

BAARILAR DLERM