Reunion de Suivi Avancement

Mise jour du : 30.05.
14
Gestion et suivi du projet
Le reporting
Le processus de conduite de projet
Prambule
Sommaire
La Planification
Le Management des risques
Le reporting
L'Animation du projet
Synthse
Clture et mmoire de projet
Mise jour du : 30.05.14
Dlai
Avancement
/ Planning
Systme de reporting
Performance
tech.obtenue / vise
Risques
Evolution
Prvision
Performance Cots
Dpenses
/ Budget
Primtre du reporting
Le reporting
Prsentation Gnrale
Chefs de projet et hirarchie ont besoin de connatre 4 types d'information pour un projet donn
Le reporting permet de fournir l'information pertinente afin de mettre jour les prvisions
Faire du reporting
Le reporting
Etape 1
Lancement

Analyse du besoin

Analyse reglementaire

Cartographie fonctionnelle

Comit de pilotage
Etape 2
Hierarchisation des fonctions

Analyse du march des progiciels

Simplification des processus

Comit de pilotage

Description des fonctionnalits
Etape 3
Consultation des fourniseurs

Comit de pilotage
Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4
Planning de Rfrence
Etape 1
Lancement

Analyse du besoin



Comit de pilotage
Etape 2



Comit de pilotage

Etape 3

Comit de pilotage
Prvision Terminaison
Etape 1
Lancement

Analyse du besoin



Comit de pilotage
Etape 2



Comit de pilotage

Etape 3

Comit de pilotage
Estimation
Etape 1
Lancement

Analyse du besoin



Comit de pilotage
Etape 2



Comit de pilotage

Etape 3

Comit de pilotage
Ralis
Construction
lors de la phase de mise en place
Reporting rgulier
durant la phase de ralisation
Mise jour de la prvision (n-1) lors du
franchissement d'un jalon important
Etude des carts lors
de la phase de clture
Faire du reporting ,
c'est donc :

rcuprer l'information
la consolider, analyser
mettre jour ses prvisions
informer les intresss
Quatre natures d'information s'appliquent l'ensemble des problmatiques de reporting (Budget ;
Performances ; Dlais ; Risques ) :
La rfrence est contenue dans le Dossier Projet : elle est archive par la direction et le chef de projet et ne
doit en aucun cas tre modifie
Le suivi des travaux raliss s'effectue selon une frquence conseille d'un mois pour tous les projets
Selon les cas (urgence, difficults techniques, ), la hirarchie ou le chef de projet peut souhaiter
augmenter la frquence du reporting
La prvision terminaison permet de r-valuer l'ensemble des activits venir pour atteindre l'objectif du
projet
Ces prvisions doivent fournir aux chefs de projet et la hirarchie une estimation raisonnablement fiable
des perpectives de droulement du projet
La ralisation de ce processus de r-valuation et sa frquence dpend de la taille et de la dure du projet :
Pour tre vritablement pertinentes, ces prvisions ne doivent pas tre ralises tous les mois mais
lorsque le projet franchit un jalon important
La frquence de prvision doit donc se situer entre le trimestre et le semestre
Il s'agit d'une dmarche itrative qui dmarre avec les donnes de rfrence et qui ne s'arrte que lorsque
l'objectif du projet est atteint
Faire du reporting
Le reporting est donc un "mdia" de communication formaliser
Le rythme de reporting doit tre cal sur celui des runions d'avancement interne
au projet
Le reporting doit permettre de faire ressortir les points forts ou proccupations
du mois : ces lments doivent tre partags lors des runions d'avancement, le
reporting servant alors de support
Pour les gros projets ncessitant un reporting de tche, un dcalage de 1 2
semaines entre reporting et runion d avancement semble souhaitable
Semaine 3 Semaine 4 Semaine 1 Semaine2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 1 Semaine 2
Mois M-1 Mois M Mois M+1
Runion
d'avancement
Runion
d'avancement
Reporting Reporting
Traitement
Traitement
Analyse
Traitement
Le reporting interne au projet

priodiquement le chef de projet enregistre les informations provenant des responsables de tche, des responsables de suivi de
risque et du contrle de gestion

Le reporting interne
Prsentation Gnrale
Phase de ralisation Phase de mise en place Phase de clture
Renseignement de la
fiche de tche

