CAPITULO I

TEMA
GUA DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES PARA LA
IMPLEMENTACIN DE UN
MANUAL DE FNIX EN LA
EMPRESA JUANCHOS CAR
Una de las
caractersticas
bsicas de un de
proceso
sistemtico es el
desconocimiento
de sus funciones.
La demora en el
procesamiento
de la informacin
contable
ocasiona perdida
del tiempo.
No le permite
alcanzar un
mayor
rendimiento
profesional.
Prdida de
clientes y
proveedores
potenciales.
Es as que se
considera
importante
implementar un
manual contable
acerca de las
funciones del
sistema
computarizado
(fnix) que vaya
acorde con las
actividades
econmicas y
financieras que
realiza da a da
la empresa.
OBJETO DE
ESTUDIO
La contabilidad es una
herramienta importante
dentro del convivir diario.
Mediante la investigacin realizada a
la empresa JUANCHOS CAR se
conoci que la entidad implementara
el Sistema Contable fnix pero
carecen de conocimientos acerca de
cmo introducir datos en el sistema,.
Aplicaremos nuestros
conocimientos acerca del
manejo de fnix, de las
tcnicas de recoleccin de
informacin dentro de la
investigacin
OBJETIVO
GENERAL
Crear una gua de
procedimientos
administrativos y
contables con la
utilizacin del sistema
fnix
OBJETIVOS
ESPECIFCOS
Evaluar el Sistema
de Control
administrativo y
contable manual en
la empresa
Proponer a la
empresa la
creacin de la gua
administrativa para
el correcto uso del
sistema contable
informtico fnix y
as minimizar los
errores.
OBJ ETIVOS
HIPTESIS
La creacin de una gua del sistema
contable informtico fnix ayudar a
la empresa JUANCHOS CAR a
obtener conocimientos acerca del
correcto manejo del sistema
contable, minimizar errores dentro
del proceso y la toma de decisiones
oportunas. Como resultado de la
hiptesis planteada se identifica las
siguientes variables:
Variable Independiente
la Implementacin de un
manual Sistema Contable
fnix
Variables Dependientes
Correcta toma de decisiones
Minimizar errores.
Correcto manejo del sistema
contable
MTODO DE INVESTIGACION
INVESTIGACION DE CAMPO
La presente investigacin se
realizar en base a la combinacin
de las modalidades de
investigacin bibliogrfica o
documental.
La investigacin de campo es el
estudio sistemtico de los hechos
en el lugar en que se producen
los acontecimientos..
RESULTADOS ESPERADOS
FACILITAR LA LABOR GERENCIAL,
ADMINISTRATIVA Y MINIMIZAR ERRORES
El sistema automatizado de control
contable, permite, recolectar, resumir,
analizar e informar en trminos monetarios
acerca de una empresa, con el manual se
espera minimizar errores al filtrar datos.
HISTORIA Y FUNDACIN DE LA
EMPRESA JUANCHOS CAR
CAPITULO II
FUNDACIN E HISTORIA
EMPRESARIAL
JUANCHOS CAR inicia sus actividades el 30 de
octubre de 2012 con nuevos representantes y
propietarios los seores Juan Carlos Garzn
Snchez y Bety Castillo.
Las actividades comerciales que se realiza en
esta empresa fueron desarrollndose de manera
exitosa, por ello las instalaciones fueron
mejorando y los productos variando; as como
tambin fue en aumento el nmero de
proveedores de la misma
FILOSOFA INSTITUCIONAL
Proporcionar diversas alternativas de
eleccin de accesorios automotores de
acuerdo a las exigencias y constantes
innovaciones en nuestro campo comercial.
Al 2018, llegar a ser reconocidos a nivel
provincial como lderes en el mbito
comercial de autolujos y accesorios
automotores por nuestra calidad de
productos y servicio al cliente.

