Cap Ix Ética y Auditoría Logística

Captulo 9
Auditoria y Control Logstico

Ing. Pablo Azlgara Neira
2008
Los Sistemas de Auditoria
La auditora es el proceso de obtener
y evaluar informacin sobre el
comportamiento econmico y el
manejo de una entidad.
Tiene como finalidad informar sobre
el grado de correspondencia entre lo
planificado y los estndares o
indicadores establecidos y los
desempeos identificados.
Se tienen que considerar diferentes
elementos como el econmico, la
gestin, la estructura de control, etc.
Principios Generales de auditora
Independencia Permanencia
Certificacin
Integridad Planeamiento
Supervisin
Oportunidad Forma
La auditora integral es una
herramienta que permite evaluar de
manera integral, las reas y los
procesos de las organizaciones, con
un criterio sistemtico y cientfico y
un enfoque constructivo, que
permite ser un instrumento de
vigilancia y de promocin y apoyo,
para coadyuvar a elevar los niveles
de efectividad y productividad de
las empresas.
Sirven para asegurar la
sostenibilidad y desarrollo de las
actividades logsticas.
El control logstico es el proceso
mediante el cual se compara el
desempeo real con el planeado.
La auditora logstica es el proceso
por medio del cual obtenemos
informacin necesaria para el
control.

En el caso de la Logstica, la auditora
trata de controlar el flujo de bienes y
servicios.
El proceso de actividades logsticas se
convierten en entradas para la
auditora.
Otra entrada son los estndares,
objetivos o metas establecidos del
sistema.
Concluye en la verificacin de los
resultados y en recomendaciones y
acciones correctivas para mantener el
flujo bajo control
La Auditoria de Gestin
Involucra una revisin sistemtica
de las actividades de una entidad en
relacin con el cumplimiento de
objetivos y metas respecto a la
correcta utilizacin de los recursos.
Su propsito general:
Evaluacin del desempeo.
Identificar oportunidades de mejora.
Recomendaciones para mejoras o
acciones correctivas.
Caractersticas de la Auditoria de Gestin
Caractersti
cas
Auditora Financiera Auditoria de Gestin
Objetivo Expresar una opinin
sobre los estados
financieros
Promover mejoras en la efectividad, eficiencia y
economa en las operaciones y en los controles
gerenciales de las entidades.
Alcance Sistema contable y
libros principales y
registros contables.
Efectividad y eficiencia y economa en las
operaciones.
Habilidades Contadores Pblicos Interdisciplinario con entrenamiento continuo.
Orientacin El pasado Presente y futuro.
Certeza Absoluta Relativa
Usuarios Poderes del estado y
pblico.
Poderes del Estado, Poder
Ejecutivo, y pblico.
Normas PCGA, NICS, NAGU,
NIAS
NAGU, Principios de Administracin y prcticas
de buena gerencia.
Dictamen Si requiere No requiere
Caractersticas Auditora Financiera Auditoria de Gestin
Resultado de la
Auditora
Dictamen sobre los estados
financieros
Informe conteniendo, observaciones,
Conclusiones y recomendaciones
para la entidad examinada
nfasis Los estados financieros
presentan razonablemente la
situacin financiera, resultados
de las operaciones y flujos de
efectivo de la entidad.
Mejoras positivas en la gestin,
resultados y controles gerenciales.
Enfoque Financiero Gerencial-operativo y de resultados.
Criterio de xito Opinin sin salvedades La entidad examinada implementa
las recomendaciones.
Caractersticas de la Auditoria de Gestin

tica y Auditabilidad de las Compras
La tica que debe tomarse en cuenta para la labor del
rea de compras, podemos resumirla en los siguientes
puntos:

