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Titular: Ing. Roberto Alvarez Ing. Bettyna Carrillo Lic. Laura Acosta Ing. Emma Zanotti.
Se ha diseado un sistema de gestin de calidad (SGC) para la certificacin de los procesos de cobranzas que abarca la Direccin General de Recaudacin y la Direccin General de Grandes Contribuyentes alineado con la Norma ISO 9001:2008
El SGC a implementar no constituye una receta mgica que mejorar a corto plazo la eficiencia de la SET, sino una herramienta de apoyo al cumplimiento de sus objetivos.
NO Planificacin de Cobranzas SI Elaboracin de los Programas Seleccin de los casos Distribucin de Casos Anlisis Se elimin la deuda? NO Pre-Intimacin
Aprobado?
SI
Se elimin la deuda?
SI
NO
Intimacin
Se elimin la deuda? NO
NO
Se elimin la deuda?
NO
Se elimin la deuda?
Recursos Humanos: Evidencia la competencia del personal que realiza los procesos establecidos en el proceso de cobranzas, incluye el proceso de capacitacin a los Funcionarios
Cumplir con el requisito del Cliente Interno o Externo Cumplir la ley y las reglamentaciones Informacin disponible y exacta Proceso sin errores Proceso rpido Buena atencin.
ISO es la sigla de una Organizacin Internacional que elabora normas. International Standardization Organization (Organizacin Internacional de Normalizacin)
Enfoque en el Beneficiario
SGC
Dpto A
Dpto B
Dpto C
Cumplir con el Plan y los Objetivos Estratgicos de la SET Satisfacer las necesidades de los Contribuyentes relacionados a las respuestas a sus consultas Mantener personal tcnico competente Mejor seguimiento, supervisin y control de los procesos de cobranzas Ordenar la estructura interna Mejorar la eficacia y eficiencia en los procesos: a partir de la minimizacin de los tiempos de ciclos de trabajo, de una reduccin de pasos Mejorar la imagen institucional de la SET ante la sociedad Definir en forma clara los procesos y las tareas.
MEJORA
Acciones Correctivas y Preventivas
REALIZACIN
Implementacin de los Documentos Ejecucin de Cursos
HACER (H)
VERIFICAR (V)
Determinar procesos Determinar secuencia e interaccin de procesos Determinar criterios y mtodos necesarios para asegurar la eficacia de los procesos Asegurar disponibilidad de recursos Realizar seguimiento, medicin y anlisis de los procesos Implementar acciones necesarias para lograr resultados y mejora continua.
Poltica de Calidad y objetivos de calidad Manual de Calidad: qu Procedimientos documentados: qu, cundo, dnde, cmo Otros documentos (ej: Instrucciones de trabajo, organigrama, descripciones de funciones) Registros Extensin de la documentacin depende del tamao de la organizacin, tipo de actividad, complejidad de procesos y competencia del personal.
Establecidos en las funciones y niveles pertinentes Deben ser medibles Coherentes con la Poltica de Calidad.
Responsabilidades (FUNCIONES): Descripcin de Funciones Autoridad: Organigrama. Obs: Cuando la Descripcin de Funciones otorgue alguna atribucin a un Funcionario (por ejemplo, para la aprobacin de documentos), tal atribucin es extensible al Jefe Inmediato del Funcionario y a todos los niveles de jefatura con supervisin directa sobre el Funcionario tal como se detalla en el Organigrama respectivo.
Cumplir los documentos del SGC Detectar y proponer mejoras Detectar y solicitar recursos Iniciar solicitudes de acciones correctivas y preventivas Determinar acciones para no conformidades u oportunidades de mejora de su rea.
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El Vice-Ministro de Tributacin ha designado como Representante de la Direccin a la Sra. Mara Selva Gimnez de Paiva, segn la Resolucin Interna N40 de fecha 18 de marzo de 2011. Asimismo ha designado como un Comit de la calidad en virtud a la citada Resolucin Interna N40 de fecha 18 de marzo de 2011.
