I.

- LA ADMINISTRACIN Y LA
RACIONALIZACIN

Mg. Manuel Guerrero Ojeda.

La gestin es definida como la accin de gestionar, la accin de administrar, entendida como la accin de hacer diligencias conducentes al logro de un resultado esperado. En ese sentido la gestin es utilizada como un termino para hacer referencia al periodo de tiempo en el cual una persona detenta un cargo sea este poltico o de direccin; sin embargo, lo que esta detrs del mismo es la capacidad de gobierno y direccin ejercidas por una persona en un tiempo y espacio determinado.

La administracin tiene potestad, y prerrogativas definidas por el inters general, siendo su misin, la prestacin de servicios. En este sentido, el modelo de gestin debe permitir la definicin de estrategias organizativas para prestar dichos servicios, orientndose hacia el resultado final de la actividad y no hacia las garantas proced mentales, de manera que pueda medir y evaluar el servicio producido y la satisfaccin del cliente.
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ADMINISTRACIN

Es un conjunto de Tcnicas ( Planeamiento, Ejecucin, Organizacin, Ejecucin, Evaluacin y Control) y conocimiento

para lograr los objetivos propuestos con EFICIENCIA y EFICACIA en el contexto ( ENTORNO ), determinado cada vez ms dinmico.

Proceso

de disear y mantener un ambiente en el que las

personas, trabajando en equipo, alcancen con EFICACIA y EFICIENCIA, Metas compartidas.

ADMINISTRACIN

Organizacin

Evaluacin

R. H.
O B J E T I V O

E F I C A CIA

R. E.

Planeamiento

Ejecucin

Control

EFICIENCIA

A D M INIS T R A C I N

ADMINISTRACION

La doctrina y conocimientos de Administracin, son muy amplios, los cuales deben tomarse como elementos que permitan encuadrar convenientemente la parte de Racionalizacin, que tiene un carcter de Administrativo. Por esa razn, la ampliacin de los temas referentes a los diferentes tipos de Racionalizacin aplicada, ( de Recursos Humanos, Financieros; materiales, de produccin, etc.) La Administracin consiste en la creacin de un
ambiente adecuado para que la organizacin logre sus objetivos en el menor tiempo y a menores costos .

CONCEPTO
Etimolgicamente Administracin tiene un significado que proviene de dos vocablos latinos: AD, que significa hacia y MINISTER, que a su vez se origina de dos races latinas: MINIS = subordinado y TER = la preposicin para luego, Administrar significa hacia el subordinado y para el subordinado; es decir, que para que exista aplicacin mnima, tiene que haber un subordinado e implcitamente un superior inmediato (Direccin). Entonces, para que exista administracin debe hacerse un mnimo de dos personas, donde una de ellas tcitamente asuma el mando y la decisin de las dos. Semnticamente, Administrar significa ordenar, planificar coordinar cualquier actividad econmico - productiva asociacin humana. y o
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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION
Ninguna empresa pblica o privada puede alcanzar buen xito, sino tiene una administracin competente. Para un

gran nmero de empresas organizaciones municipales con

metas econmicas, polticas o sociales, el xito dependen de la capacidad del director o gerente general para encarar la

aptitud y las energas humanas hacia una accin efectiva.

La administracin imparte eficacia a los esfuerzos humanos,

hace posible la obtencin de mejores equipos, talleres,

oficinas, productos, servicios y relaciones humanas.
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Ventajas de la Administracin

Aumenta la Eficiencia: cuando los principios y tcnicas pueden ser desarrollados, probados y aplicados. Cristaliza la Naturaleza de la Administracin: el entendimiento, los conceptos principios y teoras de la administracin, hace difcil el anlisis del trabajo administrativo y la capacidad de los administradores.

Utiliza la Investigacin: toda hiptesis puede ser usada como gua para la investigacin administrativa, ayudando a mejorar la prctica de la administracin. Alcanza Metas Sociales: en sentido, la administracin coordina los esfuerzos de los individuos para que los objetivos se traduzcan en logros de carcter social.