a) Percepcin.
b) Responsabilidad con el empleador.
c) Conflicto de intereses.
d) Gratitud.
e) Informacin Confidencial.
f) Trato a los proveedores.
g) Reciprocidad.
tica y Auditabilidad de las Compras
Los controles de auditora se realizan en:
La Solicitud de Cotizacin
La Requisicin
La Orden de Compra
Gua de Remisin
Facturas por Pagar
Ingreso al almacn
Evaluacin y eficiencia de las compras
La evaluacin es til ya que permite:
Comprobar cmo se realizan las tareas de
Compras.
Constatar si se lograron los objetivos del
rea.
Medir el trabajo realizado por el equipo de
Compras.
Existen los siguientes mtodos que nos
llevan a poder medir y evaluar las
compras:
Asignacin de Objetivos.
Se realiza en funcin de los objetivos que se han fijado para
compras y a su cumplimiento dentro de un determinado
tiempo.
Los objetivos se trazan, generalmente, alrededor de:
Los costos de comprar.
Los descuentos logrados con los proveedores.
El tiempo empleado en visitar a los proveedores y los
resultados logrados.
El trabajo con el personal tcnico de la empresa.
Los ndices de rotacin de los inventarios.
La calidad de los materiales adquiridos.
El tratamiento a las requisiciones de compra.
El tiempo de demora en atender las requisiciones.
El seguimiento de los pedidos.
Las demoras incurridas por los proveedores.
ndices para la medicin de la Eficiencia.
Para poder emplear ndices, previamente hay que
reunir datos diversos referidos a montos, consumos,
ventas, existencias, etc.
Los principales datos a recopilar son:
Ordenes de Compra.
Consumos.
Existencias.

Ventas realizadas por la empresa.
Personal.
Requisiciones de Compras.
Gastos anuales de la dependencia de Compras.
Ahorro anual conseguido por el personal de Compras.

n
I I I I
omedio s Existencia
n

...
Pr
3 2 1

a) Variacin del Stock o Inventario
en porcentaje (VS%)

b) Porcentaje de Participacin de
Ingresos (PPI)

c) Valor Comprado por Orden de
Compra (VCO/C)

d) Valor comprado por
Empleado (VCE)

e) ndice de Rotacin de
Inventario (Ir)

f) Porcentaje de empleados
de compras

100 %
CTA
VTC
VS
100
VA
VTC
PPI
C O No
VTC
C VCO
/ .
/
Entre los ndices importantes tenemos:
NEC
VTC
VCE
. Iprom
CTA
Ir
100 %
NEC
NEE
EC

g) Nmero de rdenes de Compra por empleado

h) Porcentaje Anual de Ahorro (PAA)

i) Costo de Renovacin (CR)
Entre los ndices importantes tenemos:
DU
NEC
C O No
CE NoO
/ .
/
100
VTC
AA
PAA
C O No
GAC
CR
/ .

Costo neto final de compras.
Otra forma de medir la eficiencia de Compras consiste
en establecer el costo final para realizar el gasto y
compararlo con las economas obtenidas por la
dependencia al realizar su labor de abastecer a la
Empresa.
Los factores que emplea este mtodo son:
1. Economas comprobadas en:
a) Precios pagados por los materiales adquiridos,
en comparacin con los que rigen en el
mercado.
b) Mtodos o sistemas perfeccionados o
implantados.
c) Sustitucin de artculos por otros mejores y de
menor costo.
2. Gastos de funcionamiento de la dependencia
3. Gastos ocasionados por errores en las compras:
1. Cuenta de prdidas y errores en las compras
2. Costos mayores, debidos a retrasos en la recepcin,
falta de materiales, etc.
3. Costos de devoluciones, debidos a errores de
compras.
4. Gastos de almacenaje y comprobacin de las existencias
en almacn (Costo de mantenimiento o tenencia).
Al aplicar el mtodo, se obtiene como resultado un ndice que
se puede expresar en forma de porcentaje y que indicara el
porcentaje de ineficiencia de la dependencia.

100
as DeLasCompr ValorTotal
Economas Gastos
I
Con este porcentaje se puede obtener la eficiencia
alcanzada, si se le resta a cien dicho valor, porcentaje
mximo que se supone tiene toda entidad al iniciar una
actividad o un ao de labores. La frmula en este caso
es:
EF = 100 - I

100 100

as DeLasCompr ValorTotal
Economas Gastos
EF
Ejemplo: La empresa "Pura Leche S.A." ha efectuado durante el
mes de Junio, compras por un total de S/. 12'320,675.00 en
diferentes artculos necesarios para produccin y su normal
funcionamiento. En su gestin, el rea de Compras ha logrado
economas por un total de S/. 234,307.00, gracias a las
negociaciones con los proveedores que le permitieron conseguir
descuentos especiales.
En ese periodo se obtuvo un ingreso por venta de embalajes
desechados y materiales recuperados de S/. 452,000.00
As mismo, se incurrieron en gastos del Departamento de
Compras, de acuerdo al siguiente detalle:
Gastos de funcionamiento 474,539.00
Precios pagados en exceso 88,315.00
Costo de Retrasos 33,792.00
Prdidas y errores 65,750.00
Por otro lado se calcul que el inventario promedio valorado es de
S/. 7456,825.00, y que el costo de tenencia representa el 40%.
Evale la eficiencia del rea de Compras.

