Qu ES CAJA?

El sistema de punto de venta de la lnea ASPEL, CAJA-

Windows 2.0 es un sistema de cmputo que te
proporciona una herramienta para operar como una caja
registradora, facilitando las operaciones de punto de
venta de tu empresa.
Tambin podrs controlar el inventario de tu empresa
(salidas, compras, devoluciones, precios, existencias
etc.) y concentrar las ventas realizadas desde las
distintas tiendas o cajas.
De esta manera podrs obtener reportes y estadsticas de las
ventas de cada una de las tiendas, sin importar cuntas cajas
estn operando en cada una de ellas. A travs de diferentes
procesos, la informacin se actualiza en lnea, manteniendo
toda la informacin al da evitando as la duplicidad de la
informacin. Ejemplo :
El sistema Aspel-CAJA 2.0, te permitir configurar el
sistema mediante sus dos modalidades de operacin:
1) Administrador de Puntos de venta.- Esta modalidad
del sistema es muy importante, ya que desde esta parte se
realiza la administracin de las ventas y la configuracin
de cada uno de los puntos de ventas,
definiendo: inventario, usuarios, clientes, movimientos al
inventario, dispositivos a utilizar, movimientos de Cuentas
por Cobrar y sus respectivos accesos, adems concentra
todas las ventas efectuadas por las cajas, para que
posteriormente, se puedan generar estadsticas y reportes
generales.
2) Punto de venta .- Su funcin es bsicamente la captura
de notas de venta y/o facturas como una caja registradora.
Dado que desde el Administrador de puntos de venta se
definen los perfiles de los usuarios, as como el resto de la
configuracin, dentro del punto de venta no se
encontrarn ms que las funciones que son referentes al
proceso de ventas en mostrador.
Nota: Al iniciar por primera vez el sistema, se desplegar
una ventana donde debers indicar la modalidad de
operacin (Administrador de Puntos de venta o Punto de
venta), considerando la forma de operacin de tu empresa.
CARACTERISTICAS ASPEL CAJA
Los siguientes son algunos de los procesos en los que obtendrs
mayores beneficios con el manejo electrnico de tus ventas:
En cada tienda es posible registrar una o varias Cajas que
pueden trabajar en red o de forma remota. En cada caja podrs
especificar sus caractersticas de trabajo, como por ejemplo, los
dispositivos que tendr conectados.
Puedes trabajar hasta con 99 cajas, distribuidas en distintas
tiendas.
Te facilita el control de tu informacin de ventas y del
inventario de tu empresa, a travs de estadsticas de
ventas y reportes del inventario.
Cuentas con 12 catlogos principales: tiendas, cajas,
usuarios, polticas de ofertas, inventarios, bitcora,
formas de pagos, dispositivos, lneas, departamentos,
monedas y esquemas de impuestos; as como con 5
consultas personalizables: clientes, inventarios,
movimientos al inventario, Historial de flujo de
ingresos y cuentas por cobrar.
Puedes definir los Parmetros de
configuracin con los que trabajar tu
sistema y que afectarn el manejo de la
informacin.
Cuentas con un Reporte de etiquetas de
forma continua, el cual te permitir imprimir
etiquetas empleando un sistema de cdigo de
barras con informacin global de los
productos.
Podrs operar en forma conjunta con una
pantalla de torreta, un lector de cdigo de
barras, un impresor de tickets, adems del
cajn de dinero, una bscula, entre otros.
En cada una de tus operaciones contars con
una Calculadora, que te permitir aplicar el
resultado obtenido de tus clculos.
Es posible dar de alta hasta 999 Usuarios y dar de alta
hasta 99 Tiendas.
La Interfase con Aspel-SAE te permitir importar y
actualizar los archivos de inventarios y clientes.
Desde el punto de venta y/o factura podrs realizar el
Pago de documentos de cuentas por cobrar o generar
anticipos a los clientes.
La Interfase con Aspel-COI te permite generar las
plizas de cuentas por cobrar, de ventas, de ingresos y/o
movimientos al inventario respecto a la caja y rango de
fechas definido.
Con el Concentrado de ventas podrs centralizar tus ventas
realizadas por cada uno de los Puntos de venta que operan
en tu empresa.
Incluye un reporte del inventario fsico que te permitir
comparar las existencias registradas dentro del sistema,
con las que fsicamente se encuentran en el almacn, para
efectuar los ajustes correspondientes.
Agiliza la exportacin de la informacin de ventas
mediante el proceso Exportacin de datos a puntos de
venta.
Facilita el mantenimiento y respaldo de tus
archivos.
El sistema es compatible con su versin anterior
(Aspel-CAJA 1.0), ya que te permite realizar la
traduccin de la base de datos para que puedas
utilizarla en esta versin.
Para tener un buen manejo y organizacin de las
cajas que estn disponibles en cada tienda,
cuentas con el Administrador de puntos de
ventas.
Cada tienda cuenta con un inventario de productos
propio, el cual puede contener Artculos, Kits y
Servicios.
Por cada tienda registrada se pueden definir los usuarios
que trabajarn dentro de ella, as como los permisos que
cada uno tendr para su operacin, de acuerdo a la labor
que tenga asignada.
Para facilitar la administracin de permisos, el sistema
cuenta con Perfiles predefinidos para Vendedores,
Cajeros, Supervisores y Administradores, adems de
poder modificar los perfiles predefinidos.
Te ofrece la posibilidad de generar notas abiertas de venta,
con lo que se puede continuar con la operacin de la caja,
an cuando no se haya concluido una venta.
El sistema te permite el manejo de una amplia gama de
opciones para la aplicacin de Ofertas en los productos al
momento de elaborar un documento de venta, as como
administrar de manera separada las polticas de descuento para
cada una de las tiendas.

