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TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL

1
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Art. 24.
Obligatoriedad de las TRD.
Acuerdo 09/1995: Reglamenta la presentacin de las
TRD, de los organismos nacionales al AGN.
Acuerdo 09/1997: Reglamenta el procedimiento para
la evaluacin de las TRD.
Acuerdo 39 de 31/10/2002: Regula el procedimiento
para la elaboracin y aplicacin de las TRD, en
desarrollo del Art. 24 de la Ley General de Archivos.
Acuerdo 15/2003: Integracin del Comit de
Archivo.

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Circular 001 de 1998: Creacin y desarrollo del archivo
general. Del Municipio.
Circular 001 de 2002: Sugerencias acciones plan
operativo de los Consejos Departamentales de Archivos.
Circular Externa 001/2001: Dirigida a los Municipios,
estableci la necesidad a las administraciones locales de
emprender acciones para elaborar y presentar las TRD
Circular 001/2006: Lineamientos de trabajo para los
Consejos Territoriales de Archivos.
3




Circular Nro. 070 Septiembre 24/09: Cumplimiento
Ley 594 de 2000.
Circular Nro. 035 12/06/09: Procuradura General de
la Nacin. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y
organizacin e implementacin de archivos de
Gestin y fondos acumulados.
Oficio Procuradura Provincial de Pasto
15/01/2010: Cumplimiento Ley 594.
Normatividad del Archivo General de la Nacin.
LEGISLACION TRD
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5
Para la administracin:
Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.

Facilitan el manejo de la informacin y contribuyen a la
racionalizacin de la produccin documental.
IMPORTANCIA DE LAS
TRD
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Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de
los tiempos de retencin estipulados.

Permiten el manejo integral de los documentos.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Permiten identificar los documentos de apoyo a la gestin
administrativa, y pueden eliminarse en los archivos de
gestin.

Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz
y eficiente.

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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es aquel segn el cual cada documento debe estar
situado en el fondo documental que procede, teniendo
en cuenta que debe mantener la independencia de
cada fondo y en este la integridad y carcter seriado de
los documentos.
Este principio es valido para los archivos de gestin,
central e histrico.
Se debe tener en cuenta este principio en los procesos
de organizacin, clasificacin, ordenacin y descripcin
de los mismos.
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8
DOCUMENTOS
ALCALDIA
DOCUMENTOS
JUZGADO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS
CONCEJO
MUNICIPAL
DOCUMENTOS
PERSONERA
MUNICIPAL
GENERAL
DEL
ARCHIVO
MUNICIPIO
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Hace relacin al orden que llevan los documentos dentro
de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origin el
expediente y en el orden que se dieron los documentos.
Se debe respetar el orden natural de los documentos ya
que son producidos en una relacin causa efecto.

9
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10
MARZO 1 DE 2009
AGOSTO 31 DE 2009
JULIO 22 DE 2009
MAYO 7 DE 2009
MARZO 15 DE 2009
HISTORIA
LABORAL
HOJA DE VIDA
RESOLUCIONES
LIQUIDACIONES
CONTRATOS
AFILIACIONES
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IDENTIFICACIN
Permite conocer la procedencia, caracterizar y describir la
documentacin motivo de anlisis.
ORGANIGRAMAS: Son la representacin grfica de la
organizacin interna de una entidad, basado en la
estructura jerrquica, las dependencia u oficinas que la
conforman y segn las funciones.

Es la base fundamental para la organizacin de los
archivos, instrumento principal de las TRD.
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Conjunto de documentos generados por una unidad
administrativa, en el ejercicio de sus funciones, los
cuales segn su jerarqua se detallan en el
organigrama, originando los:

FONDOS: Corresponden a la totalidad de la
documentacin producida, recibida, conservada
por una entidad, tambin se considera la totalidad
de las series documentales de una misma
procedencia, de una Institucin o persona.



12

En una institucin se encuentran los siguientes fondos:
Fondos abiertos: Se consideran los vigentes.
Fondos cerrados: Suprimidas o reestructuradas.
Fondos acumulados: Sin organizacin, ni
conservacin.

SECCIONES: Son las subdivisiones del fondo,
identificadas con la produccin documental de una
unidad o divisin administrativa o funcional de la
institucin que produce el fondo. En raras ocasiones
existen la subsecciones.
CLASES DE FONDOS
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
14
Unidad tcnico-operativa de una
institucin: como ejemplo tendramos las
oficinas de Talento Humano, Tesorera, etc.
15
SERIE DOCUMENTAL
Es el conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidos homogneos,
producidos por una unidad administrativa
en cumplimiento de sus funciones. Eje.:
Acuerdos, Decretos, Resoluciones.

