CURSO: ADMINISTRACION

LOGISTICA I
1
ABASTECIMIENTO COMPRAS RECEPCION -
ALMACEN
ABASTECIMIENTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es
la funcin logstica mediante la cual se provee
a una empresa de todo el material necesario
para su funcionamiento. Su concepto es
sinnimo de provisin o suministro.


CONCEPTO DE ABASTECIMIENTO
Abastecimiento es un trmino que se vincula
con la accin y las consecuencias de abastecer.
Este verbo hace referencia, por su parte,
a proveer de aquello que es necesario para la
supervivencia.


abastecimiento es una actividad que consiste en
satisfacer, en el tiempo apropiado y de la forma
adecuada, las necesidades de las personas en lo
referente al consumo de algn recurso o
producto comercial. La nocin, por lo general, se
equipara al suministro o al trmino
ingls supply.



A nivel econmico, el abastecimiento aparece vinculado a
la logstica y a la cadena de suministro. Esta cadena debe
prever la demanda de los consumidores y asegurar la
entrega de los productos a los distribuidores, para evitar
el agotamiento de unidades a la venta. Curiosamente,
algunas empresas, sobre todo fabricantes de productos
electrnicos, utilizan la falta de stock como punto de
venta, ya que para llegar a ese punto es necesario haber
tenido mucho xito con la propuesta.


PROCESO DE ABASTECIMIENTO
El proceso de
abastecimiento, por
lo tanto, abarca
todas aquellas
actividades que
posibilitan la
identificacin y la
compra de los bienes
y de los servicios que
una empresa u otra
entidad necesita para
funcionar.
GESTION DE ABASTECIMIENTO
La gestin de la cadena de abastecimiento se encarga
de establecer las relaciones entre sus diversos
componentes y de integrar las actividades para que sus
objetivos puedan cumplirse.
Ms all del comercio, podra decirse que
el abastecimiento de alimentos a la ciudadana es la
obligacin ms importante de un gobierno. Sin
alimentos, no hay vida posible; con una alimentacin
deficiente, el desarrollo no puede completarse.




Las actividades incluidas dentro de
este proceso son las siguientes:

(a) Clculo de necesidades: Es una actividad propia
del planeamiento logstico. Las necesidades de abastecimiento involucran
todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en
cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una
fecha sealada, o para completar un determinado proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin.
Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden
ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y
necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al
factor tiempo.
(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las
adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en
la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y
al precio total ms conveniente.



Los principales objetivos especficos
de esta actividad son:
Mantener la continuidad del abastecimiento;
Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios,
etc., buscando calidad adecuada;
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;
Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse
por la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado
al gerente de logstica o gerente general acerca de la marcha del
departamento.



(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene
por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades,
evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y
calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin,
as como la custodia de todos los artculos del almacn, que
es la actividad de guardar artculos o materiales desde que
se producen o reciben hasta que se necesitan o
entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:
Control de la exactitud de sus existencias.
Mantenimiento de la seguridad.
Conservacin de los materiales.
Reposicin oportuna.


(e) Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos
del usuario, encargndose de la distribucin o entrega de la
mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con
prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para
asegurarnos que las cantidades y calidades de los artculos o
materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta funcin
asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan,
as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos
solicitados.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos
plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar
y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de
todos los artculos de abastecimiento.
(g) Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas
ms ventajosas para la empresa


IMPORTANCIA

La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto
o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales
objetivos tenemos los siguientes:
Proporcionar un flujo interrumpido de materiales,
suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organizacin.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un
nivel mnimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.
Mantener la posicin competitiva de la organizacin.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los ms bajos posibles.



APROVISIONAMIENTO

Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es
difcil porque no slo hay que tener en cuenta las
necesidades internas, sino tambin las del mundo exterior.
Tanto el departamento de aprovisionamiento como el
trfico de materiales tienen un contacto directo en
el mercado y han de responder a su solucin.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento
consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de
suministros, asegurar y mantener su cooperacin e inters.


El aprovisionamiento considera dos puntos
importantes:
(1) Las previsiones en un plan general.
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos
se reducen a un slo factor, el tiempo.


COMPRAS
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Compra es
la accin y efecto
de comprar. Este
verbo refiere a
obtener algo a
cambio
de dinero.