Renseignement
fiche de risque
Elaboration du
rfrentiel budgtaire
du projet
Le responsable de tche transmet la fiche
d'avancement chaque mois au CdP
Le responsable de suivi du risque informe
si ncessaire des volutions du risque
Le contrle de gestion fournit chaque
mois les informations sur les dpenses
ralises sur le projet
Description des rsultats
obtenus dans chaque fiche de
tche, du temps de
ralisation, des problmes
rencontrs,...
Historique de l'ensemble des
risques du projet, des
traitements proposs et des
rsultats obtenus
Consolidation du cot global
du projet
Dlais
Performance
Risques
Cots

Le reporting est donc un "mdia" de communication formaliser
Le rythme de reporting doit tre cal sur celui des runions d'avancement
interne au projet
Le reporting doit permettre de faire ressortir les points forts ou
proccupations du mois : ces lments doivent tre partags lors des
runions d'avancement, le reporting servant alors de support
Pour les gros projets ncessitant un reporting de tche, un dcalage de 1 2
semaines entre reporting et runion d avancement semble souhaitable
Gestion et suivi du projet
Le reporting
Le processus de conduite de projet
Prambule
Sommaire
La Planification
Le Management des risques
Le reporting
Synthse
Clture et mmoire de projet
La runion d'avancement est un moment privilgi pour s'informer les uns les autres et coordonner les travaux
Runion d'avancement

Suivi du droulement des tches et coordination des actions
T
P
O
hme
bjectifs
lan
Avoir une vision de l'avancement des tches en cours
Vrifier la tenue des dlais
Elaborer un plan d'action
Prsentation de l'avancement des tches en terme technique par rapport aux
dlais
Point sur le suivi des risques et des dpenses
Dfinition des tapes et des actions suivantes ( court terme)
Agenda : date de la prochaine runion
Phase de ralisation
Une frquence mensuelle est conseille pour ces runions d'avancement (pour
des projets d un an ou plus) ...
mais la priodicit dpend du type de projet (segment), de sa taille, de sa
dure, du degr de criticit de la priode
Les participants autour du chef de projet sont a priori tous les responsables de
tche, les responsables de suivi des risques et toutes personnes ad'hoc que le
chef de projet souhaitera inviter
Les fiches de tches doivent tre mise jour cette occasion
Runion d'avancement
Pendant toute la ralisation de la tche, le responsable de tche assure le reporting d'avancement au chef de projet
Renseigner la fiche d'avancement de tche
Le reporting
Phase de ralisation
La frquence du reporting prconise est mensuelle pour des projets annuels
Le chef de projet peut, en informant le responsable de tche, modifier la frquence de
reporting d'une tche
Le reporting davancement de tche est remplir par le responsable de tche (parties
violettes)
Sur la fiche de tche Tous les champs ne doivent pas tre obligatoirement renseigns
si la tche n'a pas avance depuis le prcdent reporting, il suffit de "recopier"
l'avancement prcdent
Le chef de projet prend connaissance de la fiche de reporting d'avancement de tche, intgre
le niveau d'avancement dans son planning et, s'il y a lieu, s'assure que les mesures correctives
ncessaires la bonne ralisation de la tche sont bien prises
Par intgration du % d 'avancement de chaque tape ou tche subordonne dans MSP, le %
d avancement global de la tche est gnr automatiquement
Pour les petits projets ne ncessitant pas forcement un reporting de tches, l information sur
l avancement de la tche est donne par le responsable de tche lors des runions
d avancement
Pendant toute la ralisation de la tche, le responsable de tche assure le reporting d'avancement au chef de projet
Renseigner la fiche d'avancement de tche
Le reporting
Phase de ralisation
N projet
N tche Div. du Rt N tude Nom Fichier Prcdent Mise jour Niv. Confid. Edition
JM19RT36.XLS 15/08/00 15/09/00 2 26/10/00 10:25
Libell tche Dure Dbut Fin Avancement
Planifi
Actualis
N tche
subordonne
Reporting tche
Libell du projet
Cahier des charges tche Resp. de tche (Rt)
Chef de projet (Cdp)
Reporting tche
Commentaires
Qui Quand
Dlivrables
tche
Actions
correctrices
Points
positifs de la
priode
Proc-
cupations de
la priode
(dont risques)
Libell de l'action
Consolider l'avancement des tches
et suivre l'avancement global
Comment valuer les consquences d'un cart aux prvisions ?
Si la quantit de travail permettant d'atteindre l'objectif de la tche est identique,
le retard est gal l'cart entre les prvisions et le ralis
Si la quantit de travail permettant d'atteindre l'objectif de la tche est modifie,
il convient de ractualiser le reste faire pour valuer la valeur exacte du retard
Fin de la
ralisation
Le chef de projet intgre dans son planning les informations transmises par le responsables de tches
Tches
Tche 1
Tche 2
Tche 3
...