Solucin:
Calculando los valores necesarios para aplicar la frmula
obtenida:
a) Gastos:
G = 7456,825x0.40+474,539+88,315+33,792+65,750 =
G = S/. 3645,126,00
b) Economas
E = 234,307.00 + 452,000.00 = S/. 686,307.00
c) Valor Total de las Compras = S/. 12'320,675.00
76% 75.985 100
00 . 12320675
00 . 686307 3645126.00
100
EF

La toma de inventarios
Consiste en cruzar las cantidades de lo que realmente existe
(existencias fsicas) en el almacn, contra las existencias en
libros o en el sistema.
Esta tarea usualmente se realiza una o dos veces al ao.
Existen dos tipos de toma de inventarios: la masiva y la
rotativa.
Como todo proceso, la toma de inventarios debe iniciarse
con una etapa de planificacin, para lograr que la toma de
inventarios sea fcil, segura y rpida.

Tiempo que abarcar
la operacin
Materiales por
inventariar
Medios Disponibles
Resultados
Otros puntos
a considerar
Personal que
participar
Preparacin de la Toma de Inventarios
Hay que entrenar y capacitar al personal que intervendr.
La toma de inventarios es compleja por la variedad de materiales
que hay que contar y, en el caso del masivo, por la cantidad de
personal que interviene.
Es necesario y conveniente capacitarlos, hacindoles conocer los
materiales que tendrn que contar, las unidades de despacho que
regirn el conteo, la forma como se almacenan, la ubicacin que
tienen y como reconocerla.
La preparacin se inicia con la limpieza general de las bodegas o
almacenes, para despus, constatar las ubicaciones y sus
designaciones; reubicar y reordenar los materiales en las
estanteras; controlar la colocacin de las tarjetas de identificacin
y su contenido; registrar las operaciones que, por cualquier causa o
motivo, no se han registrado; separar y sealizar los materiales que
sern inventariados; preparar las tarjetas de inventario; etc.

Ejecucin de la Toma de Inventarios
o Se procede a ejecutar el conteo de los materiales en las
bodegas o almacenes de la empresa y en todos aquellos
lugares donde existan artculos de propiedad de sta.
o De acuerdo a lo planeado, el personal y los equipos,
iniciarn la accin de contar, artculo por artculo, anotando
los resultados en las tarjetas preparadas para ello.
o Cuando se emplea el procedimiento de conteo y reconteo,
se debe evitar que aquellos que contaron sean los mismos
que hagan el recuento de los materiales.
o Al trmino del conteo de todo el estante, el equipo entregar
las tarjetas al supervisor y recibir a cambio otro lote de
tarjetas correspondientes a otro estante.
o La preparacin y ejecucin del inventario rotativo se basa en
la clasificacin por movimiento y valor o ABC.

