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QU ES MICROSOFT ACCESS?
COMPONENTES DE ACCESS
Tablas
Consultas o queries
Formularios
Informes
Macros; Automatiza tareas
Pginas HTML
Mdulos: Son funciones y procedimientos en
VBA
Base
de dato en blanco
BD web en blanco
Plantillas de ejemplo
Plantillas de Office.com
CREAR BD EN BLANCO
CREAR TABLAS I
MODELO ER
Se modela la realidad desde variados puntos de
vista...
Modelo de procesos: Se modelan
transformaciones (verbos) como procesar,
chequear, etiquetar, etc. Se utiliza BPMn, UML
Activity Diagram, etc. Es la parte dinmica de
la realidad
Modelo ER: Se modelan cosas y sus
caractersticas (entidades y atributos), ejemplo
Persona tiene nombre, apellido, fecha de
nacimiento. Es la parte esttica de la realidad
CREAR TABLAS II
RELACIONAR TABLAS I
Se indica como se relacionan los datos
(tablas)
Men Herramientas de BD=> Relaciones
tipos de relaciones:
Uno
a varios
Uno a uno: No es comn pues podra incluirse
en la misma tabla
Varios a varios: Ejemplo pasajero y habitacin
hotel. Se crea una tabla intermedia, pues esa
relacin no se puede representar en Access
RELACIONAR TABLAS II
Qu es Integridad Referencial?
Evita
HOJA SECUNDARIA
Es una relacin entre tablas que slo se
puede ver en Vista de Hojas de Datos
Las hojas secundarias muestran valores
relacionados en una hoja de datos
incrustado
Se indican con un signo + dentro de un
cuadrado
Men Inicio => Ms=> Hoja Secundaria de
Datos, se activa o desactiva
INDEX O INDICES I
No
S (con duplicados)
S (sin duplicados) = Se prohbe duplicar valores en el campo
No pueden indexarse tipos de datos:
Memo
Hipervnculo
Objeto OLE
INDEX O INDICES II
Para crear un ndice de dos o ms campos:
Men Diseo=>ndices
Ingrese nombre del ndice y campos asociados,
y determine el orden ascendente o descendente
Para el nombre de los prximos campos que
integran el ndice, deje vaco el Nombre de
ndice
Ejemplo en tabla Alumno: ndice se llama
Nombre y posee Nombre y Apellido
CAMPO REQUERIDO
VALIDACIN III
En HistoriaRamos se debe validar si la nota
final est entre [1,7], sino se debe mostrar un
mensaje de error
[Nota_final] es el campo
MSCARA DE ENTRADA I
Autonumrico
Memo
Objeto OLE
Hipervnculo
S/No
MASCARA DE ENTRADA II
Se desea ingresar el nmero de celular (8
caracteres) y nmero fijo ((rea) 7 caracteres):
Celular lo definimos como texto, pues si se
define numrico, el 0 no borrar, si es el
primer nmero. Su mscara es:
Mscara
de entrada: 00000000
Nmero fijo:
Mscara
# nmero o espacio
DROPDOWN I
DROPDOWN II
Mirar en Propiedades del campo la ficha
Bsqueda
Fijarse en Permitir varios valores y Permitir
ediciones de lista de valores
COMBOBOX IV
CONSULTA (QUERY) I
CONSULTA (QUERY) II
Tipos de consulta:
CONSULTA (QUERY) IV
CONSULTA PARAMTRICA II
Fijarse que se la pregunta est en criterios
en el campo que corresponde
Existe el campo Carrera de otra tabla
La consulta arrojar los valores de alumno y
carrera segn ID ingresado
CONSULTA PARAMTRICA IV
Problema: Con el actual mtodo de ingreso
el usuario puede ingresar una letra en vez de
un nmero, para ello existe el botn
Parmetros
Men Diseo=>Parmetros ingresar el
parmetros entre [] y el tipo de datos,
ejemplo
[Cul
es el valor ID buscado]...Numrico
CONSULTA PARAMTRICA V
Al usar Consulta con wildcard se debe
anteponer Like o Como delante del
campo en criterios
Ejemplo: LIKE [Ingrese ID]
CONSULTA PARAMTRICA VI
Agrupar registros: Ir a vista Diseo de la
consulta => Hacer clic sobre Totales
(sumatoria)
En la QBE aparece un nuevo campo Total,
donde se pueden agrupar campo por suma,
promedio, etc.
Ejemplo contar nombres, se utiliza dos veces
el campo nombres, uno para mostrar el
nombre y el otro con la funcin Cuenta
GENERADOR DE EXPRESIONES I
A veces se requiere ejecutar un clculo en
un campo, que no est presente en la BD,
por ejemplo se posee el campo
[FechaNacimiento] y se desea obtener la
edad de la persona o se poseen los campos
[PrecioUnitario] y [cantVendida] para
determinar el ingreso
En campo se ingresa el nombre del nuevo
campo temporal y se separa la frmula con
: ejemplo Edad: DifFecha[...
