Pe Ua GDC 04

GESTION
DE
CONTRATOS
NOVIEMBRE 2012
4
PLAN ESPECIAL
v 19
GESTION DE CONTRATOS
MODULOS
1. CONCEPTOS GENERALES DE ADMINISTRACION
2. CICLO DE VIDA DE LOS CONTRATOS
3. CONTROLES DE EJECUCION
4. ADMINISTRACION DE LOS CONTRATOS
5. CLAIMS
6. MARCO LEGAL
PLAN ESPECIAL
v 19
Modulo 2: CICLO DE VIDA DE LOS CONTRATOS
1 Tipos de Contratos
2 Etapas de la Generacin (Licitacin, Ejecucin, Recepcin Pagos)
3 Proveedores y Mercados
4 Estrategias
5 Adjudicacin
6 Riesgos y Vulnerabilidades del Proceso
7 Especificaciones
8 Evaluaciones
9 Influencias
10 Condiciones de Satisfaccin
11 Trmino del Contrato
12 Post Evaluacin
PLAN ESPECIAL
v 19
ETAPAS DE LA GENERACION DE UN CONTRATO
4. Monitoreo del Contrato

Actividades de evaluacin
Requisitos de informacin
Estudio de mercado
Renovacin de contratos
Aseguramiento de calidad
Identificacin de la Necesidad
Definicin del equipo
Estudio de mercado
3. Licitacin y firma del

Contrato
Licitacin
Negociacin y firma del Contrato
Planificacin del contrato
PLAN ESPECIAL
v 19
1. Consideraciones Iniciales
2. Proceso previo a la
Licitacin
Estrategia de licitacin
Anlisis de riesgos
Aseguramiento de Calidad
Preparacin de Bases de licitacin

Estudio de mercado
Estudio de mercado

Contrato
Licitacin
Negociacin y firma del Contrato
Adjudicacin
Firma
Licitacin
Anlisis de riesgos
PLAN ESPECIAL
v 19
Un cambio de paradigma
PLAN ESPECIAL
v 19
La administracin de contratos
se inicia con la firma del
contrato
La planificacin y licitacin del

son aspectos esenciales de la
administracin de contratos
Se basa en actividades a ser

realizadas
Se basa en el desempeo y los

resultados
Se paga por avance en la

ejecucin de actividades
Se paga por resultados y

agregacin de valor
Mecanismos para monitorear el

contrato poco claros
Se desarrollan un plan de
performance y un plan de
desempeo formales
No hay incentivos a mejorar la

calidad
Incentivos son una parte central

del contrato
GOBIERNO DE CHILE
MINISTERIO DE HACIENDA
GESTION
DIRECCIN DE COMPRAS Y CONTRATACIN PBLICA
DE CONTRATOS

Estudio de mercado
Estudio de mercado

Contrato
Licitacin
Negociacin del Contrato
Adjudicacin
Firma
PLAN ESPECIAL
v 19
Licitacin
Anlisis de riesgos
Licitacin
PLAN ESPECIAL
v 19
Manejo poltico institucional
Identificar a los actores relevantes del proceso
Analizar el poder que tienen para incidir en el

proceso, y su predisposicin a colaborar /
oponerse
PLAN ESPECIAL
v 19
Proveedores
Clientes-usuarios
Unidad compradora
Organismos supervisores (pblicos o privados)
Otros actores relevantes (Asociaciones gremiales /
Fiscala Nacional Econmica / Opinin Pblica)
Analizar posibles objeciones frente al proceso de

licitacin
Preparar
Estrategia comunicacional del proceso

Hacia los clientes-usuarios
Hacia los proveedores
Hacia otros agentes relevantes
Proteccin de la licitacin
Presentacin del modelo, sus fundamentos y los impactos
estimados a los actores relevantes
Manual de manejo de objeciones
Referencia a otros casos similares y los impactos que han
tenido
Alianzas con actores relevantes del entorno
Anlisis jurdico (recurrir a otras experiencias similares,
consultar a la jurisprudencia)
PLAN ESPECIAL
v 19
10
Negociacin del contrato
PLAN ESPECIAL
v 19
Principios
PLAN ESPECIAL
v 19
No hay forma de regular econmicamente las

tarifas de aquello que se negocia fuera del
contexto de un proceso competitivo (licitacin)
Las bases de licitacin deben contener todos los

elementos relevantes del contrato
Los contratos deben apegarse fielmente a las

bases de licitacin
12
PLAN ESPECIAL
v 19
Planificacin del contrato (1)
PLAN ESPECIAL
v 19
Inicie la planificacin al iniciar la preparacin de