La importancia de la Administracin en las Instituciones, es tal que actualmente no se concibe la aplicacin de esta ciencia-arte, sin que paralelamente no se emplee sistemas computarizados donde se pueda registrar toda la informacin de personal, contable, logstica, etc.
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PRINCIPIOS
Segn el especialista Administracin son: Frederick W.

FUNDAMENTALES
Taylor, los principios de la

Planificacin,

Organizacin,
Direccin, Coordinacin, y Control,

Estos son los cinco (5) principios fundamentales que se deben aplicar en Administracin, sobre los mismos que giran los Principios dados por otros autores como James D. Mooney, George Ferry, y Leonell Urwick. En trminos generales, el significado e interpretacin que se da a estos principios, son los mismos.
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PL A N I F I C A C I N
Es una funcin que se da a nivel de distintos niveles jerrquicos, comprende la determinacin de previsiones, objetivos, polticas, procedimientos y programas. La planificacin es la actividad inicial de todo ejecutivo, que consiste en decidir por adelantado QU hacer, QUIN debe realizarlo, CMO, CUNDO y DNDE hacerlo, as como PARA QU ejecutarlo. El planeamiento cubre la brecha que va desde donde nos encontramos, hasta donde queremos llegar. La accin de la planificacin, se traduce en un buen Plan, cuyo propsito es facilitar el logro de los objetivos y metas de la institucin. Sin planes la accin debe convertirse en una actitud aleatoria, la cual no produce otra cosa que el caos. Es decir, sin un buen mtodo de planeacin, es imposible llevar a una institucin. El planeamiento entonces, debe ser una funcin general de todos los administradores, aunque el carcter y amplitud del planeamiento, variar segn la autoridad y la naturaleza de las polticas y los planes delineados en los 10 niveles superiores.

ORGANIZACIN Este principio va a permitir delinear los niveles jerrquicos y delegar autoridad, definir cual va a ser la funcin de cada uno de los integrantes de la institucin, as como determinar la estructura, Cuadro de Asignacin de Personal (CAP).

La Organizacin, consiste entonces, en el establecimiento de una estructura la determinacin de actividades requeridas para alcanzar el objetivo de cada una de sus partes; el equipamiento de estas actividades; la asignacin de tales grupos a un administrador, delegndole una autoridad y otorgndole medios para la coordinacin (horizontal y vertical); as como de las relaciones de informacin y de autoridad dentro de la estructura de la organizacin.
En realidad, la organizacin no es otra cosa, que la asignacin de recursos disponibles (humanos, materiales, financieros y de tiempo), en forma RACIONAL Y LOGICA, a las diferentes dependencias de una institucin.

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DIRECCIN La funcin administrativa, mediante la cual se pone en movimiento la voluntad de hacer algo y de transformar los deseos en forma efectiva a fin de alcanzar el xito. Es el principio mediante el cual se logra motivar a los empleados, a aplicar sus conocimientos y actitudes en forma adecuada, incrementndose de esta manera la cooperacin y la labor de equipo de la institucin. Dirigir es tratar de mantener a la organizacin en un avance hacia el logro de los objetivos trazados.

El proceso de dirigir un sistema se refiere a la forma por medio de la cual se ejecuta un propsito.
La Ejecucin de la Direccin se basa en la aplicacin de algunos principios, de los cuales interesa el que se refiere a las tcnicas de la Direccin. Con este principio se requiere significar que, a medida que varan las personas, las tareas y el ambiente organizacional, las tcnicas de Direccin deben variar tambin, adecuadamente. 12

