MICROSOFT ACCESS 2010

QU ES MICROSOFT ACCESS?

Es un software administrador de base de datos

que incluye MVC (modelo vista controlador):
Front End (pantallas: Vista)
Lgica de negocio (Modelo y controlador)
Reportes

Permite generar una aplicacin con pantallas,

base de datos y reportes
Se utiliza, en general, cuando Excel llega a su
lmite o su operacin se hace complicada por el
manejo de los datos o se requiere interaccin
constante con el usuario

COMPONENTES DE ACCESS
Tablas
Consultas o queries
Formularios
Informes
Macros; Automatiza tareas
Pginas HTML
Mdulos: Son funciones y procedimientos en
VBA

COMENZANDO CON ACCESS

Iniciar MS Access y como salir de esta
aplicacin
Existen distintas opciones:

Base

de dato en blanco
BD web en blanco
Plantillas de ejemplo
Plantillas de Office.com

Como ver Versin de Access: Men Archivo

=> Ayuda

CREAR BD EN BLANCO

Asignar nombre a BD (Derecha nombre

archivo y ubicacin)
Fijarse

en extensin de Access: .accdb

Clic sobre el botn Crear

Se debe pensar en el modelo relacional que
hay detrs de la BD
La base de la BD son tablas

CREAR TABLAS I

Formas de ver tablas (Vistas):

Vista

hoja de datos: Se ven los datos

Vista Tabla dinmica
Vista Grfico dinmico
Diseo: Se crea la estructura de la tabla

Se le asigna un nombre a la tabla

En Vista Diseo se crea la tabla y sus
campos

MODELO ER
Se modela la realidad desde variados puntos de
vista...
Modelo de procesos: Se modelan
transformaciones (verbos) como procesar,
chequear, etiquetar, etc. Se utiliza BPMn, UML
Activity Diagram, etc. Es la parte dinmica de
la realidad
Modelo ER: Se modelan cosas y sus
caractersticas (entidades y atributos), ejemplo
Persona tiene nombre, apellido, fecha de
nacimiento. Es la parte esttica de la realidad

CREAR TABLAS II

Se generan los campos de la tabla

ID, nombre, apellido, etc.

Tipos de datos en Access:

Texto: mx. 255 caracteres

Memo: Grandes cantidades de texto hasta 65.535 caracteres. No puede ser
Llave primaria
Nmero: Byte (0-255), Entero (-32768, +32767), Entero Largo, Simple,
Doble, I. de rplica, Decimal
Fecha/Hora
Moneda
Autonumrico: Valor numrico se incrementa en forma automtica cada vez
que se agrega un registro
Si/No
Objeto OLE: Fotos, sonido u otros objetos de otras aplicaciones
Hipervnculo
Datos adjuntos: Almacenan archivos en variados formatos

CREAR TABLAS III

Men Crear=>Tabla
ID es de tipo Autonumeracin o Nmero
Primary Key o Foreign Key deben ser
numrico

RELACIONAR TABLAS I
Se indica como se relacionan los datos
(tablas)
Men Herramientas de BD=> Relaciones
tipos de relaciones:

Uno

a varios
Uno a uno: No es comn pues podra incluirse
en la misma tabla
Varios a varios: Ejemplo pasajero y habitacin
hotel. Se crea una tabla intermedia, pues esa
relacin no se puede representar en Access

RELACIONAR TABLAS II

Qu es Integridad Referencial?
Evita

la creacin de registros hurfanos

Actualizar en cascada los campos

relacionados
Eliminar en cascada los registros
relacionados
Se relacionan las tablas segn ID y tipos de
relaciones entre tablas

MODELO ENTIDAD RELACIN

HOJA SECUNDARIA
Es una relacin entre tablas que slo se
puede ver en Vista de Hojas de Datos
Las hojas secundarias muestran valores
relacionados en una hoja de datos
incrustado
Se indican con un signo + dentro de un
cuadrado
Men Inicio => Ms=> Hoja Secundaria de
Datos, se activa o desactiva

INDEX O INDICES I

Permiten encontrar y ordenar registros en forma ms

rpida, pero puede hacer lenta la actualizacin de
registros
Se activan en Diseo en Propiedades General de un
campo: Indexado:

No
S (con duplicados)
S (sin duplicados) = Se prohbe duplicar valores en el campo
No pueden indexarse tipos de datos:

