UNMSM MBA J uan Alberto Villagmez Chinchay ADMINISTRACION Y LOGSTICA GESTION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. DEFINICION, ESTRUCTURA E IMPORTANCIA DE ADMINISTRACION DE COMPRAS Administracin de compra, conceptos y funciones. Importancia de la Gestin de Compras. 2. ANLISIS DE MERCADO, PRINCIPIO DE LA COMPRAS 3. LA NEGOCIACIN EN COMPRAS Objetivos y estrategia de la negociacin La negociacin Seguimiento 2. CLASES DE COMPRAS 3. CONTRATOS DE COMPRAS 4. SELECCIN, EVALUACIN Y HOMOLOGACIN DE PROVEEDORES Criterios para evaluar a un proveedor potencial Valoracin de la motivacin Identificar, tamizar e investigar proveedores Evaluacin y seleccin Homologacin de proveedores 3. ESTRATEGIAS Y MEDICION DE LA GESTION DE COMPRAS 4. GESTIN DE LA CADENA DE SUMINISTRO ( SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) 5. EL BENCHMARKING EN LAS COMPRAS 6. E-PROCUREMENT (Compras va Internet)
La Logstica del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisicin y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente. Nuevo enfoque hacia la integracin del aprovisionamiento a la estrategia global de la empresa. Dada su importancia existe la necesidad de su diseo sea flexible, sincronizada con los sistemas de produccin, control y reduccin de costos y desarrollo de herramientas analticas y de control para el logro de objetivos. GESTION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO Abastecimiento es la funcin logstica que proporciona a las reas de la empresa, de los insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misin productiva
Abastecimiento como parte del proceso logstico Compras es el proceso de adquisicin de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposicin de operaciones en el lugar y momento requerido Compras como parte de la funcin de Abastecimiento DEFINICION DE LA FUNCIN DE COMPRAS Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de comercializacin o de produccin. Deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordado. Continuidad del abastecimiento Negociar precios convenientes Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en funcin a nuevos procesos productivos Mantener costos de adquisicin y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operacin Objetivos de Compras Desarrollar la estrategia de compras Implantar la estrategia de compras Seguimiento de las acciones Ajuste del objetivo
Responsabilidades de la funcin de compras Creciente participacin e importancia de la Gestion de Compras Compras - Mayor inductor econmico 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Compras como % de las Ventas C o m p r a s
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C o s t o Fuente: International Journal of Logistics Management - 1999 Crisis alimentara 40% del costo de los alimentos Aumento del Costo de los combustibles Crisis energtica Creciente participacin e importancia de las compras Creciente participacin en el rendimiento 60% 54% 28% 22% 57% 34% 24% 16% 1993 1996 C o m p r a s
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V e n t a s Metalmecnica Equipamiento inf ormtico y de comunicaciones Alimenticia Telecomunicaciones Fuente: International Journal of Logistics Management Creciente participacin e importancia de las compras Fuente: International Journal of Logistics Management adems hacindose ms complejo Incremento de la tercerizacin a lo largo de la cadena de valor: Socios de negocios
Cambio de componentes comprados a sub-ensamblajes
Participacin de compras tcnicas sobre el total es mayor
Mayor dependencia en abastecimiento global
El 40% del costo de la mayoria de los alimentos se debe a la logistica (transportes, envases, distribucin, conservacin, etc) que podran reducirse Jorde Jordana Federacin de la Industria de Alimentacion y Bebidas (FIAB) Evolucin del entorno empresarial Proveedores/Clientes Alta customizacin (adaptacin a las preferencias) Reduccin del ciclo de vida de los productos Empresas con procesos cada vez ms flexibles Modelo basado en la Oferta - Demanda Entornos cerrados de negocios Entornos de colaboracin Globalizacin generalizada Competencia y Oportunidades