Las series documentales pueden ser simples
o compuestas, de all que existan sub
series documentales.
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SERIE
SERIES DOCUMENTALES SIMPLES: Son
independientes de otras unidades
documentales: Acuerdos, Resoluciones,
Decretos.
SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS:
Conocidas como expedientes, compuestas
por varios tipos documentales diferentes:
Historia laboral, procesos jurdicos,
investigaciones disciplinarias, contratos,

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Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie y se jerarquizan en forma separada del
conjunto de la serie por los tipos documentales que
varan de acuerdo al trmite de cada asunto. Ejemplos:

Actas: Comit financiero, Comit Capacitacin, Actas de
Junta.
Contratos: Arrendamiento, construcciones, prestacin
de servicios, de asesoramiento, interventora.
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Es una unidad documental simple
Unidad que rene todas las caractersticas
necesarias para ser consideradas documento.
Eje.: Dentro de la Serie Historia Laborales
encontramos los siguientes tipos
documentales: Hoja de vida con sus anexos,
certificados Procuradura, Contralora, Das,
Resolucin de nombramiento, Acta de
posesin .
18
CONFORMACIN DEL ARCHIVO
ARCHIVO
FONDO
UNIDAD
DOCUMEN
TAL
SERIES
SUBSERIES
SECCION
SUBSECCION
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20
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
ESTRUCTURA DEL FONDO DOCUMENTAL
CON BASE EN EL ORGANIGRAMA
DESPACHO
ALCALDA
200
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212
UNIDAD
DE SALUD
243
CONCEJO
MUNICIPAL
100
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERA
221
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250
TALENTO
HUMANO
244
TALENTO HUMANO 244
SERIES TIPOS DOCUMENTALES

HISTORIAS LABORALES Hoja de Vida

Acta de Posesin


PROGRAMAS Programacin Eventos
BIENESTAR SOCIAL
Listado de Participantes

Informes


INFORMES Informe

Cuadros estadsticos

Informes de Gestin
(Subsidie)
SECCIONES DOCUMENTALES
SUBSECCIONES DOCUMENTALES

CULTURA
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El primer paso es abordar la identificacin de las agrupaciones
documentales: fondos, Seccin, Sub Seccin, a partir de la
informacin contenida en los actos administrativos de creacin,
reestructuraciones, supresiones, disposiciones que han modificado la
estructura de la entidad o del organismo productor y de los
organigramas. Se debe tener en cuenta organismos que han
precedido a la entidad, organismos que heredan competencias.

Podemos encontrar: fondos abiertos, cerrados y acumulados.
Cada fondo documental debe clasificarse independientemente.
Se distinguen dos niveles:

1. Fondo, Seccin y sub - secciones
2. Series, Sub - Series, Tipos documentales: Es decir los
testimonios de las actividades desarrolladas por cada oficina.



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El objetivo de la valoracin es proteger el
PATRIMONIO DOCUMENTAL, ya que permite el
establecimiento de valores primarios y
secundarios y su permanencia en cada una de las
fases del archivo.

Consiste en determinar el valor administrativo, legal,
fiscal, contable, y el valor histrico, cultural o
cientfico de los documentos.
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Los archivistas se deben apoyar por expertos en las reas
administrativas, legal y contable. En la valoracin
secundaria es necesaria la participacin de
historiadores, productores, archivistas.

En un Sistema integrado de Archivos, la valoracin se
realiza desde dos perspectivas:
La del organismo productor, que se lleva a cabo desde
el archivo central correspondiente.
La de la administracin general coordinada por el AGN,
con la participacin de los archiveros de las Entidades
Nacionales, apoyados en comisiones especializadas.
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ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
GENERAL
ARCHIVO
HISTRICO
ADMINISTRATIVO
JURIDICO
CONTABLE
FISCAL
TECNICO
HISTRICO
CULTURAL
CIENTIFICO
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
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Valor Administrativo: Este valor se encuentra en todos
los documentos producidos o recibidos en cualquier
institucin, para responder a una necesidad
administrativa, mientras dure su trmite y son
importantes para la toma de decisiones y la planeacin.
Valor Jurdico: Es aquel que deriva derechos legales,
regulados por el derecho comn.
Valor Legal: Documentos que sirven de testimonio ante la
Ley.
Valor fiscal: Es la utilidad de la informacin para el tesoro
o hacienda pblica.
Valor contable: Soportan la informacin de movimientos
econmicos de una entidad: cuentas, registros de
ingresos, egresos.
25
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Son aquellos que sirven de referencia para la
elaboracin o reconstruccin de cualquier
actividad de la administracin; son fuente primaria
para la historia, y como testimonio de la memoria
colectiva. SON EL PATRIMONIO DE LA
COMUNIDAD QUE LOS CREO Y LOS UTILIZA.

