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ISO-19011
Febrero de 2004
Contenido
Trminos y Definiciones Principios de la auditora Administracin del programa de auditoras Actividades de auditora
Competencia de auditores
Objetivo
Aplicar la herramienta para monitorear y verificar la implantacin efectiva de la poltica de gestin de calidad y/o ambiental dentro de la organizacin
19011
Proporciona una gua sobre los principios de auditora, la administracin de un programa de auditoras, la conduccin de auditoras as como la competencia de auditores de calidad y/o ambiental
Trminos y Definiciones
CRITERIOS DE AUDITORA
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como una referencia EVIDENCIA DE LA AUDITORA Registros, declaracin de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables HALLAZGOS DE LA AUDITORA Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora
CONCLUSIONES DE LA AUDITORA Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la auditora CLIENTE DE LA AUDITORA Organizacin o persona que solicita una auditora
EXPERTO TCNICO Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se va a auditar PROGRAMA DE AUDITORA Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico PLAN DE AUDITORA Descripcin de las actividades en sitio y arreglos para una auditora ALCANCE DE LA AUDITORA Extensin y lmites de una auditora
CRITERIOS DE AUDITORA
CONCLUSIONES DE LA AUDITORA
EVIDENCIA DE LA AUDITORA
HALAZGOS DE LA AUDITORA
Principios de la Auditora
Eficiente
PROGRAMA Efectivo
ROLES
Define la autoridad para administrar el programa de auditoras Establece los objetivos y alcance del programa
D
ACTIVIDADES DE AUDITORA
Prioridades de la administracin
* Intenciones comerciales Requerimientos del sistema de administracin Requerimientos contractuales y regulatorios Necesidad de ser evaluado como proveedor Requerimientos del cliente Necesidades de otras partes interesadas Riesgos potenciales de la organizacin
Vara y es influenciado por: - Objetivo, alcance y duracin de cada auditora - Frecuencia de las auditoras - Tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin - Nmero, importancia, complejidad y localizacin de las actividades a ser auditadas - Requerimientos contractuales, regulatorios, estndares y otros criterios de auditora - Necesidades de acreditacin, registro/certificacin - Resultados de auditoras previas y de revisiones del programa - Lenguaje y asuntos culturales y sociales - Cambios significantes en la organizacin o sus operaciones
SABER
- PRINCIPIOS DE AUDITORA - COMPETENCIA DE AUDITORES - TCNICAS DE AUDITORA
A QUIN ?
TENER
- HABILIDADES DE ADMINISTRACIN - CONOCIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES RELEVANTES DEL NEGOCIO QUE SE ESTA AUDITANDO
INCLUYE - Definicin, implantacin, monitoreo, revisin y mejora del programa - Identificar y proporcionar los recursos para el programa
* Financieros para el desarrollo, implantacin, administracin y mejora de las actividades de auditora * Tcnicas de auditora * Procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores y mejorar el desempeo de ellos * Disponibilidad de auditores y expertos tcnicos con la competencia apropiada en el objetivo particular a auditar * Duracin - tiempo * Tiempo de viaje, hospedaje y otras necesidades
incluyen
Planeacin y programacin de auditoras
COMUNICANDO EL PROGRAMA DE AUDITORAS A LAS PARTES RELEVANTES COORDINACIN Y PROGRAMACIN DE AUDITORAS Y OTRAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA ESTABLECER Y MANTENER UN PROCESO CLAVE ASEGURAR LA ASIGNACIN DE LOS EQUIPOS DE AUDITORA PARA LA EVALUACIN INICIAL DE AUDITORES PROPORCIONAR LOS RECURSOS REQUERIDOS A LOS EQUIPOS AUDITORE ASEGURAR EL CONTROL DE REGISTROS DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA ASEGURAR LA REVISIN Y APROBACIN DE LOS INFORMES DE AUDITORA Y ASEGURAR SU DISTRIBUCIN AL CLIENTE DE LA AUDITORA Y OTRAS PARTES ESPECIFICADAS ASEGURAR EL SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA, SI ES APLICABLE
PARA VALORAR SI LOS OBJETIVOS SE HAN CUMPLIDO Y PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA
Conformidad con los procedimientos OK Necesidades de evolucin de las partes interesadas Registros de auditora
Nuevas alternativas y prcticas de auditora Consistencia entre el equipo auditor
Actividades de Auditora
Inicio de la Auditora
- Nombrar al Lder - Definir el objetivo, alcance y criterios - Determinar la factibilidad de la auditora - Establecer el equipo auditor - Establecer el primer contacto con el auditado
Revisin documental
Revisin de los documentos relevantes del Sistema, incluyendo sus registros y determinar si son suficientes
- Preparar el Plan de auditora - Asignar el trabajo al equipo - Preparar los documentos de trabajo
- Conduccin de la reunin de apertura - Comunicacin durante la auditora - Roles y responsabilidades de guas y observadores - Recolectar y verificar la informacin - Generar los hallazgos de la auditora - Preparar las conclusiones de la auditora - Conducir la auditora de cierre - Preparar el Reporte de la auditora - Aprobar y distribuir el reporte
Reporte de la auditora
LDER
- Lo elige el responsable de administrar el programa - Cuando se conduce una auditora en conjunto, es importante acordar con la organizacin la responsabilidad del Lder antes de iniciar las actividades
- Los Objetivos de la auditora deben ser definidos por el cliente de la auditora - El Alcance y los Criterios deben ser definidos por el cliente de la auditora y el Lder.