COSTOS LOGSTICOS COSTOS PROMEDIOS DE DISTRIBUCION FSICA EN : % DE LA VENTA Y USD POR QUINTAL CATEGORIA % DE LAS VENTAS USD QUINTAL Transporte 3.34% 26.52 Almacenamiento 2.02% 18.06 Servicio al cliente / Recibo pedido 0.43% 4.58 Administracin 0.41% 2.79 Costo de llevar un Inventario Anual 10% Anual 1.72% 22.25 COSTOS LOGISTICOS 7.92% 74.20 Fuente: Herbert W. Davis y William H. Drumm, "Logistic costs and service" Database- 2002. Annual Conference Proceedings (San Francisco, CA: Council of Logistics Management, 2002) En la ultima dcada: Costos de distribucion fsica 7 y 9% de las Ventas
El valor se aade minimizando los costos logsticos y trasladando los beneficios a los consumidores y acccionistas. Factores generadores de cambios en el comercio mundial
CLIENTES MAS EXIGENTES INTERNET Y LA TECNOLOGIA DIGITAL INCREMENTO DE LA PRESION POR LA COMPETITIVIDAD LA GLOBALIZACION TLCs USO DE ESTNDARES MUNDIALES Ahora los clientes QUIEREN:
Velocidad al instante entregas rpidas Servicio - entregas completas Customizacin - a su medida Mejores precios - ganar ganar Gestin de Compras Planeacin : Generacin, planes y estrategias Ejecucin: Implementar tcticas y acciones. Control y seguimiento: Mecanismos de siguimiento. Sistemas de Compras Modelo centralizado: Unidad bsica de compras. Se encarga de todas las asignaciones Modelo descentralizado: Unidad independiente en cada departamento. Compras Financiero Produccin Comercial Administrativo Modelo Centralizado de Gestin de Compras Modelo Descentralizado Financiera Administrativo Produccin Mercadeo Compras Compras Compras compras Las decisiones estratgicas en Compras Definicin estratgica del negocio - Producto-Mercado-Funciones
- P: habilidades y conocimientos, plataforma de compras (manual-mecanizado ERP, SAP, call center-presencial, propio-tercerizado)
- M: los clientes de compras: insercin en ACS y TE (tiempos de espera)
- F: Apalancamiento en CV, reas de dominio (fabricar-comprar)
Sourcing estratgico - Ventaja: competitiva vs comparativa vs vulnerabilidad estratgica
- Objetivos en conflicto: Finanzas (mnimo costo), operaciones (mxima seguridad de materia para fabricar), mercadotencia ( mayores opciones de ventas)
- Prdida de personal clave: habilidades estratgicas, habilidades interfuncionales
- Prdida de capacidad negociadora: control de continuidad de suministro, control de acceso a proveedor ANALISIS DE MERCADO Estudios de los mercados de compra Nos deberan hablar sobre :
Evolucin de los precios de los productos o materiales Evolucin de la calidad y de las mejoras en el rendimiento Identificacin de fuentes de abastecimiento y su fortaleza financiera Identificacin de los trminos comerciales ms utilizados El nivel de servicio logstico del mercado Costos logsticos implicados en la adquisicin de material Estudios de los mercados de compra
Evolucin de los precios de los productos o materiales Evolucin de la calidad y de las mejoras en el rendimiento Identificacin de fuentes de abastecimiento y su fortaleza financiera Identificacin de los trminos comerciales ms utilizados Desarrollo del servicio logstico del mercado Costos logsticos implicados en la adquisicin de material NEGOCIACION EN COMPRAS La eleccin del proveedor adecuado se har finalmente en funcin de la negociacin de condiciones establecidas por el cliente.
En todo proceso de negociacin es fundamental considerar aspectos claves, tanto tcnicos, econmicos como logsticos, para poder ofrecer la cotizacin ms competitiva de acuerdo a las necesidades del cliente
Separe las personas del problema.
Cntrese en intereses no en posiciones.
Genere alternativas para beneficio mutuo.
Insista en criterios objetivos.