Representante de la Direccin
Comit de Calidad
Sra. Marlene Molas Sra. Sandra Fiorio Sra. Noelia Faria Sra. Rossana Recalde Sr. Luis Elas
Coordinador de Calidad
Auditores Internos
Aprobar los documentos del SGC para su entrada en vigencia Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC; Informar a la Alta Direccin sobre el desempeo del SGC y de cualquier necesidad de mejora, y Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos de todas las partes interesadas en la calidad en todos los niveles de la organizacin.
Establecer y difundir la Poltica de la calidad y los objetivos de la calidad; Planificar las actividades a realizar para el avance y control en la implementacin del SGC; Verificar y realizar el seguimiento de las acciones acordadas en caso de desviacin; Requerir y argumentar los recursos requeridos para el avance del SGC; Controlar constantemente la eficiencia y la efectividad del SGC a travs del uso de los indicadores del Sistema, e Informar al Representante de la Direccin sobre el desempeo del SGC y de cualquier necesidad de mejora del mismo.
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades del SGC, conforme a los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001 en su versin vigente Revisar los documentos requeridos por el SGC Representar ante terceros a la Institucin en temas relacionados con la calidad Informar al Representante de la Direccin y al CC respecto al estado del SGC y de las situaciones relativas a la calidad que se presenten Difundir la Poltica de la calidad y los objetivos de la calidad.
Definir competencia (educacin, formacin, habilidades y experiencia) (Perfil de cargo) Evaluar competencias de cada funcionario Capacitar cuando sea necesario.
Identificar, proporcionar, mantener infraestructura: edificios, equipos (hardware, software), servicios de apoyo (Transporte, comunicacin, sistemas de informacin)
Los requisitos especificados por la Abogaca del Tesoro (por ejemplo, datos a ser incluidos en el Certificado de Deuda, entre otros). Los requisitos del contribuyente, tales como la disponibilidad de informacin exacta sobre la deuda y las alternativas de pago disponibles.
Cualquier requisito adicional no exigido por la Abogaca del Tesoro, que la institucin considere necesario, para la ejecucin del servicio, tal como los plazos para la ejecucin de cada paso del proceso de la red de cobranza.
Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al proceso de cobranza,.
Las quejas, reclamos y/o sugerencias de Contribuyentes son captados a travs de buzones de sugerencias disponibles en todas las oficinas de cobranza distribuidas en el pas.
Datos de trazabilidad:
Nmero nico de Mesa de Entrada Nmero de Proceso de Cobranza Nmero de Certificado de Deuda Nmero de Intimacin Nmero de RUC del Contribuyente, otros.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.
Se debe medir segn mtodos establecidos y tomar acciones. (Ej: Encuestas, datos de reclamos, etc.).
Incumplimientos en los procesos o en los requisitos legales aplicables Tomar y documentar acciones de correccin Documentadas a travs del Procedimiento de Mejora Continua.
Manifestacin del compromiso de la organizacin de cumplir con los requisitos de la Norma y de mejorar continuamente el Sistema de Gestin de la Calidad.
Los requisitos para la Poltica de Calidad se definen en el apartado 5.3 de la ISO 9001:
-
Adecuada al propsito de la organizacin Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos de la Norma ISO 9001 Incluye el compromiso de mejorar continuamente Proporciona un marco de referencia para establecer los Objetivos de Calidad Es comunicada y entendida Revisada para su continua adecuacin.
Debe ser controlada de acuerdo a los requisitos del apartado 4.2.3. Se debe prestar especial atencin a los incisos (c); (d) y (g)
Mejoramos nuestros Procesos de Cobranza, para proveer al Estado de los recursos necesarios para cumplir con sus fines, a travs de:
Procesos simples y transparentes, que garanticen la disponibilidad de la informacin en tiempo oportuno Recursos tecnolgicos e infraestructura apropiados Colaboradores capacitados y comprometidos con la institucin.
Cumpliendo los procesos establecidos. Maximizando los esfuerzos para mantener la continuidad de los trabajos. Comprometindonos con la organizacin y con las partes involucradas. Solicitando capacitaciones necesarias y participando en las capacitaciones asignadas. Cumpliendo los tiempos de procesamientos.