COORDINACIN
Es establecer relaciones entre las diversas partes de una actividad o institucin pblica o privada: es de unificacin de los esfuerzos individuales, con un propsito comn, establecindose un ambiente de confianza funcional reciproca entre todos. Si no se pierde de vista que la coordinacin (en general), consiste en lograr los medios apropiados de comunicacin para establecer vnculos omnidireccionales, entonces estara aceptando que la aplicacin de este principio, adquiere particular importancia. La coordinacin permite establecer relaciones de funcionalidad, ms que de jerarqua, con lo que se conseguir que las complejas y las diversificadas tareas que se tienen que realizar, sean convenientemente conversadas y armonizadas a fin de separar este difcil proceso que generalmente esta sujeto a estudios y recomendaciones que requieren la participacin de dos o mas tcnicos que tienen que actuar en reas de responsabilidad muy diferentes.
En los plazos para coordinar que son muy cortos, debemos evitar que los estudios, recomendaciones, apreciaciones, y planes que se efecten, sean observados y / o rechazados por el nivel jerrquico superior, debido precisamente, a la falta de 13 coordinacin.

CONTROL
Es el proceso administrativo, mediante el cual se determina lo que se esta realizando (valorizndolo y aplicando medidas correctivas), de manera que la ejecucin se lleve a cabo de acuerdo a lo planeado. Una mayor eficiencia en el control, se lograr mediante las observaciones personales, la utilizacin de datos estadsticos, los informes verbales y los informes escritos. El control permite asegurarse de una ptima ejecucin, es conocer que partes del plan se estn ejecutando y cuales no, con que medios, en que tiempo y por quienes. El control: Aumenta la eficiencia de la Direccin; Facilita la coordinacin; verifica los resultados de la planificacin; y simplifica y vigoriza la organizacin. El Control implica la medicin de la realizacin de los acontecimientos, contra las normas de los planes, as como las correcciones de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos, de acuerdo a lo planeado. El proceso administrativo, gira alrededor de fijar estrategias para lograrlos y Controlar que se cumpla. objetivos, establecer las
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CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIN

Clsica o Tradicional
Est basada en la teora clsica de la organizacin, que ciment la administracin antigua y primigenia, que antepona el logro de los objetivos a cualquier otro factor, dejando de lado el factor humano. Se caracteriza por ser netamente autocrtica, impositiva, de criterio vertical que no acepta iniciativa del personal subordinado. Es tpicamente caracterstica de las pequeas empresas que son dirigidas por el propietario o de las empresas individuales. Solo puede tener dos niveles jerrquicos: el primero y el tercero.
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CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIN

Administracin Neo-Clsica
Sistema que se basa en poner mayor nfasis en la humanizacin de la organizacin, aunque suponiendo un tanto errneamente que un buen trabajador satisfecho es un buen trabajador. Este sistema ayudo a los gerentes, para que fueran ms conscientes de la necesidad de una mejor comunicacin formal, de los estilos de Direccin ms democrticos y de una mayor participacin de los empleados en la decisin que afectaron su bienestar.

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CLASES DE SISTEMAS DE ADMINISTRACIN

Administracin Moderna.
Es la resultante de combinar los dos sistemas anteriores. En lugar de considerar a la organizacin con un mecanismo mediante el cual pueden mejorarse las personas y a sus actividades, la Teora Moderna lo concibe como un sistema dinmico.
Este sistema permite establecer normas administrativas que hagan prevalecer el principio de autoridad, el orden y el logro de los objetivos, pero sin descuidar la atencin que le merece el trabajador como ente productivo operacional.
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LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

Comprende a todo el personal que va ha participar en la organizacin, de una actividad econmica productiva, incluyendo la llamada mano de obra calificada y no calificada. En la actualidad la administracin de recursos humanos es motivo de estudios y conocimientos altamente especializados que prcticamente se ha convertido en una profesin.
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LA ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES

Es la especialidad que tiene por finalidad planificar, programar, dirigir, coordinar y controlar, todas las adquisiciones de materias primas, insumos, mquinas, equipos, herramientas, instrumental, repuestos, etc. y conservarlos en ptimas condiciones de uso, hasta su entrega al usuario o al cliente. Es decir, en la administracin de recursos se considera, en general, todos los insumos que sean necesarios para mantener las actividades econmicas - productivas de toda institucin.
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LA ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS

Es la rama de la administracin que se presupuestar, dirigir las funciones siguientes: encarga de planificar,

Determinar el volumen total de fondos que deber utilizar la empresa; Distribuir los fondos eficientemente entre los diversos activos; y

Distribuir de la mejor manera, la fuente de financiamiento, desde el punto de vista de la evaluacin global de la empresa.