Brinda la posibilidad de manejar KITS para agrupar varios
productos y/o servicios, conformando as una sola entidad de
venta.
Es posible manejar diferentes Formas de pago tales como
efectivo, tarjetas de crdito, vales, etc., incluyendo la recepcin
de pagos en efectivo con diferentes monedas.
Se puede Personalizar la presentacin de la pantalla de Venta, ya
que el sistema permite configurar desde los colores de las
diferentes secciones de captura, hasta activar consultas en las que
se presenta diversa informacin como la relacin de las Notas
Abiertas de Venta (comandas) que se han generado en la caja, los
totales parciales de las ventas registradas, entre otras.
Es posible disear y/o adecuar de manera fcil y rpida
los tickets de venta de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
El sistema cuenta con mltiples reportes que facilitan el
anlisis de la informacin para la toma de decisiones.
Entre los ms importantes se encuentran los Reportes de
las ventas del da, los reportes con la informacin del
Inventario de productos y los reportes de todos los
catlogos del sistema.
Cuenta con un Diseador de reportes con el cual se
pueden generar nuevos reportes o cambiar los ya
existentes de forma rpida y gil.
Podrs generar estadsticas de ventas (por tienda,
cajero, producto o por vendedor), obtener estadsticas
de los ingresos totales (por tienda, cajero o por un
perodo determinado de tiempo) y estadsticas de
resumen (por tienda, cajero, producto, vendedor o
semanal de ingresos).
Cuenta con el Servicio de Actualizacin en Lnea
(Aspel-AL), el cual est diseado para realizar una
actualizacin del sistema en su ltima versin sin
tener que navegar varias pginas, bajar varios discos y
realizar diversas instrucciones. Aspel-AL realiza todas
estas funciones de manera automtica
Manejo ASPEL
Para ingresar a tu programa slo debers dar doble clic en el icono del
sistema .
Seguidamente aparecer una ventana donde tendrs que capturar tu clave
de acceso. Para entrar por primera vez, presiona F8, ENTER o la clave
temporal ASPEL 1 (Tanto para el campo usuario y contrasea), y a partir
de aqu ya estars iniciando la sesin de trabajo.
Una vez proporcionada la clave temporal, el sistema abrir una
empresa ejemplo, con la cual podrs aprender a usar el sistema
antes de Crear el directorio de trabajo (base de datos) de tu
empresa.
Para poder registrar notas de venta en la empresa Ejemplo, al
momento de acceder a cualquiera de las cajas proporcionadas
por la empresa ejemplo, debers indicar un nmero de serie
vlido, para esto el sistema lanzar la opcin de Modificar una
caja para que proporciones el nmero de caja que adquiriste en
la compra del sistema CAJA-Windows 2.0; debers tener mucho
cuidado ya que de proporcionar mal este nmero no podrs
editarlo o modificarlo posteriormente.
La Clave maestra es la contrasea que te dar acceso a todo
el sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que slo
debe ser conocida por el responsable de la administracin del
programa.
Observaciones
Podrs definir para cada uno de los usuarios una clave de
acceso, as como definirles un perfil, es decir, estipular a que
operaciones tendrn acceso como administradores, cajeros,
vendedores, supervisores u otros usuarios, de esta manera se
tendr un mejor control de las operaciones realizadas dentro
del sistema.