Memo
Hipervnculo
Objeto OLE

Al definir un campo como Primary Key (clave primaria) se

le asocia en forma automtica un ndice sin duplicados

INDEX O INDICES II
Para crear un ndice de dos o ms campos:
Men Diseo=>ndices
Ingrese nombre del ndice y campos asociados,
y determine el orden ascendente o descendente
Para el nombre de los prximos campos que
integran el ndice, deje vaco el Nombre de
ndice
Ejemplo en tabla Alumno: ndice se llama
Nombre y posee Nombre y Apellido

PROPIEDAD DE LOS CAMPOS

Cada campo tiene, en Vista Diseo, distintas

propiedades :

CAMPO REQUERIDO

Para establecer que un campo es requerido

se debe activar la opcin Requerido en
Propiedades de campo de Vista Diseo del
campo:

APLICACIN DE REGLA DE VALIDACIN I

Se desea controlar los datos que se
introducen en una BD a travs de la
validacin en sus campos
Esta regla de validacin se utiliza en Vista de
hoja, consulta de actualizacin o un
formulario

APLICACIN DE REGLA DE VALIDACIN II

En vista Diseo ir a campo donde se aplicar
regla de validacin
En Regla de Validacin (Propiedades del
campo) ingresar los ingresos aceptados:

Si es texto se deben cerrar entre comillas, ejemplo

campo Pas los ingresos aceptados seran Chile o
Pero Argentina
Se usan los conectores lgicos o(OR) e y (AND)

En Texto de Validacin se ingresa el mensaje

de error que se mostrar, cuando el ingreso no
sea el aceptado

VALIDACIN III
En HistoriaRamos se debe validar si la nota
final est entre [1,7], sino se debe mostrar un
mensaje de error
[Nota_final] es el campo

MSCARA DE ENTRADA I

Se ingresan los datos siguiendo un formato, para

evitar con ello errores, ejemplo de ello son nmero
de celular, nmero de cuenta bancaria, etc.
Se definen en vista de Diseo de las tablas,
consultas y formularios
No se puede aplicar mscara de entrada a ingresos
del tipo:

Autonumrico
Memo
Objeto OLE
Hipervnculo
S/No

MASCARA DE ENTRADA II
Se desea ingresar el nmero de celular (8
caracteres) y nmero fijo ((rea) 7 caracteres):
Celular lo definimos como texto, pues si se
define numrico, el 0 no borrar, si es el
primer nmero. Su mscara es:
Mscara

de entrada: 00000000

Nmero fijo:
Mscara

de entrada: (00) 0000000

MASCARA DE ENTRADA III WILDCARD

Marcador y su significado:

# nmero o espacio

0 nmero (0-9) Entrada obligatoria

9 nmero o espacio. Entrada no obligatoria

L Letra A-Z Entrada obligatoria

? Letra A-Z Entrada opcional

A Letra o nmero. Entrada obligatoria

a Letra o nmero. Entrada opcional

& Cualquier carcter o un espacio. Entrada obligatoria

C Cualquier carcter o un espacio. Entrada opcional

< Convierte a minsculas todos los caracteres que hay a la derecha

> Convierte a maysculas todos los caracteres que hay a la izquierda

! Hace que la mscara de entrada se muestre a la derecha/izquierda, en lugar de hacerlo de

izquierda a derecha

/ Muestra como texto literal los caracteres que aparecen a continuacin

El texto aparece dentro de las comillas

Contrasea Aparecen * con cada carcter

DROPDOWN I

Se utilizan cuando se asocian a un campo de otra tabla o

consulta, ejemplo Entidad Alumno en su campo Carrera,
se elige dentro de las carreras disponibles
En Vista Diseo ir al campo que se relaciona con otra
tabla o campo vaco
En Men Diseo => Modificar Bsquedas
Hay dos opciones buscar valores de una tabla/consulta o
ingresar valores
Seleccionar Tabla/Consulta
Seleccionar atributos a desplegar en campo
Ordenar atributos
Designar un nombre a el campo de bsqueda

DROPDOWN II
Mirar en Propiedades del campo la ficha
Bsqueda
Fijarse en Permitir varios valores y Permitir
ediciones de lista de valores

COMBOBOX III (INGRESAR VALORES)