Algunos documentos nacen con valores
permanentes, por las razones citadas, otros
alcanzan estos valores como resultado de la
valoracin.
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Establecer los TIEMPOS DE RETENCIN teniendo
en cuenta las disposiciones legales en cuanto al ciclo
vital de los documentos. Ejemplo:

Un contrato se conserva hasta 5 aos en gestin,
15 aos en el archivo central.

Las disposiciones finales corresponden a la
Conservacin total, Microfilmacin y/o digitalizacin,
seleccin, y eliminacin.


27
LA VALORACIN DE LOS
DOCUMENTOS:
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Cuando marcamos esta casilla, se debe interpretar que la
serie o sub serie documental se conserva
permanentemente, por considerarse de valor histrico.

MICROFILMACIN: Documentos con imgenes
fotogrficas reducidas, siendo necesario para su
consulta la utilizacin de aparatos lectores, bien sea en
rollos de microfilm o microficha.
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Proceso mediante el cual se determina la conservacin
parcial de la documentacin por medio del muestreo. La
seleccin permite:
Optimizar el control y facilitar el acceso a los
documentos requeridos por la Entidad o por el usuario
externo.
Ofrece acervos documentales integrales que reflejan la
estructura de la entidad productora.
Reduce costos en espacio, tiempo y materiales.
Garantiza la conservacin documental.
La seleccin es un proceso que debe
institucionalizarse, estableciendo pautas generales que
sean observadas y aplicadas en todos los mbitos.
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Este trabajo requiere de conocimiento amplio de la
Institucin productora de los documentos.

No existe una norma general de seleccin, sin embargo
sealaremos algunos elementos indispensables:
Se aplica a documentos que han perdido su vigencia.
Se aplica a series documentales voluminosas y su
contenido se repite o s encuentra en otras series.
Su valor informativo no amerita conservacin total.
Cuando no requiere conservarse totalmente se puede
aplicar un muestreo.

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Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no
tienen valor histrico, que carecen de relevancia para la
historia y la tecnologa. Debemos tener en cuenta:
La eliminacin si no est establecida por Ley o Reglamento
es responsabilidad del Comit de Archivo.
Los documentos sealados como eliminables, deben
destruirse cuando se cumpla el plazo fijado por las TRD.
Ninguna serie se puede destruir si no est registrada en la
TRD.
Se debe levantar un acta acompaada del inventario.






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ELABORACIN Y
PRESENTACIN DE LAS TRD
32
33
PASOS METODLOGICOS
PARA LA ELABORACIN DE LAS TRD

1o.
Compilacin de
informacin
institucional

2o.
Entrevista con
los productores
de los
documentos

3o.
Anlisis e
interpretacin
de la
informacin
Normas sobre
creacin y cambios
estructurales.
Manuales de
procedimientos.
Funciones de las
dependencias
Organigrama
actualizado
Aplicacin de
Encuesta Estudio
Unidad
Documental (ver
anexo).
Identificacin y
conformacin de
series
Valoracin
documental

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Consiste en recopilar la informacin referente a la entidad,
si es pblica del orden Municipal como Alcalda, Personera,
Concejo, Institutos Descentralizados

Se recopila:
Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones y dems
actos administrativos que informen sobre la creacin y
funciones de las dependencias que conforman cada una de
las entidades.
Manuales de funciones, procedimientos, Organigramas,
Resoluciones de conformacin de Comits en cada una de
las entidades.
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Se aplica a cada uno de los Jefes de dependencia con el apoyo de su equipo de colaboradores, el formato de
encuesta de estudio de unidad documental que consta de dos partes: La primera identifica aspectos de la
oficina y se diligencia una hoja por cada dependencia. La segunda parte se diligencia por cada unidad
documental principal producida.

En este caso se debe establecer las diferentes unidades documentales objeto de estudio de acuerdo a la
segunda parte de la encuesta como por ejemplo para: Contratos, Resoluciones, Ordenes de Pago, Informes,
Historias Laborales, Decretos, Resoluciones.


