TEMA 5

Gestin del
Conocimiento



Gestin Conocimiento
Definicin Conocimiento
El conocimiento en una organizacin se produce
cuando un individuo de la misma hace uso de lo
que sabe y de la informacin que tiene disponible
para la resolucin de un problema o el desarrollo
de un proyecto.
Conocimiento NO es sinnimo de informacin,
ni del sistema informtico que la maneja o
distribuye.


Tipos de Conocimiento
Se distinguen dos tipos de conocimiento en las
organizaciones:
Explcito, cuando puede trasmitirse a otras personas sin
dificultad. Informacin contable o datos tcnicos, por
ejemplo.
Tcito, el resultado de la experiencia, la creatividad, la
intuicin. Por definicin, es intrnseco a cada persona y
no puede ser gestionado por un SI.
(sigue)
Tipos de Conocimiento
Conversin del
conocimiento
Definicin KM
La Gestin del Conocimiento o Knowledge
Management (KM) es una estrategia encaminada
al aprovechamiento del conocimiento explcito
de una organizacin:
Identificando sus fuentes y recorrido, as como las
necesidades de acceso al mismo.
Formalizando su contenido para poder reutilizarlo.
Fomentando su transmisin entre los miembros de la
organizacin.
Implantacin KM
La implantacin de un sistema KM requieren
de unos pasos previos:
Gestin de la documentacin (informacin
plasmada en documentos), tanto interna como
externa o pblica de la organizacin.
Gestin de la informacin de las BD corporativas
y aplicaciones informticas que no sean
documentos.

Implantacin KM

Ventajas KM
Las ventajas de instalar un sistema KM en la
organizacin (empresarial o no) son:
Evitar la fuga de conocimiento.
Conseguir mayor eficacia en las tareas.
Localizar informacin crtica.
Mejorar la calidad de los procesos.
Ventaja competitiva sobre otras empresas.




Ventaja competitiva
Definicin
Una empresa puede llegar a obtener una ventaja
competitiva en la industria que compite y
convertirse en lder de su segmento de mercado,
si logra la excelencia en una de las siguientes
cuatro disciplinas y mantiene un grado aceptable
en cualquiera de las otras tres

(sigue)
Definicin
Excelencia operativa: La empresa debe lograr la
ejecucin de sus procesos de manera tal que domina sus
costos siendo ms efectiva que la competencia. Compite
con precio, calidad y facilidad de compra.
Innovacin de productos: La capacidad de crear nuevos
productos de manera institucionalizada y por ende,
nuevos mercados que llevan a nuevas fuentes de
ingresos. Se debe adquirir la capacidad de crear, innovar
y mercadear el producto de manera rpida.

(sigue)


Definicin
Conocimiento del cliente: La organizacin conoce al
cliente de tal manera que puede prever las
necesidades del mismo y responder en consecuencia.
Se crea una dependencia de los productos y servicios.
Explotacin de la Marca: la compaa enfoca sus
esfuerzos por preservar el valor de sus marcas.

(Treacy y Wiersema "The Discipline of Market
Leaders)



Definicin II
Otros autores (Albrecht y Zemke)establecen que
slo hay dos formas de obtener ventaja
competitiva
Hacer las cosas diferentes de otros, es decir, obtener
elementos diferenciadores para nuestros productos y
servicios.
Hacer las cosas mejor que otros, mediante mejoras en
los procesos actuales para reducir costos.

Tecnologa y Ventaja
competitiva
Segn Clayton M. Christensen las tecnologas
pueden ser de dos tipos acorde a su impacto
en el entorno: Sostenibles y Disruptivas.

Sostenible es aquella que surge de la necesidad de
optimizacin de los procesos productivos
existentes. Las tecnologas sostenibles estn
primordialmente orientadas a la reduccin del
costo. Por ejemplo:CRM, ERP, SCM.
Tecnologa y Ventaja
competitiva
Disruptiva es la que surge de la innovacin.
Cuando no existe un requerimiento especifico
o la solucin de un problema determinado para
su aparicin. Una ventaja competitiva
sostenible surge de la innovacin constante del
modelo de negocio de las empresas mediante la
implementacin de tecnologas disruptivas .Por
ejemplo: Internet, las redes de comunicaciones
inalmbricas, los organizadores personales.


Valor del Conocimiento
El valor real de una organizacin se obtiene
mediante la suma de su:
Capital intelectual o humano: conocimientos,
habilidades, experiencias de los empleados
individuales de la organizacin.
Capital estructural: equipos, programas, bases de
datos, estructura organizativa, relaciones con los
clientes ...todo lo que se queda en la oficina cuando
los empleados se van a su casa.

