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TALLER PARA EJECUCIN DE AUDITORAS A SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL

ISO-19011

Febrero de 2004

Contenido
Trminos y Definiciones Principios de la auditora Administracin del programa de auditoras Actividades de auditora

Competencia de auditores

Objetivo

Aplicar la herramienta para monitorear y verificar la implantacin efectiva de la poltica de gestin de calidad y/o ambiental dentro de la organizacin

19011

Proporciona una gua sobre los principios de auditora, la administracin de un programa de auditoras, la conduccin de auditoras as como la competencia de auditores de calidad y/o ambiental

Trminos y Definiciones
CRITERIOS DE AUDITORA

ISO 9000:2000 ISO 14050:1998

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como una referencia EVIDENCIA DE LA AUDITORA Registros, declaracin de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables HALLAZGOS DE LA AUDITORA Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora

CONCLUSIONES DE LA AUDITORA Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la auditora CLIENTE DE LA AUDITORA Organizacin o persona que solicita una auditora

AUDITADO Organizacin que es auditada


AUDITOR Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora EQUIPO AUDITOR Uno o ms auditores que lleva a cabo una auditora

EXPERTO TCNICO Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se va a auditar PROGRAMA DE AUDITORA Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico PLAN DE AUDITORA Descripcin de las actividades en sitio y arreglos para una auditora ALCANCE DE LA AUDITORA Extensin y lmites de una auditora

COMPETENCIA Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes

CRITERIOS DE AUDITORA

CONCLUSIONES DE LA AUDITORA

EVIDENCIA DE LA AUDITORA

HALAZGOS DE LA AUDITORA

Principios de la Auditora

PRINCIPIOS NECESARIOS DE LOS AUDITORES

Conducta tica.- Se fundamenta en el profesionalismo


(verdad, integridad, confidencialidad y discrecin)

Presentacin justa.- La obligacin de reportar de


manera veraz y con precisin

Cuidado profesional.- la aplicacin de diligencia y


juicio en la auditora

PRINCIPIOS DEL PROCESO DE AUDITORA

Independencia.- es la base de la imparcialidad y


objetividad de las conclusiones de la auditora (libre de prejuicios y conflicto de intereses)

Evidencia.- Es la base racional de llegar de manera


confiable a reproducir las conclusiones de una auditora en un proceso sistemtico de auditora

Administracin de un Programa de Auditora


OBJETIVO = Planear el tipo y nmero de auditoras e identificar y proporcionar los recursos necesarios para conducirlas Tamao PROPSITOS Naturaleza Complejidad

Eficiente
PROGRAMA Efectivo

ROLES
Define la autoridad para administrar el programa de auditoras Establece los objetivos y alcance del programa

Establece las responsabilidades, recursos y procedimientos


Asegura la implantacin del programa

Monitorea, revisa y mejora el programa


Asegura que los registros del programa sean mantenidos apropiadamente

CYCLE P-D-C-A CICLO P-E-R-A

AUTORIDAD DEL PROGRAMA

DEFINICIN DEL PROGRAMA


COMPETENCIA DE AUDITORES

MEJORA DEL PROGRAMA

IMPLANTACION DEL PROGRAMA

D
ACTIVIDADES DE AUDITORA

MONITOREO Y REVISIN DEL PROGRAMA

Dirigir la planeacin y conduccin de auditoras

Prioridades de la administracin
* Intenciones comerciales Requerimientos del sistema de administracin Requerimientos contractuales y regulatorios Necesidad de ser evaluado como proveedor Requerimientos del cliente Necesidades de otras partes interesadas Riesgos potenciales de la organizacin

Vara y es influenciado por: - Objetivo, alcance y duracin de cada auditora - Frecuencia de las auditoras - Tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin - Nmero, importancia, complejidad y localizacin de las actividades a ser auditadas - Requerimientos contractuales, regulatorios, estndares y otros criterios de auditora - Necesidades de acreditacin, registro/certificacin - Resultados de auditoras previas y de revisiones del programa - Lenguaje y asuntos culturales y sociales - Cambios significantes en la organizacin o sus operaciones