Conozca su mejor alternativa a un acuerdo negociado (BATNA). METODO PRINCIPISTA (NEGOCIACION INTEGRATIVA) NEGOCIACIN TIPO PRINCIPISTA Evitar tener un punto mnimo de arreglo. Generar alternativas para ganancia mutua. Desarrollar opciones mltiples para recoger y decidir despus. Insistir en usar criterios objetivos. Tratar de alcanzar un resultado basado en estndares independientes a las voluntades. Razone y est abierto a razones, ceda ante principios nunca a presiones. EVALUACION DE PROVEEDORES El proveedor debe pasar por un proceso de homologacin basado en una auditora de planta. El Gestor de Compras debe realizar una clasificacin y actualizacin de los perfiles de sus proveedores. Evaluacin de proveedores Revisin peridica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los proveedores en cuanto a resultados de los indicadores crticos definidos por la empresa.
Revisin con proveedores estratgicos, uno o dos veces al ao y de manera presencial.
Objetivos especficos de este proceso son: Definir prioridades para siguientes perodos, indicadores a ser utilizados, objetivos y lmites Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se adaptan entre s, a corto y largo plazo. Construir relaciones a largo plazo Evaluacin de proveedores reas de accin Costo de los materiales, servicios y transporte Calidad de las materias primas o mdulos Suministro en cantidad y tiempo Capacidad tecnolgica, tanto en los procesos de los proveedores como en su participacin en la innovacin de los productos del cliente, Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente, Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad y Estilo de gestin, medido como el grado de coincidencia de la cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la compradora.
Puntuacin y evaluacin del proveedor Factores de desempeo del proveedor Ciclo Seguridad Tiempo de espera de resurtido X Desempeo de la puntualidad X Flexibilidad del suministro X Frecuencia de la entrega/Tamao mnimo del lote X X X Calidad del suministro X X Costo del transporte entrante X Trminos del precio X X Capacidad de coordinacin de la informacin X X Capacidad de colaboracin en el diseo X X X X X Tipos de cambio, impuestos y derechos X Viabilidad del proveedor X X Inventario Costo de transporte Precio de compra del componente Tiempo de introduccion del producto EVALUACION DE LA GESTIN DE COMPRAS Evaluar permite darle direccin a las acciones:
Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que produzcan los resultados esperados La eficiencia de las acciones , es decir que se emplee una cantidad razonable de recursos para realizar la accin La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de las acciones estn alineados con los objetivos globales que se quiere atender La consistencia de las acciones, es decir, que no sean contradictorias entre s EVALUACION DE LA GESTIN DE COMPRAS Evaluar permite disear y redisear las prcticas de trabajo de la institucin Cuando existen evaluaciones negativas acerca de cmo se est haciendo, por ejemplo, la recepcin y registro de materiales en bodega, se pueden tomar acciones correctivas y capacitar mejor al personal.
Listado de indicadores Duracin de los inventarios: es el nmero de das en que se consumira los stocks disponibles de un material a los niveles de consumo promedio de la institucin.
Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institucin se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega.
Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas.
Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y se despacha al proveedor la orden de compra respectiva. Listado de indicadores Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al nmero de proveedores a los cuales se enva una peticin de oferta para los procesos de cotizacin (para la operacin en ChileCompra, corresponde al nmero de proveedores que son notificados de las cotizaciones va e-mail).
Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al nmero de ofertas o cotizaciones recibidas en un proceso de compra.
Indicadores de satisfaccin de usuarios: corresponden a una calificacin de la calidad de servicio percibida por los clientes internos del rea de adquisiciones, normalmente considera distintos mbitos.
Indicadores de evaluacin de proveedores: corresponden a una evaluacin de la calidad de servicio entregada por los proveedores. Normalmente se asocia a una clasificacin de los proveedores.
