PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS

MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

NORMA TECNICA NTCGP 1000:2004
MECI 1000:2005
NIVEL 4
NIVEL 5
NIVEL 1
MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD
Y DE OPERACIONES (Qu hace la entidad:
Mapa de procesos,
caracterizacin de procesos)
PROCEDIMIENTOS
REQUERIDOS POR LA NORMA
(Qu ?, quin ?, dnde?)
DOCUMENTOS PARA LA
PLANIFICACIN, OPERACIN Y CONTROL
REGISTROS
POLTICA Y OBJETIVOS
(Punto de referencia de la
entidad)
NIVEL 2
NIVEL 3
JERARQUIA PARA LA DOCUMENTACIN
Etapa 1 Etapa 2 Etapa X ENTRADAS SALIDAS
Descripcin,
interaccin
Procesos del SGC
SGC
Alcance,
exclusiones
Incluye, o
referencia
Mantener
MANUAL
DE
CALIDAD
Establecer
MANUAL DE CALIDAD Y DE OPERACIONES
Procedimientos
MANUAL DE CALIDAD Y DE OPERACIONES
Mapa de Riesgos
Direccionamiento Estratgico
Cdigo de tica y de Buen Gobierno
Matriz de aplicacin de los requisitos de
las normas NTCGP 1000:2004
Matriz de cumplimiento de elementos que
componen el MECI

Mejorar
continuamente
Mantener
Documentar
Implementar
Identificar y
Establecer
CAPTULO 4
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
Satisfacer las necesidades reales de la organizacin.
Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin
Facilitar la localizacin de las orientaciones y disposiciones especficas
Redaccin simple, corta y comprensible
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios
Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin
Facilitar, a travs del diseo, su uso, conservacin y actualizacin
Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la
empresa.

GUIA PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS FGN-14100-G-01
CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIN
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
Control de documentos
Control de registros (Gua)
Auditorias internas
Control del producto o servicios no
conforme (CTI)
Accin Correctiva y Accin Preventiva



PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS

FGN-14100-P-01 versin 03
Requisito 4.2.3 Control de los
Documentos
Controlar los documentos del Sistema de Gestin de la calidad
Procedimiento
documentado
para:
Disponer de los
documentos en
los puntos de
uso
Aprobar los
documentos
Revisar y
actualizar los
documentos
Identificar los
cambios y el
estado de
revisin actual
Documentos
legibles e
identificables
Identificacin de
documentos externos y
control a su distribucin
Prevenir uso de
documentos
obsoletos
FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO
PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Control de distribucin de copias controladas FGN-
14100-F18
Solicitud de cambio de los documentos internos FGN-
14100-F02
Trazabilidad de la aprobacin y/u oficializacin de
documentos FGN-14100-F-19 (CTI)
Control de documentos externos FGN-14100-F03
Gua para la elaboracin de documentos FGN-14100-G-
01


GUA PARA EL CONTROL DE
REGISTROS

FGN-14100-G-02 versin 02
4.2.4 Control de los Registros
ESTABLECERSE
Los registros son un tipo especial de documento y deben
controlarse
MANTENERSE
Operacin
eficz
Conformidad
con los
requisitos
Identificacin
Disposicin de
los registros
Establecer
tiempos de
retencin
Proteccin
Almacenamiento
Recuperacin
Procedimiento documentado para
definir controles objetivo:
Registros legibles,
fcilmente identificables y
recuperables
LEY 594 DE 200
RESOLUCIN No.
0-649 de 2000
GUIA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Establece tres tipos de registros:

Registros fsicos son los registros sustantivos (esenciales para la
entidad) o facilitativos (aquello que apoyan la gestin del proceso o
subproceso) resultantes de la implementacin del SGC.

Registros Electrnicos son aquellos elaborados y almacenados en
dispositivos electrnicos generados mediante procesadores de
palabras, hojas de clculo u otros medios electrnicos adoptados por la
entidad.

Registros Tcnicos: Se generan del cmulo de datos e informacin
resultante de la realizacin de los ensayos y/o calibraciones que indica
si se alcanza la calidad o los parmetros especificados en los procesos
de los grupos de Criminalstica que aplican la Norma Tcnica
ISO-IEC/17025:2005

FORMATOS ASOCIADOS A LA GUIA PARA EL
CONTROL DE LOS REGISTROS

Matriz de control de registros facilitativos FGN-
14100-F-10

Tabla de retencin documental definida para
cada dependencia FGN-61100-F-10


TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
MATRIZ DE REGISTROS FACILITATIVOS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
INTERNAS
FGN-18000-P01 VERSIN 03
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
EJECUCIN
SEGUIMIENTO
EVALUACIN Y
MEJORA
PLANIFICACIN

Programa de auditoria, asignacin auditor lder y
equipo, revisin de documentos, preparacin listas de
chequeo, elaboracin plan de auditoria.


Reunin de apertura, bsqueda de informacin,
identificacin de hallazgos de no conformidades,
reunin de cierre, entrega de informe final.


Planes de mejora, definir responsables, fechas
de ejecucin, cierre de no conformidades.

Ajuste del programa de auditoria,
evaluacin de desempeo de
auditores.
FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIAS INTERNAS
FGN-18000-F01 PROGRAMA DE AUDITORIA
FGN-18000-F-02 LISTA DE VERIFICACIN
FGN-18000-F-03 PLAN DE AUDITORIA
FGN-18000-F-04 ACTA DE REUNIN
FGN-18000-F-05 SOLICITUD DE ACCIN DE MEJORA
FGN-18000-F-06 INFORME DE AUDITORIA
FGN-18000-F-07 RETROALIMENTACIN DE
AUDITORIAS

PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
FGN-14100-P02 VERSIN 03
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS

REVISAR
DETERMINAR
CAUSAS
EVALUAR
DETERMINAR E
IMPLEMENTAR
ACCIONES
PROCEDIMIENTO
NO
CONFORMIDAD
REGISTRAR
REVISAR ACCIONES
TOMADAS
FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO
DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
1.Solicitud accin de mejora FGN-18000-F05
2. Plan de mejoramiento Individual FGN-14100-
F-11
FGN-14100-P-03 VERSIN 03
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO
O PRODUCTO NO CONFORME


PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO
O PRODUCTO NO CONFORME

IDENTIFICAR
DEFINIR ACCIONES
PARA ELIMINAR
REGISTRO LA NO
CONFIRMIDAD
CONTROLAR
AUTORIZAR USO
DEFINIR
RESPONSABLE


FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO
CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME

Control de trabajos de ensayos no conforme
FGN-14100-F-13(CTI)
Consolidacin mensual de trabajo de ensayo
no conforme FGN-14100-F-14 (CTI)
Procedimiento para acciones correctivas y
preventivas FGN-14100-P02 versin 03

REGISTROS IMPORTANTES PARA EL
PROCESO O SUBPROCESO
Ficha Tcnica de Indicadores FGN14100-F-07
Mapa de riesgos por proceso


FICHA DE INDICADORES