SABER
- PRINCIPIOS DE AUDITORA - COMPETENCIA DE AUDITORES - TCNICAS DE AUDITORA

A QUIN ?
TENER
- HABILIDADES DE ADMINISTRACIN - CONOCIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES RELEVANTES DEL NEGOCIO QUE SE ESTA AUDITANDO

INCLUYE - Definicin, implantacin, monitoreo, revisin y mejora del programa - Identificar y proporcionar los recursos para el programa

* Financieros para el desarrollo, implantacin, administracin y mejora de las actividades de auditora * Tcnicas de auditora * Procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores y mejorar el desempeo de ellos * Disponibilidad de auditores y expertos tcnicos con la competencia apropiada en el objetivo particular a auditar * Duracin - tiempo * Tiempo de viaje, hospedaje y otras necesidades

incluyen
Planeacin y programacin de auditoras

Asegurar la competencia de los auditores y del lder


Seleccin apropiada del equipo auditor Conduccin de auditora y seguimientos

Mantenimiento de los registros del programa


Monitoreo del funcionamiento y de la mejora del programa

COMUNICANDO EL PROGRAMA DE AUDITORAS A LAS PARTES RELEVANTES COORDINACIN Y PROGRAMACIN DE AUDITORAS Y OTRAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA ESTABLECER Y MANTENER UN PROCESO CLAVE ASEGURAR LA ASIGNACIN DE LOS EQUIPOS DE AUDITORA PARA LA EVALUACIN INICIAL DE AUDITORES PROPORCIONAR LOS RECURSOS REQUERIDOS A LOS EQUIPOS AUDITORE ASEGURAR EL CONTROL DE REGISTROS DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA ASEGURAR LA REVISIN Y APROBACIN DE LOS INFORMES DE AUDITORA Y ASEGURAR SU DISTRIBUCIN AL CLIENTE DE LA AUDITORA Y OTRAS PARTES ESPECIFICADAS ASEGURAR EL SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA, SI ES APLICABLE

Demostrar la implementacin del programa


REGISTROS INDIVIDUALES Plan de auditoras Informes de auditora Reportes de No Conformidad Reportes de Accin Correctiva y Preventiva REGISTROS DEL PERSONAL AUDITOR Evaluacin del auditor Seleccin del Grupo auditor Entrenamiento

Resultados de la revisin del programa

CONTROLES Y SEGURIDAD APROPIADOS

PARA VALORAR SI LOS OBJETIVOS SE HAN CUMPLIDO Y PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA

En el monitoreo se deben de usar indicadores de desempeo para medir:


LA HABILIDAD DEL EQUIPO AUDITOR PARA IMPLEMENTAR EL PLAN DE AUDITORA

LA CONFORMIDAD CON LAS AUDITORAS PROGRAMADAS


RETROALIMENTACIN DE LOS CLIENTES DE LA AUDITORA, AUDITADOS Y AUDITORES

TIEMPO TOMADO PARA CERRAR LAS NO CONFORMIDADES DE LA AUDITORA

En la Revisin del programa se deben considerar


Resultados y Tendencias del monitoreo

Conformidad con los procedimientos OK Necesidades de evolucin de las partes interesadas Registros de auditora
Nuevas alternativas y prcticas de auditora Consistencia entre el equipo auditor

Actividades de Auditora
Inicio de la Auditora
- Nombrar al Lder - Definir el objetivo, alcance y criterios - Determinar la factibilidad de la auditora - Establecer el equipo auditor - Establecer el primer contacto con el auditado

Revisin documental

Revisin de los documentos relevantes del Sistema, incluyendo sus registros y determinar si son suficientes

Preparacin de las actividades en sitio

- Preparar el Plan de auditora - Asignar el trabajo al equipo - Preparar los documentos de trabajo

Conduccin de las actividades

- Conduccin de la reunin de apertura - Comunicacin durante la auditora - Roles y responsabilidades de guas y observadores - Recolectar y verificar la informacin - Generar los hallazgos de la auditora - Preparar las conclusiones de la auditora - Conducir la auditora de cierre - Preparar el Reporte de la auditora - Aprobar y distribuir el reporte

Reporte de la auditora

Completar la auditora Efectuar las auditoras de Seguimiento

- Retener la documentacin - Finalizar la auditora

LDER

- Lo elige el responsable de administrar el programa - Cuando se conduce una auditora en conjunto, es importante acordar con la organizacin la responsabilidad del Lder antes de iniciar las actividades

OBJETIVO, ALCANCE Y CRITERIOS

- Los Objetivos de la auditora deben ser definidos por el cliente de la auditora - El Alcance y los Criterios deben ser definidos por el cliente de la auditora y el Lder.

