PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DEL PER

Seccin de Ingeniera Industrial

GESTIN DE PROYECTOS
3ra. Sesin

Profesor: MSc. Fernando Noriega Bardalez

REPASO DE CONCEPTOS
1. Definicin de proyecto

2. Atributos de un proyecto
3. Factores que restringen un proyecto
4. Desafos del administrador de proyectos
5. Ciclo de vida de un proyecto
6. Proceso de gestin de proyecto
7. Identificacin de necesidades
8. Solicitud de Propuesta (SDP)
9. Propuestas de Solucin
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GESTIN DE PROYECTOS

EL PROYECTO

Prof. Fernando Noriega

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OBJETIVOS DE LA SESIN
1. Factores Fundamentales en Administracin
de Proyectos
2. Fases de un Proyecto

Primera Fase : Solicitud de Propuesta

Segunda Fase: Propuesta de Solucin

3. Tercera Fase: Ejecucin del Proyecto

Planeamiento
Administracin del Riesgo
Ejecucin
Control del Proyecto

4. Finalizacin del Proyecto

5. Casos del Mundo Real
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FACTORES FUNDAMENTALES

1. Excelente Visin e iniciativa

2. Planeamiento y Programacin Integral
3. Perfeccionamiento (Actualizacin)
4. Priorizacin (criterio)
5. Delegacin de responsabilidades
6. Comunicacin efectiva y fcil

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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Esfuerzo

Solicitud de
Propuesta
Identificacin
de necesidades

Acuerdo

Desarrollo de
una propuesta
de solucin

Objetivo del
Proyecto
Ejecucin del proyecto

Finalizacin
del proyecto

Tiempo
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FASES DE UN PROYECTO

1. Identificacin de la necesidad, problema

u oportunidad Solicitud de Propuesta
2. Desarrollo de una Propuesta de Solucin
3. Ejecucin del Proyecto
4. Finalizacin del proyecto

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TERCERA FASE: Ejecucin del Proyecto

1. Planeamiento detallado

Administracin del Riesgo

2. Programacin y Puesta en Marcha

3. Control del Proyecto

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PLANEAMIENTO DEL PROYECTO

Qu se necesita hacer?
Quin lo har?
PLAN DE
LNEA
BASE

Cunto tiempo se
necesitar
Cunto Costar?

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PLANEAMIENTO DEL PROYECTO

1.

Definir claramente el objetivo del proyecto

2.

Dividir el alcance en piezas importantes o paquetes

de trabajo

3.

Definir las actividades especficas para cada paquete

de trabajo

4.

Presentar de manera grfica las

mediantes un Diagrama de Redes

5.

Determinar los Recursos Necesarios

6.

Calcular el Tiempo Estimado para cada actividad

7.

Calcular el Costo Estimado para cada actividad

8.

Programar y Presupuestar el proyecto

9.

Desarrollar un Plan de Lnea Base

actividades

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PLANEAMIENTO DEL PROYECTO

Consideraciones

En los proyectos normalmente se exceden los

presupuestos, se incumplen los plazos o se cumplen
parcialmente las especificaciones, porque el plan de
lnea base no est bien definido o porque no hay un plan
de linea base.

El personal involucrado en la ejecucin del proyecto

debera participar en el planeamiento del trabajo; ellos
tienen mejor conocimiento de detalles.

Participando en el planeamiento ayuda a obtener mayor

comprometimiento para cumplir el proyecto.
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DIVISIN DE PROCESOS

Proceso

Sub
Proceso

Actividad

Proceso
Empresarial
pilar del
negocio

Global
Financing

Proceso
Clave

Planning

Solution
Design

Contract
Acceptance

Forecast &
Collection

Solution
Delivery

Billing

Credit
Cession

Contract
Management

Accounts
Receivable

Negotiation

Cash
Management

Accounts
Payable

Legal
Acction

Accounting

Taxes

Reports
& Files

Procesos
Que inician y
terminan con
el cliente
externo

Actividades
que involucran
dos o mas
departamentos

Tareas
ejecutadas por
un dpto. o un
individuo

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ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Riesgo: probabilidad de que ocurra

circunstancia no deseada o no esperada

Puede resultar en prdida

El administrador del proyecto debe promover

discusiones sobre el riesgo con el equipo del
proyecto

una

El administrador del proyecto debe comprender

que el riesgo es parte del proyecto

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ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Elementos de la administracin de riesgos

