TALLER PARA AUDITOR INTERNO

Febrero de 2008

Nemorio Simn Santiago

Objetivo del Taller

Al termino del curso el(la) alumno(a) deber: 1. Planificar auditorias de calidad y ambientales y/o combinadas 2. Preparar Listas de Verificacin 3. Realizar auditorias de: 4. producto proceso operacin

seguridad Participar en Auditoras Internas (primera parte)

5. Reportar NO CONFORMIDADES
6. Elaborar reportes de Auditoria 7. Acordar con el Auditado las ACCIONES CORRECTIVAS

Contenido
0 Objetivo

1
2 3 4 5

Antecedentes
Qu y cules son las auditorias Normas QMS versin 2000

Calificacin de los Auditores

Ciclo de la Auditoria Planeacin Reunin de apertura

Recoleccin de evidencias
Reunin de Cierre Reporte

Antecedentes
1987 1994
2000

ISO - 8402 ISO - 9000 ISO - 9001 ISO - 9002 ISO - 9003 ISO 9004 ISO - 10011

ISO - 8402 ISO - 9000 ISO - 9001 ISO - 9002 ISO - 9003 ISO 9004 ISO - 10011

Vocabulario Generalidades

ISO - 9000

Sistemas

ISO - 9001

Mejora Auditora

ISO - 9004 ISO - 19011

 QUE SON LAS NORMAS ISO-9000 ?

UN CONJUNTO DE NORMAS, QUE INDICAN LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTION DE SISTEMAS DE CALIDAD.

Cual es el objetivo de las NORMAS ISO-9000 ?

ASEGURAR LA OPERACION CORRECTA DEL PROCESO, DESDE LA COMPRA DE MATERIAS PRIMAS, HASTA LA ENTREGA DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO AL CLIENTE.

Evolucin de la CALIDAD
Gestin Calidad Gestin Seguridad y Salud Ocupacional Gestin Ambiental 1994 Gestin Calidad Total
1987 ISO-9000 2000 ISO-9000 Gestin de Calidad (Procesos) 2001-2002 Modelo de Innovacin y Calidad Modelo de Calidad INTRAGOB 2003 propuesta Sistemas integrales HSEQ

ISO-9000 Aseguramiento de calidad (Productos)

1950-1980
Control estad. del proceso PHVA 1972 Premio Malcolm Baldridge

1987
Premio Nacional de Calidad 2000 OHSAS-18000 Gestin de Salud Ocupacional y Seguridad 2003 1996 ISO-14000 Ambiente Revisin ISO-14000 Ambiente

Contenido
0 Objetivo

1
2 3 4 5

Antecedentes
Qu y cules son las auditorias Normas QMS versin 2000

Calificacin de los Auditores

Ciclo de la Auditoria Planeacin Reunin de apertura

Recoleccin de evidencias
Reunin de Cierre Reporte

Definiciones de AUDITORIA

ASQC Evaluacion independiente, planeada y documentada para

determinar cumplimiento de requisitos acordados

ISO

Exmen sistematico e independiente para determinar si las actividades de calidad y los resultados de las mismas cumplen con lo planeado previamente y si se implantan en forma eficaz y son idoneos para alcanzar los objetivos,

Auditora de Calidad
OBJETIVOS

Verificar si el sistema es implantado de manera efectiva Determinar en que grado se cumple con los requisitos Identificar las no conformidades en relacin a los requisitos Definir e iniciar acciones correctivas Prevenir no conformidades y mejorar el sistema de calidad Proveer a la direccin una evaluacin objetiva e imparcial Evaluar a los proveedores de acuerdo a los requisitos Desarrollar y mejorar a los proveedores Buscar la mejora continua de los procesos

Categora de AUDITORIAS

Cumplimiento

Fiscales Financieras De regulacin De Alto riesgo Calidad Seguridad, salud y ecologa Operacin Programas gubernamentales

Gerenciales

Funcin de los controles Gerenciales

Controles

Evaluacin de cumplimiento y eficacia

Hechos

Informe de resultados

Clientes del AUDITOR

Auditado

AUDITOR

Organizacin

Cliente

Auditoras a los Sistemas de Calidad

kAuditora de primera parte (Interna) es efectuada por personal de la empresa.

k Auditora de segunda parte (Externa) es la que efecta el cliente a su proveedor.

k Auditora de tercera parte (Certificacin) es la que efecta un organismo reconocido y acreditado de certificacin.

