Gestin Participativa del

Seguimiento y
Evaluacin de Proyectos
Comunitarios
2da. Parte

Prof. Dimas Romn

Control y Gestin de Proyectos

Es asegurarse de que se cumpla el plan previamente

concebido en cuanto a tiempo, costo y calidad
Mark Brown.

El control de proyectos supone una comprobacin del

estado del proyecto y la gestin de cualquier accin
encaminada para hacer realidad el cumplimiento de lo
planificado.

Requerimientos para hacer

(control ) de un proyecto.

el

seguimiento

.- Los Planes deben ser claros, completos e integrales.

.- El seguimiento requiere de una estructura organizativa que
permita evaluar las actividades y tomar las acciones para
asegurarse de que los planes se estn ejecutando conforme
a la programacin.
Si un proyecto no cumple con estos requisitos y algo sale
mal, preprese para afrontar una situacin frustrante.

El control de Costos

El control de costos conlleva a hacer una revisin

contable de los costos reales acumulados en el
proyecto versus lo presupuestado y lo trabajado.

Esto permite determinar las desviaciones

presupuestarias y tomar los correctivos del caso

Flujo de informacin

Entradas

Proceso

Salida

Plan de inversiones
Plan de gastos por
actividad.
Reportes de avances
Cambios aprobados
Financiamiento

Sistema de manejo de
costo
Reportes de progresos
Mediciones de trabajo
Desviaciones
Proyecciones

Actualizacin
de
presupuestos
Actualizaciones de
planes.
Requerimientos de
cambios.
Recomendaciones

Modelo sugerido por PMBOK

El Control de Costos por la Tcnica del Valor Ganado

Es una herramienta para el control de gestin donde se

integra la medicin del alcance, el costo y la agenda del

proyecto (cronograma de actividades).
Para llevar a cabo este anlisis es necesario calcular tres
valores claves para cada actividad: el costo
presupuestado, el costo real y el valor trabajado
realizado.

Control de Costos Tcnica de Valor Ganado

Creacin de un abasto cuyas actividades son:
Diseo de la estrategia comercial: Tiempo 2 meses y costo Bs.F 3000
Construccin de la Infraestructura: Tiempo 3 meses y costo Bs.F 6000
Equipamiento del local: Tiempo 1 mes y costo Bs.F.1000
Costo presupuestado
Diseo de
estrategia

ene

feb

1500

1500

Construccin

marzo

abril

mayo

junio

3000
2000

2000

2000

Equipamiento

6000
1000

1000
10000

Total

1500

1500

2000

2000

2000

1000

Costo
acumulado

1500

3000

5000

7000

9000

10000

15

30

50

70

90

100

% acumulado

presupuesto

1/3

Costo Real
Diseo de
estrategia

ene

feb

1000

1000

Construccin

marzo

abril

mayo

junio

Total
2000

2000

4000

6000
8000

Equipamiento
total

1000

1000

2000

4000

Costo
acumulado

1000

2000

4000

8000

10

20

40

80

% acumulado

Presupuesto Vs Real (acumulado)

ene

feb

marzo

abril

mayo

junio

Presupuesto

1500

3000

5000

7000

9000

10000

Costo Real

1000

2000

4000

8000

Diferencia

500

1000

1000

-1000

Total

2/3

Cantidad Trabajo terminado

ene
Diseo de
estrategia

80%

feb

marzo

abril

mayo

junio

100%

Construccin

Total
3000

20%

50%

6000

Equipamiento

1000

Total

10000

Valor del Trabajo realizado

Diseo de
estrategia

ene

feb

marzo

abril

2400

3000

3000

3000

3000

1200

3000

6000

Construccin
Equipamiento
Total

mayo

junio

Total

1000
2400

3000

4200

6000

10000

3/3

Control de Costos

Grafico IDC

80
70
60
50
% 40
30
20
10
0
Presupuestado

Trabajado
Monto

Control de costos
12000

Cantidad

10000
8000

Presupuesto

6000

Real

4000

Trabajado

2000
0
Ene

Feb

Mar

Abr

Fecha

Mayo

Junio

ndice de Desempeo del Costo (IDC)