KM y ventaja competitiva



Auditoria de Informacin
Definicin
La auditoria de la informacin es un paso
previo a la implantacin de un sistema KM y
consiste en detectar, controlar y evaluar la
informacin y los flujos de la misma que
existen en una organizacin, as como el uso
que se hace de ella y su adecuacin a las
necesidades del personal y a los objetivos de la
organizacin.

Caractersticas
Es un tipo de auditoria no financiera,
vinculada al control interno y el diagnstico de
la organizacin y aplicada a los recursos
informativos de una organizacin.
Tiene carcter preventivo y corrector.
Trata procesos sistemticos y peridicos.
Usa metodologas estandarizadas.
La realiza un profesional independiente que
reporta a la alta direccin.

Fases Auditoria
Anlisis de la organizacin.
Anlisis del entorno informativo.
Eleccin de los departamentos a auditar.
Identificacin y localizacin de recursos.
Inventario de los recursos.
Valoracin de la utilidad de los recursos.
Evaluacin e informe.


Mtodos Auditora
Entrevistas personales.
Cuestionarios.
Mapas de informacin, documentales o de
conocimiento.

Ejemplo cuestionario de
evaluacin interna del libro
Auditoria de la Informacin
(UOC Cristina Soy)

Mapas
Tanto documentales como de informacin o
conocimiento, reflejan
Qu documentos/informacin hay en la
empresa.
A qu funcin/nes corresponden.
Quin es el responsable de los mismos.
Dnde y cmo se pueden localizar.
(sigue)


Mapas
Qu relacin tienen con las normas y
procedimientos de la organizacin.
Cules tienen valor para el conocimiento de la
empresa.
La poltica de retencin (cules se deben
preservar y cules eliminar).




Dificultades KM
Artculo Por qu nos cuesta tanto compartir nuestros
conocimientos? Problema humano o tecnolgico?
Mondragn Investigacin
en Gestin
http://www.mik.es/kube/
GetDoc?DBName=
dPortal&ShowPath=
false&UniqueKeyValue=35368




Herramientas KM
Herramientas software KM
Portales corporativos.
Distribucin de contenidos.
Buscadores de informacin.
Trabajo en grupo: Groupware.
Formacin: e-Learning.
Descubrimiento de conocimiento en BD: KDD.



Ventajas Portal corporativo
Simplifica y unifica el acceso a la informacin, las
aplicaciones y el software.
Centraliza los recursos de informacin dispersos a lo
largo de la organizacin.
Ofrece posibilidades de autoservicio al empleado.
Permite ahorrar dinero en documentos, envos
Agiliza la asignacin de tareas y permite un
seguimiento exhaustivo de las mismas.
Facilita la aplicacin de polticas de calidad y mejora
en la gestin de procesos.


B2E, Business to life
Artculo Cmo te relacionas con tu empresa?
iWorld, n 48, enero 2002
http://www.idg.es/iworld
/articulo.asp?id=132324

Ejemplo distribucin de
informacin
Un sistema de asignacin personalizada de
tareas e informacin a los empleados permite
llevar un registro en base de datos de la
actividad realizada en un proyecto concreto, o
por uno de los empleados, etc ... El sistema,
adems, se integra con el correo electrnico,
por lo que la persona asignada para una tarea
recibe un aviso inmediatamente, as como
cuando excede el la fecha lmite para su
realizacin.
Sindicacin - RSS
La sindicacin de titulares (sindicacin de
contenidos, sindicacin RSS o, simplemente,
RSS) se trata de de un sistema basado en un
formato de archivos o artculos basado en
XML que permite crear canales de publicacin
muy sencillos que pueden ser ledos por
programas especiales (lectores de noticias o
titulares) sin necesidad de acceder a la pgina
Web.


Contenidos sindicados
Artculo Contenidos, ser o no ser?
Osiatis weblogs, julio 2004 Mario Villa
http://www.osiatis.es/weblogs/index.php?/archives/4
_Contenidos,_ser_o_no_ser.html

Gestin de contenidos
Los sistemas de gestin de contenidos (Content
Management Systems o CMS) son un software
que se utiliza principalmente para facilitar la
gestin de webs, ya sea en Internet o en una
intranet.
Los CMS pueden dividirse en cuatro
categoras: creacin de contenido, gestin de
contenido, publicacin y presentacin.