Contenido
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1
2 3 4 5

Antecedentes
Qu y cules son las auditorias Normas QMS versin 2000

Calificacin de los Auditores

Ciclo de la Auditoria Planeacin Reunin de apertura

Recoleccin de evidencias
Reunin de Cierre Reporte

PROCESO DE GESTION PARA LA CALIDAD

ACTUAR

PLANEAR

VERIFICAR

HACER

CONOCER A NUESTROS CLIENTES REQUIERE APOYO DE LA ALTA GERENCIA IDENTIFICAR PROBLEMAS DE PROCESOS PARTICIPAR EN SU ANALISIS Y SOLUCION BUSCAR SIEMPRE LA MEJORA CONTINUA

LA CALIDAD ES TAREA DE TODOS

PLANEACION
OBJETIVOS ESTRATEGIAS POLITICAS PROCEDIMIENTOS PROGRAMAS

DIRECCION
TIPOS ORIENTACION GUIAS EJECUCION COMUNICACION

GESTION DE UN

SISTEMA

ORGANIGRAMA FUNCIONES PRINCIPIOS UNIDAD DE MANDO TRAMO DE CONTROL DIVISION DEL TRABAJO AUTORIDAD RESPONSABILIDAD

ELEMENTOS DEL PROCESO DE GESTION

INTERPRETACION EVALUACION CORRECCION MODULACION MODIFICACION GRAFICAS DIAGRAMAS ESTADISTICAS REPORTES

ORGANIZACION

CONTROL

Qu es ?
Control de Calidad
Control de procesos, Inspeccin, Control de Equipos de Pruebas, Identificacin de Productos, Registros de Calidad

Aseguramiento (Gestin) de Calidad

Polticas de Calidad, Compras, Evaluacin de Proveedores, Control de Documentos Auditorias Liderazgo, Cliente, Procesos y Mejora continua

Calidad Total
Liderazgo, Motivacin de Personal, Costos de Calidad, Mercadotecnia, Consideraciones Ambientales, Seguridad a la Sociedad y Mejora continua

MODELO DEL PROCESO DE LA GESTIN DE LA CALIDAD ISO 9001 : 2000

Sistema de Administracin de la Calidad Mejora Continua

Partes interesadas Partes interesadas

Administracin de recursos Entrada

Medidas, anlisis, mejora Salida

Producto
(incluye servicio)

realizacin

Produccin servicio

ISO 9001 esta dirigida a la satisfaccin de las partes interesadas

Satisfaccin

Responsabilidad de la direccin
RequisitoS

CONTROL TOTAL DE CALIDAD

ES :

NO ES :

UNA FILOSOFIA OPERATIVA GERENCIAL RAZONAMIENTO ANALITICO UN METODO BIEN ESTRUCTURADO PARA:

UN PROGRAMA MISMO METODO ANTIGUO APAGA FUEGOS MANEJADO POR LEMAS A CORTO PLAZO

IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLUCIONAR

PROBLEMAS
TRANSMITIDO POR ACCIONES Y

RESULTADOS
A LARGO PLAZO
APOYADO EN ESTADISTICAS UNA SOLUCION PERMANENTE UN ESTILO DE VIDA

DIRIGIDO POR ESTADISTICAS

UNA REPARACION RAPIDA UN ESTILO PROVISIONAL

PROBLEMATICA

LO DESEADO
OBJETIVOS CLAROS Y CONOCIDOS EN

POCO CONOCIMIENTO DE LOS

OBJETIVOS DE LA EMPRESA EN LOS

ESTRATOS INFERIORES.
NULO CONOCIMIENTO DE CLIENTES Y

TODOS LOS NIVELES. DARLE VALOR AGREGADO A LOS CLIENTES.

CAPACITAR HACIA LA CALIDAD. CONTROL Y PROGRAMACION DE

PROVEEDORES.
CAPACITACION EN DIFERENTES

COMPRAS.
CONTROL DE DOCUMENTOS. REGISTROS DE CALIDAD. AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA DE

DIRECCIONES.
COMPRAS CON PROGRAMAS

ALTERNOS.
DOCUMENTOS CON UN CONTROL POCO

EFICIENTE
POCA INFORMACION HISTORICA DE LOS

CALIDAD.

PROCESOS.
NO SE VERIFICALO REALIZADO

Objetivo

1
2 3 4 5

Antecedentes
Qu y cules son las auditorias Normas QMS versin 2000

Calificacin de los Auditores

Ciclo de la Auditoria Planeacin Reunin de apertura

Recoleccin de evidencias
Reunin de Cierre Reporte

 CUAL ES EL PERFIL DE UN BUEN AUDITOR ?