Eficiencia en las Compras Transparencia Calidad de Servicio Racionalizacin del uso de recursos Duracin de los inventarios
Quiebres de inventarios
Cantidad de peticiones de oferta enviadas
Cantidad de ofertas recibidas
Tiempo de ciclo de compras
Tiempo de despacho de la orden de compra
Indicadores de satisfaccin de usuarios
Indicadores de evaluacin de proveedores
= Alto impacto = Impacto medio = Impacto bajo o indirecto Relacin de indicadores con objetivos de gestin Adaptacin de los objetivos de la funcin de compras a los objetivos de la empresa Estudios de los mercados de compra Elaboracin de la estrategia de compras Organizacin del rea de compras
Estratega y Medicin de compras Corporativos Integracin/Desintegracin Hacer vs Comprar Centralizacin/Descentralizacin
De Unidades de Negocio Objetivos de disminucin tiempos desde el diseo del producto hasta su lanzamiento al mercado Aumento de flexibilidad garantizar suministros Introduccin de nuevos productos
Adaptacin de los objetivos de la funcin de compras a los objetivos de la empresa Corporativos Integracin/Desintegracin Hacer vs Comprar Centralizacin/Descentralizacin
De Unidades de Negocio Objetivos de disminucin tiempos desde el diseo del producto hasta su lanzamiento al mercado Aumento de flexibilidad garantizar suministros Introduccin de nuevos productos
Adaptacin de los objetivos de la funcin de compras a los objetivos de la empresa Productos Apalancados Ofertas Competitivas Productos Rutinarios Sistema de Contratacin Productos Estratgicos Alianzas con Proveedores Productos Cuello de Botella Asegurar el Suministro RIESGO DE SUMINISTRO I M P A C T O
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Dimensin externa Dimensin interna Matriz de Kraljic Segmentacin de productos/servicios que la empresa compra Estrategia de Producto - Mercado Productos Apalancados Mercados Comerciales Productos Rutinarios Mercados Fciles Productos Estratgicos Mercados Competitivos Productos Cuello de Botella Mercados Tcnicos COMPLEJIDAD TECNICA C O M P L E J I D A D
C O M E R C I A L Matriz de Mercados Decisiones Organizativas Centralizar las compras + Reducir el nmero de proveedores: Apalancados y Cuellos de Botella
Responsabilidad de la Direccin: Estratgicos y Mercados Competitivos
Descentralizar: Rutinario y Mercados Fciles
Objetivos Estrategias Acciones Objetivos Estrategias Acciones - Buscar precio - Proveedores alternativos con los - Desarrollo a largo plazo con los ( compra spot) niveles de calidad deseados - Socios proveedores socios - Enfoque de corto plazo y agresivo Garantizar el Estratgicos - Seleccin detallada de proveedo- Minimizar costos - Contrato largo al mercado global suministro a res locales, regionales y globales a corto y plazo - Equipos humanos de compra precios - Integracin - Intervencin del proveedor en las mediano plazo especializados y globales competitivos vertical fases iniciales de desarrollo de - Consorcios - Centralizar las compras productos - Reducir nmero de proveedores - Desarrollo de - Tercearizacin proveedores 60% del valor 15% del valor Objetivos Estrategias Acciones Objetivos Estrategias Acciones - Sistemas de - Estandarizacin y reduccin de - Garantizar - Garantizar el desarrollo de previ- Contratacin referencias el suministro siones detalladas Optimizar la que agilicen el - Simplificacin de los procesos Garantizar el ( incluso buscan- - Anlisis de riesgo: sector, peso Gestin Proceso administrativos suministro do productos especfico del comprador en el Administrativa - Participacin de los clientes incluso con o proveedores proveedor regional y/o global - Catlogo internos con proveedores locales costo adicional alternativos) - Desarrollar planes de contingencia Electrnico - Descentralizar las compras - Centralizar las compras - Reducir nmero de proveedores - Desarrollo de - Reducir nmero de proveedores - Tercearizacin proveedores 22% del valor 3% del valor 0 I M P A C T O
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T o t a l Mercados Comerciales Mercados Fciles Productos Apalancados (Commodities) 30 Productos Rutinarios (indirectos) 3,456 RIESGO DE SUMINISTRO MATRIZ DE KRAJLIC Productos Cuello de Botella (crticos) 10 BAJO 79.3 % del valor ALTO 20. 7 % del valor Mercados Competitivos Mercados Tcnicos Productos Estratgicos 15
Todos los Proveedores se agrupan y forman una industria, que les permite competir y desarrollar sus ventajas competitivas.