Labores del CMS
Inclusin de nuevas funcionalidades en la web.
Esta operacin puede implicar la revisin de
multitud de pginas y la generacin del cdigo
que aporta las funcionalidades. El CMS facilita
estos cambios.
Consistencia de la web. La consistencia en un
web no quiere decir que todas las pginas sean
iguales, sino que hay un orden visual. Un CMS
lo consigue aplicando CSS (Cascading Style
Sheets), hojas de estilo en cascada.
(sigue)

Labores del CMS
Mantenimiento de gran cantidad de pginas.
En una web con muchas pginas hace falta un
sistema para distribuir los trabajos de creacin,
edicin y mantenimiento con permisos de
acceso a las diferentes reas. Tambin se
tienen que gestionar los metadatos de cada
documento, las versiones, la publicacin y
caducidad de pginas y los enlaces rotos.
(sigue)

Labores del CMS
Reutilizacin de objetos o componentes. Un
CMS permite la recuperacin y reutilizacin de
pginas, documentos, y en general de cualquier
objeto publicado o almacenado.
Control de acceso. Controlar el acceso no
consiste simplemente al permitir la entrada al
sitio web, sino que comporta gestionar los
diferentes permisos a cada rea aplicados a
grupos o individuos.
(sigue)

Labores del CMS
Pginas interactivas. Las pginas estticas
llegan al usuario exactamente como estn
almacenadas en el servidor web. En cambio,
las pginas dinmicas no existen en el servidor
tal como se reciben en los navegadores, sino
que se generan segn las peticiones de los
usuarios. Para conseguir esta interaccin, los
CMS conectan con una BD que hace de
repositorio central de todos los datos de la
web.
(sigue)

Labores del CMS
Cambios del aspecto de la web. Si no hay una
buena separacin entre contenido y
presentacin, un cambio de diseo puede
comportar la revisin de muchas pginas para
su adaptacin. Los CMS facilitan los cambios
con la utilizacin, por ejemplo, del estndar
CSS (Cascading Style Sheets u hojas de estilo en
cascada) con lo que se consigue la
independencia de presentacin y contenido.

Ejemplo CMS - Mambo
Buscadores de Informacin
Gestionar el conocimiento implica disponer de
buenas herramientas de bsqueda.
La informacin se obtendr desde numerosas
fuentes (Internet, Intranet, Aplicaciones
Departamentales,) y estar soportada por
mltiples formatos (BDs, PDF, HTML,
Word,).

Ejemplo buscadores
Google Search Appliance es un dispositivo fsico
que indexa hasta 15 millones de documentos en
una intranet. Los usuarios podrn realizar
bsquedas en ms de 220 formatos
de archivo distintos y en
cualquier idioma pero slo
vern aquellos a los que tienen
acceso.

Web Semntica
La tecnologa de la Web Semntica pretende
automatizar la bsqueda y convertir la
informacin disponible en valor y soporte para
la toma de decisiones.
A la informacin tradicional se le aaden
metadatos que la contextualicen y faciliten su
manejo.

Artculo El futuro de la web de M.A. Abian
http://www.javahispano.org/tutorials.item.action?i
d=55





El futuro de la web
Groupware
Para ser considerado Groupware el software
debe cumplir al menos una de estas
caractersticas:
Compartir informacin de un mismo repositorio
proveniente de distintos orgenes.
Dar soporte a la colaboracin y coordinacin de las
tareas de un grupo de trabajo.


Herramientas Groupware
Herramientas de comunicacin asncrona: correo
electrnico, correo voz, publicacin en web,
foros ...
De conferencia o comunicacin sncrona:
presentacin compartida, conferencias de vdeo,
voz y datos, chat o mensajera instantnea
De gestin colaborativa o en grupo: calendarios y
agendas electrnicas compartidas, sistemas de
gestin de proyectos y de control de flujo de
actividad
e-Learning
El aprendizaje electrnico incluye una amplia
gama de aplicaciones y procesos, tales como
aprendizaje basado en la red, en el ordenador,
aulas virtuales o cooperacin digital. Incluye la
entrega de contenidos va Internet, Extranet,
Intranet, LAN/WAN, audio y vdeo, satlites,
televisin interactiva y CD-ROM.
Plataformas e-Learning
Los sistemas de gestin de la formacin (LCMS)
son servidores software basados en Internet que

Gestionan los contenidos y los usuarios de los
mismos
Dan seguimiento al trabajo de los usuarios
Despliegan y actualizan la informacin
Informan y evalan el grado de interaccin entre el
alumno, el contenido y el tutor

e-Learning UPV/EHU
http://campusvirtual.ehu.es
http://pulsar.ehu.es
http://autore2005.ehu.es/1_3c.htm

KDD
El descubrimiento de conocimiento en bases de datos
(KDD) es un proceso no trivial de identificacin de
patrones vlidos, novedosos, potencialmente tiles y
deseablemente entendibles a partir de datos.
(Morales)
KDD
Hasta que no se realice una accin, no se
documente y se reutilice en la toma de decisiones
no podremos decir que la bsqueda de
conocimiento a dado frutos.