" HAY QUE TENER CIERTAS APTITUDES PERO, SOBRE TODO, SE TIENEN QUE CULTIVAR LAS HABILIDADES Y ATRIBUTOS NECESARIOS PARA SER UN BUEN AUDITOR "

Auditor de Sistemas de Calidad

Cualidades que requiere No debe ser :

Conocer Normas ISO-9000 Proceso de Auditoria Facilidad de palabra Profesional Honesto

Necio Crtico Sucio Deshonesto Cambiante

Discreto
Independencia No influenciable

Improvisado
Todlogo Camarada

CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA
- CONOCIMIENTO PROFUNDO Y PRECISO DE LAS NORMAS NMX-CC/ISO9000. - CONOCIMIENTO GENERAL DE LA INDUSTRIA EN QUE SE DESENVUELVE.

ATRIBUTOS
- MADUREZ Y PROFESIONALISMO - INTEGRIDAD - OBJETIVO - ANALITICO - SABER ESCUCHAR - RAZONABLE - JUSTO - DISCIPLINADO - PERSEVERANTE - BUEN JUICIO Y DISCERNIMIENTO - CARACTER - INQUISITIVO (CURIOSO) - BUEN COMUNICADOR - BUEN PLANEADOR - PACIENTE - EMPATICO - DIPLOMATICO

- CONOCIMIENTOS DE LAS TECNICAS DE AUDITORIA.

- EXPERIENCIA EN EL PROCESO DE AUDITORIA.

PERFIL DE UN MAL AUDITOR

- INMADURO

Y POCO PROFESIONAL.

- DESHONESTO.
- POLEMICO. - TERCO. - FACIL DE INFLUENCIAR. - INDECISO. - POCO COMUNICATIVO. - MAL PLANEADOR. - AGRESIVO. - POCO RAZONABLE. - AUTORITARIO.

 CUALES SON LAS POSIBLES ACTITUDES Y REACCIONES QUE ENCONTRAR UN AUDITOR POR PARTE DE LOS AUDITADOS ?

 CUALES SON LAS POSIBLES ACTITUDES Y REACCIONES QUE ENCONTRAR UN AUDITOR POR PARTE DE LOS AUDITADOS ?

 QUE PERSIGUE UN AUDITOR DE CALIDAD ?

SISTEMA DE CALIDAD DONDE ESTARAN LOS REQUISITOS? EVIDENCIAS?

NO CONFORMIDADES

BENEFICIOS OBTENIDOS

Deteccin de problemas operativos.

Establecimiento de bases para una mejor forma de trabajo sistematizado y en equipo.

Establecimiento de especificaciones.

 PORQUE FALLA LA CALIDAD ?

FALTA DE COMPROMISO DE LA GERENCIA

INSTRUCCIONES NO ESCRITAS O NO DIFUNDIDAS

INSTRUCCIONES ESCRITAS QUE PROVOCAN FALLAS CAMBIOS NO AUTORIZADOS NO REMOVER DOCUMENTOS OBSOLETOS ACCIONES CORRECTIVAS NO EFECTIVAS EQUIPO INSTRUMENTAL NO CALIBRADO NO SE PROPORCIONA LA CAPACITACION NECESARIA LA REVISION DE LA GERENCIA NO ES EFECTIVA

Contenido
0 Objetivo

1
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Antecedentes
Qu y cules son las auditorias Normas QMS versin 2000

Calificacin de los Auditores

Ciclo de la Auditoria Planeacin Reunin de apertura

Recoleccin de evidencias
Reunin de Cierre Reporte

Pasos necesarios en Auditoras a los Sistemas de Calidad

1. 2. 3. 4. Definir PROPOSITO Definir ALCANCE Determinar los RECURSOS Identificar AUTORIDAD del equipo auditor
Auditoras Calidad

5.
6. 7. 8. 9.

Identificar NORMA APLICADA

Entender el PROCESO que se va auditar CONTACTAR al personal clave que se auditara REVISION Documental de la empresa Desarrollar LISTAS DE VERIFICACION

10. VERIFICACION del cumplimiento de requisitos y Normas

Comprensin del PROCESO

1.
2.

QUIN hace el trabajo?

En QUE consiste?

3.
4. 5. 6. 7. 8.

