SOLICITAR COTIZACIONES Y

LICITACIONES A PROVEEDORES
PARA SER INSCRITO Y SELECCIONADO DE
ACUERDO A LAS POLTICAS DE COMPRA
INTRODUCCIN
En la presente exposicin conoceremos las formas ms
utilizadas por nuestras empresas para cotizar y licitar en
cualquier proceso para as optimizar los recursos y
obtener buenos contratos de acuerdo a nuestras
necesidades.

Con las cotizaciones sabremos cual es la empresa que
mejor nos conviene y que nos ofrece buena calidad y
excelente precio (ya sea un bien o un servicio).

Con las licitaciones conoceremos la forma como
participar, y si cumplimos con los requisitos exigidos por
los pre pliegos o borradores; ya se para entidades
estatales o particulares (Publicas o Privadas).


CUANDO PROCEDE DE LA LICITACIN
PBLICA
Es importante tener en cuenta que en materia
contractual estatal la licitacin pblica es la regla
general, pero especialmente procede en los
siguientes casos:

* Objeto complejo y de mayor cuanta
* Obra pblica de mayor cuanta
* Consultora acompaada de diseo y construccin
* Concesin, etc.

PARA ADELANTAR EL PROCESO DE LICITACIN
PBLICA SE DEBEN TENER EN CUENTA LOS
SIGUIENTES REQUISITOS
Planificacin.
Estudios y documentos previos: (Art. 3 Dcto. 2474/08)
1. Descripcin de la necesidad.
2. Descripcin del objeto a contratar.
3. Fundamentos jurdicos de la modalidad de seleccin.
4. Anlisis del valor estimado del contrato
5. Justificacin de los factores de seleccin.
6. Soporte de la tipificacin, estimacin y asignacin de
riesgos previsibles.
7. Anlisis de la exigencia de garantas.

Utilizaremos ejemplos imaginarios basados en realidades.

SOLICITAR COTIZACIONES Y LICITACIONES A
PROVEEDORES PARA SER INSCRITO YSELECCIONADO
DE ACUERDO A LAS POLTICAS DE COMPRA
1. Son solicitadas a proveedores inscritos en el catalogo y a nuevos
proveedores a travs de los diferentes medios y con
especificaciones claras y completas de los objetos requeridos.

2. Recibidas de acuerdo con los parmetros de negociacin de la
compaa.

3. Cumplen con el nmero exigido por la organizacin para la
evaluacin y seleccin optima en trminos de calidad, rentabilidad
del proveedor y de los objetos a adquirir.

4. Las cotizaciones son revisadas segn especificaciones y
necesidades de las diferentes reas, procesos o unidades de
negocio.

5. Cumplen con las polticas internas y externas de la organizacin.

LAS COTIZACIONES Y LICITACIONES SON SOLICITADAS A PROVEEDORES
INSCRITOS EN EL CATALOGO Y NUEVOS PROVEEDORES A TRAVS DE LOS
DIFERENTES MEDIOS Y CON ESPECIFICACIONES CLARAS Y COMPLETAS DE
LOS OBJETOS REQUERIDOS.
o La mayora de los departamentos de compra
mantienen archivos sobre los proveedores. Estos
archivos son fuentes valiosas de informacin, ya que
contienen datos sobre el desempeo del proveedor
en operaciones anteriores relativas a ordenes
similares.

o Diferentes medios para solicitar licitaciones:

Con el fin de lograr la mayor eficacia y transparencia
en los procesos de contratacin administrativa, las
entidades del sector pblico deben anunciar
pblicamente todas sus licitaciones.



DIFERENTES MEDIOS PARA SOLICITAR LICITACIONES:

En funcin del presupuesto asignado a cada contrato y
del tipo de procedimiento que se establezca, stos deben
ser publicados en uno u otro Boletn Oficial, tambin
pueden ser publicados en las pginas Web de los
organismos contratantes, bajo el apartado perfil del
contratante.