OBJ ETIVOS EMPRESARIALES
Satisfacer las necesidades de los
clientes, comercializando productos
automotores de calidad, obteniendo
como proveedores a las marcas mas
reconocidas del pas.
OBJ ETIVO
GENERAL
Ser reconocido en la ciudad de
Latacunga como los mejores
comercializadores de auto lujos con
servicios y productos de calidad
OBJ ETIVO
ESPECIFCO
Promover el
respeto entre todos
los miembros de la
empresa, as como
con nuestros
clientes.
Proporcionar una
atencin al cliente
de calidad, con la
amabilidad y
cortesa que nos
caracteriza.
Honestidad a toda
prueba fomenta
dentro y fuera de la
empresa.
DESCRIPCIN GENERAL DE LA
EMPRESA
Proporcionamos los mas diversos artculos
para su vehculo, para decoracin,
complementacin de sistemas automotores,
repuestos de los diversos accesorios q
forman parte de su vehculo tanto internos
como externos.
Buscamos satisfacer sus necesidades
y sobresalir ante la competencia
logrando nuestras metas y objetivos.
Nuestros clientes podrn acceder a cualquier
tipo de informacin a travs de nuestro
personal quienes manejan todo tipo de
informacin como: caractersticas de los
productos, accesorios automotores, precios,
disponibilidad, etc.
ORGANIGRAMA:
ORGANIGRAMA POSICIONAL
EMPRESA JUANCHOSCAR

GERENTE GENERAL
JUAN CARLOS GARZN
ADMINISTRATIVO
BETY CASTILLO
VENTAS
NELSON PULLOQUINGA
VENDEDOR 1
SEGUNDO FUSTILLOS
VENDEDOR 2
TANIA FLORES
CONTADORA
KARINA PAREDES
ELABORADO POR:
PAULINAGARZN
STHEFANIA ACUA
REVISADO POR:
ING. NILDA AVELLN
FUENTES: ASESORA EXTERNA
CAPITUL
O
III
MARCO
TERICO
CONTROL INTERNO Y SU
IMPORTANCIA DENTRO
DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES

Muchos Expertos
interpretan el termino de
Control Interno como los
pasos que da un negocio
para evitar el fraude, tanto
por malversacin de activos
como por presentacin de
informes financieros
fraudulentos.
CLASIFICACIN DEL
CONTROL INTERNO
CONTROL
INTERNO
ADMINISTRATIVO
mtodos, medidas y
procedimientos que tienen
que ver fundamentalmente
con la eficiencia de las
operaciones y con el
cumplimiento de las
medidas administrativas
impuestas por la gerencia.
CONTROL
INTERNO
CONTABLE
mtodos, medidas y
procedimientos que tienen
que ver principalmente
con la proteccin de los
activos y a la confiabilidad
de los datos de
contabilidad.
MANUAL:
Es un folleto, libro,
carpeta, etc. Se
concentran en forma
sistemtica, una serie de
elementos
administrativos para un
fin concreto: orientar y
uniformar la conducta
que se presenta entre
cada grupo humano en
la empresa
LOS MANUALES:
son documentos
detallados que
contienen en forma
ordenada y
sistemtica,
informacin acerca
de la organizacin
de la empresa
MANUAL ADMINISTRATIVO
Los manuales administrativos, son
documentos que sirven como
medios de comunicacin que
permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemtica la
informacin de una organizacin.
CONTABILIDA
D
La contabilidad es la
disciplina dedicada a
recopilar, analizar,
interpretar y presentar
informacin vinculada
al patrimonio y a los
recursos econmicos
de una entidad

SISTEMA
CONTABLE
MANUAL
El sistema contable
manual se realiza
empleando para
efecto un lenguaje
alfanumrico, lpiz o
pluma sobre un
documento y sirve
de documentacin
fuente para generar
otras operaciones.
Un proceso contable se inicia con la apertura de
un libro o registro. All debe detallarse el estado
patrimonial de la organizacin en cuestin,
detallando sus bienes y sus obligaciones.
Toda operacin realizada que amerite ser
registrada en la contabilidad debe de estar
amparada por algn tipo de documento
PROCESOS
CONTABLES
Estructura del
Ciclo Contable
PRIMER PASO:
Reconocimiento de
operaciones
Documento
Fuente
Transaccin
Comercial
(Comprobante)
Prueba evidente
Requiere Anlisis
Se archiva
cronolgicamente
SEGUNDO
PASO:
JORNALIZACIO
N
(Libro Diario)

Registro
Inicial
Requiere
Criterio Y
Orden
Se presenta
como
asiento
TERCER PASO:
Mayorizacin
(Libro Mayor)
Clasificacin valores y obtienen
saldos de cuentas
Requieren Criterio y Orden
Brinda idea del Estado de cada
cuenta

