O Secretariado na Atualidade

Trabalho realizado por: Stephane Ferreira n27 1TS

A Evoluo do Secretariado
Antes dos anos 50:
Incio do trabalho feminino nas empresas, sendo que a formao no era exigncia bsica.

Anos 50:
Mera cumpridora e executora de ordens Funes voltadas para as tcnicas secretariais bsicas (agendamento, atendimento telefnico, dactilografia, taquigrafia, anotaes de recados, manuteno de arquivos). Treinamento apenas nas reas afins (dactilografia, arquivo e portugus)

 Anos 60:
A secretria passa a fazer parte do "staff" (destaque) gerencial como membro dinmico e atuante. Ter uma secretria passa a ser um "status"- cada chefe tem sua secretria.

Anos 70:
A secretria vista como um membro activo na gerncia, participando de programas de desenvolvimento, mais elaborados tem uma actuao mais dinmica e ganha respeito nas organizaes.

 Anos 80 e 90:
A secretria passa a ser mais uma empreendedora, assessora executante polivalente (assume vrias funes). Deixa de ser "secretria do chefe" para ser "assessora de equipa Est cada vez mais distante das rotinas ficando liberada para o assessoramento mais completo. Passa a ser exigido deste profissional a formao acadmica, sendo assim deixa de ser funo para se tornar profisso.

 Na atualidade:
Ser Secretria (o) hoje optar por uma profisso. gostar do que se faz. investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. ter conscincia do seu importante papel de agente de mudana e da atuao como assessor (a) e agente facilitador.

O que se entende por secretariado

A palavra "secretariado" deriva do termo secreto. Tem origem no latim "secretarium" que significa: lugar
retirado, conselho privado. A funo de secretariado facilita a ao do seu superior direto, porque lhe retira a preocupao sobre questes menores e que podem ser resolvidas por ele. Funcionrio(a) administrativo(a) com autoridade delegada pelo chefe (executivo) para desempenhar actividades que o aliviem da carga de trabalho de modo a que possa concentrar-se nos seus principais objectivos e funes.

 o assessor de cargos de chefia: presidentes, directores e gerentes de empresas/organizaes.

 Atividade:
O secretariado envolve diversas atividades, tais como, assessora de empresas e empresrios, planeamento, controlo de arquivos, correspondncias, organizao de eventos, acompanhamento de reunies, entre outros.

Como se organiza
Papel funcional:
A evoluo do profissional de secretariado teve destaque a partir da dcada trinta principalmente com aumento do xito feminino no mercado do trabalho, pois conta com uma caracterstica que at pouco tempo atrs no era levada em considerao, que nada mais do que a intuio feminina, hoje em dia as organizaes profissionais femininas com capacidades de descobrir talento, afirma que sero elas que daro oportunidades para o desenvolvimento das potencialidades das equipas. O novo ambiente empresarial mudou o perfil do profissional de secretariado, que comeou a ter um papel de destaque na empresa, o seu potencial foi reconhecido, criando a possibilidade de construir uma carreira to promissora como a de qualquer outro executivo.

 Papel Funcional:
A transformao nas funes de secretrio no aconteceu por acaso, acompanhou a abertura dos mercados, a reengenharia das empresas e a necessidade de profissionais multidisciplinares e com poder de deciso dentro das corporaes. Com o passar do tempo tornou-se importante dominar a arte da informtica e bem coma viso geral precisou de ser ampliada, pois o profissional passa a ver a empresa sob diferentes ngulos resolva com criatividade e supremacia os problemas que surgem no dia-a-dia

Noo de Organizao
Organizao significa assim coordenao nas atividades de um grupo de pessoas orientadas para atingir determinados fins ou objetivos comuns, mediante a diviso de funes e de trabalho, atravs de uma hierarquizao da autoridade e da responsabilidade. A empresa como todos sabem uma organizao, uma vez que se dizia ser a empresa uma organizao de recursos. A organizao portanto, uma atividade fundamental e presente em todos os sectores da organizao. A Organizao da empresa traduz a coordenao entre os vrios recursos, com a implementao de um determinado mtodo de trabalho, e que permite o funcionamento eficiente da empresa. Assim, organizao uma parte integrante da empresa, facilita o cumprimento dos objetivos e revela-se essencial ao desenvolvimento qualquer atividade, simples ou mais complexa. .