La administracin de recursos financieros es bastante compleja y su aplicacin requiere de tcnicas altamente especializadas, el de plantear alternativas en la solucin de problemas econmicos, financieros que alcanzan matices muy diversos y peculiares, as como de la investigacin cientfica de los mtodos a aplicarse.
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LA ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION
Es una rama de la administracin que se encarga de la planificacin, organizacin, direccin y control de los procesos de la elaboracin o transformacin industrial.

Viene a constituir la aplicacin armnica, conveniente y oportuna y otros tipos de recursos, de tal manera de transformar un bien en otro bien diferente, a travs del tiempo y o espacio. Los conocimiento de la administracin de la produccin, tambin son altamente tcnicos, razn por la cual se debe recurrir necesariamente a la intervencin de expertos en la produccin y administracin de plantas, capaces de aplicar conceptos sobre Factores de la Produccin, Mtodos para Producir, Etapas de la Produccin, Leyes de Rendimiento, incremento de la Productividad, etc., as como encargarse de la planificacin y control de la produccin, a fin de buscar el equilibrio y ajustes de la misma, todo lo, cual sobrepasa los lmites de la administracin misma.
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LA
La

RACIONALIZACIN

Racionalizacin es aplicable en diversos aspectos de las actividades institucionales, cuando se refieren especialmente a actividades de organizacin, personal, empleo de maquinarias y equipo, espacio o ambientes, reduccin del tiempo, etc... En cualquiera de estos campos, lo que en realidad se est buscando es la disminucin de costos en la produccin, (en las industria) y la eficiencia en las gestiones de carcter administrativo.

Adems su aplicacin eliminar, ciertas incertidumbres, evitando desrdenes y/o paralizacin de funciones o logrando su disminucin parcial o total, con lo cual se alcanzar ms eficiencia en el propsito deseado.
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La

aplicacin de la Racionalizacin, permitir a los Ejecutivos una mejor visin general de la institucin, el cumplimiento de sus funciones y a permanecer al tanto de los movimientos de ella, as como a ejercer una coordinacin y un control ms efectivo en la marcha de sus entidades, descubriendo anormalidades en forma oportuna y recomendando las acciones pertinentes para evitar que vuelvan a repetirse.

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IMPORTANC IA

La importancia que tiene la racionalizacin, aplicada a algunos elementos de la institucin se determina de acuerdo con el caso particular, en que se aplique, ya que las motivaciones sern muy diferentes, as se trate de la parte industrial o comercial, (que buscan el incremento de sus utilidades), o si se trata de una organizacin tipo administrativa, donde se busca

mayor rapidez y exactitud en los servicios que

presta.
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APLICACIN DE LA RACIONALIZACIN

La

aplicacin gestin.

de

la Racionalizacin se efecta

esencialmente en labores de

La preocupacin del mximo aprovechamiento de los recursos disponibles, ha existido desde que el hombre ha debido enfrentarse al eterno problema econmico: MEDIOS ESCASOS Y FINES MULTIPLES Y JERARQUIZABLES .

Para

lograr, dicho aprovechamiento al mximo, ha debido analizar cul es la mejor manera de combinar estos recursos. Es as como se han realizado estudios completos y experimentos, sobre los procedimientos y mtodos de trabajo.