CUARTO PASO:
Comprobacin
BALANCE
(Suma y Saldos)

Despeja dudas
Valida el
cumplimiento de
P.C.G.A
PRODUCTO:
Estados
Financieros
Estado
Resultados
Estado de
Situacin
Financiera
(inicial/
final)
Estado de
Prdidas y
Ganancias
SISTEMA
COMPUTARIZADO FNIX
Los sistemas Fnix son
herramientas enfocadas a brindar
solucin inmediata a los
problemas de procesamiento y
obtencin de resultados del rea
Contable, Financiera y Tributaria,
vital para las empresas
Optimizar las tareas
diarias, aprovechar el
tiempo,
Alcanzar un mayor
rendimiento profesion
al
Generar nuevos ingresos,
acceder a potenciales
clientes y mantener
satisfechos a los actuales
son sus metas y ahora las
nuestras.
VENTAJAS DEL
USO DEL
SISTEMA FENIX
COMPUTARIZAD
O
Permite a la
empresa
obtener
informacin
inmediata
sobre sus:
ventas,
contabilidad,
Cobranzas,
pagos,
inventarios,
costos,
rentabilidad,
bancos,
Fnix nos
ofrece
informacin
de calidad; es
decir: integral,
confiable,
oportuna,
Compartida y
til sobre las
operaciones
para mayor
soporte a la
toma de
decisiones.




DESVENTAJAS
QUE OFRECE UN
SISTEMA
COMPUTARIZADO:






La lgica de
estos deben ser
comprensibles y
con
aplicaciones
adecuadas.
Deben ser
confiables
Confiabilidad
del Programa
Alto costo de
inversin para
instalarlo.
Alto y
complejo costo
de
mantenimiento
MODULOS DE
FNIX
Sus mdulos que son:
Inventarios,
Facturacin, Cuentas
por Cobrar, Cuentas
por Pagar, Caja,
Bancos.
Anlisis Financieros,
Presupuestos y
Produccin
Configuracin y
parametrizacin
contable
independiente.
Balance General y de
Resultados
comparativos
Flujo de caja-
conciliacin bancaria.
Generacin de
consultas y
modificacin de
reportes por parte del
mismo usuario
CAPITUL
O
IV
INTRODUCCIN:
Fnix es un sistema administrativo-contable
totalmente integrado. Lo que permite a la
empresa obtener informacin inmediata
sobre sus: ventas, contabilidad, estados
financieros, clientes, cobranzas, pagos,
inventarios, etc
MANUAL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA USO DEL
SISTEMA FNIX EN LA EMPRESA JUANCHOS CAR

OBJETIVO:

Ser una gua para el ingreso de los datos en los distintos
mdulos de fnix y precisar las operaciones contables para
sealar las diferentes cuentas y registros; para as minimizar
errores y optimizar el tiempo.
GERENTE GENERAL
JUAN CARLOS GARZN
ADMINISTRATIVO
BETY CASTILLO
VENTAS
NELSON PULLOQUINGA
VENDEDOR 1
SEGUNDO FUSTILLOS
VENDEDOR 2
TANIA FLORES
CONTADORA
KARINA PAREDES
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL POCISIONAL DE LA
EMPRESA JUANCHOS CAR
COMPRAS QUE REALIZA LA EMPRESA JUANCHOS CAR
ADMINISTRADOR GERENTE VENDEDORES CONTADORA
F
a
s
e
INICIO
Contactar al
proveedor
- El gerente contacta
al proveedor va
telefnica y realiza el
pedido de la
mercadera
Recepcin de la
mercadera
-los vendedores
reciben la mercadera
en bodega
Revisin de la
mercadera
-Los vendedores
revisan que la
mercadera haya
llegado en buen
estado y este acorde
al pedido del gerente.
Emisin de
retenciones
Realizar el pago
Se registra en
la cuenta caja
o bancos
Paga en
efectivo.?
SI
Se registra
en la cuenta
proveedores.
NO

comprobante
de retencin
FIN
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
COMPRAS XX
IVA EN COMPRAS XX

EFECTIVO
EQUIVALENTES
XX

RETENCION
FUENTE POR
PAGAR
XX
RETENCION IVA
POR PAGAR
XX
INGRESAMOS AL SISTEMA
FNIX
Seleccionamos el mdulo INVENTARIOS
Escogemos la opcin COMPRAS/DEVOLUCIONES
dentro de inventarios
Buscamos proveedores
Seleccionamos el proveedor que deseemos para
visualizar las compras