Industria Comunicaciones ( banda ancha, cable )
Industria Consumo ( consumo masivo )
Industria Educacin ( e-learning, capacitacin )
Industria Transporte ( Areo, Terrestre, Martimo )
Industria Finanzas etc. ( Bancos ) Agrupacin de proveedores por Industria Compras en Sector Retail Product Manager Planner Controller Inventarios *Tienda por Departamento Responsable de seleccionar los estilos / productos que van a ser acogidos por clientes. Apuesta comercial. Responsable del presupuesto por cada departamento. Indicadores Financieros Responsable de la reposicion de mercaderia, vela por Indicadores Venta / Logisticos. Crossdocking -Retail Adecuacin de los proveedores a los estndares de almacenamiento.
Compras en Sector Energa/Petrleo/Minera AA
MP PY Insumos/Productos de Adquisicion Automatica y deben ser manejados en existencias Almacen. Periodicidad de reposicion semanal/criticos.
Insumos/Productos asignados a Opex, y que tiene regularidad media de Adquisicion, particularmente anexados a Mantenimiento Insumos/Productos a Capex, los cuales se piden esporadicamente y son imputados a proyectos. Midiendo la gestin de compras Indicadores de Gestin Con la intencin de mejorar la performance de las organizaciones se necesitan considerar diferentes indicadores especficos para cada proceso.
Los indicadores de gestin estn relacionados con: Mejoras en la calidad de la informacin Optimizacin en el uso de los activos fijos Optimizacin en el uso del capital de trabajo. Crecimiento de eficiencia Indicadores de gestin Nmero Pedido
1 2 3 4 5 Entregas A Tiempo
1 1 0 0 1 Entregas Completas
0 0 0 1 1 Facturac. Sin Prob.
0 1 1 0 1 Entregas Perfectas
0 0 0 0 1 60% 40% 60% 20% Calidad del Producto
0 1 1 1 1 80% PEDIDOS PERFECTOS Indicador de Pedido Perfecto Quiebres de stock 11.9 11.1 10.7 4.8 2.8 4.3 5.3 3.5 3.7 3.7 1.4 1.9 0 2 4 6 8 10 12 14 M a r M a y o J u l S e p N o v E n e % Quiebre de Stock (mar'99-feb 2000) GESTIN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO ( SUPPLY CHAIN MANAGEMENT- SCM ) Es una ciencia que estudia la previsin, organizacin, coordinacin y control del flujo de recursos, desde las fuentes de abastecimiento a los centros de transformacin y de estos al cliente final. Actualmente los procesos involucrados en el SCM deben disponer de nuevas herramientas como redes de consumidores, comercio electrnico y alianzas con proveedores, adems, de procesos productivos estandarizados y una adecuada gestin de abastecimiento y de distribucin. La visin tradicional de cadena de suministro Proveedo res Clientes La optimizacin de funciones aisladas no optimiza globalmente el proceso logstico Produccin Distribucin Ventas Compras Compras Distribucin Produccin Integracin de la cadena Ventas Costo total Nivel de Servicio Costo total Nivel de Servicio HERRAMIENTAS DE LA LOGSTICA DE COMPRAS RESPUESTA EFICIENTE AL CONSUMIDOR: Cooperar para satisfacer mejor , mas rpido y a un menor costo, las necesidades del consumidor (bien o servicio). QR o RESPUESTA RAPIDA: Considerarla como parte de ECR, para cosechar ventajas basadas en el tiempo, mediante sistemas con un buen grado de reaccin y rpido. (Sistemas de informacin y logstica JAT). BENCHMARKING: Tcnica usada por las empresas para identificar, comparar y aprender para mantenerse como la mejor en su clase. JAT o JUSTO A TIEMPO: Tcnica que evita los excesos, desperdicios y seguridades. OUTSOURCING: Subcontratacin de servicios externos, para aadir mas fortalezas al propio potencial de la empresa. BENCHMARKING El Benchmarking o Evaluacin competitiva es: Una tcnica que sirve para identificar, comparar y aprender de los mejores productos, servicios y practicas que existan, a fin de disear un programa para el cambio y promover una cultura de mejora continua dentro de una organizacin. Para que funcione es fundamental que las organiza- ciones que lo apliquen deban: A. Aprender a hacerlo. B. Elegir el momento de ponerlo en marcha. C. Contar con apoyo de alta direccin. D. Compartir informacin mediante el desarrollo de la infraestructura necesaria. Introduccin a los negocios electrnicos