1. Identificacin del riesgo
2. Evaluacin del riesgo
3. Planeamiento de la respuesta al riesgo

Plan de Contingencia

4. Monitoramiento del riesgo

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ADMINISTRACIN DEL RIESGO

1. Identificacin de Riesgos

Determinar
qu
riesgos
pueden
afectar
adversamente el objetivo del proyecto y qu
consecuencias puede tener de cada riesgo

Herramienta: tormenta de ideas (brainstorming)

Para cada riesgo identificado, deben
relacionadas las consecuencias potenciales

ser

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ADMINISTRACIN DEL RIESGO

2. Evaluacin del Riesgo

Determinar la probabilidad de ocurrencia del riesgo

y el grado del impacto que se puede tener al
objetivo del proyecto

Priorizar el riesgo tomando como base una

potencial probabilidad de ocurrencia e impactos
potenciales

Se puede usar la matriz de evaluacin de riesgos

de la siguiente diapositiva para organizar los
riesgos.
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Matriz de Evaluacin de Riesgo

Riesgo

Consecuencia

Probabilidad
de
Ocurrencia
(A, M, B)

Impacto
(A, M, B)

Causa de
la accin

Responsable

Plan de Respuesta

Reservar espacio interior

Lluvia en el
dia del evento

Construccin
de la
carretera

Poca asistencia
Prdida
financiera

Asistencia
reducida

Ingresos

reducidos

A: Alta;

Pronstico
del clima 2
dias antes
del evento

El dpto. de
carreteras
publica un
programa de
construccin

M: Media;

Laura

ahora
Reclutar voluntarios para
trabajar las 24 horas en la
instalacin interior
Desarrollar un plan
detallado

Identificar rutas alternas

Mandar a elaborar las
Allison

seales
Colocar seales en todas
las rutas
Anunciar en peridicos.

B: Baja

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ADMINISTRACIN DEL RIESGO

3. Planeamiento de la Respuesta al Riesgo

Desarrollar un Plan de Accin para reducir el impacto o probabilidad de

ocurrencia de cada riesgo

Establecer un punto disparador para accionar el Plan de Accin de

cada riesgo

Definir responsables para la implementacin de cada plan de respuesta

Plan de Contingencia: Acciones a implementar si ocurre el riesgo

Objetivo de un Plan de Riesgo: evitar el riesgo, atenuar el riesgo o

aceptar el riesgo

La contingencia debe ser incluida en el costo y presupuesto del

proyecto para pagar gastos adicionales o su implementacin

Debe incluir una seal o bandera de advertencia

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ADMINISTRACIN DEL RIESGO

4. Monitoramiento del Riesgo

Revisin regular de la Matriz de Administracin del

Riesgo riesgo durante todo el proyecto
Determinar si hay cambios en la probabilidad de ocurrencia
y/o potenciales impactos de alguno de los riesgos
Nuevos riesgos pueden ser identificados y adicionados a la
matriz de evaluacin de riesgos
La Agenda de Revisin
evaluacin de riesgos.

del

Proyecto

debe

incluir

Debe ser dada atencin especial a los puntos de

advertencia para determinar un plan de respuesta
necesario a ser implementado
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EJECUCIN DEL PROYECTO

Establecer un
Plan de Lnea Base

Poner en prctica
el Plan

Realizar las
actividades
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CONTROL DEL PROYECTO

1. Supervisar el avance para asegurar que todo vaya
de acuerdo segn el plan
2. Mantener un seguimiento de:
a. Cules actividades iniciaron y/o terminaron?
b. Cundo lo hicieron?
c. Cunto dinero se ha gastado o comprometido?
3. Clave: recopilar informaciones para medir y
comparar el progreso real y el planeado en forma
peridica y oportuna y llevar a cabo acciones
correctivas, caso necesario
4. Registrar los cambios en el alcance, programa y
presupuesto
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CONTROL DEL PROYECTO

5. Mientras ms temprano se identifique y corrija
el problema, es mejor
6. El Administrador del Proyecto debe ser
proactivo

7. La tercera fase termina cuando:

a. Todos los requisitos fueron cumplidos
b. El objetivo fue cumplido
c. El Cliente est satisfecho

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PROCESO DEL CONTROL DE PROYECTOS

Establecer Plan
de Lnea Base

Iniciar el Proyecto

Durante cada periodo

de presentacin de
informes

Recopilar infos. sobre

desempeo real

Incluir cambios en el
Plan del Proyecto

Calcular Programa,
Presupuesto y
Pronsticos

Analizar la situacin
Actual en comparacin
con el Plan

Esperar hasta el
prximo periodo de
presentacin de informes

no

Acciones
Correctivas?