Pagina de control y reporte estatal es
www.contratos.gov.co/puc/

Una forma de participar es por medio del sitio web
sistema CompraNet. El licitante al quedar registrado
podr tener acceso a toda la informacin de los
diferentes procedimientos de contratacin publicados.

ESPECIFICACIONES CLARAS Y COMPLETAS DE LOS OBJETOS REQUERIDOS.
APERTURA DEL PROCEDIMIENTO Y RECEPCIN DE OFERTAS
En la seleccin de proveedores y cotizaciones, generalmente se
procede a consultar y elaborar un listado de proveedores disponibles en
el ramo deseado, y dicha recopilacin puede generarse a travs de
diversas fuentes:

a) Experiencias que la compaa compradora haya tenido.
b) Contacto con agentes vendedores.
c) Catlogos y publicaciones
d) Anuarios de Cmaras industriales.
e) Ferias, exposiciones y convenciones.

Para poder participar en la contratacin, normalmente las
administraciones exigen el cumplimiento de unos criterios mnimos,
bsicamente relacionados con la aptitud y la solvencia econmica de
los candidatos.
APERTURA DEL PROCEDIMIENTO Y RECEPCIN DE OFERTAS

Para tal efecto existe una clasificacin de empresas que
cumplen con dichos requisitos (siempre especificados en
los pliegos de cada contrato) para facilitar el proceso de
seleccin de empresas por parte de las entidades
pblicas.

Los pliegos de los contratos determinan las
caractersticas que las administraciones requieren sean
cumplidos. Con dicha informacin las empresas del
sector privado pueden preparar sus ofertas y entrar a
participar de los concursos pblicos.
LAS COTIZACIONES Y LICITACIONES SON RECIBIDAS DE
ACUERDO CON LOS PARMETROS DE NEGOCIACIN DE LA
COMPAA.
Adjudicacin del contrato

Una vez entregada la documentacin requerida por las
autoridades competentes, existe un plazo para que stas
adjudiquen la contratacin a alguna de las empresas que han
participado en el concurso, y ste vara en funcin del tipo de
procedimiento utilizado.

La adjudicacin del contrato a una u otra empresa se da por
parte del rgano contratante, normalmente asistido por una
Mesa de Contratacin o una Junta Consultiva, segn el
procedimiento, para asegurar mayor transparencia en el
proceso de adjudicacin.

Cuando el contrato es adjudicado, el resultado debe ser
publicado en el correspondiente Boletn Oficial, de forma que
se cumplan los criterios requeridos por ley.
LAS COTIZACIONES Y LICITACIONES CUMPLEN CON EL NMERO EXIGIDO POR
LA ORGANIZACIN PARA LA EVALUACIN Y SELECCIN OPTIMA EN TRMINOS
DE CALIDAD, RENTABILIDAD DEL PROVEEDOR Y DE LOS OBJETOS A ADQUIRIR.
Procedimientos:

Cada contrato debe publicarse utilizando un tipo de
procedimiento, que condicionar la presentacin de
proposiciones por parte de los empresarios. Existen los
siguientes tipos:

1. Abierto (General)
2. Restringido (Selectiva)
3. Negociado (Directa)

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
1. Abierto :
Todo empresario interesado podr presentar una
proposicin, quedando excluida toda negociacin de los
trminos del contrato con los licitadores.

2. Restringido:
Slo podrn presentar proposiciones aquellos empresarios
que, a su solicitud y en atencin a su solvencia, sean
seleccionados por el rgano de contratacin. En este
procedimiento estar prohibida toda negociacin de los
trminos del contrato con los solicitantes o candidatos.

3. Negociado:
La adjudicacin recae en el licitador justificadamente elegido
por el rgano de contratacin, tras efectuar consultas con
diversos candidatos y negociar las condiciones del contrato
con uno o varios de ellos.