MEJORA
Acciones Correctivas y Preventivas
REALIZACIN
Implementacin de los Documentos Ejecucin de Cursos
HACER (H)
VERIFICAR (V)
Evitar la duplicidad de informaciones Reducir el volumen de documentos Preservar las informaciones, permitiendo la continuidad racional de los trabajos y la memoria de la organizacin Mantener la eficacia, la eficiencia y la rapidez en la recuperacin de las informaciones Permitir el aprovechamiento correcto de las informaciones disponibles.
Comunicacin
de la informacin
transmisin de informacin.
Evidencia
de la conformidad
conocimientos
de la organizacin.
Elaboracin Revisin
Aprobacin
Inclusin en el sistema
Si
Cancelacin
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1 NIVEL 2 NIVEL
MANUAL DE CALIDAD
Nivel Estratgico
PROCEDIMIENTOS
Nivel Tctico
3 NIVEL
INSTRUCCIONES Y FORMULARIOS
Nivel Operativo
4 NIVEL
REGISTROS
4.2.3 Control de Documentos Los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de Calidad deben controlarse. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) b) c)
Aprobar los documentos antes de su emisin. Revisar y actualizar, cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisin
4.2.3 Control de Documentos (cont.) d) Asegurarse que se encuentran disponibles en los puntos de uso e) Asegurarse que se encuentran legibles y fcilmente identificables f) Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin g) Prevenir el uso de documentos obsoletos y aplicarles identificacin en caso que se mantengan por cualquier razn
Cdigo: FL-DSC-14
Versin: 00
Fecha
Cdigo: PR-DGR-03
Versin: 00
Pgina 1 / 1
Cdigo: FL-DSC-14
Versin: 00
Fecha
Acuse de Entrega
El Funcionario deber utilizar el documento directamente del CD. La aplicacin del documento es a partir de la fecha de aprobacin del mismo. Cualquier impresin del documento es considerada Copia No Controlada y no debe ser utilizada sin consultar en el CD si es la versin vigente. Para los formularios, el Funcionario normalmente utilizar copias impresas desde el CD o fotocopias sin las firmas de aprobacin o directamente en medio electrnico. Solicitar a la Coordinacin de Calidad los cambios de la documentacin por e-mail.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD POTENCIAL: Situacin que no es no conformidad en el presente, pero que pueden llegar a serlo en el futuro si no se toman las acciones preventivas. OPORTUNIDAD DE MEJORA: Situacin que pueden mejorar el Sistema de Gestin de la Calidad.
SOLICITUD DE DISPOSICIN (SD): Accin puntual tomada para eliminar una no conformidad. A diferencia de la accin correctiva, una disposicin no garantiza la eliminacin de la causa, y, por tanto, no asegura la no repeticin de la no conformidad. SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA (SAC): Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable, para evitar la repeticin de una no conformidad. SOLICITUD DE ACCIN PREVENTIVA (SAP): Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable, para evitar la ocurrencia de la no conformidad. SOLICITUD DE ACCIN DE MEJORA (SAM): Accin tomada para mejorar el desempeo de un proceso o producto, no necesariamente orientada a corregir una no conformidad real o potencial.
Cualquier Funcionario puede detectar una situacin y solicitar su tratamiento. Ejemplos de situaciones:
Expedientes incompletos o que incumplen algn
requisito establecido en los procedimientos o instructivos u otro documento del SGC. Reclamos de Contribuyentes o Clientes Internos de la organizacin o Abogaca del Tesoro. Errores en el Sistema Informtico relacionados a la inconsistencia en la cuenta corriente del Contribuyente. Otros.
El funcionario deber completar el formulario de FL-DSC-12 Solicitud de Situaciones relacionadas al SGC y remitirlo al Jefe. El Jefe abrir un situacin en la herramienta ISSUE MANAGER, anexando el formulario de FL-DSC12.
FORMULARIO
Cdigo: FL-DSC-12 Versin: 00
TIPO DE SOLICITUD:
Disposicin Accin Correctiva Accin Preventiva
NRO.
