You are on page 1of 45

Objektif bab

 Menerangkan jenis dan penggunaan alat


pengurusan projek.
 Menerangkan langkah-langkah yang digunakan
dalam merancang projek.
 Menjelaskan proses anggaran projek .
 Menjelaskan alat penjadualan berlainan
termasuk carta Gant dan PERT/CPM.

1
Objektif bab
 Kira masa tamat, tarikh mula dan akhir untuk
projek.
 Jelaskan kerja-kerja pemantauan, kawalan
dan laporan projek.
 Jelaskan langkah-langkah yang perlu dalam
kawalan perubahan perisian .
 Memahami alasan kenapa projek kadangkala
gagal.

2
Pengenalan
 Anda akan pelajari merancang, menganggar,
menjadual, memantau, mengawal melapor dan
penggunaan perisian pengurusan projek.
 Anda juga akan pelajari bagaiman untuk
mengawal dan mengurus perubahan projek
yang selalunya berlaku.

3
Pengurusan Projek
 Tinjauan Pengurusan Projek
– Gol pengurusan projek ialah menyampai satu
sistem maklumat yang boleh diterima oleh
pengguna dan dibangunkan dalam tempoh
dan kewangan tertentu.
– Ketua projek
– Pengurus Projek
– Penyelaras projek

4
Pengurusan projek
 Fungsian pengurus
– Fungsian pengurusan asas adalah merancang,
mengurus, memimpin dan mengawal.
– Merancang
– Mengurus
– Memimpin
– Mengawal

5
Pengurusan projek
 Perancangan projek
– Bermula dari awal sehingga fasa Kitar Hayat
Pembangunan Sistem
– Tugas atau aktiviti
– Peristiwa atau batu tanda
– Pengurus projek memimpin dan menyelaras
ahli, memantau aktiviti dan melapor kemajuan.

Figure TK 4-2
6
7
Menganggar projek
 Menetapkan jangkaan masa yang tepat sesuatu
projek adalah sukar kerana ia melibatkan banyak
faktor yang perlu dipertimbangkan oleh seseorang
pengurus projek.
 Salah satu pembolehubah penting adalah saiz projek
kerana jumlah kerja tidak melambangkan saiz
projek.
 Sekiranya satu projek adalah 2 kali ganda projek
lain, ini akan melibatkan berlipatganda penggunaan
sumber untuk membangun.
 Oleh itu, jumlah kerja tidak mempengaruhi secara
langsung dengan saiz projek.

Figure TK 4-3
8
9
Menganggar projek
 Jika hubungan berlipatganda, ia akan
menyebabkan kelewatan, kesalahfahaman,
dan sukar dalam menyelaraskan tugas.
 Kebolehan ahli projek juga mempengaruhi
keperluan masa.
 Seseorang yang kurang pengalaman
menganalisa selalunya akan memerlukan
lebih masa untuk menyiapkan sesuatu kerja
berbanding dengan seorang yang
berpengalaman.
 Anggaran masa selalunya diungkap sebagai
hari- manusia atau person-days
Figure TK 4-4 Figure TK 4-5 10
11
Menganggar projek
 Sebahagian dari kerja boleh diagih sama
rata supaya ia boleh diatur mengikut masa
dan manusia.
 Namun, dalam kebanyakan analisa sistem,
masa dan manusia tidak boleh ditukarganti.
 Jika seorang juruanalisa memerlukan 2 jam
untuk menemuduga seorang pengguna, 2
orang juruanalisa juga perlukan 2 jam
untuk melaksanakan temuduga yang sama.

12
Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos
– Sebab aktiviti pengaturcaraan mewakili
sesuatu bahgaian projek yang terpilih, dan ia
penting untuk menganggarkan masa yang
diperlukan untuk kerja-kerja dan membina
satu belanjawan.

