(A) Conceptos de La Admón de Proyectos - (U1)

INSTITUTO TECNOLGICO DE MORELIA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
PROFESOR: M.C.T.Y C. JOS CONTRERAS ESCOBAR

Morelia , Mich. Agosto 2010
Con el nico fin de que nos conozcamos todos los que estamos aqu reunidos...... Por favor, cada integrante del grupo diga:
1.- Su nombre? 2.- Como le gusta que lo llamemos? 4.- Qu semestre cursa en el ITM? 5.- Qu espera de esta Materia? 6.- Despus de la licenciatura Qu?
Recomendaciones para que obtenga el mximo provecho de este curso:
1.
Escuche con atencin.

Concntrese comunica. en lo que el maestro
2.
Tome apuntes.
Complete sus notas con la informacin adicional que considere conveniente, su material ser una valiosa fuente para futuras referencias.
3.
Sea paciente. Considere las opiniones y participaciones de los dems, recuerde que no todas las personas aprenden a la misma velocidad.
Recomendaciones para que obtenga el mximo provecho de este curso:

4. Estudie y sintetice. Recuerde que es una capacitacin corta, reafirme mediante el estudio lo aprendido en cada sesin. 5. Sea prctico. Aplique los conocimientos adquiridos y reciba los beneficios de la Calidad.
Polticas del Curso

Llegue a tiempo y evite faltar. Evite conversaciones privadas mientras alguien ms est exponiendo su punto de vista. Respete el punto de vista de los dems. Por respeto a los dems y a usted mismo le pedimos colocar su celular en tono vibrar. Sea paciente con los dems participantes.
LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
?
OBJETIVO
El alumno planeara, organizar, integrar recursos, dirigir y controlara un proyecto en tiempo y costo.
Definicin de Proyecto
Un proyecto es un esfuerzo por lograr un objetivo especfico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilizacin eficiente de recursos. (Gido) Conjunto de actividades interrelacionadas, parcialmente ordenadas, que deben realizarse para lograr una meta.(Sipper)
Definicin de Proyecto
Serie de tareas relacionadas que por lo general estn dirigidas a la consecucin de un resultado importante y que requieren un periodo de tiempo significativo para realizarse.(Chase) Esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico. (Chatfield)
Similitud entre definiciones

Un proyecto es un esfuerzo por lograr un objetivo especfico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la utilizacin eficiente de recursos. (Gido) Conjunto de actividades interrelacionadas, parcialmente ordenadas, que deben realizarse para lograr una meta.(Sipper) Serie de tareas relacionadas que por lo general estn dirigidas a la consecucin de un resultado importante y que requieren un periodo de tiempo significativo para realizarse.(Chase) Esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico. (Chatfield)




Atributos de un proyecto
Un proyecto tiene un objetivo bien definido.
Ejemplo: Se necesita ampliar una planta de produccin y para ello se cuenta con un presupuesto y se espera que no dure mas de tres meses.sto debe hacerse de acuerdo a las expectativas de la empresa y con un grado de calidad aceptable.
Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades interdependientes.
Ejemplo: Para la construccin de una casa se requiere hacer los cimientos, levantar bardas, cimbrar, aplanar paredes, etc. Cada una de ellas debe realizarse en cierta secuencia.
Todos los proyectos utilizan recursos para su realizacin.

Ejemplo: Para realizar una fiesta de graduacin se ocupa un local, mobiliario, invitados, msica, comida, bebida, etc.
Un proyecto tiene un marco temporal especfico.
Generalmente existen expectativas de terminacin con las cuales hay que cumplir al realizar el proyecto. Por ejemplo, una pareja de recin casados planea comprar su casa a ms tardar en tres aos, contados a partir de su boda.
El objetivo de un proyecto es, por lo general, de carcter nico o por primera vez.
Ejemplo: el desarrollo de un mtodo de fabricacin es un proyecto, sin embargo, una vez adoptado el mtodo e iniciada la produccin, lo que fue un proyecto se convierte en un proceso, el cual es repetitivo.
Un proyecto siempre tiene un cliente.
El cliente de un proyecto es el que aporta el financiamiento del mismo y tambin se puede considerar como cliente al usuario final del objetivo del proyecto
En un proyecto existe cierto grado de incertidumbre.
En la planeacin de un proyecto, por lo general se hacen muchas suposiciones respecto al tiempo y/o al presupuesto y recursos consumidos para su realizacin. Puede ser que el proyecto no se concluya en la fecha programada o que cueste ms de lo planeado o que se requiera de mayor cantidad de personal que la esperada, etc.
En resumen, los atributos de un proyecto son: Objetivo. Actividades interrelacionadas. Consumo de recursos. Tiempo de realizacin o vida del proyecto. Carcter de nico. Cliente. Incertidumbre.
Ejercicio
Trata de identificar los atributos de cada uno de los siguiente proyectos.
Planear una boda Diseo e implementacin de un sistema de cmputo Preparar una fiesta de cumpleaos para 30 personas
Planear una boda

