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Dentro de las mltiples definiciones propuestas se

puede decir que manuales administrativos son:
Un conjunto de documentos que partiendo de los
objetivos fijados y las polticas implantadas para
lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica
de una serie de actividades, traducidas a un
procedimiento determinado, indicando quin los
realizar, qu actividades han de desempearse y
la justificacin de todas y cada una de ellas, en
forma tal, que constituyen una gua para el
personal que ha de realizarlas.
Tambin son elementos bsicos de referencia y de
auxilio en la empresa para obtener el control
deseados de los esfuerzos del personal
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Un manual bien concebido tiene:
Logra y mantiene un slido plan de organizacin
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general
Facilita el estudio de los problemas de organizacin
Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de la modificaciones necesarias
Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal
clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones
Pone claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles
La informacin sobre las funciones y puestos suele servir de base para la evaluacin de
puestos y como medio de comprobacin de progreso
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos
Sirve de gua en el adiestramiento de novatos.
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Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se
encuentran:

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
prepara un manual y conservarlos al da
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y
rigidez.

Por su alcance:
1. Generales
2. Departamentales
3. De puestos
Por su contenido:
1.De la historia
2. De organizacin
3. De polticas
4. De procedimientos
5. De contenido mltiple
Por su funcin especifica:
1. De personal
2. De ventas
3. De produccin
4. De finanzas
5. Generales
6. Otras funciones

Segn George Terry es importante darle a
los empleados informacin respecto a la
historia de la compaa, sus comienzos,
crecimiento, logros ya que esto le da al
empleado una introspectiva de tradicin,
contribuyendo a una mejor comprensin,
aumenta la moral y ayuda al empleado a
sentir que pertenece, que forma parte de la
compaa
La informacin histrica por lo comn se
incluye como la parte de presentacin a un
manual de polticas o de organizacin o de
personal
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Por medio de estos se puede
proporcionar al personal de sus:
Responsabilidades
Reglamentos de
Trabajo
Objetivos Polticas
Deberes

Este es el manual que pone por escrito
las polticas de empresa
Una poltica es una gua bsica para la
accin y prescriben los limites generales
dentro de los cuales han de realizarse
las actividades
Las polticas escritas son un medio de
transmitir las actitudes de la direccin.
Pueden haber manuales de polticas
comerciales, de produccin, de
finanzas, etc.


Es un manual con contenidos mltiples que trata de principios y
tcnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente
bsica de referencia para el rgano responsable de la actividad y
como informacin generales para todo el personal interesado en
esa actividad.
Tambin llamado manual
individual.
Este precisa las labores, los
procedimientos y rutinas de
un particular. Describe las
labores y explica como
deben ejecutarse.

Los manuales de este tipo, que trata de
administracin de personal, pueden
elaborarse en 3 clases de usuarios

1. Para personal en general

2. Para los supervisores


3. Para unidad de personal

a) Prestaciones del
empleado
b) Uso de los servicios
c) Reglamento de trabajo
d) Temas de inters

a) Comunicacin de
actividades y polticas
b) Sealar circunstancias
en las que pueden
ejercen criterios
a) Procedimiento y polticas por departamento
b) Reclutamiento de personal, anlisis,
valuacin de puestos, etc.

Este manual este vital importancia pues es necesario coordinar el
control de produccin, fabricacin, inspeccin y personal de
ingeniera; siendo utilizados en las operaciones de la fbrica

Las responsabilidades del contralor y
tesorero exigen que den numerosas
instrucciones, ya que deben proteger
los bienes de la empresa.
Por eso este manual ayuda a la
comprensin de todos los niveles
administrativos

Junto a las ventas, la produccin, las
finanzas y la administracin de
personal, en todas las empresas se
dan otras reas de actividad.
Dependiendo de la naturaleza de la
empresa se ponderar las funciones
que necesiten la elaboracin de un
manual.
Las principales categoras de
manuales de empresas son:
*Normas
Organizacin
Procedimientos
* Directrices normas bsicas de la empresa
Detalle de estructura de organizacin
Sistemas y y tcnicas especificas


Exponen a detalle la estructura de
la empresa y sealan los puestos
y la relacin que existe entre ellos
para el logro de sus objetivos.
Explican la jerarqua, los grados
de autoridad y responsabilidad,
las funciones ,las actividades.
Generalmente contienen grficas
de organizacin, descripcin de
trabajo cartas de lmite de
autoridad, etc.
El manual de organizacin debe incluir los siguientes aspectos:

Identificacin
-Nombre oficial del organismo o unidad a que se
refiere.
-Ttulo y extensin del manual (general o
especfico).
-Niveles jerrquicos que comprende.
-Lugar y fecha de elaboracin.
-Nmero de revisin, en su caso.
-Unidades responsables de su elaboracin.
-Cantidad de ejemplares impresos.
ndice o contenido : Es una relacin de los captulos que
constituyen la estructura del documento.