DONDE se hace?
CUANDO se hace? PORQUE se hace? COMO se hace? CUANTO debemos hacer? COMO se medir?

COMO LOGRAR LOS OBJETIVOS

Qu vamos a hacer
WHAT

Para Qu lo vamos a hacer

WHY

Cmo lo vamos a Medir

METRICS

Cmo lo vamos a hacer

HOW

Quines estn involucrados

WHO

Cundo lo vamos a hacer

WHEN

TECNICA Dnde lo vamos a hacer

WHERE

Cunto voy a invertir

HOW MUCH

5W + 2H + M

Reglas fundamentales de AUDITORIA

1. 2. 3. 4. 5.

Auditar es funcin de la GERENCIA Los AUDITORES deben estar CALIFICADOS Las MEDICIONES son contra NORMAS definidas Las CONCLUSIONES se basan en HECHOS Los INFORMES se centran en sistemas de CONTROL

ETAPAS DE LA AUDITORIA AL SISTEMA DE CALIDAD

REUNION DE APERTURA Presentacin del personal y lista Objetivo y Alcance Agenda de trabajo Metodologa Encuestas y sus resultados Aceptacin del programa o cambios Guas por parte de la empresa

RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES VALORACION DE LOS PROCESOS CONOCIMIENTO DE LAS AREAS

Auditoras Calidad

REUNION DE CIERRE PROCESO DE AUDITORIA Explicar el objetivo de los cuestionarios. Encuestas para AUDITORIA Buscar evidencias objetivas. Dar a conocer al auditado sus faltantes o incumplimientos. Reunin del grupo auditor. Reporte de no conformidades. Agradecimiento por las facilidades y atenciones recibidas y lista Planteamiento a las soluciones de las no conformidades. Invitar a que pasen por su reporte definitivo al grupo de evaluacin.

Procedimiento documentado programa completo de A. I. para verificar el cumplimiento y efectividad del SGC

Auditoria de seguimiento verificacin de acciones correctivas

Asignar auditores calificados y certificados ajenos al rea por auditar

CICLO DE AUDITORIA INTERNA

Auditados Establecer las acciones correctivas Auditoria de acuerdo con las listas de verificacin

Reporte Documentar los resultados y transmitir a los auditados

Listas de verificacin
Centro de trabajo
Persona entrevistada Punto Pregunta

Area o Departamento
Auditor Lder Auditor(s)

Fecha: Evaluacin No.

Hoja Conformidad de Observaciones

S 4.1 Requisitos generales Como se identificaron los procesos para el sistema de gestin de la calidad y su aplicacin

NS

NA

S Satisfactorio

NS No Satisfactorio

NA No Aplica

 QUE ES UNA EVIDENCIA OBJETIVA ?

- UN HECHO QUE EXISTE. - QUE ESTA BASADA EN LA OBSERVACION E INVESTIGACION SISTEMATICA. - QUE NO ESTA INFLUENCIADA POR EMOCIONES O PERJUICIOS. - QUE PUEDE SER CUANTIFICABLE. - QUE PUEDE SER DOCUMENTADA. - QUE PUEDE SER VERIFICADA. - QUE ESTA RELACIONADA CON EL SISTEMA DE CALIDAD.

-EVIDENCIAS OBJETIVAS QUE NOS PERMITAN

DECIDIR SI HAY O NO NO CONFORMIDADES

- CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS - CONTROL EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES QUE INFLUYEN EN LA CALIDAD. - CONTROL EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES QUE INFLUYEN EN LA CALIDAD. - DOCUMENTACION QUE SOPORTE EL SISTEMA.

" LA REDACCION DE NO CONFORMIDADES ES LA PARTE MAS DIFICIL E IMPORTANTE DENTRO DEL PROCESO DE AUDITORIA "

- CUANDO ESTE USTED CONVENCIDO DE QUE EXISTE UNA NO CONFORMIDAD, PRESENTELE LA EVIDENCIA AL VOCERO DEL AREA AUDITADA PARA OBTENER UN ACUERDO DE LOS HECHOS.

- EL VOCERO DEL AREA PUEDE NO ESTAR DE ACUERDO CON SU DECLARACION VERBAL DE NO CONFORMIDAD, SI USTED ESTA SEGURO DE LOS HECHOS SOSTENGASE !.
- EL VOCERO DEL AREA NOS SACARA DEL ERROR SI OBTUVIMOS EQUIVOCADAMENTE UN HECHO O MALINTERPRETAMOS UN REQUISITO. - REGISTRE DE MANERA ADECUADA LA NO CONFORMIDAD Y LA EVIDENCIA, BASADA EN HECHOS !