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ANALISIS DE LA INFORMACION

Es la etapa ms delicada, se identifican las series, sub
series, tipos documentales; se debe mirar detenidamente el
tiempo de retencin de cada serie y el lugar de permanencia
segn su ciclo vital.

Esta parte le concierne a un grupo interdisciplinario
denominado Comit de Archivo.

En esta etapa es importante tener claro la valoracin de los
documentos.

Se debe establecer la codificacin de la estructura orgnica,
teniendo en cuenta los niveles de dependencia jerrquica y
solo asignando un cdigo a aquellas oficinas o grupos de
trabajo que estn debidamente creados por un acto
administrativo.

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EJEMPLO DE CODIFICACIN
ALCALDA MUNICIPAL
37
38
COMPILACION DE
INFORMACION
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39
CONTRAVENCIN ORDINARIA

Denuncio
Citacin
Declaraciones
Resolucin
Oficio de traslado

UNIDAD
DOCUMENTAL
Presentacin de denuncia
Orden de citacin
Recibo declaraciones y
compilacin de pruebas
Conminacin y/o multa
Traslado
TRMITE

Manuales de
procedimientos
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40
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDA
200
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
210
SECRETARA
HACIENDA
220
UMATA
230
INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212
UNIDAD
DE SALUD
243
CONCEJO
MUNICIPAL
100
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
240
TESORERA
221
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
250
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41
CUADRO CLASIFICACION
MUNICIPIO
FONDO SECCIN SUBSECCIN
200 - 210 - 211 -
Alcalda
Municipal
Secretara
General y de
Gobierno
Inspeccin de
Polica
Normalmente en los cuadros de Clasificacin encontramos Sub Seccin 1 y
Sub Seccin 2. Se acostumbra a colocar una columna para el cdigo.


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SERIE SUBSERIE Unidad
DOCUMENTAL
211- 01 211 - 01.01
CONTRAVENCIONES
Contravenciones
Ordinarias
Expediente
Contravenciones
Especiales
Expediente
211 - 01.02
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APLICACIN DE LAS TRD


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DIFUSIN

ACTO
ADMINISTRATIVO
CAPACITACIN

INSTRUCTIVO PARA SU
APLICACIN
NORMAS PARA LA
ORGANIZACIN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIN
TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES


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MODELO DE TABLAS
DE RETENCIN
DOCUMENTAL
45
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Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de
intereses, en torno a la misin y objetivos de la
misma de acuerdo a las polticas del Plan
Institucional de Gestin y Resultados.
Ser nominador y ordenador del gasto de acuerdo
con las facultades concedidas por la Ley y los
Reglamentos.
Representar a la Empresa Judicial y
extrajudicialmente.
Velar por el cumplimiento de las Leyes y
Reglamentos que rigen a las Empresas Sociales del
Estado.
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FUNCIONES GERENTE


Desarrollar planes y proyectos de salud conforme a la
realidad socio econmica y cultural de la regin.
Velar por la utilizacin eficiente del recurso humano,
tcnico y financiero de la Entidad y por el cumplimiento de
las metas y programas aprobados por la Junta Directiva.
Nombrar y remover funcionarios bajo su dependencia de
acuerdo a las normas de administracin de personal.
Ejercer control administrativo para la operatividad el
sistema contable y de costos de los servicios, ejecucin de
presupuesto, recaudacin de fondos y propender por la
eficiente utilizacin del recurso financiero.

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FUNCIONES GERENTE

Presentar a la Junta Directiva Informes, proyectos de
planta de personal y reformas para su adecuado
funcionamiento y someterlo a la aprobacin de la autoridad
competente.
Disear modelos y metodologa para estimular y garantizar
la participacin ciudadana, propender por la eficiencia de las
actividades en las acciones tendientes a lograr metas de
salud y el mejoramiento de la calidad de vida de la
poblacin.
Garantizar el establecimiento del sistema de acreditacin
hospitalaria, de auditoria en salud y control interno que
propicie la garanta de la calidad en la prestacin de los
servicios de salud.