las bases
Revise el contrato e identifique las principales

responsabilidades de su institucin
Obtenga retroalimentacin del contratista para

asegurarse que las reas crticas han sido
consideradas
14
PLAN ESPECIAL
v 19
Estudie las vulnerabilidades del contrato y los

riesgos inherentes a su ejecucin
Desarrolle una estrategia para que las clusulas del

contrato sean entendidas claramente por las partes
y se hagan respetar
Desarrolle un enfoque proactivo para mitigar los

riesgos
15
PLAN ESPECIAL
v 19
Identifique formalmente al personal relacionado

con la administracin del contrato, incluyendo sus
nombres, responsabilidades, atribuciones y
limitaciones
Desarrolle una estrategia de capacitacin para

familiarizar a su institucin con los nuevos
mecanismos contractuales
Desarrolle un enfoque para promover el

mejoramiento continuo de la calidad de los
servicios
Asegrese que todas las otras reas crticas hayan

sido consideradas en los mecanismos de
administracinG E S T I O N D E C O N T R A T O S
16
Adjudicacin
PLAN ESPECIAL
v 19
ADJUDICACION DE CONTRATOS
Adjudicar?
es la accin y efecto de adjudicar o adjudicarse
(apropiarse de algo, obtener, conquistar, declarar
que una cosa corresponde a una persona u
organizacin)
es el acto judicial que consiste en la atribucin de
una cosa (mueble o inmueble) a una persona a
travs de una subasta, licitacin o particin
hereditaria
PLAN ESPECIAL
v 19
para la Administracin Pblica, la adjudicacin es

un acto administrativo con diversas formalidades
de procedimiento que consiste en la asignacin de
un contrato para la prestacin de servicios o
adquisicin de bienes
18
Etapas del Proceso de Contratacin
PLAN ESPECIAL
v 19
DEFINICION Y
ALCANCE
PRINCIPIOS Y
TRAMITACION
APROBACION
DE BASES
LICITACION
PRESENTACION
DE OFERTAS
ESTUDIO DE
LAS OFERTAS
ADJUDICACION
MEJORAS DEL
CONTRATO
19
DEFINICION Y
ALCANCE
PRINCIPIOS Y
TRAMITACION
APROBACION
DE BASES
LICITACION
PRESENTACIO
N DE OFERTAS
ESTUDIO DE
LAS OFERTAS
ADJUDICACIO
N
MEJORAS DEL
CONTRATO
PRESENTACION
DE OFERTAS
PLAN ESPECIAL
v 19
20
DEFINICION Y
ALCANCE
PRINCIPIOS Y
TRAMITACION
APROBACION
DE BASES
LICITACION
PRESENTACIO
N DE OFERTAS
ESTUDIO DE
LAS OFERTAS
ADJUDICACIO
N
MEJORAS DEL
CONTRATO
1. CONSTITUCION LEGAL
2. CAPACIDAD FINANCIERA
3. EXPERIENCIA DE LA EMPRESA
4. CONFORMACION DE LOS SOCIOS Y
DIRECTORES
PRIMER FILTRO
PLAN ESPECIAL
v 19
21
DEFINICION Y
ALCANCE
PRINCIPIOS Y
TRAMITACION
APROBACION
DE BASES
LICITACION
PRESENTACIO
N DE
OFERTAS
ESTUDIO DE
LAS OFERTAS
ADJUDICACIO
N
MEJORAS DEL
CONTRATO
1. ESTUDIO DE PROPUESTA TECNICA

a) Concordancia con requerimientos
b) Desviacin de valores tcnicos requeridos
c) Adecuacin de criterio de segundo filtrado
Pasa / No pasa
d) Establecimiento de puntaje tcnico
2. ESTUDIO PROPUESTA ECONOMICA

a) Concordancia con requerimientos
b) Desviacin de valores econmicos requeridos
c) Establecimiento de puntaje econmico
PLAN ESPECIAL
v 19
22
DEFINICION Y
ALCANCE
PRINCIPIOS Y
TRAMITACION
APROBACION
DE BASES
LICITACION
PRESENTACIO
N DE
OFERTAS
ESTUDIO DE
LAS OFERTAS
ADJUDICACIO
N
MEJORAS DEL
CONTRATO
1. ESTABLECER PONDERACIONES DE LAS