" FACTORES CLAVE PARA REDACTAR ADECUADAMENTE LAS NO CONFORMIDADES "

1.- IDENTIFICAR LA EVIDENCIA, A PARTIR DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS, MATERIALES, INSTRUMENTOS, EQUIPOS, ETC. NUNCA PERSONALIZAR
2.- IDENTIFICAR LA NATURALEZA DE LA NO CONFORMIDAD.

3.- IDENTIFICAR EL REQUISITO DE LA NORMA QUE NO SE ESTA CUMPLIENDO

AL FINALIZAR LA AUDITORIA:
REVISE SUS NOTAS Y ELABORE UN INFORME INICIAL DE LAS NO CONFORMIDADES DETECTADAS. PROPORCIONE UN INFORME VERBAL AL RESPONSABLE DEL AREA, SOBRE LAS NO CONFORMIDADES.

Cumplimiento de los Objetivos: Auditorias de Calidad

DE VERIFICACION

LISTA

OBJETIVO ALCANCE DE LA AUDITORIA INVOLUCRAMIENTO ENTENDIMIENTO

* QUE ES LO QUE QUIERE VER? * QUE ES LO QUE ESTA BUSCANDO? * CON QUIEN QUIERE HABLAR? * QUE ES LO QUE QUIERE PREGUNTARLES? * COMO SE LLEVA A CABO EL TRABAJO DE RUTINA? * COMO SE COMPORTA EL SISTEMA CUANDO SURGE ALGO FUERA DE RUTINA ? * HAY CONTROL CUANDO SURGE UNA CRISIS ?

QUE LOS CAMBIOS REALIZADOS NO AFECTAN DE MANERA IMPORTANTE LA MUESTRA SELECCIONADA.

DENTRO DE LAS LISTAS DE VERIFICACION

NO OLVIDAR INCLUIR:
Ident. de procesos subprocesos e interrelaciones

Contratacin de productos a incorporar Responsabilidades y autoridad. Revisin por la Direccin

DNC, cumplimiento de la Capacitacin Planificacin de los procesos

DENTRO DE LAS LISTAS DE VERIFICACION

NO OLVIDAR INCLUIR:
Programas de calibracin de EIMP

Trazabilidad de sus patrones EIMP Auditorias y como califica a sus auditores Anlisis de Datos

Censo y seguimiento de acciones correctivas Mejora continua o efectividad SGC

Acciones Correctivas
Investigar y establecer la no conformidad

Si es efectiva documentar formalmente

Definir su naturaleza y extensin

Evaluar su efectividad

Aplicar solucin inmediata

Aplicar la accin correctiva

Decidir la accin ms adecuada

Investigar e identificar causa raz

QUE REPORTAR en las NO CONFORMIDADES

Incumplimiento a uno o varios de los puntos siguientes: Norma aplicada Manual de Calidad DOCUMENTO Procedimiento, instructivo, registro, etc. Area de trabajo Equipo de trabajo Persona (preferentemente la categora del encuestado) Observaciones que se repiten en varias reas.

REDACCION de las NO CONFORMIDADES

Es necesario cumplir los puntos siguientes: Redaccin clara Objetiva (base a situaciones reales) Trazable a los puntos del prrafo anterior Agrupar las no conformidades por rea y punto de la Norma

Preparacin del REPORTE

EMPRESA Auditada, Das de duracin Norma aplicada, OBJETIVO ALCANCE, Equipo Auditor Mencionar las FORTALEZAS del sistema NO CONFORMIDADES por punto de la Norma
REPORTE DE AUDITORIA INTERNA

Distribucin del REPORTE CLIENTE ** GERENCIA REPRESENTANTE Empresa CERTIFICADORA

17 %

17 %

3%

3%

En En dnde dnde te te encuentras? encuentras?

% No. No.Empleados Empleados % %Acumulado Acumulado No.Empleados Empleados No.

Optimistas
Promotores 3% 129 3% 129 Positivos 17% 731 20% 860

Convencidos Convencidos
Convencidos 30% 1290 50% 2150 Inseguros 30% 1290 80% 3440

Pesimistas Pesimistas
Negativos 17% 731 97% 4171 Antagnico Antagnicos 3% 129 100% 4300

El trabajo constante es el camino al xito

La perseverancia el vehculo en que se llega