OBJETIVOS

- Determinar la conformidad del Sistema de Gestin de Auditoria - Evaluar la Capacidad del SG para asegurar el cumplimiento con los requerimientos regulatorios y contractuales - Evaluar la efectividad del SG para cumplir con los objetivos - Identificar reas potenciales de mejora del Sistema

ALCANCE

- Describe el alcance y lmites de la auditora tales como: localizacin fsica, unidad organizacional, actividades, procesos, as como el tiempo para la misma

CRITERIOS

- Incluyen polticas, procedimientos, especificaciones, leyes, reglamentos, requerimientos del sistema, requerimientos contractuales, sectoriales as como cdigos de conducta.

Cuando una auditora en conjunto es conducida, el Lder debe asegurarse que los objetivos, el alcance, los criterios y la composicin del equipo auditor sean apropiados de acuerdo a la naturaleza de la auditora que se ejecutar

FACTIBILIDAD DE LA AUDITORA

- La determina el responsable de administrar el Programa - Se debe tener la suficiente y apropiada informacin para la Planeacin - Disponibilidad y adecuada cooperacin de los auditados - Disponibilidad de tiempo y recursos

Cuando la auditora no es factible, una alternativa debe ser propuesta al cliente de la auditora por el Responsable y de acuerdo con el auditado.

EQUIPO AUDITOR

- Tomar en cuenta la Competencia requerida para cumplir el objetivo - Responsable y/o Lder deben identificar los recursos necesarios - Tomar en cuenta los objetivos, alcance, criterios y tiempo - Requerimientos de acreditacin/certificacin si son aplicables - Asegurar la independencia de la auditora - Lenguaje de la auditora, caractersticas sociales y culturales, expertos tcnicos

Paso 1- Identificar el conocimiento y habilidades requeridas para alcanzar los objetivos de la auditora

COMPETENCIA
Paso 2- Seleccionar los miembros del equipo de acuerdo a los conocimientos y habilidades requeridas por el equipo En caso de ser necesario se pueden utilizar Expertos Tcnicos, dirigidos por el Lder Puede ser formal o informal y debe ser establecido por el Responsable del Programa o por el Lder - Establecer los canales de comunicacin - Informar del tiempo y del equipo auditor - Solicitar acceso a documentos relevantes, incluyendo registros - Determinar las reglas de seguridad del sitio - Efectuar las gestiones de la auditora - Acordar mutuamente los guas y observadores del equipo

CONTACTO INICIAL

Revisin inicial de Documentos


Se realiza antes de la auditora en sitio para verificar la conformidad del sistema. * Puede incluir documentos y registros relevantes del sistema as como reportes previos de auditora * Se debe de tomar en cuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin as como el objetivo y alcance de la auditora. * Una visita preliminar puede realizarse para tener una visin global de la organizacin Si la informacin no es suficiente, el lder auditor debe de informar al cliente y a los auditados, no se deben asignar ms recursos hasta que no se resuelva esta situacin

Actividades previas de Auditora en sitio


PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORAS Lo prepara el Lder del equipo y debe de proporcionar la informacin necesaria para el auditor, auditado y al cliente as como facilitar la programacin y coordinacin de las actividades.
INCLUYE: - Los objetivos de la auditora - Criterios de la auditora y los documentos de referencia - El alcance, incluyendo la identificacin de la organizacin, las unidades funcionales y los procesos a ser auditados - Fechas y lugares donde se realizarn las visitas - Tiempo estimado y duracin de las actividades, incluyendo las reuniones

- Los roles y responsabilidades de los miembros del equipo y de los acompaantes - La distribucin de recursos apropiados en las reas crticas por auditar SI ES NECESARIO: - La identificacin del representante de los auditados - El idioma utilizado cuando ste es diferente entre el auditor y el auditado