13
Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos
– Saiz dan skop projek
• Seseorang pengurus projek mesti anggar masa
yang diperlukan untuk menyiapkan setiap fasa
kerja.
• Seorang pengurus projek mesti mengenalpasti
semua kerja dari peringkat permulaan sehingga
perlaksanaan sistem.
• Mesti benarkan masa untuk mesyuarat, tinjauan
projek, latihan dan faktor-faktor lain yang boleh
mempengaruhi produktiviti ahli kumpulan
pembangun.
14
Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos
– Sumber-sumber TM
• Syarikat mesti banyak melabur dalam cutting-edge
technology dan sistem berasaskan web untuk kekal
bersaing di dalam pasaran dunia.
• Seorang pengurus projek mesti kumpulkan dan
tunjukkan kemahiran dan pengalaman
mengendalikan projek kepada ahli kumpulan
pembangun.
• Jika perlu,tambahan penganalisa sistem atau
pengaturcara mesti diupah atau dilatih, supaya dapat
dicapai dalam tempoh dijangkakan.
15
Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos
– Pengalaman awal
• Boleh mencipta anggaran masa dan kos bergantung
pada sumber yang digunakan untuk keperluan sama
atau sistem maklumat yang telah dibangunkan
sebelumnya.
• Mungkin tidak boleh gunakan pengalaman dari
projek-projek yang telah dibangunkan dalam
persekitaran berbeza.
• Boleh merekabentuk satu sistem prototaip atau
pandu (pilot) untuk memperolehi pengalaman
teknikal dan anggaran kos.
16
Menganggar projek
 Membina anggaran masa dan kos
– Kekangan
• Adalah situasi, had atau keperluan sistem yang
mesti dipenuhkan.
• Pengurus projek mesti mentafsir keperluan
sistem sebenar yang boleh dicapai mengikut
kekangan yang ada.
• Jika tidak ada kekangan, pengurus projek perlu
mengira sumber yang diperlukan.
• Jika kekangan wujud, pengurus projek mesti
menyesuaikan sumber lain atau ubah skop
projek.
17
Menjadualkan Projek
 Mesti tahu tempoh masa setiap kerja, susunan
perlaksanaan aktiviti, masa mula dan akhir
setiap kerja dan tetapkan siapa bertugas
untuk setiap kerja.
 Kerja sandaran (Dependent task)
 Mesti agih secara saksama anggaran masa
kerja, susunan dan orang yang terlibat.
 Beberapa alat perancangan grafik yang boleh
membantu.

18
Menjadualkan Projek
 Carta Gantt (Gantt Charts)
– Satu carta Gantt projek besar yang terperinci
boleh jadi kompleks dan sukar untuk difahami.
– Kumpulan kerja
– Bukanlah satu alat hayalan untuk memantau
projek yang kompleks kerana ia tidak
menyediakan maklumat lengkap yang
mencukupi.

For more information about Figure TK 4-6 Figure TK 4-7


Gantt Charts visit
scsite.com/sad5e/more, locate 19
Toolkit 4 and then the Gantt
Charts link.
20
PERT/CPM
 The Program Evaluation Review Technique (
PERT)

 Kaedah Laluan Kritikal (


Critical Path Method atau (CPM))
 Sebelum ini 2 tersebut kaedah yang semakin
lupus tetapi kini teknik tersebut dipanggil
sama ada PERT, atau CPM, atau
PERT/CPM

21
PERT/CPM
 Tinjauan PERT/CPM
– PERT/CPM adalah teknik bawah ke atas.
– Kerja projek
– Setelah anda ketahui kerja-kerja, tempoh
mereka, dan susunan mana yang perlu
dilaksanakan, anda boleh kira masa diambil
untuk menyiapkan keseleruhan projek.

22
PERT/CPM
 Format carta PERT/CPM
– Kerja-kerja projek digambrakan dalam kotak
segi-empat tepat, disusunkan secara teratur
mengikut perlaksanaannya.
– Kotak kerja (Task box)
– T (Masa atau tempoh kerja )
– ES (Masa terawal)
– EF (Siap terawal)
– LF (Siap terakhir)
– LS (Mula terakhir) Figure TK 4-8
23
PERT/CPM
 Corak kerja
– Dalam apa-apa projek, kecil atau besar, kerja
bergantung antara satu sama lain dan mesti
dilaksanakan secara tersusun, dan bukan
seperti arahan perisian.
– Kerja berjujukan (Sequential Tasks)
– Berbilang Kerja Akhir/Kemudian (Successor
Tasks)
– Berbilang kerja Awal (Predecessor Tasks)

Figure TK 4-9 Figure TK 4-10 Figure TK 4-11


24
25
PERT/CPM
 Corak kerja kompleks
– Apabila corak kerja digabungkan, anda
mesti mengkaji berhati-hati supaya
susunan kerja dapat difahami secara
logik.
– Seorang penganalisa sistem mesti
memahami bahawa kiraan projek tidak
akan tepat jika corak kerja adalah tidak
logik.
Figure TK 4-12
26
PERT/CPM
 LIMA contoh kerja PERT/CPM
– Kira LS dan LF.
– Ingat bahawa kerja LS dan LF mesti
berlawanan daripada ES dan EF.
– Rajah TK 4-14 menunjukkan versi terakhir
selepas LS dan LF dimasukkan.

27
PERT/CPM
 Laluan Kritikal
– Sela masa (Slack time) adalah perbezaan
antara kerja EF dan LF.
– Jika terdapat kerja sepanjang laluan kritikal
lewat dari jadual perancangan, keseluruhan
projek akan terganggu.
– Satu laluan kritikal merangkumi semua kerja
yang mustahak mengikut jadual projek.

28
Memantau dan mengawal projek
 Pengurus projek mesti menetapkan piawai
dan semua mesti patuh, awasi kerja dan
kemajuan ahli kumpulan, bandingkan
kemajuan hakiki dengan kemajuan yang
telah dirancangkan dan perincikan
penyudahan batu tanda projek.
 Tinjauan berkala
 Dipanggil tinjauan rekabentuk, kod dan
pengujian.