Prlogo y/o introduccin: Consiste en una explicacin acerca de lo que es el
documento, de la ocasin que da origen a su elaboracin o revisin, y de
los propsitos bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye
informacin sobre el mbito de su aplicacin, a quien va dirigido, cmo se
usar y cmo y cundo se harn las revisiones y actualizaciones.
Directorio: Relacin de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro
de la estructura de organizacin de una unidad administrativa.

Antecedentes histricos: Breve descripcin
histrica sobre la empresa
-Origen.
-Causas que dieron lugar a su creacin.
-Desarrollo.
-Sealar modificaciones que se hayan
efectuado en cuanto a estructura y
funciones.
Legislacin o base legal: Consiste en una relacin
de los ttulos de los principales ordenamientos
jurdicos, de los cuales se derivan las atribuciones
de la entidad o de las unidades administrativas
comprendidas en ella; es recompensable relacionar
las disposiciones jurdicas como sigue: constitucin
poltica, tratados, leyes, reglamentos, decretos,
acuerdos y/o circulares.
Atribuciones: Consiste en una transcripcin textual y completa de
las facultades conferidas a la entidad o a sus unidades
administrativas, de acuerdo con las disposiciones jurdicas que
dan base legal a sus actividades.
Objetivo: Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a
travs de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.

Polticas
Las polticas dan significado a los objetivos. Por medio de ellas las metas
adquieren una expresin significativa e individual.
Estructura orgnica
Forma en que estn ordenadas las unidades que componen una entidad
administrativa y la relacin que guardan entre s sus unidades internas.
Dentro de la estructura orgnica se definen por lo tanto:
Principales puestos y unidades que dependen de ella.
Lneas de autoridad y responsabilidad.
Niveles jerrquicos.
Listado
Se listan en orden jerrquico cada una
de las unidades administrativas de la
dependencia, a la cual se circunscribe
el manual principiando por los rganos superiores.
Organigrama estructural
Es la representacin grfica del ordenamiento de las unidades, sus relaciones, sus
niveles jerrquicos, los canales de comunicacin, las lneas de autoridad y
supervisin, as como las unidades de categora especial.
Normas a seguir en la elaboracin del organigrama:
Debe ser vertical en funcin de la facilidad de comprensin, ya que en la parte
superior van las unidades directivas, y las lneas de autoridad y responsabilidad de
arriba hacia abajo.
Niveles jerrquicos. Se consideran 4 niveles bsicos:
Nivel directivo
Nivel corporativo
Nivel operativo
Nivel descentralizado o desconcentrado
Organigrama estructural
Es la representacin grfica del ordenamiento de las unidades, sus relaciones, sus
niveles jerrquicos, los canales de comunicacin, las lneas de autoridad y
supervisin, as como las unidades de categora especial.
Normas a seguir en la elaboracin del organigrama:
Debe ser vertical en funcin de la facilidad de comprensin, ya que en la parte
superior van las unidades directivas, y las lneas de autoridad y responsabilidad de
arriba hacia abajo.
Niveles jerrquicos. Se consideran 4 niveles bsicos:
Nivel directivo
Nivel corporativo
Nivel operativo
Nivel descentralizado o desconcentrado
Glosario
Se recomienda que los manuales de organizacin incluyan una lista de aquellos
trminos tcnicos que auxilien en la comprensin del texto formulado.


Este manual presenta los procedimientos a
seguir en la ejecucin de un trabajo con
ilustraciones, diagramas, cuadros y dibujos
para aclarar datos



Los manuales de procedimientos, se utilizan tambin como un medio
para comunicar los cambios en las rutinas de trabajo que se generan
con el progreso de las empresas.

Beneficios:

Reduccin de gastos generales
Control de las actividades
Mejoramiento de la eficiencia de operacin y reduccin de costos
Gua de trabajo a ejecutar
Revisin constante y mejoramiento de las polticas y procedimientos
Auditora administrativa de polticas, procedimientos y controles.



Dentro de este tipo de manual, existen tres secciones que aparecen
invariablemente en todos ellos. stas son:

Texto

Diagramas

Formas


Todo manual de procedimiento requiere que las
informaciones o instrucciones que contenga se expresen
en palabras.
ste describir el procedimiento, enumerando en orden
cronolgico las operaciones de que se compone, en qu
consiste cada operacin y quin debe ejecutarla, cmo,
cundo, dnde y para qu debe ejecutarse. Adems de
sealar quin es el responsable del procedimiento, el
objetivo que se persigue con su ejecucin y por supuesto
las polticas que debern aplicarse.