si

Identificar acciones
correctivas e incluir
cambios relacionados
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CUARTA FASE: Finalizacin del Proyecto

1. Se inicia cuando se completa la ejecucin del proyecto y

el cliente acepta el resultado

2. Las actividades relacionadas con la finalizacin del

proyecto se deben identificar e incluir en el Plan de lnea
base, stas pueden ser:
a. Organizar y archivar los documentos del proyecto
b. Recibir y hacer los pagos finales
c. Realizar reuniones de evaluacin
d. Verificar si se entregaron todos aspectos acordados
como: capacitacin, manuales, grficos de flujo,
equipos, programas de computacin, etc
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CUARTA FASE: Finalizacin del Proyecto

3. El gerente del proyecto debe preparar una evaluacin
del desempeo de cada integrante del equipo
4. Tambin debe preparar un reporte final del proyecto
5. Garantizar que todos los pagos hayan sido recibidos del
Cliente
6. Garantizar que todos los pagos de materiales y
contratistas hayan sido efectuados
7. Programar reunin sobre evaluacin del proyecto a
posteriori

8. Celebrar

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CUARTA FASE: Finalizacin del Proyecto

AGENDA DE REUNIONES DE EVALUACIN

Desempeo tcnico
Desempeo en cuanto a costos
Desempeo del programa
Planeamiento y Control del Proyecto
Relaciones con el cliente
Relaciones de equipo
Comunicacin
Identificacin y solucin del problema
Recomendaciones
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FEEDBACK DEL CLIENTE

Promover una reunin para obtener el feedback del

cliente sobre el proyecto entregado
Objetivos:

Indagar si el proyecto proporcion beneficios anticipados

al cliente
Evaluar el nivel de satisfaccin del cliente
Obtener retroalimentacin del Cliente

Los participantes pueden ser: el administrador del

proyecto, el equipo del proyecto y los representantes
del cliente

Otra manera: encuesta de evaluacin posterior a la

terminacin
Los Clientes deben expresar su nivel de satisfaccin y
proveer comentarios, observaciones y sugerencias
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FEEDBACK DEL CLIENTE

Si el Cliente est satisfecho con el proyecto:

Preguntar sobre otros proyectos que usted

podra desarrollar, talvz sin necesidad del
proceso de SDP
Pedir permiso para usar al Cliente como
referencia
Considerar el feedback del Cliente como input
para la encuesta de evaluacin

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FACTORES DECISIVOS DEL XITO

1.

2.
3.
4.
5.
6.

7.

8.

Idear un plan antes de iniciar el proyecto. Contar

con tiempo para disear un plan completo
Motivacin y compromiso de los integrantes
Reuniones regulares con el cliente
Preguntar al cliente sobre su satisfaccin del
proyecto
Mantener informado al cliente y al equipo
Clave del Control: medir el avance real y
compararlo con el planeado y tomar medidas
correctivas, si fuera necesario
Concluido el proyecto, evaluar el desempeo para
averiguar que podra haberse mejorado.
Obtener feedback del Cliente y del equipo
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EJEMPLO DEL MUNDO REAL

Caso: Problemas en AT&T Wireless
1.

En 2003, AT&T mont un equipo para actualizar el sistema CRM (Customer Relationship
Management). El proyecto de actualizacin debera hacer lo siguiente:
a.
b.

2.
3.
4.

El proyecto de actualizacin deber ser por fases, una para cada grupo
El proyecto debera ayudar a que AT&T se ubicara como lder de servicio de telefona
mvil en USA.
El proyecto de actualizacin fall:
a.
b.

5.

El sistema CRM colaps

La empresa perdi clientes y adems prdi US$100 millones en ingresos

Factores que contribuyeron al fracaso:

a.
b.

c.

6.

Simplificar sus procesos de servicio al cliente para cuentas individuales

Proveer acceso y procesar de manera eficiente la informacin de los clientes

Baja moral del equipo, rumores de despidos y tercerizacin debido a que la cia. hizo
cambios a nivel ejecutivo.
Tanto el programa para la actualizacin del CRM como el proyecto de portabilidad del
nmero coincidieron. Los requisitos de prueba para la actualizacin se hicieron menos
estrictos. Los dos proyectos no consiguieron cumplir con la fecha de entrega.
AT&T no tena un plan de contingencia en caso de falla. El viejo CRM no se preserv.

