UNIDAD 1: FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Licenciado Flavio Villacorta Plasencia

Noviembre 2012
DIPLOMADO
ADMINISTRACION
ADMINISTRACION : PRINCIPIOS, CONCEPTOS
CONCEPCION SISTEMICA
Se ha dado en llamar a la Administracin: El arte de hacer
las cosas a travs de la gente

Definicin de: Mary Parker Follett

La administracin es el proceso de planear, organizar, liderar y
controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin y
el empleo de todos los dems recursos organizacionales para
lograr los objetivos establecidos.
F. Stoner.





PLANIFICACION:

El proceso en que se
establecen las metas y las
directrices apropiadas para
el logro de las metas

Establecer las metas correctas
y despus elegir los medios
correctos para alcanzar
dichas metas.
El primer paso en la planeacin es la seleccin de las
metas de la organizacin. Despus se fijan los
objetivos de las secciones (sus divisiones,
departamentos, etc.). Una vez escogidos los
objetivos, se fijan los programas para alcanzarlos en
una forma sistemtica.

Importancia de las Metas:

Necesitamos establecer metas
especificas, medibles y con fechas
realsticamente alcanzables.

1. Las metas proporcionan un sentido de direccin
2. Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos
3. Las metas guan nuestros planes y decisiones
4. Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso
Importancia de la Planificacin:
Es una de las cuatro funciones interactivas de la
administracin, se le ve como una funcin principal.
Sin planes los administradores no pueden saber como
organizar a la gente y los recursos, puede que no tengan ni
siquiera la idea clara de que es lo que necesitan organizar. Sin
un plan no pueden dirigir con confianza o esperar que otros
los sigan.
Y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy
pocas probalidades de lograr sus metas o de saber cuando y
donde se estn desviando de su camino.
Proceso Formal de Planeacin:
1. Formulacin de metas
2. Identificacin de los objetivos y estrategia
3. Anlisis ambiental
4. Anlisis de recursos
5. Identificacin de oportunidades
6. Determinacin del grado de cambio estratgico
7. Toma de decisiones
8. Puesta en practica de las estrategias
9. Medicin y control del progreso

ORGANIZACIN.-
Es el proceso de disponer y
destinar el trabajo, la autoridad y
los recursos entre los miembros
de una organizacin en una
forma tal que pueden lograr los
objetivos de las organizaciones
de manera eficiente
Estructura Coordinacin - Diseo Organizacional

Los administradores deben de adecuar la estructura de
la organizacin con sus objetivos y recursos, un
proceso que se denomina Diseo Organizacional
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se refiere a la forma en que las actividades de una
organizacin se dividen, organizan y coordinan.
Organizar es un proceso de cinco pasos:
1. Hacer una lista del trabajo que necesita realizarse para
alcanzar los objetivos de la organizacin.
2. Dividir todo el trabajo en actividades que puedan
desempear lgicamente y cmodamente individuos o
grupos. Divisin del Trabajo
3. Combinar las actividades de manera lgica y eficiente.
Departa mentalizacin
4. Establecer mecanismos para la coordinacin. Esta
integracin de los esfuerzos individuales, de grupo y
de departamento, facilita el logro de los objetivos..
5. Controlar la efectividad de las estructuras
organizacionales y ajustarlas a las necesidades.
TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Organizacin Funcional
Organizacin Producto /
Mercado
Organizacin Matricial

COORDINACION.-
Es el proceso de integrar los objetivos y actividades
de unidades independientes ( departamentos o reas
funcionales) de una organizacin , a fin de conseguir
eficientemente las metas organizacionales.
Sin la coordinacin los individuos y departamentos
perdern de vista sus funciones en el seno de la
organizacin.
Empezaran a buscar sus intereses especiales, a
menudo a costo de las metas mas generales de la
organizacin.
Enfoques para Alcanzar una Coordinacin Efectiva
Tcnicas Bsicas de Administracin.- Cadena de Mando, reglas
y procedimientos para manejar actividades rutinarias
Aumento de Potencial de Coordinacin-. Necesidad de mayor
informacin, aumentar en relaciones laterales y sistemas
verticales de informacin.
Reduccin de la Necesidad de Coordinacin.- Crear unidades
independientes, libertad para satisfacer la demanda de cada
quien.
DISEO ORGANIZACIONAL