Ejecucin de la Toma de Inventarios
o Para preparar esta forma de tomar inventario se parte de indicar el
nmero de veces que, en el ao, se debe contar cada artculo de la
clase A, de la clase B y de la C; establecida las veces que se
contarn los materiales de cada clase, se preparan las tarjetas o
listados de los artculos por orden de ubicacin y se definir
cuantos artculos hay que contar diariamente.
o Las ventajas de esta clase de toma de inventarios es que se lleva a
cabo sin aviso previo y sin que nadie pueda prever qu artculos se
contarn cada da, pues muchos de ellos (clase A B) sern
contados varias veces y a intervalos irregulares.
o Otra de las ventajas es que el tiempo en que se present la
diferencia es menor que en el inventario anual, pues slo habr
que investigar a partir del ltimo conteo en que se encontr
conforme.
o Con este tipo de toma de inventarios se pretende eliminar la forma
masiva; algunas empresas lo hacen en la fecha con ptimos
resultados, pero otras piensan que es muy arriesgado y prefieren
ejecutar un inventario masivo al finalizar el ao.
Conceptos sobre la Toma de Inventarios
1. La preparacin de la toma de inventarios, se materializa por la
facilidad en la ejecucin, la obtencin de costos bajos y una mayor
seguridad en los resultados.
2. Siempre hay que comprobar que todas las personas que
intervengan en la toma de inventarios, hayan recibido una copia de
las instrucciones.
3. La labor de conteo se debe asignar a aquellos que conocen los
materiales y la de anotar a los que escriben legiblemente.
4. La supervisin del trabajo debe ser muy minuciosa.
5. Al asignar tareas se debe procurar que stas sean acordes con la
labor que el personal desarrolla normalmente. En los casos en que
no sea posible, se debe prever el entrenamiento y capacitacin
adecuados.
6. Hay que procurar informar al personal que tornar parte en la
ejecucin del conteo, sobre las tarjetas u hojas que se emplearn,
as como sobre el orden en que los materiales sern contados,
procurando que sta informacin sea lo ms completa posible.
7. En los casos en que se emplean Equipos de Procesamiento de
Datos, se debe constatar que los equipos estn preparados y los
programas listos.
8. Si se emplean tarjetas hay que revisarlas antes de distribuirlas en
los casilleros o entregarlas al personal y, tambin, despus del
conteo para evitar errores en el procesamiento.
9. La limpieza de los almacenes debe iniciarse tan pronto como sea
posible y debe comprender tambin, el apilamiento de artculos, su
ordenamiento, la preparacin de unidades de inventario, la revisin
de las ubicaciones, etc. para que el conteo sea fcil. Tambin hay
que mover, reunir y marcar los inservibles y obsoletos, as como
separar los artculos defectuosos que deben ser retirados del
almacn.
10.Los materiales deben ser contados con facilidad y rpidamente, por
lo que es necesario que estn ordenados en los estantes y en los
almacenes
11.Se debe consultar a compras en relacin a las rdenes de compras
pendientes de facturacin, pero que el material haya sido ingresado
al almacn o llegado a la empresa.
12.Hay que entregar a Produccin todos aquellos materiales que se
hayan solicitado y todava continen en los estantes de almacn,
as como las partes que deben ir al pre-ensamble de subconjuntos
y que ya tengan la orden correspondiente de pedido al almacn.
13.Todos los materiales que se hayan entregado sin el pedido
autorizado correspondiente deben ser actualizados, extendiendo la
orden y regularizando las entregas antes de iniciar la ejecucin de
la toma de inventarios. En relacin con los productos terminados
que hayan salido de produccin al almacn correspondiente, debe
verificarse que se cuente con todos los documentos respectivos y
que ellos indiquen con claridad la fecha de transferencia.
14.Todos los materiales llegados despus de la fecha de corte se
deben mantener en la zona de recepcin hasta que la toma de
inventarios se haya terminado, identificndolos con tarjetas
especiales que indiquen con claridad que fueron recibidos despus
de la fecha de corte y no deben ser contados.
15.Etc.
Evaluacin del sistema de inventarios
Medir la eficiencia de los inventarios, consiste en comparar
los resultados obtenidos en el ao con las metas fijadas;
estableciendo los logros conseguidos, los errores cometidos
en el planeamiento, las metas que no se obtuvieron total o
parcialmente, y los porcentajes que, en relacin al logro total,
se alcanzaron con la labor efectuada, en dicho periodo.
En primer lugar hay que definir el alcance de la evaluacin a
efectuar, estableciendo lo que se pretende medir de la
performance de los inventarios y la amplitud de esta
medicin.
Definido el alcance de la evaluacin, se establecern las
metas que se pretende lograr, especialmente en las reas
que constituyen los aspectos ms importantes para obtener
el objetivo principal. Estas reas son:
Nivel de Servicio al Cliente.
Economa en las operaciones
Inversiones en Inventarios
La medicin y evaluacin de los inventarios
requiere el desarrollo de algunos conceptos como:
1. Importancia de la necesidad que los inventarios sean
evaluados dentro del sistema.
2. Un sistema se disea para obtener resultados y stos
tienen que ser evaluados o medidos para sacar
conclusiones aprovechables para futuras actividades.
3. Para que la evaluacin sea efectiva, debe ser
comunicada a todos aquellos que participan en las
actividades a fin de mejorar su actuacin y lograr
mayor rendimiento en el futuro.
4. La evaluacin requiere de !a preparacin de un plan
de informacin necesario para poder medir
resultados, el cual debe ser conocido por el personal
a travs de los pedidos de informacin sobre
objetivos, necesidades y recursos.