48
49
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................
M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Formato de Tabla de Retencin


Entidad Productora: Hospital El Samaritano
Oficina productora: Gerencia
A.G A.C C.T M S E CODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOS
RETENCIN Disposicin Final
100.01 CIRCULARES 3 20 X
100.02
INFORMES


3

20
X
100.02.1
Informes de Gestin
100.04
PLANES GEREN.

1
100.05
RESOLUCIONES
1
5
AOS DE RETENCIN
SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES
X
2
X
Por cada una
de las series
se establece
unos
procesos.
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INTRODUCCIN: Se menciona la
metodologa, sustentacin de la eliminacin,
sustentacin de la TRD para la organizacin de
los Archivos de gestin, las transferencias
primarias y secundarias, procedimiento para su
revisin y actualizacin, bibliografa y glosario.
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TRD: De cada una de las dependencias,
organizadas de acuerdo con su estructura
orgnica.
ANEXOS: Disposiciones legales de creacin y
actual estructura orgnica funcional (acuerdos,
decretos, resoluciones), normatividad, tramites y
conservacin, acta de comit de archivo dando
el aval.
Sustentacin de las TRD, ante el Comit de
Archivo.
Remisin de las TRD, al Consejo Departamental
de Archivos, dependiendo de la institucin.
51
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52
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Una vez aprobadas por el Consejo Municipal de
Archivos o el Departamental se procede:

Se adopta las tablas a travs de un acto
administrativo.

Capacitar a los funcionarios responsables en
el proceso de aplicacin de las TRD.

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Elabore separadores para cada uno de las
series y subseries, que faciliten su ubicacin,
localizacin fsica de la documentacin.

En cada separador se registra el cdigo y
nombre de la serie y subserie, ejemplo:

110-01 INFORMES
54
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Identifique y agrupe en expedientes todos los
documentos pertenecientes a una dependencia,
teniendo en cuenta las series y subseries
definidas en la Tabla de Retencin Documental.
55
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Ordene al interior de cada uno de los
expedientes (carpetas), los documentos,
teniendo en cuenta su fecha de produccin o
trmite. As se aplica el principio de orden
original.

110-10.2 ACTAS COM. CON INT. DIS/ 02
- Acta 1 de enero 20 de 2002.
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Identifique y nombre cada uno de los
expedientes, con la siguiente informacin:
cdigo de la oficina, cdigo serie y subserie y a
continuacin el nombre del expediente.

Dentro de cada carpeta se debe archivar
mximo 200 folios, si requiere otra carpeta
identifquela con la informacin sealada.
57
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Ordene cada uno de los expedientes
pertenecientes a una serie o subserie
documental, utilizando el sistema de ordenacin
que facilite la localizacin y recuperacin de la
informacin ya sea: alfabtico, numrico,
cronolgico, geogrfico entre otros.
58
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Adelante la foliacin de cada uno de los
expedientes que forman las diversas series y
subseries documentales, su foliacin es en el
extremo superior derecho, con un lpiz de mina
negra y blanda HB, B, legible, sin
enmendaduras, empezando por el ms antiguo.
59
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Ubique fsicamente los expedientes (carpetas)
que conforman cada una de las series y
subseries documentales, observando que
guarden el mismo orden en que aparecen
relacionadas en la TRD de la dependencia.
60
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Identifique alfanumricamente cada uno de los
archivadores, de tal forma que permita la
localizacin fsica de los expedientes.
NOVENO PASO

Levante el inventario documental, diligenciando
para tal fin el formato nico anexo.
61
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Una vez organizado el archivo de la
dependencia de acuerdo a las TRD, aparecen
unos documentos que no es posible ubicar
dentro de la serie son los llamados
DOCUMENTOS DE APOYO: son de carcter
general y sirven nicamente de soporte a la
gestin de la dependencia pero no constituyen
documento de archivo.
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Copias de normas externas (leyes, decretos, circulares,
resoluciones).

Estudios de documentos tcnicos que sirven como
informacin.

Copias o fotocopias de documentos que son generados
por la Alcalda, pero por funcin solo se conservan en
un dependencia. En las otras oficinas solo cumplen la
funcin de informar, por lo cual pierden todos sus
valores.
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Artculos de prensa, publicaciones u otra clase de
documentos o impresos que no constituyen
documentos de archivo, cuyo destino es una
biblioteca o centro de documentacin.

Invitaciones, tarjetas, plegables de programas y
propaganda sobre productos comerciales, de
posible inters para la administracin.
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Finalmente se debe observar el cumplimiento de los
tiempos de retencin que estn dados para el archivo
de gestin de la dependencia segn la TRD, este
tiempo se cuenta desde el momento en que la serie o
subserie ha cumplido su trmite en la oficina.

65
66


PREGUNTAS

?

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67
La informacin es tomada del
Archivo General de la Nacin

GRACIAS Y
MUCHOS XITOS
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