OFERTAS TECNICAS Y ECONOMICAS
2. PRESENTAR A LA AUTORIDAD (FACULTADES)
3. COMUNICAR RESULTADOS
PLAN ESPECIAL
v 19
23
DEFINICION Y
ALCANCE
PRINCIPIOS Y
TRAMITACION
APROBACION
DE BASES
LICITACION
PRESENTACIO
N DE
OFERTAS
ESTUDIO DE
LAS OFERTAS
ADJUDICACIO
N
MEJORAS DEL
CONTRATO
INCORPORACION DE DOCUMENTOS NO
INCLUIDOS EN BASES
a) RESPUESTAS A PREGUNTAS ACLARATORIAS
b) MODIFICACIONES INFORMADAS A LAS BASES
c) NEGOCIACIONES PREVIAS A LA FIRMA
d) REDACCION FINAL
e) ESTABLECIMIENTO ORDEN DE PRELACION
PLAN ESPECIAL
v 19
24
Firma del Contrato
PLAN ESPECIAL
v 19
Quien Firma?
Aquel que tiene facultades de

representacin de la Empresa.
Depende del monto
No siempre quien adjudica
PLAN ESPECIAL
v 19
26
Actividades de Evaluacin
PLAN ESPECIAL
v 19
Actividades de Evaluacin
Mediciones del desempeo

Se estn obteniendo los resultados planificados
Aseguramiento de la calidad
Se est obteniendo la calidad contratada
Se estn realizando los controles de calidad
comprometidos
Reuniones de evaluacin
Enfoque mejoramiento continuo
Medidas de mejoramiento
Seguimiento
PLAN ESPECIAL
v 19
28
Requisitos de Informacin
PLAN ESPECIAL
v 19
Registro ordenado de los contratos
Historial de los contratos vigentes
Vigencia
Garantas
Trmino del contrato
Clusulas de renovacin
Texto del contrato
Estados de pago
Incidentes
Modificaciones
Informes / reportes de avance
Registro ordenado de los documentos de garanta

Vigencias
Lugar de almacenamiento
PLAN ESPECIAL
v 19
30
MODULOS
1. CONCEPTOS GENERALES DE ADMINISTRACION
2. CICLO DE VIDA DE LOS CONTRATOS
3. CONTROLES DE EJECUCION
4. ADMINISTRACION DE LOS CONTRATOS
5. CLAIMS
6. MARCO LEGAL
PLAN ESPECIAL
v 19
31
CONTROLES DE EJECUCION
Matriz de responsabilidades
Principios universales de Control
Controles en Contratos, Visin general
KPI
Herramientas de control
PLAN ESPECIAL
v 19
32
continuar . . .
PLAN ESPECIAL
v 19

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GESTION

ETAPAS DE LA GENERACION DE UN CONTRATO

4. Monitoreo del Contrato

3. Licitacin y firma del

ETAPAS DE LA GENERACION DE UN CONTRATO

4. Monitoreo del Contrato

3. Licitacin y firma del

La planificacin y licitacin del

Se basa en actividades a ser

Se basa en el desempeo y los

Se paga por avance en la

Se paga por resultados y

Mecanismos para monitorear el

No hay incentivos a mejorar la

Incentivos son una parte central

ETAPAS DE LA GENERACION DE UN CONTRATO

4. Monitoreo del Contrato

3. Licitacin y firma del

Manejo poltico institucional

Identificar a los actores relevantes del proceso

Analizar el poder que tienen para incidir en el

Analizar posibles objeciones frente al proceso de

Estrategia comunicacional del proceso

Negociacin del contrato

No hay forma de regular econmicamente las

Las bases de licitacin deben contener todos los

Los contratos deben apegarse fielmente a las

Planificacin del contrato

Planificacin del contrato (1)

Inicie la planificacin al iniciar la preparacin de

Revise el contrato e identifique las principales

Obtenga retroalimentacin del contratista para

Planificacin del contrato (2)

Estudie las vulnerabilidades del contrato y los

Desarrolle una estrategia para que las clusulas del

Desarrolle un enfoque proactivo para mitigar los

Planificacin del contrato (3)

Identifique formalmente al personal relacionado

Desarrolle una estrategia de capacitacin para

Desarrolle un enfoque para promover el

Asegrese que todas las otras reas crticas hayan

para la Administracin Pblica, la adjudicacin es

1. ESTUDIO DE PROPUESTA TECNICA

2. ESTUDIO PROPUESTA ECONOMICA

1. ESTABLECER PONDERACIONES DE LAS

Firma del Contrato

Aquel que tiene facultades de

Mediciones del desempeo

Registro ordenado de los contratos

Historial de los contratos vigentes

Registro ordenado de los documentos de garanta

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