Permite establecer relaciones entre el valor trabajado

Y los costos reales ejecutados.
Si el IDC< 1 Demuestra ineficiencia en el uso de los
recursos
Si el IDC>1 Uso eficiente de los recursos

Si el IDC = 1?

ndice de Desempeo del Costo (IDC) e ndice de

Variacin de Costo

T = Valor trabajado
C = Costo real devengado
Vc = ndice de variacin de costo
IDC = ndice de desempeo de costo

Vc = T-C

IDC = T/C

Interprete los ndices y concluya

ndice de Desempeo del costo

P

VC=T-C

IDC=T/C

Diseo de
estrategia

3000

2000

3000

1000

1,5

Construccin

4000

6000

3000

-3000

0,5

Total

7000

8000

6000

-2000

0,75

ndice de Desempeo de Agenda (IDA) e

ndice de Variacin de Agenda (VA).

Ambos ndices permiten evaluar el cumplimiento del

avance del proyecto en funcin de los tiempos.
Es necesario comparar el costo presupuestado (P) con el
valor del trabajo realizado (T)
VA= T P ( si es positivo se terminar antes de los
(previsto y si es negativo =?
IDA= T/P
Si el IDA > 1 se terminar antes de lo previsto
Si el IDA< 1 se terminar despus de lo previsto

Calcule el IDA, VA y Concluya

ndice de Desempeo de agenda

P

VA=T-P

IDA=T/P

Diseo de
estrategia

3000

2000

3000

1,00

Construccin

4000

6000

3000

-1
-1

0,75
0,86

Total

7000

8000

6000

Responda en funcin del ejercicio anterior

Una vez Calculado el IDC y el IDA.

Cul sera el Costo final del proyecto y el plazo estimado de
finalizacin?.

Considere que las condiciones del proyecto se mantienen.

Una pequea ayuda!

Costo estimado al finalizar = Costo estimado original/ IDC
Plazo estimado al finalizar = Plazo estimado original/IDA
Lo ms importante: Interprete los resultados

Gestin de Calidad
La administracin de la calidad debe incluir los
procesos necesarios para que el proyecto satisfaga los
objetivos para los cuales fue desarrollado
Cmo lo logramos?
1.- Identificando cules son los estndares relevantes para el proyecto
y cmo pueden ser satisfechos.
2.- Evaluar en forma peridica el avance del proyecto para asegurar
que se satisfagan los estndares de calidad preestablecidos.
3.- Monitorear los resultados del proyecto e identificar las
alternativas para eliminar el desarrollo insatisfactorio.

Control de Calidad
Qu es necesario para el control de
calidad?
.-Identificar los insumos controlables.
.-Identificar el proceso o producto.
.-Definir las caractersticas deseables del producto o proceso.
.-Definir el mnimo de calidad aceptable.

.-Identificar los insumos incontrolables que podan afectar la calidad

.-Definir la respuesta deseada en caso de que vare algunos de
los factores incontrolables.

Tcnicas para el control de calidad.

Las tcnicas de control de calidad van desde el uso de
anlisis estadsticos hasta tendencias economtricas,
ambas aplicables fundamentalmente en el rea de
procesos productivos industriales.
En el caso de evaluaciones de proyectos sociales hay dos
tcnicas muy comunes, las cuales son:
Diagrama de flujo.
Diagrama causa- efecto.