29
Memantau dan mengawal projek
 Penjadualan projek
– Menyelenggara satu jadual projek adalah
satu cabaran.
– Perancangan yang tulin makin mudah untuk
dikawal projek.
– Jika batu tanda mencukupi dan kekerpan
selidik tinggi, masalah dapat dikesan segera.
– Tidak mungkin satu projek mempunyai
lebih dari satu laluan kritikal.

30
Melapor projek
 Perjumpaan status projek
– Kebanyakan pengurus projek menjadualkan
perjumpaan berkala dengan semua ahli
projek.
– Setiap ahli kemaskini kumpulannya dan
kenalpasti masalah dan kelewatan.
– Perjumpaan juga memberi peluang pengurus
projek mengemaskini kumpulan , dapatkan
input dan kendalikan percambahan minda.

31
Melapor projek
 Laporan status projek
– Seorang pengurusn projek mesti lapor
berkala kepada penyelia, pengurusan atasan
dan pengguna.
– Sepatutnya menjelaskan apa yang patut
dikendalikan dan dipantau.
– Kebanyakan pengurus kenalpasti masalah
projek, dan adalah lebih baik pengurusan
awasi segera daripada kemudian.

32
Perisian pengurusan projek
 Perisian Pengurusan Projek
 Contoh Microsoft Project
– Cipta carta Gantt menunjukkan maklumat yang
diperlukan.

33
34
35
Perisian pengurusan projek

 Rajah Rangkaian
– Dalam Microsoft Project, setiap kotak
kerja mengandungi penerangan kerja,
nombor pengenalan kerja, tempoh
kerja, tarikh mula dan tarikh akhir.
– Perancangan projek merupakan kerja
dinamik dan melibatkan perubahan
malar.

36
Perisian Kawalan Perubahan

– Terdapat 4 proses untuk meminta


perubahan dalam sistem maklumat:
1. Lengkapkan borang permintaan.
2. Ambil tindakan awal bagi permintaan
tersebut.
3. Analisa kesan-kesan perubahan yang
diminta.
4. Kenalpasti kesilapan dalam permintaan
perubahan tersebut.
37
38
Kunci Kejayaan Projek
 Isu bisnes
– Objektif utama bagi setiap sistem ialah
menyediakan penyelesaian kepada masalah
bisnes atau peluang.
– Jika sistem tidak memenuhi keperluan bisnes
, ia akan menyebabkan masalah kepada
pengguna serta imej dan produktiviti turut
syarikat terjejas.

39
Kunci Kejayaan Projek
 Isu kewangan
– Kos melebihi akibat daripada:
• Jangkaan yang tidak wajar
• Gagal membangunkan ramalan Total cost of
ownerships (TCO) yang tepat.
• Pemantauan kemajuan agak lembab dan reaksi
yang tidak sesuai terhap tanda-tanda awal
masalah.
• Jadual terlambat akibat faktor-faktor yang luaran.
• Faktor sumber manusia.

40
Kunci Kejayaan Projek
 Isu jadual
– Masalah jadual dan batu tanda projek yang
gagal mengesan sandaran kerja ,keliru antara
usaha dan kemajuan, kaedah pemantauan
dan kawalan yang tidak kemas,
pertelingkahan antara ahli kumpulan dan
pertukaran tenaga keraj yang tinggi.

41
Kunci Kejayaan Projek
 Pengurusan Projek yang berjaya
– Apabila sesuatu masalah berlaku, kemahiran
pengurus projek untuk mengendalikan
persekitaran merupakan suatu faktor yang
kritikal.
– Kadang-kadang pengalaman projek dari segi
kelewatan dan kos, sistem masih boleh
disiapkan pada masa dan belanjawan yang
ditetapkan sekiranya keperluan yang
kritakal itu dicantas.
42
Kunci Kejayaan Projek
 Kejayaan pengurusan projek
– Sekiranya satu projek bermasalah disebabkan
kekurangan sumber atau sokongan organisasi,
pengurusan mestilah memberi komitmen dan
mendahului projek.
– Satu tindakan biasa ialah menunda tarikh siap.
– Pilihan ini hanya jika tarikh hakiki adalah
anjal, dan penambahan masa tidak melibatkan
kos tinggi dan masalah lain.

43
Kesimpulan bab
 Pengurusan projek adalah proses mentakrif,
merancang, memimpin dan mengawal
pembanguna sistem maklumat.
 Mulalah mengenalpasti dan merancang semua
kerja-kerja atau aktiviti yang spesifik.
 Boleh guna PERT/CPM dan carta Gantt.
 Seorang pengurus projek guna pelbagai teknik
untuk memantau, mengawal dan melapor
kerja-kerja projek.

44
Kesimpulan bab
 Perisian kawalan perubahan adalah
melibatkan permintaan perubahan yang
timbul.
 Setiap sistem maklumat yang berjaya mesti
menyokong keperluan bisnes, mengikut
belanjawan dan menepati masa.

45

You might also like