Se utilizan cuando se asocian a un campo de
otra tabla o consulta, ejemplo HistoriaRamos
seleccionar 1er Semestre o 2do Semestre
En Vista Diseo ir al campo que se desea
contenga valores
En Men Diseo => Modificar Bsquedas
Se ingresan valores 1er Semestre o 2do
Semestre
Designar un nombre a el campo
Limitar la lista y no permitir varios valores

COMBOBOX IV

Este control se puede incluir tambin en

formularios, que se ver despus

CONSULTA (QUERY) I

Se definen consultas para seleccionar un conjunto de

datos que cumplen determinadas caractersticas
Se definen criterios de seleccin con operadores
lgicos: OR, AND, etc.
Pueden ser de una o ms tablas
Men Crear=>Diseo de consulta
Mostrar las Tablas o Consultas que integrarn la
nueva consulta
La venta se divide en cuadrcula QBE (abajo) y panel
superior

CONSULTA (QUERY) II

Se desea hacer una consulta donde se muestren a los alumnos y

sus ramos cursados ordenados por Nombre alumno
([Alumno].[Id_Alumno]=[HistoriaRamos].[ID_Alumno]) Y
([Ramos].[Id_Ramo]=[HistoriaRamos].[ID_Ramo])

CONSULTA (QUERY) III

Tipos de consulta:

Seleccin: Obtiene los datos de una o ms tablas y los

muestra en una hoja de datos
Paramtricas: Cuando se ejecuta muestra su propio
cuadro de dilogo para solicitar informacin relacionada
Eliminacin: Elimina grupo de registros
Actualizacin: Realiza cambios a un grupo de registros
de una o ms tablas
Datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o
ms tablas
Creacin de tabla: Podemos crear una tabla a partir de
una consulta o de parte de los datos de una o ms tablas

CONSULTA (QUERY) IV

En Criterios se pueden utilizar elementos

como AND (y), OR (o) y like (como):
Si

se ponen los criterios en la misma lnea

criterios es un AND
Si se ponen en otra lnea es o

CONSULTA (QUERY) VI (WILD CARD)

Al* Palabras que comiencen por Al

A*o Palabras que comiencen por A y terminen en o
*to* Palabras que posean to en medio
*/*/99 todas las fechas del ao 1999
[A-D]* Palabras que comiencen con letras de A a D
COO???? Comienzan con COO y poseen 4 caracteres finales
#30/01/99# Igual a 30.01.1999
>112 Nmeros mayores a 112
Entre #01/01/99# Y #01/04/99# fecha entre 01.01.1999 y 01.04.1999
>=Pedro Todos los nombres desde Pedro hasta el final del alfabeto
=(Ahora()-365) Registros del ltimo ao
Negado EE.UU. todos los valores excepto EE.UU.
Longitud([Nombre])>Val(30) Longitud del campo es mayor a 30 caracteres
muestra registros con valor nulo
<>Hola Distinto a Hola

CONSULTA (QUERY) CON PARMETROS I

A veces se requiere que el usuario ingrese el
tem buscado, ejemplo ID del usuario
En Consulta se agrega la pregunta entre [],
ejemplo: [Cul alumno busca?]
Cuando se ejecuta la Consulta se realiza la
pregunta y luego se ejecuta la query
La pregunta acta como un campo al que se
le asocia el valor ingresado

CONSULTA PARAMTRICA II
Fijarse que se la pregunta est en criterios
en el campo que corresponde
Existe el campo Carrera de otra tabla
La consulta arrojar los valores de alumno y
carrera segn ID ingresado

CONSULTA PARAMTRICA III

Problema: Deseo realizar una consulta que involucra

a dos tablas, pero yo agrego por error 3 tablas
Los campos de la tabla extra se le asignaran valores
que no son los que necesariamente buscamos:
SELECT Alumno.Id_Alumno, Alumno.Nombre,
Alumno.Apellido, Carrera.Nombre
FROM (Carrera INNER JOIN Alumno ON
Carrera.Id_Carrera = Alumno.Carrera) INNER JOIN
HistoriaRamos ON Alumno.Id_Alumno =
HistoriaRamos.ID_Alumno
WHERE (((Alumno.Id_Alumno)=[Cul alumno
busca?]));