LAS COTIZACIONES SON REVISADAS SEGN ESPECIFICACIONES
Y NECESIDADES DE LAS DIFERENTES REAS, PROCESOS O
UNIDADES DE NEGOCIO.
Las cotizaciones para el mejoramiento y eficacia de
la informacin es deseable realizar visitas a sus
instalaciones fabriles, donde la empresa evalu sus
tcnicas de produccin mediante observaciones
guiadas por el encargado de manufacturas (o de
control de almacn para intermediarios o
distribuidores), con la finalidad de conocer si
pueden proporcionar un abasto ininterrumpido.

Uno de los factores del proveedor a evaluar son su
reputacin, sus polticas de venta relacin precio -
calidad, la cercana de las instalaciones del
comprador , los mtodos que emplea para fletes y
entregas, entre otros.

ESPECIFICACIONES Y NECESIDADES DE LAS
DIFERENTES REAS

El departamento de adquisiciones debe establecer
sistemas de retroalimentacin mediante los cuales
los proveedores le comuniquen con anticipacin las
entregas que sufrirn retraso, lo cual deber
informarse al departamento de control de
materiales, para establecer acciones que
contrarresten esta situacin.

Este tipo de solucin de problemas requiere
sistemas bien diseados y personas expertas en
encontrar la solucin ms acertada.
LAS COTIZACIONES Y LICITACIONES CUMPLEN CON LAS
POLTICAS INTERNAS Y EXTERNAS DE LA ORGANIZACIN.
Las polticas de una empresa: Es un conjunto de
normas o reglas establecidas por la direccin de la
misma para regular diferentes apartados del
funcionamiento de la empresa.

Poltica de compras: Se denomina poltica de
compras a los criterios generados desde la
direccin de una empresa con respecto a las
condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores,
etc. Que se aplican para realizar todas las
adquisiciones de esa compaa.

PERFIL DEL PROFESIONAL DE COMPRAS
Tener excelente capacidad para negociar, a fin de obtener las
materias primas y materiales con la ms alta calidad y al
menor precio posible.

Mantenerse actualizado sobre el mercado de manera que
pueda tomar, decisiones que aseguren la provisin de
materiales requeridos por su empresa.

Seleccionar adecuadamente los proveedores a fin de lograr
que certifiquen la calidad de los productos que fabrican y/o
proveen.

Contar con conocimiento tcnico sobre las materias primas y
materiales que compra. Es inadmisible que se compre sin
conocer caractersticas y especificaciones del material que se
est adquiriendo.
PLANEACIN DE LAS COMPRAS
Qu significa planificar las compras?

Planificar las compras significa definir qu necesita
la organizacin, cunto y para cundo lo necesita,
dentro de un perodo de tiempo determinado.
Adems en la planificacin se identifican los
proveedores potenciales de cada compra y una
estimacin de sus principales parmetros, tales
como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

Tambin se programan con anticipacin las
compras requeridas, lo que permite organizar de
mejor manera el trabajo al interior de la unidad de
abastecimiento.
POLTICAS GENERALES DE COMPRAS
Se exigir a los proveedores certificado de la Cmara de
Comercio de la ciudad donde est radicada la empresa. En
este certificado debe constar que su matrcula mercantil se
encuentra al da.

Las compras se realizan a proveedores que aseguren el
mantenimiento, soporte y garantas del producto.

Se buscar que la adquisicin de los bienes, insumos,
suministros y servicios sea oportuna, evitando riesgos por
escasez o sobrecostos de inventario.

Se solicitarn cotizaciones locales y nacionales con el fin de
efectuar la mejor decisin para la empresa, procurando la
participacin del mayor nmero de oferentes idneos para
garantizar una efectiva exposicin al mercado.
CONCLUSIN
Con la presente exposicin se conoci las formas
de cotizar y se aprendi sobre las licitaciones
pblicas o privadas dejando claro para que y
porque se utilizan



Arlines Zambrano Saenz
Ever David Pineda
Jaime Ospina Osorio
Jorge Flrez Den
Kelly Johana malambo
Mara Cedrn Osorio
Mauricio Garca

Seleccin de Proveedores Nacionales e Internacionales
I Semestre de Comercio Exterior
Cedesarrollo Comfenalco
MUCHAS GRACIAS!