Planificacin y gestin de

proyectos con MS Project

Microsoft Project 2003
Planificacin


Programacin




Control
Fijar objetivos generales y
asignar recursos

Especificar actividades,
estimar su duracin,
asignar recursos a cada una,
determinar relaciones de
precedencia.

Supervisin, seguimiento
PLANIFICACIN DE
PROYECTOS
Administracin de proyectos
Proceso de Planear, Organizar y Administrar
Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones
de Tiempo, Recursos o Costo
Tringulo del proyecto
TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que
se refleja en la programacin del mismo.
DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en
el costo de los recursos; personas, equipamiento y
materiales necesarios para realizar las tareas.
MBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, as
como el trabajo necesario para realizarlo.

Administracin proyectos
Fases
Crear un PLAN realista del proyecto.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.
Comunicacin de los resultados y el progreso.
Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.

Crear un Plan Inicial Realista
del Proyecto
Gestionar el Proyecto
Seguimiento del Proceso Ajustar el Proyecto
Comunicar el Proceso
Comunicar los Cambios en la
Programacin
Historia de la administracin de
proyectos (I)
Proyectos se han hecho desde el inicio de la
humanidad, pero solo se cre una disciplina
desde la segunda guerra mundial
El proyecto Manhattan es el primero en ser
reconocido por usar tcnicas de
administracin modernas.
Critical Path Method (CPM) desarrollado en
1950s por DuPont y Remington Rand para
ayudar en mantenimiento
Historia de la administracin de
proyectos (II)
1958, gobierno U.S.A. adopt CPM y lo
mejor para crear PERT (Program
Evaluation and Review Technique) para el
programa de submarinos Polaris.
Desde 1950, administracin de proyectos ha
evolucionado en una disciplina en la cual
uno puede obtener un titulo y certificacion.
Al presente PERT y CPM estn tan
mezclados que no se aprecia mucho su
diferencia y se conoce como PERT/CPM
Todos somos Administradores de Proyectos, pero no
todos saben como planear y administrar un proyecto
Proyectos varian en tamao y alcance:
Lanzamiento transbordador NASA
Construir un bote
Construir un hospital
Remodelacin de un edificio
Planear una fiesta o boda
Organizar olimpiadas
Desarrollar un nuevo software
Obtener un titulo en Acuicultura

Qu es un proyecto?
Tiene un Objetivo bien identificado.
Serie tareas o actividades dependientes.
Cada actividad tiene periodo de duracin.
Se puede identificar actividades que son
prerrequisitos para iniciar otras actividades.
Es nico.
Utiliza varios recursos.
Tiene un inicio y un final.
Tiene un cliente.
Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

Qu NO es un proyecto?
Operaciones en curso:
No tienen un fin.
Producen productos similares o idnticos.
Ejemplos:
Una compaa de seguros procesa miles de reclamos al
da.
Un caJero atiende a 100 clientes por da.
Planta de automviles produce miles de vehculos, del
mismo modelo y con opciones limitadas.

Qu es Microsoft Project?

Es una herramienta que permite planear
sistemticamente las fases y tareas de un
proyecto
Microsoft Project le permitir:
Organizar la lista de actividades en una
estructura jerrquica.
Asignar recursos y costos a las diferentes
actividades.
Obtener la grfica de red del proyecto.
Imprimir una gran variedad de informes.


Versiones de MS Project
Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un
entorno monousuario. Con Project Standard, podemos
planear, administrar y comunicar informacin de los
proyectos.
Project Professional 2003, es una versin que posee
todas las caractersticas de la versin estandar y adems
puede ser utilizado con Project Server provee ms
funcionalidad de planeacin y comunicacin.
Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una
intranet, permite colaboracin, reportes de
Project Web Access, esta orientado a trabajar desde
internet explorer.
Versiones de Project
Juntos Project Professional 2003, Project Server
2003 y Project Web Access forman la solucin de
Microsoft para la Administracin de proyectos
empresariales conocida por sus siglas en ingles
EPM, Enterprise Project Management.En este
curso utilizaremos la versin Project Professional
2003

Definir el proyecto.
Herramienta de Planificacin, gestin
y seguimiento de proyectos
Definicin tareas, recursos
Asignacin de recursos a tareas
Definicin de costos
Resolucin de sobreasignaciones
Seguimiento de proyectos
Comunicacin entre el equipo e informes
No herramienta de valoracin
y estimacin de proyectos

En que nos ayuda MS Project?
Es la forma de simplificar las dificultades
durante la planificacin, diseo,
administracin y evaluacin de proyectos es
el MS Project.
Microsoft Project
La primera actividad consiste en determinar
las fechas de inicio y fin del proyecto as
como especificar opciones del calendario,
como das y horas laborales, etc.
La parte ms importante de determinar son
las tareas, las cuales se obtienen a travs de
un diagrama de planeacin y un WBS (EDT
en espaol), tambin se deben considerar
los hitos y los recursos.