Los motivos que han originado este movimiento son innumerables, de los cuales podemos destacar los siguientes:
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El gran desarrollo y complejidad que las instituciones han adquirido, hace que no sea posible administrarlas de acuerdo a los sistemas tradicionales, sino que exige que se recurra a personas instruidas y adiestradas para ello. La enorme magnitud que ha ido tomando en instituciones, ha hecho que se considere a la funcin administrativa, ya no como algo totalmente auxiliar, sino como un elemento de primordial importancia para el xito de ella. Fue as como surgi la divisin funcional de la administracin, apareciendo los departamentos de contabilidad, personal, etc. Estas unidades si bien es cierto que por un lado facilitaban el desenvolvimiento de la institucin, por el otro, agrandaban y complicaban cada vez ms la administracin.
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La importancia y preocupacin que exista por estas funciones, aparejada con el avance que experiment la ciencia y la tcnica, originaron una veloz secuencia de mtodos y sistemas cada vez ms avanzados y perfectos, los cuales dejaban obsoletos, en muy corto tiempo, los mtodos existentes. Uno de los campos que ms se vio sometido a este desarrollo fue la introduccin de la mquina en la labor administrativa. Fue notable cmo en esta rea, las innovaciones se han sucedi a una velocidad impresionante y, de este modos, en una periodo relativamente, corto, se ha pasado de las simples mquinas de escribir y de sumar, a completos complejos equipos de computacin electrnicos, capaces de realizar en fraccin de minutos, labores que grupos enteros de personas ejecutaban en horas y das. Sin embargo, estos adelantos tcnicos, As como, la aparicin de los departamentos y dependencias funcionales, han originado, al mismo, tiempo complejidad de su desenvolvimiento, que ha requerido utilizacin de personal ms especializado y la preparacin de adecuados programas de trabajo para permitir un funcionamiento eficiente de la cada vez ms complicada maquinaria administrativa. 27

VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIN
Grandes son las ventajas que se puede lograr una institucin pblica o privada que utiliza mtodos racionalizados de trabajo, frente a otra que trabaja con mtodos implantados sin base cientfica o que no han sido ajustados a las nuevas necesidades. Solamente se analizarn algunas de ellas, las cuales se espera sean lo suficientemente claras para poder indicar la utilidad de los procedimientos racionalizados. Permite ELIMINAR LA PERDIDA DE ENERGIA Y ESFUERZO, que se produce al realizarse faenas intiles, utilizarse sistemas de trabajo inadecuados y elementos materiales inapropiados. DISMINUYE LA PERDIDA DE LOS RECURSOS, que se deriva del hecho de no existir un adecuado estudio de la utilizacin de ellos, y de no realizarse controles durante el proceso, para que se reduzca al mnimo los recursos mal empleados. ELIMINA LA PERDIDA DE TIEMPO que ocasiona la falta de coordinacin en las labores, claridad en la especificacin de las funciones de cada departamento, seccin y / o funcionario.
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Como es obvio, la eliminacin de todas estas trabas o complicaciones HACE AUMENTAR EL RENDIMIENTO DE LOS FACTORES PRODUCTIVOS disponibles y por lo tanto se obtiene una produccin de bienes y servicios a un costo menor, lo cual implica un mejor aprovechamiento de los capitales con que se cuenta. Este capital, desde luego necesario y escaso para cualquier tipo de economa, lo es mucho ms en un pas de economa incipiente e inflacionaria que, por su estado de subdesarrollo, siente con mucho ms rigor su escasez, la cual se transforma en el principal obstculo en su desarrollo.

No es difcil por tanto, deducir la urgente necesidad que existe de lograr el mximo de productividad con los escasos recursos disponibles, siendo uno de los medios ms factibles de obtenerlos, la RACIONALIZACIN, pues no exige necesariamente el tener que DISPONER de NUEVOS CAPITALES.
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NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE RACIONALIZACIN