GENERADOR DE EXPRESIONES II
Edad: DifFecha(aaaa;[Alumno]![FechaNacimiento];
Fecha())
Se puede utilizar el Generador de expresiones que hace
ms fcil el desarrollo de frmulas:
Sobre el campo Campo clic sobre botn derecho del
mouse y seleccionar Generar...
Ejemplo:
ACTUALIZAR CAMPOS I
ACTUALIZAR CAMPOS II
CONSULTAS DE ELIMINACIN
PARTES DE UN FORMULARIO I
FORMULARIOS II
FORMULARIOS III
FORMULARIOS III
Hacer clic sobre Alumno => Crear => Diseo
de Formulario y luego en Diseo => Agregar
campos existentes
Arrastrar Id_Alumno, Nombre, Apellido y
Fecha de Nacimiento de la tabla Alumno
Arrastrar Nombre_Carrera de la tabla
Carrera, ver como realiza la relacin en
forma automtica, sino fuese as se debera
indicar la relacin
FORMULARIOS
Se pueden incluir combobox, cuadros de
dilogo y otros elementos en el formulario
Crear formulario y verlo enVista Diseo
Men Herramientas de diseo de formulario
=> Diseo => incluir combobox o cualquier
elemento al formulario, seguir los pasos del
asistente
FORMULARIOS Y SUBFORMULARIOS I
FORMULARIOS Y SUBFORMULARIOS II
CONTROLES I
CONTROLES II
PANEL DE CONTROL I
cuando se inicia una aplicacin MS Access
sera bueno tener una pantalla de inicio con
la opcin de cerrar la aplicacin
Men Archivo=>Opciones=>Personalizar
cinta de herramientas=>Comandos que no
estn en cinta de herramientas=>Buscar
Administrador de panel de Control en
Fichas principales crear un nuevo grupo e
incluir en l el Administrador de panel de
control
PANEL DE CONTROL II
men Herramientas de base de datos => clic
sobre Administrador de panel de control =>
Modificar el nombre del actual y hacer clic
sobre nuevo, definir un Texto, comando
(Abrir el formulario en modo de Edicin) y
especificar formulario
Mover arriba o abajo
Por ltimo definir un Salir y como comando
elegir Cerrar la aplicacin
INNER JOIN
combinaciones internas: Cada registro de la
tabla a(empleados) se combina con otra
tabla b (departamentos):
SELECT * FROM empleados a,
departamentos b WHERE
a.id_departamento=b.id
Se podra expresar as
SELECT * FROM empleados a INNER JOIN
departamentos b ON
a.id_departamentos=b.id
MYSQL Y ORACLE
REPORTS O INFORMES
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaa Crear:
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en la creacin del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.
MACROS I
Automatizan tareas, reducindolas a un slo
clic
La verdadera potencia de las macros es su
capacidad para automatizar la respuesta a
muchos tipos de eventos, sin que sea
necesario programar
MACROS I - SALUDO
Vamos a crear una macro que muestra un
mensaje de dialogo para entregar una
informacin al usuario, por ejemplo un error,
una advertencia, etc.
Men Crear => Macro
Del dropdown elegir CuadroDeMensaje
MACRO I - SALUDO
Asociemos esta macro con un botn
Abrir el formulario deseado en vista Diseo
Del men Diseo seleccionar el botn y
dibujarlo sobre el formulario
Se abre un Wizzard y seleccionar
Categoras=>Otras y seleccionar Ejecutar
Macro
Seleccionar la macro recin creada
MACRO CONDICIONAL
En ciertos casos, necesitamos establecer
condiciones para que se realice una
determina accin
Si el da actual es domingo, no se permitir
abrir el formulario frm_alumno
Crear Macro => Seleccionar Si
MACRO CONDICIONAL
Existe un Si y un Si no
Si no es domingo se abre
frm_alumno
Si es domingo se muestra
un mensaje y se cierra la
ventana del formulario
MACROS INCRUSTADOS
Son los macros que estn
en propiedades de eventos
de un control determinado,
por ejemplo...
En un Formulario en vista
diseo
Cuando Al perder el
enfoque
Se ejecuta la macro de
mostrar un mensaje
Gracias por ingresar
nombre
EXPORTAR DATOS
Se pueden exportar datos a diferentes
formatos
Men Datos externos
OCULTAR OBJETOS
Man Archivo => Opciones => base de datos
actual => Opciones de navegacin y
desactivar todos los elementos
Si desactivo todas las opciones de Opciones
de barra de herramientas y de cinta de
opciones se oculta la barra de herramientas
DISMINUIR TAMAO DB
Cuando la aplicacin Access est terminada, se
puede disminuir su tamao al almacenarla en
formato ACCDE
Men Archivo=>Guardar & Publicar => Guardar
en formato accde
En este formato no se pueden modificar diseo
de formularios y el de los informes
Se recomienda guardar una copia de esta DB
en formato accdb (normal) por si hay necesidad
de cambios posteriores