Medicin de la Eficiencia
Existen algunas frmulas que ayudan a medir la eficiencia de
los inventarios por medio de los resultados de su
performance, y que las empresas las emplean comnmente
para constatar s el sistema rinde efectivamente, as como
para apreciar el xito de la gestin de stocks de sus
ejecutivos. Entre dichos procedimientos de evaluacin se
tienen:
a) ndice de Rotacin:
a. ndice de Rotacin del Inventario Total
) ( Pr
) _( _ Pr _ _
Io omedio Inventario
Cv Vendidos oductos de Costo
IR
b. Indice de Rotacin de Productos Terminados

c. ndice de Rotacin de Productos en Proceso

d. Indice de Rotacin de Materias Primas

e. ndice de Rotacin de artculos de mantenimiento
) _( min . Pr _ _ _ _ Pr _
) _( _ Pr _ _
IoPt ado Ter od de Almacn del omedio Inventario
Cv Vendidos oductos de Costo
IR
) _( Pr _ _ _ _ Pr _
) _( _ Pr _ _
Iop oceso en Artculos de omedio Inventario
Cf Fabricados oductos de Costo
IR
) _( Pr _ _ _ Pr _
) _( _ Pr _ _ _
Iomp imas Materias de omedio Inventario
Cmp Consumidas imas Materias de Costo
IR
) _( _ _ _ _ Pr _
) _( _ _ _
Iom nto Mantenimie para Artculos de omedio Inventario
Cm Consumidos Artculos de Costo
IR
Otro aspecto a observar con relacin al ndice de rotacin
es si existen razones que influyen en el resultado que se
puede obtener, como por ejemplo:
Deterioro fsico por el tiempo o causas naturales
Influencia estacional
Lejana del proveedor
Clase de artculos o materiales
El ndice de rotacin sirve para comprobar el buen criterio
con que los inventarios han sido administrados, as como
el rendimiento que dicha administracin ha obtenido de
las existencias y el funcionamiento del sistema de
inventarios en todos los aspectos.
b) ndice de Inversin Aceptable en Inventarios:
Uno de los aspectos que hay que evaluar, se refiere a la
inversin total que la empresa tiene realizada en inventarios, a fin
de determinar s es o no una inversin econmica y eficiente.
Para efectuar esta evaluacin se requiere establecer como meta,
cul sera la inversin que la empresa debiera tener en sus
almacenes, en funcin de las operaciones que realiza y las
necesidades que, dichas operaciones, demandan en materiales.
Este primer paso se refiere a establecer el Nivel Operativo de
Compras (NOC) en base al Punto de Pedido (Pp) y al Lote
Econmico (q), considerando que el NOC es el nivel que se
forma al sumar a la cantidad determinada como punto de pedido,
la cantidad econmica que se solicita como cantidad fija en las
renovaciones de los inventarios:

NOC = Pp + Q

ndice de Inversin Aceptable en Inventarios:
Luego hay que definir cul es la Inversin Aceptable en
Inventarios, que la empresa considera factible tener en sus
almacenes.
Para ello se tiene en cuenta que la existencia de cada artculo o
material, est constituida por su inventario en almacn, ms los
pedidos pendientes de llegada que no hayan sido atendidos an
por los proveedores, o que se encuentren en trnsito. La
expresin de esta existencia sera:

E = Ia + P
donde:
E = Existencia
Ia = Inventario en Almacn
P = Pedidos pendientes de llegada

Establecida esta premisa se forman 3 categoras de
existencias en relacin al NOC.
Categora 1.- Artculos cuya existencia es inferior al punto
de pedido ( E < Pp).
Categora 2.- Artculos cuya existencia es igual o mayor
que el punto de pedido pero inferior al nivel operativo de
compras. (E > Pp. pero E < NOC).
Categora 3.- Artculos cuya existencia es mayor que el
nivel Operativo d compras (E > NOC).