Las funciones de cualquier unidad de trabajo de una institucin, pueden ser agrupadas dentro de las actividades asesoras o dentro de las actividades de lnea. Las funciones de Racionalizacin tambin pueden ser clasificadas de acuerdo a dichas actividades. Hay un consenso casi unnime de que Nacionalizacin debe tener una funcin de carcter de asesoramiento, pero existen algunas situaciones especiales en que darle un carcter de asesoramiento, pero existen algunas situaciones especiales en que darle un carcter de asesoramiento o de lnea pareciera ms conveniente.
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FUNCIN ASESORA

Es aquella que tiene como objetivo el dar pautas y aconsejar o

recomendar a las funciones de lnea, pero carece del poder de accin. nicamente puede RECOMENDAR, hace entrega de Esto implica un trabajo que, cuando Racionalizacin

NECESITA

CONVENCER

AL

PERSONAL

EJECUTIVO Y

SUBALTERNO de

la bondad de l, destacando las ventajas que se

lograran si se pusiera en prctica. Hasta aqu es donde acta la funcin asesora, puesto que la decisin de si se aplica o no, y la responsabilidad de ello, queda entregada totalmente en manos del ejecutivo.

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FUNCIN DE LNEA.

Es

aquella

que tiene como objetivo el de dirigir y ejecutar

directamente sus labores. Se diferencia de la anterior porque adems del pensamiento, consta de la accin, es decir tiene

autoridad para poder imponer sus trabajos. Por consiguiente,

cuando la Racionalizacin termina un estudio, simplemente exige que se apliquen sus recomendaciones, tal como lo estima conveniente, hacindose responsable de ello. En este caso Racionalizacin, tal como cualquier otra unidad de lnea, la nica aprobacin la Institucin. que necesita es la del Ejecutivo mximo de

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ROL DE LA OFICINA DE RACIONALIZACIN Una de las razones por la que no se suele reconocer la fuerza del proceso de la Racionalizacin, consiste en el escasa frecuencia con que esta se emplea. Racionalizacin, es hacer posible el logro de un objetivo propuesto. Es organizar hechos y teoras, criticar, crear y ejecutar, para permitir el cambio, valindose de la informacin para una actuacin o retroaccin inteligente. Hoy, Racionalizacin, tambin quiere decir precisamente humanizacin, por ser el hombre la criatura mas racional que existe, y cuando intenta sustituir rutina o instinto por inteligencia, lo tiene que hacer en beneficio propio y de su sociedad.
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Las Oficinas de RACIONALIZACIN

Vienen atravesando un periodo crucial, en el que luchan desesperadamente por su definicin y aceptacin. La encrucijada en que se encuentran, solo parece ofrecer dos alternativas: languidecer hasta su desaparicin de la prctica o evolucionar hasta adecuarse a la realidad en que se desenvuelve. Los motivos de mayores preocupaciones para quienes luchan por la aceptacin de las Oficinas de Racionalizacin, son de lograr un mejor entendimiento con la Alta Direccin (Gerencia General), tratando de ampliar el alcance de sus funciones tradicionales y actualizando la estrategia seguida hasta ahora, enfrentndose con las complejidades propias de la gestin moderna. El Rol de las Oficinas de Racionalizacin, debe actuar en base a los estudios de casos especficos y a la eleccin de los aspectos que se estimen ms convenientes recomendar, para cada uno de los puntos a tratarse en relacin al tema.

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La mayora de Oficinas de Racionalizacin de las instituciones, fueron creadas con la misma genrica de mejorar la estructura orgnica y de agilizar los procedimientos, con desconocimiento de su rol principalsimo en gestin y la toma de decisiones de la Alta Direccin (Gerencia General). El Sistema de Racionalizacin concepta como carcter principal y eminente de Racionalizacin el que constituye un proceso equilibrador dedicado a optimizar las relaciones insumo - producto a travs del asesoramiento a la toma de decisiones. Por tanto, el rol de la Oficina de Racionalizacin no debera limitarse ni detenerse en el mejoramiento de las funciones de las unidades dependientes de la Direccin (Gerencial), sino que debera abarcar acciones orientadas al perfeccionamiento de la actuacin de la propia Direccin.

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