Microsoft Project
Los hitos son puntos clave en la lnea del
tiempo del proyecto que sirven de puntos de
control. Un hito es una actividad sin tiempo.
Lo ms difcil de manejar en esta
herramienta son las estimaciones de tareas,
hitos y recursos ya que estas dependen de la
problemtica del proyecto as como de la
experiencia del administrador del proyecto

Microsoft Project
Los recursos pueden ser distintas ndoles:
Grupos de Personas
Equipamiento
Instalaciones
Costos
De las tareas la parte ms importante es la
vinculacin de las tareas.
La frmula mgica de la gestin de
proyectos es:
Trabajo = Duracin * Unidades.


Ventana MS Project
Con Microsoft Project
Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y
vinculaciones
La duracin de una actividad se puede establecer en minutos,
horas, das o semanas
Posee un calendario en el cual pueden definirse los das y
horas laborales de todo el proyecto
La vinculacin entre tareas puede hacerse mediante el ingreso
de sus precedencias inmediatas, o a travs de la tabla de Gantt
que construye Microsoft Project
Permite distintos tipos de vinculacin entre actividades (fin a
comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)

Ver los datos
VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto
de informacin del proyecto en un formato fcil
de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, grfico de
barras.
TABLAS: Sirven para definir las columnas
mostradas.
FILTROS: Permiten centrase en tareas o
recursos especficos.

Distintas visualizaciones del
proyecto

Haga un click en
View>>View Bar
1
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla
2
Opciones de visualizacin

Una vista es un formato en donde se puede
introducir y visualizar informacin de un proyecto.
La vista por defecto es el diagrama de Gantt
Barra de vistas
VER LOS DATOS VISTAS
Permiten especificar, organizar y examinar la informacin en
diversos formatos. Existen tres tipos de vistas.

Los diagramas o los grficos: Representan la informacin
grficamente.
Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Grfico de Recursos y
Calendario.
Hojas: Representan la informacin en Filas y Columnas. Cada
Fila contiene informacin acerca de las tareas o recursos
especficos. Cada Columna contiene un campo en el que se
especifica informacin concreta sobre las tareas o recursos.
Formularios: Representan la informacin en un formato similar
al de un formulario de papel. Los formularios muestran la
informacin de una Tarea o de un Recurso individual.

Diagrama de Gantt
Creador Henry L. Gantt
Es una ayuda grfica creada para poder
organizar las actividades de un proyecto en
un horizonte de tiempo
representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y
cada tarea se representa mediante un bloque
rectangular cuya longitud indica su duracin.
La posicin del bloque en el diagrama indica el
comienzo y fin de la tarea.

LOS GRFICOS GANTT
En unos ejes de coordenadas se
representan las actividades de un proyecto
en forma de barras con la extensin de su
duracin.
En las ordenadas se representan las
actividades. Teniendo en cuenta
precedencias.
En las abcisas el tiempo.
Sirve para calcular la duracin del
proyecto y para el control del mismo.

Los grficos Gantt
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Tiempo
1
2
3 4 5 6 7 8
Actividades

Qu es una actividad?
Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en
que se puede dividir el proyecto.
Las actividades deben ser:
Especficas y no generales, es decir buscar el detalle
suficiente sin irnos al demasiado detalle
Desglose de tareas:
Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas
manejables antes de proceder a su planificacin y puesta en
marcha.
Una representacin de estas tareas consiste en un diagrama
de estructura de descomposicin del trabajo (EDT)


Actividades
Duracin de las tareas:
se puede fijar en meses, semanas, das, horas o
minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).
EDT
Representacin estructurada de las tareas
Las actividades que no aparecen en el EDT estn
fuera del alcance del proyecto
A cada una de las tareas del proyecto se le suele
asignar un cdigo nico, que sirve para poder
nombrar a esa tarea de una forma ms cmoda