CONSULTA PARAMTRICA IV
Problema: Con el actual mtodo de ingreso
el usuario puede ingresar una letra en vez de
un nmero, para ello existe el botn
Parmetros
Men Diseo=>Parmetros ingresar el
parmetros entre [] y el tipo de datos,
ejemplo

[Cul

es el valor ID buscado]...Numrico

Se ingresa luego el mismo campo al campo

criterios

CONSULTA PARAMTRICA V
Al usar Consulta con wildcard se debe
anteponer Like o Como delante del
campo en criterios
Ejemplo: LIKE [Ingrese ID]

CONSULTA PARAMTRICA VI
Agrupar registros: Ir a vista Diseo de la
consulta => Hacer clic sobre Totales
(sumatoria)
En la QBE aparece un nuevo campo Total,
donde se pueden agrupar campo por suma,
promedio, etc.
Ejemplo contar nombres, se utiliza dos veces
el campo nombres, uno para mostrar el
nombre y el otro con la funcin Cuenta

GENERADOR DE EXPRESIONES I
A veces se requiere ejecutar un clculo en
un campo, que no est presente en la BD,
por ejemplo se posee el campo
[FechaNacimiento] y se desea obtener la
edad de la persona o se poseen los campos
[PrecioUnitario] y [cantVendida] para
determinar el ingreso
En campo se ingresa el nombre del nuevo
campo temporal y se separa la frmula con
: ejemplo Edad: DifFecha[...

GENERADOR DE EXPRESIONES II

Luego se genera la frmula correspondiente

en el campo Campo:

Edad: DifFecha(aaaa;[Alumno]![FechaNacimiento];
Fecha())
Se puede utilizar el Generador de expresiones que hace
ms fcil el desarrollo de frmulas:
Sobre el campo Campo clic sobre botn derecho del
mouse y seleccionar Generar...

GENERADOR DE EXPRESIONES III

La funcin condicional IIf

IIf(condicin; accin verdadera ; accin falsa)

Ejemplo:

Edad: IIf([Alumno]![FechaNacimiento]>#31.12.1979#;"Posterior a 1980";"Antes de 1980")

ACTUALIZAR CAMPOS I

Se actualizan valor de la tabla en base a Consultas,

ejemplo a todos los que posean nombre de Juan se
modificar su celular anteponindole un +56 0 + [Celular]
Se genera una consulta buscando los Juan de la BD
En vista Diseo => Presionar Actualizar! y aparece en
campo Actualizar a: donde se coloca lo que se va a
cambiar (+56 0 + [Celular])

ACTUALIZAR CAMPOS II

Aparece una ventana previnindonos del cambio de

contenido en la BD. Para desactivar esto se debe ir a
Archivo=> Opciones => Configuracin del cliente en
Confirmar:

CREAR TABLA CON RESULTADOS CONSULTA

Se desea crear una nueva tabla con el resultado de una

consulta, ejemplo de los datos que tienen como nombre
Juan
Se genera una consulta buscando los Juan de la BD
En vista Diseo => Presionar Crear Tabla
Presionar Ejecutar y se preguntar por el nuevo nombre de
la tabla

CONSULTAS DE ELIMINACIN

Se desea eliminar registros a partir del resultado de una

consulta, ejemplo de los datos que tienen como nombre
Peter
Se genera una consulta buscando los Peter de la BD
En vista Diseo => Presionar Eliminar
Presionar Ejecutar y se preguntar por si se est seguro de
borrar registros

PARTES DE UN FORMULARIO I

Corresponden al Front-End de una aplicacin y son la

interface entre usuario y aplicacin. Estos poseen los
siguientes componentes:
Encabezado o pie del formulario: Sirven para colocar
elementos fijos, es decir, que no cambian de registro en
registro. Se puede tratar tanto de texto, como imgenes,
botones, etc.
Detalle: Ac van los campos del formulario
Encabezado o pie de pgina: Los datos que colocamos en
esta zona se visualizarn una vez por cada pgina, pero
slo en vista preliminar

FORMULARIOS II

Existen varias formas de construir formularios en men Crear:

Primero se hace clic sobre la tabla o consulta sobre la cual se
generar el formulario
Luego se elige alguna de las siguientes alternativas

Formulario: Crear automticamente uno

Diseo de Formulario: Uno crea el uno
Formulario en blanco: Uno genera uno desde varias tablas
Tambin se pueden utilizar Asistente para formularios,
navegacin y ms formulario para crear formularios
especficos