Accin de Mejora Reclamos
Emitido por:
Firma:
Fecha:
Obs./Reprogramaciones
Completado por (rea / origen): Firma: Fecha:
Plazos para Evaluacin de la Eficiencia: 5 Evaluacin de Eficiencia (NO APLICABLE A SD) Eficaz No Eficaz ; SAC No Comentarios:
Firma del Coordinador de Calidad:
PASO 3: Identificar las causas del problema PASO 4: Establecer los planes de accin PASO 5: Implementar las acciones PASO 6: Seguimiento del cumplimiento de las acciones. PASO 7: Evaluacin de la eficacia de las acciones. PASO 8: Cierre del Issue.
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (ISO 9000:2005)
CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS AUDITORAS INTERNAS CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES 8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS 8.5.3 ACCIONES PREVENTIVAS
El ttulo El cdigo Pgina nmero y pginas totales La autoridad que elabora La autoridad que revisa La autoridad que aprueba La fecha de aprobacin El propsito El alcance Las responsabilidades Las definiciones La secuencia de actividades y el mtodo de operacin
QUE: o cul es el objeto de la actividad, servicio u operacin administrativa. QUIEN: debe controlar el proceso, los insumos y la informacin usada; quien debe completar un documento, y as sucesivamente. COMO: debera aprobarse un informe, o cmo recabar los datos para evaluar un servicio y como deberan registrarse los resultados de dicha evaluacin. CUANDO: debera efectuarse una operacin; cuando deben hacerse las pruebas y as sucesivamente. DONDE: se guardarn los registros, etc.
Control de Documentos y Registros Auditora Interna del Sistema de Gestin de Calidad Mejora Continua Revisin por la Direccin Control de Requisitos Legales y Reglamentarios Medicin de la Satisfaccin del Cliente Capacitacin Planificacin Anual de Cobranzas Actualizacin de Parmetros en el Sistema Informtico Ejecucin de Cobranza
APLICACION Cuando el volumen de informacin es tan grande que impide su incorporacin en los procedimientos. Cuando es necesario explicar la operativa de un proceso. Cuando es necesario detallar requisitos que deben ser cumplidos para realizar una tarea especifica.
Seleccin de Procesos de Cobranza Anlisis de Deudas del Proceso Facilidades de Pago Gestin de Situaciones Internas Trmites ante Abogaca del Tesoro Intimacin Emisin de Certificados de Deudas
Detalla la estructura
dependencia y jefatura).
UTILIDAD
REQUISITO ISO 9001 ASOCIADO: La alta direccin debe asegurarse que las responsabilidades y autoridad estn definidas y son comunicadas dentro de la organizacin.
UTILIDAD Define el perfil deseado ayudando al reclutamiento y seleccin Permite a cada Funcionario conocer su rol dentro de la organizacin, particularmente til en el periodo de induccin. Permite evitar las indefiniciones y las duplicaciones de responsabilidades.
UTILIDAD
Permite conocer las funciones, tareas, atribuciones y responsabilidades de cada persona dentro de la organizacin (Contesta a la pregunta : Quin hace esto?)
Permite el anlisis de aspectos relacionados a la capacitacin requerida.
La alta direccin debe asegurarse que las responsabilidades y autoridad estn definidas y son comunicadas dentro de la organizacin.
6.2 Recursos Humanos El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencias apropiada 6.2.1 Generalidades
DATOS GENERALES:
Denominacin del Cargo (Codificacin) rea RESPONSABILIDADES O FUNCIONES PERFIL (REQUISITOS): Educacin y Experiencia Capacitacin Requerida Habilidades Requeridas.
Coordinador de Oficinas Regionales Jefe de Oficina Impositiva Jefe de Departamento de Cobranzas Jefe de Departamento de Recaudacin y Cobranzas Supervisor de Cobranzas Analista de Cobranzas Notificador
En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisin. (ISO 9000:2005)
5.6.1 Revisin por la direccin 6.2.2 e) Educacin, formacin, habilidades y experiencia 7.1 d) Evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos 7.2.2 Resultados de la revisin de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones relacionadas con la misma. 7.4.1 Resultados de las evaluaciones del proveedor y de cualquier accin necesaria
Documento que especifica el sistema de gestin de calidad de una organizacin (ISO 9000:2005)