Que se hubiera hecho para prevenir este fracaso?:

a.
b.
c.
d.

Retener los miembros clave del equipo, enfrentar los rumores y posponer los despidos.
Los proyectos se podran haber analizado y decidir su orden de prioridad.
El haber hecho menos estrictos los requisitos de la prueba provoc un desastre
Tener un plan de respaldo que es vital para mantener la continuidad y supervivencia
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EJEMPLO DEL MUNDO REAL

Caso: Tnel de emergencia para la cascada Hakalava
1.

The Hakalaoa Falls Emergency Bypass Tunnel Project was a finalist for the 2004
Outstanding Civil Engineering Achievement Award

2.

It was designed and completed in 2002 by Jas. W. Glover Ltd. and URS Corporation

3.

Location and history of project site (Lower Hamakua Ditch Water System):
a. Project took place in Hawaiis Waipio Valley, on the windward coast of the island of Hawaii
b. Home to historic twin falls: Hakalaoa Falls and Hiilawe Falls
c. Farmers depend on the water captured by the Lower Hamakua Ditch System
d. Built in 1910 to transport and process sugar cane
e. Irrigation system for farmers, diverting water from four streams in the area
f. In 1989, a landslide destroyed a 30-foot section of the Ditch Water System
g. A wooden flume was temporarily inserted, but could not withstand the force of the water
h. Water flow was diverted from Hakalaoa Falls to its twin, Hiilawe Falls
i. Farmers lost $11 million and their water supply
ii. Local ecosystem was damaged

iii. Beauty of twin falls no longer existed

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EJEMPLO DEL MUNDO REAL

Caso: Tnel de emergencia para la cascada Hakalava
4.

Project team worked on a limited budget with a short time frame

5.

Project site was on the dangerous face of the 2,000 feet tall Hakalaoa Falls

6.

Because of the location of the site, the team could not use large machinery. The 300-foot
long, 7-foot diameter bypass tunnel was hand-mined

7.

Team had to transport over 1,300 tons of construction material traveling 2 miles per
hour, 2 miles each way

8.

Team finished project with a good safety record, on budget, and on time

9.

Project cost the government $17 million less than a proposed solution to build an
entirely new tunnel system:
a.

Irrigation restored for farmers 14 years after the landslide

b.

Twin falls restored, preventing any further damage to the ecosystem

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EJEMPLO DEL MUNDO REAL

Caso: Ingeniera Militar
Las instalaciones militares son diseadas, construidas,
ampliadas y mejoradas con ayuda de tcnicas de
administracin de proyectos
El ejemplo se refiere al proyecto Fort Drum Airfield de
$37 millones, el cual necesita muchas mejoras

El Proyecto: construir caminos, aumentar 2 edificios,

proveer servicios, reubicar una carretera y evitar
terrenos pantanosos.
Fueron definidos objetivos claros, un equipo coheso y
comunicaciones frecuentes.
El equipo complet el proyecto con xito, en el plazo y
dentro del presupuesto planeado
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EJEMPLO DEL MUNDO REAL

Caso: El Gran Tnel
Este proyecto es el ms grande y complejo proyecto pblico
en la historia de USA y est siendo ejecutado por ms de una
dcada en Boston.
Este proyecto Arteria/Tnel fue diseado para una capacidad
de 250,000 vehculos diariamente.
El proyecto incluye 200 contratos; 161 millas de carretera; 15
millones de pis cbicos de desechos; 29 millas de lneas de
gas, electricidad, telfono, alcantarillas y tubos de agua; y un
tnel de 120 pies abajo del nivel de las calles.
El presupuesto original estimado fue de US$2.2 billones, sin
embargo, estimativas recientes han anotado que es
necesario aprox. US$14 billones.
Sobrenombres: el gran tnel, la gran mentira, el hoyo de
dinero, el gran puerco, etc.

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Discusin en grupo

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Tarea para la prxima clase

1. Analizar, diagnosticar y plantear como son realizados

los proyectos en organizaciones no lucrativas (Ej. ONGs,
beneficencias, etc.) a nivel de planeamiento, ejecucin,
control y finalizacin.

2. Cada grupo, de 4 participantes, deber plantear

sugerencias de ideas que podran mejorar los proyectos
que estn siendo hechos en estas organizaciones.
3. Presentar el trabajo escrito con los nombres de los
integrantes de cada grupo para la clase de 07/04/10.
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