Cuando la persona que acceda se trate de un usuario de tipo
administrador o supervisor, se abrir el Administrador de
puntos de venta, y cuando se trate de un usuario cajero o
vendedor se abrir el Punto de venta independientemente de
la modalidad de operacin definida al iniciar el sistema por
primera vez, para el caso en el que el cajero tenga habilitado
algn perfil y/o proceso de Administrador de puntos de
venta, ejemplo: Catlogos del sistema, al cerrar la nota de
venta, se habilitar el men del Administrador de puntos de
venta Mensaje de error que enva el sistema.
Recomendaciones
Debes tener siempre un respaldo de tu base de datos, ya que al
ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos se podra
necesitar dicho respaldo.
Que la persona que ejecute cualquiera de los procesos de control
de archivos, est consciente de la importancia de este mdulo, ya
que los procesos ejecutados se realizan directamente en la base de
datos de la empresa. Por eso la importancia de siempre contar con
un respaldo actualizado de la informacin.
Los parmetros del sistema son las modalidades de
operacin con las que trabaja tu programa, las cuales puedes
modificar para una operacin ms adecuada a tus
necesidades (tu sistema viene configurado con algunas
modalidades de operacin bsicas, las cuales se adaptan al
manejo comn de las empresas mexicanas, pero puedes
modificarlas).
Repercusiones
Estos parmetros afectan directamente a la
constitucin y funcionamiento de los mdulos. Es
decir, que cualquier modificacin, repercutir
directamente en el manejo de tu informacin.
Descripcin
En el administrador de catlogos podrs agilizar,
organizar y hacer ms eficiente el manejo de la
informacin. Se presentan todas las tiendas dadas de
alta con sus respectivos catlogos de cajas, usuarios,
polticas de oferta, bitcora e inventarios. A nivel
empresa se manejan los catlogos de formas de pago,
dispositivos, lneas, departamentos, monedas e
impuestos, clientes, inventarios, movimientos al
inventario, historial de flujo de ingresos y cuentas por
cobrar.
Desde el administrador podrs:
Dar de Alta a las tiendas, as como las Cajas y Usuarios
que operarn en cada una de ellas.
Definir el Perfil de los usuarios para establecer a qu
procesos, reportes o consultas del sistema tendrn
derecho.
Realizar el Registro de los artculos, servicios y kits que
harn posible la generacin de notas de venta.
Dar de alta Polticas de oferta y aplicarlas por cliente y/o
productos, estableciendo rangos de fecha y horarios.
Dar de Alta Lneas y Departamentos, para clasificar el
inventario de tu empresa.
Definir y administrar las formas de pago que estarn
disponibles para la liquidacin de notas de venta.
Agregar, consultar, modificar o eliminar cajones, torretas,
impresores y bsculas mediante el Catlogo de dispositivos.
Agregar tipo de cambio en monedas, actualizar y modificar en
el Catlogo de monedas.
Desplegar la consulta de clientes en donde podrs dar de alta,
modificar, y eliminar.
Dar de alta, eliminar y modificar los productos que tengas en
el inventario.
Adems puedes consultar los Movimientos en el inventario,
dar de alta, modificar, eliminar y otras tareas.
Campos de este proceso
Tienda No. El nmero de la tienda lo proporciona el sistema de manera
automtica, es un nmero secuencial que indica el nmero de tiendas
que tienes dadas de alta en el catlogo.