Posibilitador de Acceso: Acceso global a mercados y recursos Posibilitador de Personalizacin: Mas Customization: Proceso productivo que garantiza productos personalizados Elemento definitorio del ritmo del cambio: La tecnologa como posibilitadora de los nuevos modelos de negocio marca el ritmo de cambio
Modelos de negocios Empresa Empresa Proveedor (e-Procurement, e-marketplaces) Empresa Empresa (B2B) Empresa Existen varios modelos Modelos de negocios Consumidor Empresa Consumidor (B2C) Consumidor- Empresa (C2B) Empresa Modelos de negocios Administracin Empleado Empresa - Empleado (B2E) Empresa- Administracin (E2A) Empresa Integracin de modelos B2B y B2C pueden coexistir Empresa Consumidor Administracin Empleado Dsitribuidor B2C B2A B2B B2E B2C Consumidor Casos Nacionales e Internacionales Modalidad Empresa Direccin Web B2B Nacional Telefnica www.telefonica.com.pe Internacional UrbanizaB2B www.urbanizab2b.com/ e-procurement e- Marketplace Nacional Peru-Export www.peru-exporter.com Internacional EspacioPyme www.espaciopyme.com B2C Nacional Ewong www.ewong.com Internacional Mp3 www.mp3.com Casos Nacionales e Internacionales Modalidad Empresa Direccin Web C2B Nacional El Comercio www.elcomercioperu.com Internacional Derremate www.deremate.com B2E Nacional Banco de Credito del Per www.viabcp.com Internacional Microsoft www.microsoft.com Aplicaciones en el Per
CEN FINANCIERO COMO CENTRAL DE PAGOS
Supermercados Peruanos cuenta con 400 proveedores activos en la herramienta, lo cual le ha permitido enviar informacin electrnica exacta y oportuna, sobre el estado de cuenta, los pagos a sus proveedores, as como tambin las retenciones y las devoluciones realizadas. Tomado de www.cen.biz Aplicaciones en el Per
SODIMAC, BUSCA AMPLIAR SU COMUNIDAD DE COMERCIO ELECTRNICO EN PER
Sodimac inici el envo de rdenes de Compra electrnicas a Phillips Peruana, y gracias a los resultados obtenidos, ha decidido invitar a sus principales proveedores a participar de la comunidad del CEN, para que reciban sus rdenes de Compra electrnicas a travs del CEN Transaccional.
Tomado de www.cen.biz Gestin de Compras: EDI Listado de proveedores Reportes y Auditoria de Compras
No O/C Lugar de emisin, entrega y Facturacin Fecha de emisin y fecha de entrega Numero de tems en la O/C Proveedor Fecha de creacin de Idoc en SAP Horario de corte asignado por el rea comercial Fecha de envo Indica si la O/C tiene observaciones E- PROCUREMENT (Compras via Internet) E-PROCUREMENT
Se entiende por e-procurement a la automatizacin de los procesos de abastecimiento, a travs de Internet.
Es importante sealar que se hace referencia al proceso de abastecimiento y no al de compra. El primero es ms amplio que el segundo, al cual incluye. Se extiende desde la bsqueda de proveedores hasta el pago de la mercadera.
Reduccin de los costes administrativos. Mediante el aprovisionamiento electrnico, se estima un ahorro en los costes administrativos del proceso de solicitudes de compra de aproximadamente un 70%.
Reduccin de los precios de adquisicin de las mercancas y servicios de un 5 a un 10%. Reduccin de las solicitudes de compra fuera de contrato; incremento del uso de los proveedores preferidos; mejoras en la negociacin con dichos proveedores.