FORMULARIOS III

Cuando se utiliza Formulario se crea el

formulario automticamente con un diseo.
Para desactivar este diseo debe
seleccionar todos los campos y hacer clic
sobre Men Organizar=>Quitar diseo y
ahora se puede ajustar el largo de los
campos en forma separada

FORMULARIOS III
Hacer clic sobre Alumno => Crear => Diseo
de Formulario y luego en Diseo => Agregar
campos existentes
Arrastrar Id_Alumno, Nombre, Apellido y
Fecha de Nacimiento de la tabla Alumno
Arrastrar Nombre_Carrera de la tabla
Carrera, ver como realiza la relacin en
forma automtica, sino fuese as se debera
indicar la relacin

FORMULARIOS
Se pueden incluir combobox, cuadros de
dilogo y otros elementos en el formulario
Crear formulario y verlo enVista Diseo
Men Herramientas de diseo de formulario
=> Diseo => incluir combobox o cualquier
elemento al formulario, seguir los pasos del
asistente

FORMULARIOS Y SUBFORMULARIOS I

Es un formulario dentro de otro

Se pueden realizar desde consultas y tablas
Cuando es una relacin de 1:n el subformulario es
aquel que es n en la relacin
Men Crear=>Asistente para formularios
Seleccionar de Tablas/consultas la que servir como
formulario y seleccionar todos los campos
Seleccionar de Tablas/consultas la que servir como
subformulario y seleccionar todos los campos
Hacer clic sobre Siguiente

FORMULARIOS Y SUBFORMULARIOS II

En Cmo desea ver los datos? se refiere a si el formulario tendr o no

un subformulario
Formularios vinculados se refiere a que aparecer un botn en el
formulario principal que al presionarlo abrir el otro formulario
Presionar Siguiente hasta completar el formulario con su
subformulario
Se crearan un formulario y un subformulario en el apartado de
formularios
Para modificar subformulario, se debe abrir el subformulario
correspondiente
Otra forma de generar subformularios es en men Herramientas de
diseno de formulario => Subformulario

CONTROLES I

CONTROLES II

DOS COMBOBOX RELACIONADOS I

Se requiere que se seleccione un valor en el
primer combobox y segn esta eleccin el
segundo combobox muestra diferentes
valores
Ejemplo profesores guas (tesis) y alumnos

DOS COMBOBOX RELACIONADOS II

Se crean dos tablas alumno (id_alumno, nombre, guia) y guia (id_guia,

nombre)
Se crea un formulario con dos comboBox
En el primer comboBox se muestran todos los guas disponibles
En el segundo comboBox se ejecuta una query (consulta):
SELECT alumno.nombre FROM alumno
WHERE alumno.guia=
[Forms]![NombreFormulario]![NombreComboBox]
Pero como Microsoft Access es algo tonto, no se da cuenta del cambio
en el primer comboBox por ello se incluye el siguiente cdigo en Visual
Basic para Access haciendo clic botn derecho del mouse => generar
evento... => Cdigo

Private Sub combo_guia_AfterUpdate()

Me.combo_alumno.Requery
End Sub

Que hace que se actualice el segundo comboBox

Ver ejercicio Dos ComboBox relacionados.accdb

PANEL DE CONTROL I
cuando se inicia una aplicacin MS Access
sera bueno tener una pantalla de inicio con
la opcin de cerrar la aplicacin
Men Archivo=>Opciones=>Personalizar
cinta de herramientas=>Comandos que no
estn en cinta de herramientas=>Buscar
Administrador de panel de Control en
Fichas principales crear un nuevo grupo e
incluir en l el Administrador de panel de
control

PANEL DE CONTROL II
men Herramientas de base de datos => clic
sobre Administrador de panel de control =>
Modificar el nombre del actual y hacer clic
sobre nuevo, definir un Texto, comando
(Abrir el formulario en modo de Edicin) y
especificar formulario
Mover arriba o abajo
Por ltimo definir un Salir y como comando
elegir Cerrar la aplicacin

INNER JOIN
combinaciones internas: Cada registro de la
tabla a(empleados) se combina con otra
tabla b (departamentos):
SELECT * FROM empleados a,
departamentos b WHERE
a.id_departamento=b.id
Se podra expresar as
SELECT * FROM empleados a INNER JOIN
departamentos b ON
a.id_departamentos=b.id