Se abre la informacin de compras del proveedor
seleccionado
En la casilla DIARIO:
- Click derecho
- Opcin VISUALIZAR
Se puede visualizar el asiento contable
que genera automticamente el
SISTEMA FNIX
VISUALIZACIN LIBRO DIARIO DE LA FORMA DE PAGO
Seleccionamos mdulo CUENTAS POR PAGAR
Escogemos la opcin MOVIMIENTOS CUENTAS
POR PAGAR
Escogemos el nombre del proveedor que
se desee visualizar el asiento contable
Se despliega la ventana de las transacciones realizadas
ordenadas por fechas seleccionamos en la que deseamos
visualizar
Damos clic derecho en la casilla DIARIO y
Escogemos la opcin VISUALIZAR
Asiento contable cuando el pago se lo hace
con CHEQUE
Asiento contable cuando el pago se lo hace
de CONTADO
Seleccionamos el mdulo CUENTAS POR
PAGAR
Escogemos la opcin PROVEEDORES,
GRUPOS
- Escogemos PROVEEDORES
Se despliega la siguiente pantalla, en ella en la
pestaa PROVEEDORES se llenan los datos
personales del proveedor

En la pestaa DATOS ADICIONALES se llenan
los datos de la factura del proveedor como por
ejemplo No. AUTORIZACIN SRI, y datos
adicionales del proveedor que sean necesarios.

VENTAS DE LA EMPRESA JUANCHOS CAR
CONTADORA VENDEDOR GERENTE ADMINITRADOR
F
a
s
e
INICIO
RECEPCION DEL PEDIDO DEL
CLIENTE
-El vendedor atiende al cliente y
recibe el pedido.
REVISON Y ENTREGA DE LA
MERCADERIA A VENDER
-El vendedor revisa que el
pedido este completo y en
perfectas condiciones.
RECEPCION
DEL PAGO
EFECTIVO
Se registra en la
cuenta caja o
bancos
RECEPCION DE
RETENCIONES
-El administrador
recibe los
comprobantes de
retencin de los
agentes de
retencin.
FACTURACIN
-Entrega de la
factura al cliente
CONSUMIDOR
FINAL?
CONSUMIDOR
FINAL
- El cliente solicita
se emita la factura
como consumidor
final es decir sin
sus datos
perrsonales
SI
A NOMBRE DEL
CLIENTE
-El cliente solicita
se impriman sus
datos personales
en la factura.
NO
Factura
FIN
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
EFECTIVO
EQUIVALENTES
XX
ANICIPO IMP.
RENTA

XX
ANTICIPO IVA XX
VENTAS XX
IVA EN VENTAS XX
VENTAS DE LA EMPRESA JUANCHOS CAR
CONTADORA VENDEDOR GERENTE ADMINITRADOR
F
a
s
e
INICIO
RECEPCION DEL PEDIDO DEL
CLIENTE
-El vendedor atiende al cliente y
recibe el pedido.
REVISON Y ENTREGA DE LA
MERCADERIA A VENDER
-El vendedor revisa que el
pedido este completo y en
perfectas condiciones.
RECEPCION
DEL PAGO
EFECTIVO
Se registra en la
cuenta caja o
bancos
RECEPCION DE
RETENCIONES
-El administrador
recibe los
comprobantes de
retencin de los
agentes de
retencin.
FACTURACIN
-Entrega de la
factura al cliente
CONSUMIDOR
FINAL?
CONSUMIDOR
FINAL
- El cliente solicita
se emita la factura
como consumidor
final es decir sin
sus datos
perrsonales
SI
A NOMBRE DEL
CLIENTE
-El cliente solicita
se impriman sus
datos personales
en la factura.
NO
Factura
FIN
RECOMENDACIONES

Cada vendedor de la empresa Juanchos Car debe
poseer una copia del manual del garantizar una atencin
personalizada al cliente.

Para mantener el carcter innovador se deber
implementar mejoras en el sistema contable para
mantener la estrategia de diferenciacin respecto a los
competidores.

Se recomienda que la empresa Juanchos Car cuente
con un manual de las funciones bsicas para el uso del
sistema fnix.