Los grficos Gantt
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Tiempo
1
2
3 4 5 6 7 8
Actividades

En la quinta semana
controlamos cmo
va el proyecto,
vemos que hay
actividades
retrasadas y otras
adelantadas sobre lo
previsto
terminado
I d Nombre de tarea Duracin
1 Planeamiento de proyect o 2 d as
2 Anlisis de requerimient os 2 d as
3 Det erminacin del objet ivo 3 d as
4 Formacin de grupo de trabajo 2 d as
5 Anlisis de requerimient o 2 d as
6 I nf orme de avance 2 d as
7 Det erminacin de Requerimient os 1 d a
8 Revisin y elaboracin del inf orme 2 d as
9 Ajust e de proyecto 5 d as
10 I nf orme de avance 3 d as
11 Recopilacin de inf ormacin detallado 9 d as
12 I nf . de document acin de trabajo 2 d as
13 I nf . Plan de Proyecto 2 d as
14 Redaccin del I nf orme Final 2 d as
15 Revisin General y Final 1 d a
16 I nf orme Final 1 d a
TERESAABARCASI LVA
TERESAABARCASI LVA
TERESAABARCASI LVA
TERESAABARCASI LVA
TERESAABARCASI LVA
TERESAABARCASI LVA
TERESAABARCASI LV
TERE
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V
30 ene '00 06 f eb ' 00 13 f eb ' 00 20 f eb ' 00
Cmo programa Microsoft Project?
Programa el comienzo y el fin de una tarea
teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las
dependencias entre tareas, las delimitaciones y
las interrupciones, como das festivos y
vacaciones.
Lo ms importante cada TAREA se programa
as: -->Duracin = Trabajo / Esfuerzo del recurso
Duracin: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de
que la tarea est realizada.
Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un perodo de
tiempo para realizar una tarea.
Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los
recursos asignados a la tarea y su asignacin.

Cmo programa Microsoft Project?
Lo ms importante cada TAREA se programa
as: Duracin = Trabajo / Esfuerzo del recurso
Ejemplo:
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un
esfuerzo de 8 horas diarias, se tiene:
El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 das * 8
horas).
El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al da (
3 pintores * 8 horas)
La Duracin es de 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8
horas)

Dependencias entre tareas
Fin a Comienzo
Fin a Fin
Comienzo a Comienzo
Comienzo a Fin

Tareas secuenciales
Tareas comienzan mismo t
Tareas finalizan mismo t
Finalizar tarea sucesora debe
comenzar previamente la predecesora

domingo lunes martes mircoles jueves viernes sbado
30 31 01 02 03 04 05
06 07 08 09 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
Planeamiento de proy ect o, 2 d as Anlisis de requerimient os, 2 d as
Det erminacin del objet ivo, 3 das
I nf orme de avance, 2 d as
Det erminacin del objet ivo, 3 das
Anlisis de requerimient o, 2 d as
I nf orme de avance, 2 d as Revisin y elaboracin del inf orme, 2 das
Det erminacin de Requerimient os, 1 d a
Ajust e de proyecto, 5 das
I nf orme de avance, 3 d as

Det erminacindel objet ivo
3 3 d as
vi 04/02/ 00 ma 08/02/ 00
Formacinde grupo de
t rabajo
4 2 d as
lu 20/03/ 00 ma 21/03/ 00
Anlisis de
requerimientos
2 2 d as
ju 03/02/ 00 vi 04/02/ 00
Planeamientode proyect o
1 2 d as
ma 01/02/ 00 mi 02/ 02/00
Visualizacin de la red del proyecto
(DIAGRAMA DE RED)
Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en
formato de red o de flujo. Cada tarea se
representa con un cuadro (tambin denominado
nodo) y la lnea que une dos cuadros representa
la dependencia entre las dos tareas. De forma
predeterminada, la vista Diagrama de red
muestra una lnea diagonal sobre las tareas en
curso y lneas diagonales en cruz sobre las tareas
completadas.
Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al
Diagrama de red para mostrar nicamente las
tareas que desee ver.
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus
necesidades, puede personalizar su aspecto o
crear nuevas versiones personalizadas. Cuando
se guarda el proyecto, la vista personalizada
tambin se guarda con el proyecto.