La determinacin de la estructura organizacional
mas apropiada para la estrategia, la gente, la
tecnologa y las actividades de la organizacin.
Proceso de seleccionar una estructura organizacional
apropiada para una estrategia y un ambiente dados,
puede ser crucial para la supervivencia de una
organizacin.
ENFOQUES:
Enfoque Clsico
Enfoque Neoclsico
Enfoque Ambiental: Estable, Cambiante, Turbulento y
Adaptar la estructura al Ambiente.
Enfoque Task-Technology
LA NECESIDAD DE REORGANIZAR
Hay varias seales que indican que el DO de una compaa no
funciona. Los administradores pueden fallar una y otra vez en
preveer los cambios en el ambiente comercial o pueden ser
incapaces de adaptarse a dichos cambios. Es posible que la
informacin no llegue nunca a la persona indicada en el
momento preciso.Cuando las compaas enfrentan estos
problemas, es hora de replantear el DO.
DIRECCION: LIDERAZGO
Liderazgo implica dirigir y motivar a los empleados
para que realicen tareas fundamentales.
A diferencia de la plantacin y la organizacin que se
ocupan de los aspectos mas abstractos, el liderazgo
es una actividad muy concreta requiere trabajar
directamente con la gente.
Al establecer la atmosfera adecuada, los
administradores contribuyen a que los empleados
den lo mejor de s.
Un administrador puede ser un planificador capaz,
un perspicaz estudiante de la organizacin, e
incluso fallar si no puede establecer la relacin
hunama necesaria para motivar a los otros.
Consideramos:
1. Motivacin
2. Liderazgo
3. Comits
4. Comunicacin
MOTIVACION:
Modelo tradicional: trabajo desagradable, menos
importante que lo que ganan, pocos realizan el
trabajo creativo control.
Modelo Relaciones Humanas: Trabajadores se
quieren sentir tiles, pertenencia y reconocimiento,
son mas importante que el dinero.
Modelo de RR HH: No es desagradable, contribuye a
las metas, mucha creatividad, autodireccin y
control.
JERARQUIA DE LAS NECESIDADES DE MASLOW


Nece -
sidades de
autorrealizacin
Necesidades de Estima
Necesidades de Pertenencia
Necesidades de Seguridad y Proteccin
Necesidades Fisiolgicas
LIDERAZGO.-

Proceso de dirigir e influir en las
actividades de los miembros de los
grupos relacionadas con las actividades
.

Tres implicancias importantes:

1. Incluye otras personas
2. Poder: Recompensar, coercitivo,
legitimo, referente y experto
3. influencia

ENFOQUE :
DE CONTINGENCIA.-
La administracin tcnica, que mejor contribuye a la
obtencin de metas de la organizacin debe de variar en
diferentes tipos de situaciones y circunstancias.
Factores:
Personalidad del lder
Las expectativas y el comportamiento de los superiores
Necesidades de actividades
Expectativas de los colegas y la conducta
Caractersticas de los subordinados
Polticas y cultura de la organizacin
GRUPOS Y COMITES
Grupos: Dos o mas personas que interactan e influyen
a otros a travs de un propsito comn.
Grupos Formales.- Creados por la administracin para
la consecucin de metas de la organizacin
Grupos Informales.- Surgen cuando la gente interacta
de manera regular. Se desarrollan dentro del grupo
formal, promueven los intereses de la organizacin,
por ejemplo: Los juegos de ftbol pueden fortalecer
los lazos de los jugadores con la organizacin.
COMITE
Una organizacin de
grupo, usualmente de
relativa larga duracin
creado para hacerse cargo
de actividades
organizacionales
especificas.
Lineamientos: Comit Lideres - Miembros
Las metas del comit deben ser definidas con
claridad
Debe estar especificada la autoridad
Debe determinarse el tamao optimo del comit
El director debe de ser seleccionado por su habilidad
para manejar una reunin.
La agenda y material de apoyo debe distribuirse
anticipadamente
Las reuniones deben empezar a tiempo
LA COMUNICACIN .- Proceso por el cual la gente
intenta compartir significados mediante mensajes
simblicos.
Importancia.-
Dos razones:
1. Es el proceso mediante el cual se cumplen la
funciones administrativas de: Plantacin,
Organizacin, Direccin y Control.
2. Es una actividad que los administradores dedican
una abrumadora cantidad de su tiempo.
Definicin del papel de la comunicacin- Segn
Mintzberg
Papeles interpersonales, actan como representantes
interactuando con subordinados, clientes, proveedores y
colegas de la empresa
Papeles informacionales, buscan informacin con los
subordinados, clientes, proveedores y colegas sobre cualquier
cosa que afecte el trabajo y responsabilidades
Papeles decisionales, realizan nuevos proyectos, solucionan
conflictos y asignan recursos a los miembros y departamentos
de su unidad.
BARRERAS DE LA COMUNICACION