OBJETIVOS
- Determinar la conformidad del Sistema de Gestin de Auditoria - Evaluar la Capacidad del SG para asegurar el cumplimiento con los requerimientos regulatorios y contractuales - Evaluar la efectividad del SG para cumplir con los objetivos - Identificar reas potenciales de mejora del Sistema
ALCANCE
- Describe el alcance y lmites de la auditora tales como: localizacin fsica, unidad organizacional, actividades, procesos, as como el tiempo para la misma
CRITERIOS
- Incluyen polticas, procedimientos, especificaciones, leyes, reglamentos, requerimientos del sistema, requerimientos contractuales, sectoriales as como cdigos de conducta.
Cuando una auditora en conjunto es conducida, el Lder debe asegurarse que los objetivos, el alcance, los criterios y la composicin del equipo auditor sean apropiados de acuerdo a la naturaleza de la auditora que se ejecutar
FACTIBILIDAD DE LA AUDITORA
- La determina el responsable de administrar el Programa - Se debe tener la suficiente y apropiada informacin para la Planeacin - Disponibilidad y adecuada cooperacin de los auditados - Disponibilidad de tiempo y recursos
Cuando la auditora no es factible, una alternativa debe ser propuesta al cliente de la auditora por el Responsable y de acuerdo con el auditado.
EQUIPO AUDITOR
- Tomar en cuenta la Competencia requerida para cumplir el objetivo - Responsable y/o Lder deben identificar los recursos necesarios - Tomar en cuenta los objetivos, alcance, criterios y tiempo - Requerimientos de acreditacin/certificacin si son aplicables - Asegurar la independencia de la auditora - Lenguaje de la auditora, caractersticas sociales y culturales, expertos tcnicos
Paso 1- Identificar el conocimiento y habilidades requeridas para alcanzar los objetivos de la auditora
COMPETENCIA
Paso 2- Seleccionar los miembros del equipo de acuerdo a los conocimientos y habilidades requeridas por el equipo En caso de ser necesario se pueden utilizar Expertos Tcnicos, dirigidos por el Lder Puede ser formal o informal y debe ser establecido por el Responsable del Programa o por el Lder - Establecer los canales de comunicacin - Informar del tiempo y del equipo auditor - Solicitar acceso a documentos relevantes, incluyendo registros - Determinar las reglas de seguridad del sitio - Efectuar las gestiones de la auditora - Acordar mutuamente los guas y observadores del equipo
CONTACTO INICIAL
- Los roles y responsabilidades de los miembros del equipo y de los acompaantes - La distribucin de recursos apropiados en las reas crticas por auditar SI ES NECESARIO: - La identificacin del representante de los auditados - El idioma utilizado cuando ste es diferente entre el auditor y el auditado
- Los temas del reporte de la auditora, clasificacin de no conformidades, formato, estructura, fecha de edicin y distribucin
- Arreglos de logstica - Todo lo relacionado con la confidencialidad
En una auditora en conjunto, el lder especifica los mtodos de comunicacin durante todo el proceso de la auditora. El Plan debe ser revisado y aceptado por el cliente y presentado al auditado antes de iniciar la misma. Cualquier objecin o revisin del plan, debe ser resuelta entre las partes interesadas
El Lder auditor asigna a los integrantes del grupo un proceso, una funcin, un sitio, un rea o una actividad por auditar.
Para tales asignaciones se deben de tomar en cuenta la independencia, la competencia as como el uso efectivo de los recursos (incluyendo auditores, auditores en entrenamiento y expertos tcnicos)
Preparacin de los documentos de trabajo Son preparados y usados por el grupo auditor con el propsito de que sirvan como una referencia y como registros de la auditora
Listas de verificacin Planes de muestreo de auditoras Formatos para los hallazgos Formatos para las reuniones Deben ser conservados hasta que la auditora haya concluido. Toda la informacin de la empresa es confidencial y debe ser debidamente resguardada por el grupo auditor
El Equipo auditor debe reunirse peridicamente para intercambiar informacin, verificar avances y reasignar tareas entre el grupo El lder auditor debe comunicar peridicamente el estado de la auditoria, al auditado y al cliente de la auditoria Cualquier evidencia detectada y que pueda sugerir Un inmediato y significante riesgo (seguridad, Ambiental o calidad) debe ser reportada sin demora
Cuando exista evidencia suficiente de que un objetivo no se est alcanzando, el lder auditor debe reportarlo al cliente y al auditado para que establezcan las acciones apropiadas
FUENTES DE INFORMACIN
INFORMACIN
EVIDENCIA DE LA AUDITORA
VERIFICA
Hallazgos
REVISAN
CONCLUSIONES DE LA AUDITORA
Solo la informacin verificable puede ser evidencia de la auditoria, la cual debe ser registrada como tal
Mtodos de recoleccin
- Entrevistas - Observacin de actividades - Revisin documental
Auditores de tercera parte (Certificacin) los forma y certifica un organismo Internacional reconocido.
GENERACIN DE HALLAZGOS
MODELO DE LA CERTIFICACION
Formalizar el contrato
CERTIFICACION
Auditoria de Certificacin
Resultado de Preauditora
Auditoria de preCertificacin
Acciones Correctivas