I d Nombre de tarea Duracin
1 Planeamiento de proyecto 2 das
2 Anlisis de requerimientos 2 das
3 Determinacin del objetivo 3 das
4 Formacin de grupo de trabajo 2 das
5 Anlisis de requerimiento 2 das
6 Inf orme de avance 2 das
7 Determinacin de Requerimientos 1 da
8 Revisin y elaboracin del inf orme 2 das
9 Ajuste de proyecto 5 das
10 Inf orme de avance 3 das
11 Recopilacin de informacin detallado 9 das
12 Inf . de documentacin de trabajo 2 das
13 Inf . Plan de Proyecto 2 das
14 Redaccin del Informe Final 2 das
15 Revisin General y Final 1 da
16 Inf orme Final 1 da
85%
100%
100%
85%
100%
80%
100%
95%
90%
M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L
06 f eb ' 00 13 f eb ' 00 20 f eb ' 00 27 f e

I d Nombre de tarea Trabajo
1 Planeamiento de proy ect o 16 horas
TERESA ABARCA SI LVA16 horas
2 Anlisis de requerimient os 16 horas
TERESA ABARCA SI LVA16 horas
3 Det erminacin del objet ivo 24 horas
TERESA ABARCA SI LVA24 horas
4 Formacin de grupo de t rabajo16 horas
TERESA ABARCA SI LVA16 horas
5 Anlisis de requerimient o 16 horas
TERESA ABARCA SI LVA16 horas
6 I nf orme de avance 16 horas
TERESA ABARCA SI LVA16 horas
7 Det erminacin de Requerimient os 8 horas
TERESA ABARCA SI LVA 8 horas
8 Revisin y elaboracin del inf orme 16 horas
TERESA ABARCA SI LVA16 horas
9 Ajust e de proyecto 40 horas
TERESA ABARCA SI LVA40 horas
10 I nf orme de avance 24 horas
TERESA ABARCA SI LVA24 horas
11 Recopilacin de inf ormacin detallado 72 horas
Det alles
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
J V S D L M M
19 mar '00
8h 8h
8h 8h


20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
160%
180%
200%
Recursos asignados:
TERESA ABARCA SILVA
Sobreasignado: Asignado:
J V S D L M M J V S D
19 mar '00 26 mar '0
200% 100%

I d Nombre del recurso I niciales Grupo Capacidad mxima Tasa est ndar Tasa horas extra Cost o/Uso Acumular Calendario base Cdigo
1 TERESAABARCASI LVAT 100% $0.00/ hora $0.00/ hora $0.00 Prorrateo Estndar

Creacin de informes
Todos los informes en Project tienen caractersticas en
comn. Usted puede imprimir un informe o puede
visualizarlo en pantalla.
Generales
Resumen del proyecto
Tareas de nivel superior
Tareas crticas
Hitos
Das laborables
Actividades actuales
Tareas sin comenzar
Tareas que comienzan
pronto
Tareas en curso
Tareas completadas
Tareas que deberan haber
comenzado
Tareas propuestas

Costos
Flujo de caja
Presupuesto
Presupuesto sobrepasado
Tareas con presupuesto
sobrepasado
Recursos con presupuesto
sobrepasado
Valor acumulado
Asignaciones
Tareas y recursos humanos
Tareas, recursos humanos y
fechas
Lista de tareas pdtes.
Recursos sobreasignados

Carga de trabajo
Uso de tareas
Uso de recursos
Conclusiones
MS Project
Nos permite organizar nuestros proyectos,
introduciendo en l lo que antes anotbamos,
esquematizbamos y calculbamos a mano. Nos
aporta una serie de tablas, grficas y paneles desde los
que podremos introducir todas esas informaciones
recopiladas y tener una visin global de, por un lado
las tareas, por otro lado los recursos y por otro los
costos de los recursos.
nos resultar fcil alterar cualquiera de los elementos
que intervienen en el proyecto siendo recalculado de
forma automtica el proyecto completo
Conclusiones
Ms Project
Las fechas se actualizan tambin de forma
automtica solo con modificar una duracin,
establecer una delimitacin o bien una demora.
De los tiempos y plazos podemos hacer
sencillos seguimientos.
En suma, este programa, que adems mantiene
la filosofa de trabajo del resto de las
aplicaciones Microsoft que quizs conozcamos
(Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front
Page...)