DEFINICION DE COMPRA
Se llama a la accin de adquirir u obtener algo a
cambio de un precio establecido.
El acto de comprar es una de las actividades
humanas ms antiguas y casi una de las primeras
para alimentarse o enriquecerse que desplegaron
los hombres para satisfacer la que correspondiese.
Porque, por ejemplo, sucede que en algunos
negocios o comercios ms que en la venta, es decir,
ms que lo mucho que pueda venderse, el secreto
del xito estar en la compra, ya que si yo compro o
dispongo a un bajo valor algo que todos quieren,
seguramente, har buenas diferencias.
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Proveedores Fabricantes Distribucin
Detallista
Consumidor
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Importancia de la funcin de compras
Compras es un trmino utilizado en la industria para
identificar las actividades destinadas a obtener
materiales, suministros y servicios. En sentido estricto,
las metas de compras implican definir la necesidad,
seleccionar el proveedor, acordar un precio aceptable,
elaborar el contrato y dar curso para asegurar una
entrega adecuada. De tal modo los objetivos en
materia de compra pueden ser definidas como:
- Proveer un flujo ininterrumpido de materiales y servicios
al sistema de operacin.
- Mantener el mnimo nivel de inversin en materia de
inventarios.
- Maximizar los niveles de calidad.
- Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de
suministros.
- Estandarizar.
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COMPRAS
PRODUCCION
ALMACEN
(BODEGA)

CONTROL DE
CALIDAD
FINANZAS
(TESORERIA)
TRANSPORTE
PROVEEDORES ADUANAS
AGENTE
ADUANAL
MERCADEO
GENERALIDADES DE LAS COMPRAS
Concepto e importancia econmica
Compra: uno o ms actos que se relacionan con la planeacin,
la adquisicin y la utilizacin de los materiales en el proceso
productivo; dichos actos, coordinados por un dirigente
encargado de los materiales.
Palabras claves:
Planeacin
Adquisicin
Utilizacin
Implica un proceso donde se incluye:
Surgimiento de una necesidad
Su ubicacin
Eleccin de un proveedor
Servicio
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Al obtener bienes y servicios se deben contemplar los puntos
siguientes puntos:
Justificacin de la necesidad
Evaluacin de cualidades, calidades, precio, tiempo de
entrega y tipos de financiamiento.
El acto de Comprar: es adquirir bienes y/o servicios para
satisfacer las necesidades de una organizacin.
Situaciones que originan las compras:
1 Generalmente, la existencia de una requisicin de compra
debidamente autorizada origina la accin de comprar.
2 La existencia de un Plan de Compras, es el que da la pauta
para la funcin del Depto. de Compras.
3 La emisin de un Pedido o de Orden de Compra


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ORGANIZACIN DE UNA DEPENDENCIA COMPRAS
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GERENTE DE
LOGISTICA
ASESORIA
SECRETARIA
RECEPCION Y
FACTURACION
INVEST Y
COMPRAS
REGISTROS Y
ARCHIVOS
COMPRAS Y
SEGUIMIENTO
PROGRAMACION
JEFE DE
COMPRAS
COMITES DE
COMPRAS

RECEPCION

RECEPCION
Es una etapa de control importante para
garantizar la conformidad de la mercanca antes
su integracin en las existencias de la empresa.
Recepcin de Materiales
Es un proceso mediante el cual se recibe productos
terminados procedentes de fbricas y almacenes,
para que luego los estibadores preparen los medios
de trasporte para empezar la descarga, el
responsable de ingreso al almacn verifica que la
documentacin este conforme para autorizar el
ingreso de los productos, para que el jefe de
almacn verifique la disponibilidad de espacio en
mdulos y designara la zona donde se depositan los
productos.


RECEPCION:FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES

Recibir slo la mercadera autorizada por la orden de compra.
Controlar que la cantidad entregada no supera la solicitada.
Conformar las entregas e iniciar los trabajos administrativos
correspondientes.
Tomar las medidas pertinentes para el que departamento Control
de Calidad apruebe el ingreso a la mayor brevedad.
Enviar la mercadera al destino indicado en la orden de compra.
Informar sobre los bienes recibidos a: Compras, Control de Calidad
y Contadura.
Emitir el correspondiente comprobante de recepcin (con: fecha de
ingreso, cantidad, importe, aprobacin de calidad, etc.).

RECEPCION:NORMAS
Recibir de una manera ordenada
Planificar la Recepcin con arreglo a la economa
(Tiempo y Movimiento)
Delegacin de responsabilidades en personas
especficamente capacitadas.
Utilizar el equipo suficiente y necesario.
Disponibilidad planificada de los espacios
necesarios.
Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.
No recibir nunca, sin pensar contar o medir.