Objetivo: Actividades (al menos 3): Recursos: Marco temporal: Carcter de nico: S o No Cliente: Incertidumbre:
Diseo e implementacin de un sistema de cmputo

Preparar una fiesta de cumpleaos para 30 personas

Factores limitantes de un proyecto

Alcance (mbito) Costo Programa (tiempo) Satisfaccin del cliente
Alcance o mbito
Es el trabajo que debe hacerse para que el producto o servicio cumpla con los requisitos o criterios de aceptacin acordados al comenzar el proyecto
Costo
Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminacin aceptable del proyecto
Programa
Es el cronograma que especifica cuando han de empezar y terminar tanto las actividades como el proyecto mismo.
Satisfaccin del cliente

Aparte de concluir un proyecto dentro del presupuesto y a tiempo, el administrador del proyecto debe permanecer en contacto con el cliente para mantenerlo informado y averiguar si sus expectativas han cambiado.
Ciclo de vida de un proyecto Identificacin de la necesidad Desarrollo de una propuesta de solucin Realizacin del proyecto Terminacin del proyecto
Ciclo de vida de un proyecto
Planeacin Programacin Control

Esfuerzo
Identificar Necesidad (SDP) Desarrollar propuesta Realizar el proyecto Terminar el proyecto
Tiempo

Esfuerzo
Solicitud de propuesta: documento en el cual, el cliente, anota la necesidad y los requisitos de sta.
Tiempo

Esfuerzo
Propuesta(s) y contrato o acuerdo
Tiempo

Esfuerzo
Planeacin e implementacin del proyecto

Tiempo

Esfuerzo
Entrega al cliente
Tiempo
POR QU ES IMPORTANTE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?

Es de suma importancia ya que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarburo, en la industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Adems de que irle para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.
FASES DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Cinco fases de la administracin de proyectos 1. Inicio 2. Planeacin 3. Ejecucin 4. Control 5. Conclusin
Fase 1: Inicio
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Fase 2: Planeacin
Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados
Fase 3: Ejecucin
Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
Fase 4: Control
Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes
Fase 5: Conclusin
Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final
DEFINICIN Y ALCANCE DE UN PROYECTO

Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la expansin de la accin de Gobierno. Representa la creacin, ampliacin y/o modernizacin de la produccin de los bienes y servicios, implicando la variacin sustancial o el cambio de procesos y/o tecnologa utilizada por la Entidad. Luego de su culminacin, generalmente se integra o da origen a una Actividad. Alcance del proyecto: Un proyecto en el que no se realiza una definicin y el alcance en forma correcta, es un proyecto condenado a grandes problemas en su planeacin, ejecucin, control, por lo que su probabilidad de esto se reduce considerablemente.
LA ESTRUCTURA DE LA DIVISION DEL TRABAJO

Es la Agrupacin de elementos de proyecto orientada a entregas que organiza y define el mbito total de trabajo del proyecto. Cada uno de los niveles descendentes representa una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. La estructura de divisin del trabajo (EDT) tambin debera identificar las relaciones de los elementos entre s y las relaciones de stos con el producto final.
Especificaciones del proyecto

Descripcin y objetivos del proyecto Fecha de finalizacin Productos que se obtendrn con el proyecto Recursos que se utilizarn Una correcta y detallada definicin del proyecto es imprescindible para una correcta planificacin. Si existen imprecisiones en la definicin del proyecto, stas se reflejarn en la planificacin, que dejar de tener utilidad como herramienta para una adecuada gestin del proyecto.
La Gestin del Tiempo del Proyecto

Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: 1 Definicin de las Actividades: identifica las actividades especficas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto. 2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma. 3 Estimacin de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. .
4 Estimacin de la Duracin de las Actividades: estima la cantidad de perodos laborables que sern necesarios para completar cada actividad del cronograma. 5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duracin de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. 6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto
ESTIMACIN DE COSTOS
La estimacin de costos de una actividad es una evaluacin cuantitativa de los costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto. Este tipo de estimacin puede presentarse en forma de resumen o en detalle. Los costes se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costes de la actividad. A continuacin se bosquejan las principales tcnicas utilizadas para la estimacin de costes:
A continuacin se bosquejan las principales tcnicas utilizadas para la estimacin de costes: Estimacin por analoga.- La estimacin de costos por analoga implica usar el coste real de proyectos anteriores similares como base Determinacin de Tarifas de Costos de Recursos La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de costes unitarios, tales como el coste del personal por hora y el coste del material a granel por yarda o metro cbico, para estimar el coste del proyecto actual.
Estimacin de recursos y costos

Es una actividad importante que debe llevarse a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer una aproximacin al coste total y plazos del desarrollo del sistema. Para ello se requiere experiencia, acceso a una buena informacin histrica y determinacin para confiar en medidas cuantitativas cuando todo lo que existe son datos cualitativos.
Matriz de la Asignacin de Responsabilidades

La matriz de la asignacin de responsabilidades (RAM), se utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance est asignado a un individuo o a un equipo.
Matriz de Asignacin de Responsabilidades Descripcin de Roles

R = Responsable = Encargado. Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realizacin. Debe existir slo un R, si existe ms de uno, entonces el trabajo debera ser subdividido a un nivel ms bajo. A = Accionable = Responsable. Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por l. C = Consulted = Consultado. Este rol posee la informacin o capacidad necesaria para terminar el trabajo. I = Informed = Informado. Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada.
Grfica de Gantt
Para su elaboracin deben seguirse los siguientes pasos: Se elabora una lista vertical de las actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se relacionan y ordenan de acuerdo con su ejecucin. Se establece en forma horizontal una escala de tiempos representada en aos, meses, semanas, das, horas, etc. segn sean las necesidades. Se estima la duracin de cada actividad. Se representa la duracin estimada de cada actividad con una barra horizontal, cuya longitud obedecer a la duracin establecida de acuerdo con la escala horizontal. Se representa el avance real de cada actividad con una barra horizontal paralela y en la parte inferior de cada actividad programada (preferentemente de otro color). El control se realiza por la simple comparacin de las barras a una fecha determinada.
LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
ES LA PLANEACIN, LA DIRECCIN Y EL CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS, DE EQUIPOS Y DE MATERIALES, PARA PODER SUJETARSE A LAS LIMITANTES TCNICAS, DE COSTO Y DE TIEMPO DEL PROYECTO OBJETIVO
El alumno planeara, organizar, integrar recursos, dirigir y controlara un proyecto en tiempo y costo.

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Polticas del Curso

Similitud entre definiciones

Similitud entre definiciones

Similitud entre definiciones

Similitud entre definiciones

Similitud entre definiciones

Todos los proyectos utilizan recursos para su realizacin.

Planear una boda

Diseo e implementacin de un sistema de cmputo

Preparar una fiesta de cumpleaos para 30 personas

Factores limitantes de un proyecto

Satisfaccin del cliente

Ciclo de vida de un proyecto

Planeacin Programacin Control

Ciclo de vida de un proyecto

Ciclo de vida de un proyecto

Ciclo de vida de un proyecto

Propuesta(s) y contrato o acuerdo

Ciclo de vida de un proyecto

Planeacin e implementacin del proyecto

Ciclo de vida de un proyecto

POR QU ES IMPORTANTE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?

FASES DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

DEFINICIN Y ALCANCE DE UN PROYECTO

LA ESTRUCTURA DE LA DIVISION DEL TRABAJO

Especificaciones del proyecto

La Gestin del Tiempo del Proyecto

Estimacin de recursos y costos

Matriz de la Asignacin de Responsabilidades

Matriz de Asignacin de Responsabilidades Descripcin de Roles

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