Percepciones diferentes

Diferencias de lenguaje

Emotividad

Comunicacin verbal y no verbal

Desconfianza

CONTROL EFICAZ .-

Es un proceso para garantizar que las actividades
reales se ajustan a las actividades planeadas.
Parte del punto donde termina la planificacin
Ayuda a los administradores a realizar el seguimiento
a la eficacia de su plantacin, organizacin y
direccin y a tomar medidas correctivas cuando se
necesitan.
Divisin del control en 4 etapas:

1. Establecer parmetros y mtodos para medir el
rendimiento.
2. Medir el desempeo
3. Determinar si el rendimiento concuerda con el
estndar
4. Tomar medidas correctivas.
Tomar medidas
correctivas
Establecer
estndares y
mtodos para medir
el desempeo
Medir el
desempeo
Corresponde
el desempeo a
los estndares?
No hacer nada
no
si
NECESIDAD DE CONTROL
Vigilar el avance y corregir errores, ayuda a hacer el
seguimiento a los cambios ambientales y las
repercusiones que estas producen en el avance de
las organizaciones.
Como enfrentar el cambio
Como crear ciclos mas rpidos
Como agregar valor
Como unificar a los trabajadores
Como facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

TIPOS DE CONTROL.-

Control anteriores a la accin
Controles directos
Controles directivos
Controles si / no de seleccin
Controles posteriores a la accin

Controles Financieros.-
Estados Financieros
Balance General
Estado de Resultados
Flujo de efectivo
Aplicacin de recursos
Presupuestos
Auditorias
Administrador Siglo XXI
En la actualidad los administradores enfrentan desafos muy
particulares. Uno de los mas acuciantes es la competencia de
compaas extranjeras; cada de ellas esta dedicada a proveer
productos de calidad a clientes cada vez mas exigentes en
todo el mundo.
En consecuencia deben transcender las inquietudes de orden
local o nacional y ubicarse en la economa internacional.
Este desafo ha suscitado un lucha entre administradores y
trabajadores por encontrar nuevas formas de productividad
esto es la cantidad de trabajo de calidad que cada empleado
desarrolla.

Caractersticas.-
Visin tica.-
Deben de reconocer y alentar el cambio, anticipar a los
problemas, oportunidades de expansin y desarrollo.
Necesidad de diversas culturas.-
Igualdad de oportunidades, confianza en sus colaboradores sin
distincin racial, culturales o de sexo.
Necesidad de capacitacin.-
Los administradores no nacen se hacen. Tres
cualidades:Necesidad de administrar, Necesidad de poder y
capacidad de comprensin.
EL EMPRENDEDOR
Nuestra sociedad siempre a tendido empresarios, pero el
actual ambiente de cambios rpidos ha creado
oportunidades y un numero proporcional de empresarios.
Primero adquirieron experiencia trabajando para otros.
Caractersticas:
1. Necesidad de Triunfo
2. Posicin de control
3. Tolerancia ante el riesgo
4. Tolerancia ante la ambigedad
5. Tipo A de comportamiento, realizar mas con menos
El emprendedor necesita confianza en si mismo,
control, optimismo, y coraje para iniciar y manejar un
negocio, mas all de la seguridad de contar sueldo de
pago fijo. Inician una empresa porque no pueden
ignorar sus sueos, su visin y estn deseando
arriesgar la seguridad por el triunfo financiero.
Asume funciones de administrador y capitalista
Necesitan un plan de negocios y reconocer las
barreras que impiden ingresar.
ENFOQUES MODERNOS DE ADMINISTRACION
ENFOQUE DE SISTEMAS
Sistema unificado y dirigido por partes relacionadas entre s.
Subsistemas, Sinergia, Sistema Abierto / cerrado.
ENFOQUE DE CONTINGENCIAS
Tcnica de administracin que mas contribuye al logro de
objetivos organizacionales puede variar en diferentes
situaciones o circunstancias.
MOVIMIENTO DE LAS RELACIONES HUMANAS
Combina un concepto humano con el estudio cientfico para
prescribir como debe actuar los administradores en las
circunstancias.

EMPRESA.-
La empresa es una entidad conformada bsicamente
por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes
materiales y capacidades tcnicas y financieras; todo
lo cual, le permite dedicarse a la produccin y
transformacin de productos y/o la prestacin de
servicios para satisfacer necesidades y deseos
existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener
una utilidad o beneficio".
FINES
PRODUCIR UN PRODUCTO
O PRESTAR UN SERVICIO
SATISFACER LAS
NECESIDADES DEL
MERCADO
OBTENER GANANCIAS
EXCEDENTES
FUNCIONES
PRODUCCION
COMERCIALIZACION
FINANCIERO
RECURSOS HUMANOS
ELEMENTOS CONSTITUTIVOS

- Capital
- Acciones
- Socios
- Objeto social
- Recursos Humanos
- Tecnologa