P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P1
Retard
Avance
Date de
mise jour
Rfrentiel
Ralis
Rfrentiel
Ralis
Rfrentiel
Ralis
R.A.S
La "ligne brise", permet de visualiser le retard ou l'avance des
tches au regard des prvisions
La Planification
Phase de
Ralisation
Qui est responsable si les rsultats de la tche ne correspondent pas aux prvisions ?
Si le "cahier des charges" change en cours de ralisation et que la fiche de tche n'est pas mise
jour, la responsabilit du non respect des prvisions et de ses consquences sur le reste du
projet est attribuable au chef de projet
Si les performances, les cots et/ou les dlais ne sont pas conformes aux prvisions alors que le
"cahier des charges" de la tche est inchang, la responsabilit de l'cart aux prvisions et de
ses consquences est attribuable au directeur de division intress via le responsable de tche
La Planification
Phase de
Ralisation
Tches
Tche 1
Tche 2
Tche 3
...

P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P1
Retard
Avance
Date de
mise jour
Rfrentiel
Ralis
Rfrentiel
Ralis
Rfrentiel
Ralis
R.A.S
Comment traiter les consquences d'un cart aux prvisions ?
Un cart aux prvisions peut induire des dysfonctionnements sur le reste du
projet (ex: des ressources qui ne sont plus disponibles suite un retard)
Dans la trs grande majorit des cas, hirarchie et chefs de projet s'entendent
pour traiter l'cart (qui n'est par ailleurs pas ncessairement sur le chemin
critique, il est donc "acceptable")
Fin de la
ralisation
La Planification
Phase de
Ralisation
Tches
Tche 1
Tche 2
Tche 3
...

P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P1
Retard
Avance
Date de
mise jour
Rfrentiel
Ralis
Rfrentiel
Ralis
Rfrentiel
Ralis
R.A.S
Pour des projets complexes, un tableau de bord des risques du projet peut tre mis en
place par le chef de projet
Consolider et enregistrer les risques
Le reporting
Phase de ralisation
TABLEAU DE BORD DES RISQUES
DU PROJET XXX
CHEF DE PROJET
DATE
NUMERO
RAPPEL DE LA CRITICITE DES RISQUES TABLEAU DE BORD (N-1)
1
5
6
4
2
3
3
2
1
0
0 1 2 3
PROBABILITE
G
R
A
V
I
T
E

CRITICITE ACTUELLE DES RISQUES
1
5
6
4
2
3
3
2
1
0
0 1 2 3
PROBABILITE
G
R
A
V
I
T
E

Gravit ou probabilit d'occurrence nulle ou mineure
Problme courant
Remet en cause des solutions fondamentales
Inacceptable
Numro
risque
Nom du risque
Responsable
suivi
Etat (*)
1
2
3
4
5
6
COMMENTAIRES / FAITS MARQUANTS
Rappel de la dernire
position des risques
sur la matrice de
criticit
Mise jour de la
matrice
Visualisation du
traitement des
risques
Toutes les fiches de suivi de risque sont mettre jour chaque volution
par le responsable de suivi du risque critique identifi
Toutes les fiches de suivi de risque initialises au moment de la mise en place
(cf partie Management des risques) sont mettre jour par le responsable de
suivi du risque et remontes au chef de projet quand un vnement
marquant a lieu
Dans tous les cas, un reporting "par exception" est indispensable du chef
de projet vers le Directeur d'Objectif en cas d'volution ou de concrtisation
d'un risque critique pour le projet
Le chef de projet peut informer la hirarchie de l'volution des risques
dans sa fiche de reporting mensuel
Il peut aussi lui transmettre le dernier tableau de bord de suivi des risques