Reduccin del tiempo requerido para completar el ciclo de compra. E- procurement reduce significativamente el tiempo requerido para procesar una solicitud de compra en un 50/70%. POSIBLES INCONVENIENTE Exige un fuerte cambio de procedimientos en la empresa. Los intermediarios se sienten amenazados porque su funcin puede desaparecer VENTAJAS DEL E-PROCUREMENT
OPTIMIZACIN DEL PROCESO UTILIZANDO TCNICAS e-BUSINESS e-procurement
Existen 2 formas que se puede utilizar una solucin de e-procurement. in-house y hosteada. in-house: Son aquellas que se implantan en los servidores de la empresa compradora, integradas a sus sistemas de gestin. Son sensiblemente ms costosas que las soluciones hosteadas. Hosteadas: Se encuentran en los servidores web de los proveedores tecnolgicos prestadores del servicio. Para utilizarlas debe abonarse una cantidad de dinero que, segn el modelo de negocios de la solucin, puede ser fijo o variable. Sus costos de implementacin son menores, por lo que resultan ms accesibles a las empresas.
La empresa compradora negocia off-line con sus proveedores, las condiciones de compra: productos, volumen, precios, calidad, etc.
Los productos acordados sern incluidos por los proveedores en catlogos on-line.
Cuando un empleado de la empresa tiene una necesidad de un bien o servicio, ingresa al sistema (mediante su usuario y contrasea) y accede a los catlogos de los distintos proveedores que contienen el producto buscado.
Al seleccionar el producto de un proveedor en particular, se genera automticamente la orden de compra (OC).
OPTIMIZACIN DEL PROCESO UTILIZANDO TCNICAS e-BUSINESS e-procurement
OPTIMIZACIN DEL PROCESO UTILIZANDO TCNICAS E-BUSINESS E-PROCUREMENT
Una vez autorizadas, las OC que superen los parmetros de aprobacin automtica son direccionadas a travs de la solucin, para su aprobacin. Como el e-procurement tiene parametrizado el workflow del proceso, notifica a quien corresponda la existencia de la OC pendiente de autorizacin.. A continuacin se enva por e-mail un aviso al proveedor seleccionado, informndole que se ha librado una OC. El proveedor accede al sitio web, la visualiza y la acepta estableciendo la fecha de envo de la mercadera.
1.Disminucin de precios: negociacin con los proveedores. 2.Reduccin del costo de ordenar: simplificacin y desburocratizacin. 3.Disminucin de errores, por la disminucin del componente manual. 4.Disminucin del tiempo del ciclo de compra, facilitando la comparacin de productos en un catlogo homogneo, la verificacin del precio y la disponibilidad. 5. Reduccin de inventarios: mayor coordinacin con los proveedores. 6.Liberacin de tiempo del encargado de Compras; puede dedicarse a tareas de valor estratgico: negociar con proveedores. 7.Mayor transparencia en el proceso: descentralizacin y mayor informacin disponible. 8.Mayor control de proveedores y empleados: transacciones nicamente con proveedores autorizados, reduciendo as las compras fuera de contrato. Beneficios del e-procurement:
1.Dificultades tcnicas (interfaces, parametrizaciones, integracin con el ERP de la empresa, etc.). 2.Resistencia al cambio de los usuarios (problemas de adaptacin e integracin a la cultura de la empresa). 3.Problemas de estrategia (para encontrar la solucin adaptada que realmente funcione y sea duradera). 4.Necesidad de tener una organizacin clara de la funcin de compras (workflow del proceso definido, base de datos de proveedores precisa, etc.). 5.Dificultades para cambiar las relaciones cliente proveedor en algunas empresas. Inconvenientes del e-procurement: E- PROCUREMENT Y LA COMPRA POR INTERNET e- procurement es una nueva forma de hacer negocios Hay ms libertad en una empresa virtual que en una empresa tradicional. Hay muchos modelos de negocios virtuales El e- procurement es pensar globalmente y actuar localmente Muchas gracias! MBA J uan Villagmez