Dentro de esta seccin, va la clasificacin de las grficas administrativas, aunque
existe una gran confusin dentro de la terminologa administrativa; ya que se utilizan
varios trminos para un mismo contenido; es decir, existen autores que nombran a los
diagramas por medio de otros trminos o conceptos. Veamos.
Expresin Autor
Cuadro de Proceso Hendrick
Diagrama Esquemtico de Trabajo Pommeroy
Diagrama de Flujo IACE
Esquema de Ruta De la Llera
Cuadro de Curso de Actividades Littlefield
Grfica de Operaciones Pommeroy
Diagrama de Conjunto Barnes
Carta de Flujo del Proceso Terry
Grfica de Desarrollo de las Etapas
de Trabajo
AID
La mayor parte del material que se maneja
est constituido por formas. Por eso, es
importante incluir en el manual una seccin
de formas que contenga todas las que se
emplean en el proceso que se describe,
aadiendo adems una explicacin
detallada y ejemplos sobre la manera de
llenarlas.

El empleo de cada una de estas, depende
de la naturaleza del procedimiento de que se
trate.

Todo manual de procedimiento debe constar de las siguientes partes:


La Presentacin
Los Objetivos
La Justificacin de su necesidad
Definicin, caractersticas y clasificacin de los procedimientos


La metodologa propuesta para el estudio de
procedimientos comprende las siguientes etapas:

Planeacin del estudio:
El primer paso ser definir la naturaleza del problema
en cuestin, esto permitir fijar las bases para
determinar el objetivo del estudio, adems de
proporcionarnos elementos de juicio para decidir la
formulacin y ejecucin del plan de trabajo.
Investigacin de la situacin actual: Cubre la finalidad de obtener una visin del
procedimiento tal como se desarrolla, esta fase incluye:

-Recopilacin de la informacin: consiste en obtener una descripcin lo ms detallada de cmo
se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y el tiempo de ejecucin de las
mismas.
-Registro y documentacin del procedimiento actual: en este punto, es importante la adopcin de
un mtodo mediante el cual se registrarn los hechos del estudio, se deben registrar
ordenadamente.
*La presentacin del documento debe ajustarse a la siguiente estructura:
Introduccin
Objetivos del procedimiento
Diagramas de flujo de actividades
Descripcin literaria del procedimiento
Formas e instructivos
Apndices
- Hojas de operaciones
- Cuadros comparativos
- Conclusiones generales
-Obtencin de la aprobacin correspondiente: una vez documentado el procedimiento actual,
se proceder a obtener la aprobacin de los responsables de su operacin.
Anlisis y Crtica de la informacin:


Ya concluida la fase de investigacin, se proceder
a la realizacin de un examen crtico a travs de los
siguientes puntos:

Anlisis: consiste en diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que no
se hace. Entre ms crticas se hagan y ms ideas se aporten, ms
precisa ser la identificacin de lo no esencial. Tanto el anlisis como
la crtica de la informacin deben realizarse desde diferentes puntos de
vista.

Diagnstico: es el medio que deber utilizar el analista para dar a
conocer a los afectados o usuarios del procedimiento, los resultados
del anlisis y crtica de la informacin. La etapa del diagnstico es la
ms importante del estudio de procedimientos.

Diseo de Procedimientos:

Ya efectuado el anlisis, se est en condiciones de sugerir las modificaciones
que se hicieran necesarias de acuerdo con el resultado del mismo, estos
podran ser:

- Rediseo de formas
- Diseo de nuevas formas
- Reportes
- Registros
- Creacin o supresin de archivos
- Eliminacin de operaciones innecesarias
- Creacin de nuevos controles

En resumen, el manual de
procedimientos es el documento que
contiene la descripcin de las
actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones de una
unidad administrativa; y a su vez,
contiene informacin y ejemplos de
formularios, autorizaciones, y cualquier
otro dato que pueda auxiliar en el
correcto desarrollo de las actividades.

Unidad administrativa
Nombre del conjunto de procedimiento
Nombre del proceso
Numeracin
arbiga
N de la
actividad
rea de
la
actividad
Horas
invertidas
por un
hombre
para
realizar la
actividad
Tiempo
acumulado
en horas.

Elaborado por
Garibaldo, Yaleisy
Jan, Doreida
Madrid, Militza