Nivel Operativo de Compras (NOC)
q
s
Punto de Pedido
C > NOC
B >= Pp
B< NOC
A<Pp
Inversin Aceptable en Inventarios
Pp
NOC = Pp + q
I = Ea + P
D = Pp A
F = C - NOC
Inversin Real = A + B +C
Inversin Aceptable = A + B + C + D - F
Por lo tanto la inversin aceptable en inventarios est dada
por la suma de los valores de las existencias de las tres
categoras, ms el monto de las cantidades a pedir para
que los artculos de la categora 1 lleguen al Punto de
Pedido, menos el valor de los excesos encontrados en la
categora 3, lo que se expresa con:

IAI = A + B + C + D - F

Donde:
IAI = Inversin aceptable en Inventarios
A = Valor categora 1
B = Valor categora 2
C = Valor categora 3
D = Valor faltantes
F = Valor excesos
Por ltimo se encuentra la eficiencia de la inversin
efectuada por la empresa para lo cual :

Donde:
IA = ndice aceptable de inversin en inventarios
VTR = Valor total real de las existencias
IAI = Inversin aceptable en inventarios

IAI
VTR
IA
Ejemplo.-
La empresa "Barra Brava S.A." tiene un total de existencias que
suman 233'382,560 soles que se deben evaluar mediante el
ndice de inversin aceptable. La meta establecida por el
administrador de inventarios es que todos los artculos deben
tener sus existencias entre el punto de pedido y el nivel operativo
de compras considerando el inventario en almacn y los pedidos
pendientes de llegada. Al hacer el anlisis de existencias se
determin lo siguiente:
Valor Categora 1 A = S/. 21 132 500.00
Valor Categora 2 B = 178 854 300.00
Valor Categora 3 C = 33 395 760.00
Valor Faltantes D = 12 132 200.00
Valor Excesos F = 11 105 830.00

Con estos datos se establece en primer lugar la Inversin
Aceptable en Inventarios, aplicando la frmula:
IAI = A + B + C + D - F

Reemplazando los valores se tiene:

IAI = 21132,500+178854300+33395760+12132200-11105,830
IAI = 224408930

Luego calculamos el ndice Aceptable de Inversin aplicando la
frmula:

Este resultado muestra que la inversin real est cerca de la
inversin aceptable pues sobrepasa a sta en slo 4% y al
sobrepasarla da a entender que existe un fuerte sobrestock en la
empresa, es decir una mayor inversin que la deseada.

04 . 1
224408930
233382560

IAI
VTR
IA
ndice de Eficiencia de los Inventarios:
Es otra manera de evaluar los inventarios, que se puede utilizar
estableciendo un Objetivo de Requisicin el cual se define
como la cantidad que la empresa desea tener disponible como
existencia, para satisfacer sus necesidades y alcanzar sus
objetivos.
El objetivo de requisicin no necesita estar ligado al punto de
pedido ni a la cantidad econmica y acta como patrn de
medida y comparacin con la suma de las existencias;
La suma de los objetivos de requisicin por artculo dar el
Objetivo de Requisicin General de la empresa que
corresponder a todos los materiales en almacn que utiliza la
entidad.
Establecido el objetivo de requisicin para cada artculo, se
compara con la existencia real en el momento de efectuar la
evaluacin, obteniendo resultados que puede ser iguales,
menores o mayores, lo que significara que:
OR = E o OR < E o OR > E

La suma de todos los objetivos de requisicin, da el objetivo de
requisicin general, y en igual forma se suman las diferencias
faltantes y sobrantes como un total de defectos de los
inventarios y se aplica la siguiente frmula:

OR
S F
quisicin ObjetivoDe
Sobrantes tes Fal
Ie

1
Re
tan
1

Ejemplo.- Si se tiene que el objetivo de requisicin es de
15'000,000 de soles para invertir en existencias y que los
artculos con poca existencia requieren de un monto para cubrir
los faltantes de 5'185,930, mientras los sobre estoqueados tienen
un exceso de 3'856,000 soles; aplicando la frmula se tiene

Si el resultado se multiplica por cien se conocer el porcentaje de
eficiencia que en el ejemplo es de 40%.
Este caso se debe evaluar por lneas de artculos o clases de
materiales, signando un objetivo de requisicin para cada caso.

40 . 0 60 . 0 1
15000000
3856000 5185930
1 1

OR
S F
Ie

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Evaluacin y eficiencia de las compras

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