Descripcin: Debes indicar el nombre con que identificars a la tienda.

Direccin : Anota la direccin de su ubicacin fsica de la tienda.

Folio para las notas de venta: Este folio ser el nmero de nota con el
que se comenzar a registrar las ventas en la tienda. Por ejemplo si el
folio de la nota es 4, al hacer la nota de sta aparecer como 0000004.

Este campo se encontrar deshabilitado si en los Parmetros del sistema
se seleccion la administracin de ventas por caja, y este nmero se
deber especificar en el Alta o Modificacin de la caja correspondiente.
Este catlogo te permite agregar, consultar y
modificar las tiendas que operan en tu
empresa.
Por omisin el sistema proporciona una
tienda, la cual podrs modificar segn tus
necesidades. Al momento de seleccionar una
tienda vers los catlogos disponibles como
son: Cajas, usuarios, polticas de oferta e
inventarios.
Al manejar varias tiendas con sus
respectivas cajas, podrs por medio del
proceso de Concentrado de ventas
consultar las ventas generadas por todas
las cajas o bien por una en particular.
Descripcin
Dentro de este mdulo podrs agregar, modificar,
consultar y eliminar las cajas que operan dentro de
tu tienda o tiendas; adems puedes configurar las
funciones que se podrn realizar en cada una,
configurar los dispositivos con los que trabajar,
selecciona el formato de impresin de las notas, y
la definicin de ciertos valores (configuracin en la
presentacin de la nota de venta.)
Uno de los propsitos fundamentales
del sistema CAJA, es controlar las
ventas generadas por las cajas, las
cuales realizan funciones que
tradicionalmente ejecuta una caja
registradora.
En este catlogo podrs manejar los tipos de usuario
que operan dentro del sistema como: vendedores,
cajeros, supervisores y administradores. Aqu podrs
establecer los diferentes tipos de usuarios, as como su
nombre y contrasea de acceso, si se trata de un
vendedor podrs anotar la comisin que tendr sobre
las ventas que se realicen.
Tambin podrs definir los perfiles de cada usuario
para hacer ms eficiente el control de acceso para cada
una de las operaciones realizadas en el sistema.
El administrador es el encargado de asignar a
cada uno de los usuarios el perfil que le
corresponda segn las actividades que se
realicen dentro de la empresa, restringiendo el
acceso a ciertos procesos, al dar de alta un
usuario de tipo cajero, por omisin el sistema le
asigna un perfil segn las actividades que se
realizan comnmente en un puesto de este tipo;
pero podrs armar su perfil dependiendo las
necesidades de tu negocio sin restriccin alguna.
El sistema por omisin tiene dado de alta un
usuario de tipo "Administrador" con el nmero
000, este usuario ser el encargado de asignar
las claves y los perfiles a cada uno de los usuarios
que van a trabajar en las distintas tiendas. Este
usuario es el que debe tener el control total del
sistema CAJA, y el sistema no permitir
modificar su perfil.
Para el usuario "Administrador" dado de
alta por omisin, tendr definido una
clave de acceso ( Usuario "ASPEL1", Clave
"ASPEL1") la cual se recomienda
modificar antes de empezar a trabajar
con el sistema, ya que de esto depende la
seguridad en el acceso a los datos.
Una poltica de oferta es aquella en la que se
otorga una disminucin en el precio de algn
producto, por un tiempo determinado o por
alguna otra caracterstica.
Lo establecido en este catlogo se aplicar a
los productos y/o clientes definidos al
momento de elaborar una nota de venta,
mostrndose en el campo Descuentos del
apartado Totales de la nota.