- Los temas del reporte de la auditora, clasificacin de no conformidades, formato, estructura, fecha de edicin y distribucin
- Arreglos de logstica - Todo lo relacionado con la confidencialidad

En una auditora en conjunto, el lder especifica los mtodos de comunicacin durante todo el proceso de la auditora. El Plan debe ser revisado y aceptado por el cliente y presentado al auditado antes de iniciar la misma. Cualquier objecin o revisin del plan, debe ser resuelta entre las partes interesadas

Asignacin de los trabajos al equipo auditor

El Lder auditor asigna a los integrantes del grupo un proceso, una funcin, un sitio, un rea o una actividad por auditar.

Para tales asignaciones se deben de tomar en cuenta la independencia, la competencia as como el uso efectivo de los recursos (incluyendo auditores, auditores en entrenamiento y expertos tcnicos)

Preparacin de los documentos de trabajo Son preparados y usados por el grupo auditor con el propsito de que sirvan como una referencia y como registros de la auditora
Listas de verificacin Planes de muestreo de auditoras Formatos para los hallazgos Formatos para las reuniones Deben ser conservados hasta que la auditora haya concluido. Toda la informacin de la empresa es confidencial y debe ser debidamente resguardada por el grupo auditor

Actividades de la Auditora en sitio


REUNIN DE APERTURA Confirmar el objetivo y alcance Presentar al equipo auditor Revisar la agenda de la auditora Confirmar los canales de comunicacin Establecer la metodologa de trabajo

Confirmar los recursos requeridos por el equipo


Identificacin de guas o acompaantes Dar la oportunidad al auditado de hacer preguntas

COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

El Equipo auditor debe reunirse peridicamente para intercambiar informacin, verificar avances y reasignar tareas entre el grupo El lder auditor debe comunicar peridicamente el estado de la auditoria, al auditado y al cliente de la auditoria Cualquier evidencia detectada y que pueda sugerir Un inmediato y significante riesgo (seguridad, Ambiental o calidad) debe ser reportada sin demora

Cuando exista evidencia suficiente de que un objetivo no se est alcanzando, el lder auditor debe reportarlo al cliente y al auditado para que establezcan las acciones apropiadas

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GUAS Y OBSERVADORES

Pueden participar en la auditoria, pero no forman parte de ella.


Dnde los guas son asignados, deben de apoyar al grupo auditor en: - estableciendo los contactos y tiempo de la entrevista - coordinar visitas especficas - asegurarse de que las reglas y procedimientos de seguridad sean conocidos y acatados por los miembros del grupo auditor Los guas pueden testificar la auditoria y a solicitud del auditor puede aclarar o apoyar en la recoleccin de informacin

RECOPILACIN Y VERIFICACIN DE LA INFORMACIN

FUENTES DE INFORMACIN

RECOLECCIN MEDIANTE UN APROPIADO MUESTREO

INFORMACIN

EVALUACIN CONTRA LOS CRITERIOS DE AUDITORA

EVIDENCIA DE LA AUDITORA

VERIFICA

Hallazgos
REVISAN

CONCLUSIONES DE LA AUDITORA

QU INFORMACIN DEBE DE SER RECO


objetivos, alcance, criterios, funciones, actividades y procesos

Solo la informacin verificable puede ser evidencia de la auditoria, la cual debe ser registrada como tal

Mtodos de recoleccin
- Entrevistas - Observacin de actividades - Revisin documental

Auditoras a los Sistemas de Calidad

Auditores de primera parte (Interna) capacitados por la empresa.

Auditores de segunda parte (Externa) formados por el Corporativo (proveedor)

Auditores de tercera parte (Certificacin) los forma y certifica un organismo Internacional reconocido.

GENERACIN DE HALLAZGOS

MODELO DE LA CERTIFICACION

Sistema de Calidad implantado

Contactar con el Certificador

Generar bases para el contrato

Formalizar el contrato

Auditoria Interna y Revisin por la Direccin

CERTIFICACION

Auditoria de Certificacin

Resultado de Preauditora

Auditoria de preCertificacin

Acciones Correctivas

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