Diagrama de flujo
Diseo de viviendas de inters social

No

Se aprueba
diseo

si
Identificar procesos productivos
Seleccionar procesos productivos

No

Se aprueba
Proceso productivo

si
Producir bien final

No

Es la calidad
aceptable

si
Entrega de viviendas

DIAGRAMAS CAUSA EFECTO

(Espina de pescado)

Mquinas
Herramientas defectuosas

Mala terminacin

Materiales
Daos al traslado

Pintura vencida

Mtodos
Secuencia incorrecta

Planificacin

Fallas
Inspeccin incorrecta

Falta motivacin

Tierra
Humedad

Estndares inapropiados

Medicin

Falta capacitacin

Personal

Altas temperaturas

Ambiente

Indicadores de resultados de uso generalizado

Efectividad:

Relacin entre resultados reales y los objetivos o metas

planteadas
Efectividad = (L/M)*100

Eficacia: Relacin entre resultados obtenidos y los objetivos o metas

planteadas.
Eficacia =((L*T)/(M*Tr))*100

Eficiencia: Relacin existente entre los productos y sus costos.

Eficiencia= ((L*T*R)/(M*Tr*Rr))*100

M= Meta presupuestada, T= Tiempo previsto del resultado

R= Recursos presupuestados, L= Logro, Tr= Tiempo empleado
Rr= Recursos ejecutados.

Ejemplo
Meta o
Resultado
previsto

Tiempo
previsto

Costo
previsto

Meta
alcanzada

Tiempo
O
Real

Costo
Real

40.000
puestos de
trabajo
creados

2 aos

12.000.000

25.000
puestos de
trabajo
creados

2 aos

18.000.000

1.000
desocupados
con destrezas
y habilidades
para la
construccin
y el
mantenimient
o de edificios

1 ao

120.000

800
desocupados
con destrezas
y habilidades
para la
construccin
y el
mantenimient
o de edificios

1 ao

150.000

Resultados Obtenidos
Efectividad

Eficacia

Eficiencia

63 %

63 %

42 %

80 %

80 %

64 %

Indicadores de Seguimiento y Control de Proyectos

Indicadores de Procesos
.Cumplimiento de la programacin presupuestaria:
Monto ejecutado/Monto proyectado*100 (por componente)
Ejecutado acumulado en el ao/Proyectado para el ao* 100

.Gasto:
Gatos Operativos/Gastos Totales*100 (por componente)

.Grado de Cumplimiento por Actividad:

Actividades y tareas ejecutadas vs Actividades y tareas programadas

.Tiempo real de ejecucin de Actividades

Tiempo empleado/tiempo previsto*100 (por actividad)

.Cumplimiento de Metas:
Prestaciones realizadas / prestaciones proyectadas*100 (por componente)
.Cumplimiento de Prestaciones:
Prestacin concluida/Prestacin Iniciada*100

Indicadores de Seguimiento y Control de Proyectos

Indicadores de Producto
. Costo
Costo unitario de la prestacin

.Calidad
Tipo de prestacin ofrecida en relacin a la prestacin definida
Tipo de prestacin ofrecida en relacin con los requerimientos de la demanda

.Oportunidad de la Prestacin
Tiempo y forma de entrega de la prestacin. Entrega de la prestacin en relacin con
las necesidades
y los tiempos de los beneficiarios

.Uso
Uso efectivo de las prestaciones del proyecto por sus beneficiarios
Perspectiva del usuario

Indicadores de Seguimiento y Control de Proyectos

Indicadores de Cobertura
. Meta de cobertura
Beneficiarios que se proyect atender/demanda potencial X 100

.Cumplimiento de la meta de cobertura

Nmero total de beneficiarios atendidos/beneficiarios que est proyectado
atender X 100

. Alcances de los resultados

Resultados obtenidos en relacin con los objetivos especficos proyectados.

Indicadores de Seguimiento y Control de Proyectos

Indicadores de Resultado
. Alcances de los resultados
Resultados obtenidos en relacin con los objetivos especficos proyectados.
. Costo por Resultados
Costo total del resultado (por objetivo especfico)

. Resultados no esperados
Otros resultados obtenidos, positivos y negativos, planificados en los objetivos especficos