OUTER JOIN LEFT/RIGHT JOIN

Un listado de todos los empleados que tengan o no

departamento asignado
SELECT * FROM empleados a LEFT JOIN departamentos b ON
a.id_departamento=b.id
nos traemos todos los registros de la tabla izquierda tengan o no
correspondencia con la tabla derecha.
Por el lado contrario un right join hace lo mismo pero trayendo
todos los registros de la tabla derecha tengan o no
correspondencia con la de la izquierda.
SELECT * FROM empleados a RIGHT JOIN departamentos b
ON a.id_departamento=b.id
Aquellos registros sin correspondencia entren para el campo
correspondiente un valor NULL, es decir si un empleado no tiene
departamento, entonces su valor es null

MYSQL Y ORACLE

Los ejemplos que hemos visto hasta ahora se pueden aplicar en

MySQL y otros compatibles, pero en Oracle para realizar los
outer join se realizan as:
select * from empleados a, departamentos b where
a.id_departamento(+)=b.id
Es decir se coloca el (+) en el lado que queramos (left o right).
En los left o right join se puede adems aplicar otras condiciones.
Ej: Obtener los empleados de los departamentos que tengan
hipoteca:
select * from empleados a left join departamentos b on
a.id_departamento=b.id where a.hipoteca=1

REPORTS O INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos

de una tabla o consulta, generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los
formularios es que los datos que aparecen
en el informe slo se pueden visualizar o
imprimir (no se pueden modificar) y en los
informes se puede agrupar ms facilmente la
informacin y sacar totales por grupos.

Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaa Crear:

Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene

todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegacin.

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo
no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido
crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el resultado
modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en la creacin del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.

CREAR REPORTE CON ASISTENTE I

En la pestaa Crear, grupo Informes,
iniciaremos el asistente pulsando el botn
Asistente para informes
Agregamos las tablas y sus campos que
saldrn en el reporte

CREAR REPORTE CON ASISTENTE II

Si las tablas elegidas poseen un subformulario, se preguntar Cmo se

desea ver los datos?, es decir, cul es el formulario primario?
Luego se preguntar si se desea agregar algn nivel de agrupamiento.
Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios
conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en
el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo
Si presionamos el botn Opciones de agrupamiento, podremos definir
como se agrupan los datos
Para cada campo por el que se va a agrupar la informacin del informe
podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable
debemos indicar que utilice un intervalo en funcin de determinados
valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarn
en funcin del tipo de datos y los valores que contenga. Despus de
pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior
Luego Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los
registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una
ordenacin ascendente o descendente

CREAR REPORTE CON ASISTENTE III

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos

dentro del informe. Seleccionando una distribucin
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr
el informe con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin
Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que
quepan todos los campos en una pgina, se supone que
el asistente generar los campos tal como lo dice la
opcin
Se le asigna luego un nombre al reporte
Podemos luego abrir el reporte en vista Diseo para
modificarlo

CREAR REPORTE CON ASISTENTE IV

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

El Encabezado del informe contendr la informacin que se ha de indicar nicamente al
principio del informe, como su ttulo.
El Encabezado de pgina contendr la informacin que se repetir al principio de cada
pgina, como los encabezados de los registros, el logo, etc.
Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un nico registro, y el
informe ser el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros.
El Pie de pgina contendr la informacin que se repetir al final de cada pgina, como la
fecha del informe, el nmero de pgina, etc.
El Pie de informe contendr la informacin que nicamente aparecer al final del informe,
como el nombre o firma de quien lo ha generado.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y
encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en el men contextual del informe. Al
hacerlo, se eliminarn todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir
el mismo proceso que para eliminarlos.
Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresin del informe
no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la seccin. Para hacerlo debers acceder a la
Hoja de propiedades, desde su botn en la pestaa Diseo > grupo Herramientas. Luego, en el
desplegable, elige la seccin (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedad
Visible a S o a No segn te convenga. Los cambios no se observarn directamente en la vista
diseo, sino en la Vista preliminar de la impresin o en la Vista informes.