COSECHA
EMPAQUE
ALMACENES
DEFINICION DE ALMACENES:
Un almacn es un lugar o espacio fsico para
el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro.
Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la
actividad de todo tipo de agentes
econmicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, trans
portistas, importadores,exportadores, comerciantes, intermediari
os, consumidores finales, etc.) Constituyen una parte habitual de
las explotaciones agrarias y ganaderas(en muchos casos formando
parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones
peculiares), as como de fbricas, polgonos industriales e
instalaciones industriales de todo tipo, y de los espacios
dedicados al transporte (puertos, aeropuertos, instalaciones
ferroviarias) y el comercio(centros comerciales, grandes
superficies).
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QUE ES UN ALMACEN ?
El almacn es una unidad de servicio en la
estructura orgnica y funcional de una empresa
comercial o industrial con objetivos bien
definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.
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Optimizacin de Almacenes - tips

* Diagnstico del proceso de trabajo actual, de espacio, almacenamiento
y flujo de materiales y bsqueda de las reas donde se necesita mejorar.
* Maximizar la utilizacin del espacio y optimizacin del existente para
lograr una distribucin que tenga capacidad para un almacenamiento y
operacin eficaz.
* Comprensin del inventario, ventas y anlisis de la compra para crear
flujo de trabajo eficiente en el almacn.
* Combinacin de los mtodos de manipulacin y almacenamiento de
material y equipos para lograr el mejor diseo y funcionamiento en el
almacn.
* Mejorar la exactitud de los registros de inventario y control de
inventario a travs de conteo cclico del inventario fsico, la reduccin de
errores y preparacin perfecta de pedidos.
* Reforzar en los participantes de forma simple, precauciones de
seguridad y lineamientos para promover cero incidentes en el almacn.

QUE ES LA GESTIN DE ALMACENES?

La gestin de almacenes se define como el proceso de la
funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento
y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el
punto de consumo de cualquier material materias
primas, semielaborados, terminados, as como el
tratamiento e informacin de los datos generados. La
gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un
rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo
como lo son el abastecimiento y la distribucin fsica,
constituyendo por ende la gestin de una de las
actividades ms importantes para el funcionamiento de
una organizacin.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA
GESTIN DE ALMACENES

Describir la importancia y los
objetivos de una gestin dependen
directamente de los fundamentos y
principios que enmarcan la razn de
ser de la misma, sin embargo tal
como lo observamos en la grfica
anterior sobre el "debe ser
almacenado" quien formula las
cuestiones de fundamento y principio
es la gestin de inventario o
existencia, y en estas se basa la
gestin de almacenes para tener una
gran importancia y unos claros
objetivos.

FUNCIONES DEL ALMACN:
La manera de organizar u administrar el
departamento de almacenes depende de varios
factores tales como el tamao y el plano de
organizacin de la empresa, el grado de
descentralizacin deseado, a variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de
los equipos y facilidades de manufactura y de
al programacin de la produccin.
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE UN
ALMACEN
LOGISTICA
DIGITACION
SEGURIDAD
CONTROL DE
STOCK
ALMACENAM
IENTO REAL
RECEPCION
MANTENIMIE
NTO
ALMACEN
SECRETARIA
ASESORES
RECIBE
VERIFICA
CONTROL DE
CALIDAD
ENTREGA

RECIBE
CLASIFICA
CODIFICA
ALMACENA
KARDEX
DESPACHA

NIVELES DE STOCK
ROTACION DE
INVENTARIOS
VALUACION DE
INVENTARIOS
REPOSICION

PROGRAMA
SEGURIDAD
INTEGRA SOBRE:
PERSONAL
MATERIALES
EQUIPOS E
INSTALACIONES

IMAGEN
ORDEN
CONSERVACION
LIMPIEZA
ALCARREO DE
MATERIALES
ELEMENTOS DE ALMACEN
CICLO DE ALMACENAMIENTO
FUNCIONES DEL ALMACN

Aunque el derrotero de funciones de un
almacn depende de la incidencia de
mltiples factores tanto fsicos como
organizacionales, algunas funciones
resultan comunes en cualquier entorno,
dichas funciones comunes son:
Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del
Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de
almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los
departamentos de control de
inventarios y contabilidad.
1


Principios del almacn
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una solo persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin,
almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido
control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de produccin sobre las
existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de
compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos,
estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las
tarjetas correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas
existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar
restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones
pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.


PROCESOS DE LA GESTIN DE
ALMACENES

El mapa de proceso de la
gestin de almacenes se
compone de dos ejes
transversales que
representan los procesos
principales - Planificacin y
Organizacin y Manejo de
la informacin - y tres
subprocesos que componen
la gestin de actividades y
que abarca la recepcin, el
almacn y el movimiento.