Consolider et enregistrer les risques
l'avancement des dpenses et des recettes du projet doit tre prsent sur des tats synthtiques
Le suivi conomique du projet
Le reporting
Phase de ralisation
Nom du projet :
Projet n :
Date :
Etat chef de projet Etat chef de projet
Chef de projet :
Section :
Page : 3/3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Mois Mois
Mois Mois
KF
Dpenses internes = Frais de personnel Dpenses internes ammortissement)
Dpenses externes : sous traitance Dpenses cumules
Ralis mensuel
Ralis cumul
Budget prvisionnel
KF
KF
KF
1999 by Gemini Consulting, S A All rights reser ved. P roprietary and Confidential - IF P
RI0427 Maquette tableau de bor d Chef de Pr ojet / RD I FP / 03 Workstream/ Organisation P rojet / 13/12/99
Le mode d valuation en en pourcentage d avancement dcid lors de la 1re runion doit tre
surveill
La progression technique du projet
Le reporting
Phase de ralisation
Nom du projet :
Projet n :
Date :
Etat chef de projet Etat chef de projet
Chef de projet :
Section :
Page : 3/3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Mois Mois
Mois Mois
KF
Progression de la tache 1 en % Progression de la tche 3 en %
Progression de la tche 2 en % Progression cumule
Ralis mensuel
Ralis cumul
Budget prvisionnel
KF
KF
KF
1999 by Gemini Consulting, SA All rights reserved. Proprietary and Confidential - IFP
RI0427 Maquette tableau de bord Chef de Projet / RD IFP / 03 Workstream / Organisation Projet / 13/12/99
Le suivi conomique et technique du projet
Les tats de pointage et de comptabilit permettent au chef de projet
de suivre les diffrents types de dpenses de son projet.
Le chef de projet doit faire la chasse ces donnes si elles ne lui sont
pas fournies rgulirement tche par tche : ceci lui permet de projet
de suivre par tche :
Le budget prvu (estimation de la fiche de tche)
Les dpenses internes et externes ralises
Les re-prvisions terminaison
et de comparer une progression en % d avancement
.. Les recoupements sont la clef du contrle.
L avancement du projrt doit systmatiquement tre communiqu la hirarchie
Informer la hirarchie
Le chef de projet informe la hirarchie de lavancement du projet :
Un point sur les cots du projet (prvisionnel et ralis au mois)
Un focus sur la (les) tches en cours importantes
Le chef de projet estime le niveau d'avancement global de la tche
(0-25%-50%-75%-100%) l'aide des reporting des responsables de
tche notamment
Il peut en dduire une estimation de la date de fin
Rsultats, dlivrables et faits marquants
Prochaines chances
Actions prvues mettre en uvre
Points positifs et des proccupations de la priode (dont les risques)
Un Planning davancement peut ventuellement tre ajout pour les
projets complexes
Le reporting
Phase de ralisation
Priodiquement, le chef de projet produit sa fiche de reporting de son projet
Informer dune faon synthtique
Le reporting
Phase de ralisation
Projet : Reporting mensuel Date Page : 1 / 2
Principaux rsultats obtenus depuis le dernier reporting
Cot du projet
0
5
10
15
20
25
J F M A M J J A S O N D
(En MF)
Dpenses
cumules
Budget
Reprvision
terminaison
Dernire estimation du cot du projet (si disponible)
Cot du projet
Rfrence
Dernire estimation
du ___ / ____/____
Avancement
Travaux cls de la priode
Date de fin
prvue
Date de fin
actualise
Avancement technique du projet
Dernire estimation de la date de fin du projet (si disponible)
Date de fin du projet
Rfrence
Dernire estimation
du ___ / ____/____
Actions Qui Quand
Prochaines chances
Actions mettre en oeuvre :
Points positifs de la priode (dont risques)
Proccupations de la priode dont risques)
Priodiquement, le Gannt doit tre enrichi en fonction des donnes acquises
Utiliser microsoft Project pour suivre
l avancement du projet
Le reporting
Phase de ralisation
La runion davancement va tre le moment ou va tre prsent le rapport
davancement. Celui ci devra donc tre disponible.
Tous les lment prsents de manire synthtique dans le rapport doivent y
tre prsents
Par exemple : reporting tache, courbe davancement des dpenses, du progrs
technique, description des dlivrables de la priodes, points forts,
proccupations, bilan des risques, action mettre en uvre, revue du
planning en fonction de ces lments.
Les fiches de tches doivent tre mise jour cette occasion
Les participants autour du chef de projet sont a priori tous les responsables de
tche, les responsables de suivi des risques et toutes personnes ad'hoc que le
chef de projet souhaitera inviter
synthse du contenu de la Runion d'avancement

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Mise jour du : 30.05.

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