MACROS I
Automatizan tareas, reducindolas a un slo
clic
La verdadera potencia de las macros es su
capacidad para automatizar la respuesta a
muchos tipos de eventos, sin que sea
necesario programar

MACROS I - SALUDO
Vamos a crear una macro que muestra un
mensaje de dialogo para entregar una
informacin al usuario, por ejemplo un error,
una advertencia, etc.
Men Crear => Macro
Del dropdown elegir CuadroDeMensaje

Mensaje: Es el mensaje a mostrar

Bip: Se emite o no un sonido con el mensaje
Tipo: Tipo de mensaje aviso, informacin, etc.
Ttulo: Ttulo del mensaje

Grabar y ejecutar macro

MACRO I - SALUDO
Asociemos esta macro con un botn
Abrir el formulario deseado en vista Diseo
Del men Diseo seleccionar el botn y
dibujarlo sobre el formulario
Se abre un Wizzard y seleccionar
Categoras=>Otras y seleccionar Ejecutar
Macro
Seleccionar la macro recin creada

MACRO II: INICIO DE APLICACIN

Si se le asigna el nombre Autoexec a una
macro, Access la ejecutar cada vez que se
abra la base de datos
Es lo mismo que ir a men Archivo =>
Opciones => Base de Datos actual y Mostrar
Formulario

MACRO CONDICIONAL
En ciertos casos, necesitamos establecer
condiciones para que se realice una
determina accin
Si el da actual es domingo, no se permitir
abrir el formulario frm_alumno
Crear Macro => Seleccionar Si

MACRO CONDICIONAL
Existe un Si y un Si no
Si no es domingo se abre
frm_alumno
Si es domingo se muestra
un mensaje y se cierra la
ventana del formulario

MACROS INCRUSTADOS
Son los macros que estn
en propiedades de eventos
de un control determinado,
por ejemplo...
En un Formulario en vista
diseo
Cuando Al perder el
enfoque
Se ejecuta la macro de
mostrar un mensaje
Gracias por ingresar
nombre

INTEGRAR ACCESS CON OTRAS APLICACIONES

Hay que preguntarse primero si debemos

compartir datos con usuarios
Si

no compartimos datos => Podemos importar

los datos y llevarlos a tablas de Access
Si compartimos datos => Podemos vincular
datos, y as siempre tendremos una versin
actualizada de los datos. Aparece con una flecha
azul sobre la tabla

IMPORTAR DATOS DE ARCHIVO TEXTO

Men Datos externo => Archivo de Texto
Seleccionar archivo e importar
Reconocer datos y ajustar separacin de
datos
Asignar nombre de campo y tipo de datos
Generar clave principal
Asignar un nombre a la nueva tabla
Guardar importacin, as se automatiza la
importacin de datos

VINCULAR DESDE ARCHIVO TEXTO

Men Datos externo => Archivo de Texto
Seleccionar archivo y vincular al origen
Reconocer datos y ajustar separacin de datos
Asignar nombre de campo y tipo de datos
Asignar un nombre a la nueva tabla
En Access no se pueden modificar el contenido
de la tabla, pero si se pueden agregar
elementos
Si desde el archivo texto se ingresan datos, se
vern en Access

VINCULAR DESDE ARCHIVO EXCEL

Men Datos externo => Excel

Seleccionar archivo y vincular al origen
Reconocer datos y ajustar separacin de datos
Asignar nombre de campo y tipo de datos
Si la tabla tiene encabezados se pueden utilizar
como nombres de campos
Asignar un nombre a la nueva tabla
En Access no se pueden modificar el contenido de la
tabla ni se pueden agregar elementos
Si desde el archivo texto se ingresan datos, se vern
en Access

EXPORTAR DATOS
Se pueden exportar datos a diferentes
formatos
Men Datos externos

OCULTAR OBJETOS
Man Archivo => Opciones => base de datos
actual => Opciones de navegacin y
desactivar todos los elementos
Si desactivo todas las opciones de Opciones
de barra de herramientas y de cinta de
opciones se oculta la barra de herramientas

DISMINUIR TAMAO DB
Cuando la aplicacin Access est terminada, se
puede disminuir su tamao al almacenarla en
formato ACCDE
Men Archivo=>Guardar & Publicar => Guardar
en formato accde
En este formato no se pueden modificar diseo
de formularios y el de los informes
Se recomienda guardar una copia de esta DB
en formato accdb (normal) por si hay necesidad
de cambios posteriores