 Podemos definir qualquer organizao como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objetivo pr-determinado atravs da afetao eficaz de diversos meios e recursos disponveis, liderados ou no por algum com as funes de planear, organizar, liderar e controlar

Funes Clssicas do Secretariado

A secretria a primeira imagem que se apresenta da empresa e do seu superior. A impresso que recebam num primeiro contacto dependera muitas vezes da eficcia com que a secretria se exprime. O secretariado vai ser frequentemente um elemento de ligao da direo com os outros sectores dentro da empresa, transmitindo e recolhendo informaes, dando a conhecer decises, etc. Vai funcionar como um veculo transportador da comunicao, no interior da empresa, entre a direo e outros elementos. Atendendo a este tipo de funes, torna-se talvez mais fcil, neste momento, compreender um conjunto de qualidades pessoais e profissionais, consideradas necessrias para a definio do perfil do Secretrio. No mbito das comunicaes, exigido ao secretariado, para o exerccio das funes de ligao, um conjunto de conhecimentos tericos no s no aspeto de utilizao de aparelhos, como tambm no aspeto do corre-to uso da linguagem.

 Organizao do Trabalho e o Chefe

A secretria eficiente e a que facilita o trabalho do diretor e que o afasta de todo o tipo de obrigaes que no sejam as obrigaes prprias do seu cargo, para que possa dedicar todo o seu tempo ao mesmo, secretria dever ser a verdadeira memria do seu superior tanto dos compromissos internos como dos externos:
1. lembrar lhe a pontualmente a hora exata das entrevistas,

2. preparar lhe a as chamadas para as pessoas consideradas necessrias e no momento oportuno.

Funes Administrativas
A redao e a gesto de correspondncia; Os trabalhos de tomada de notas e dactilografia; Elaborao de atas e reunies; Arquivo dos documentos do escritrio; Organizao com rapidez e exatido, o registo dos arquivos; Planeamento de viagens, o que implica organizar os transportes, marcar os bilhetes, as reservas dos hotis; Gesto das chamadas telefnicas de entrada e de sada.

Tarefa de Ligao
Como canal de comunicao interna a secretria faz a ligao entre o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa. Ao mesmo tempo desempenha um papel importante no mbito das comunicaes com o exterior. O secretariado vai ser frequentemente um elemento de ligao da direo com os outros sectores dentro da empresa, transmitindo e recolhendo informaes, dando a conhecer decises, etc. Vai funcionar como um veculo transportador da comunicao, no interior da empresa, entre a direo e outros elementos. Atendendo a este tipo de funes, torna-se talvez mais fcil, neste momento, compreender um conjunto de qualidades pessoais e profissionais, consideradas necessrias para a definio do perfil do Secretrio. No mbito das comunicaes, exigido ao secretariado, para o exerccio das funes de ligao, um conjunto de conhecimentos tericos no s no aspeto de utilizao de aparelhos, como tambm no aspeto do correto uso da linguagem.

FUNES DO SECRETARIADO ACTUAL

As relaes de trabalho esto cada vez mais competitivas, exigindo profissionais qualificados que desenvolvam empatia, motivao, criatividade, flexibilidade para mudar e coragem para assumir riscos. O surgimento de novas tecnologias, tambm contribui bastante para as mudanas e a Secretaria teve que correr atrs do seu aperfeioamento profissional, para no perder espao no mercado de trabalho, pois a formao profissional foi o que acarretou mais peso para que os trabalhadores se mantivessem na empresa. O bom profissional aquele que tem conscincia de que para crescer na profisso, precisa de investir no futuro e que precisa de se empenhar para lidar muito bem com as suas competncias.

 Actualmente, o Secretrio no se dedica apenas a cuidar da agenda, a atender telefonemas ou a escrever cartas ditadas pelo seu chefe. Atendimento ao cliente, gesto de informao e relaes interpessoais, so atribuies cada vez mais comuns no seu dia-a-dia. A Secretria precisa de estar preparada para exercer o seu cargo com uma atitude executiva. As mudanas no perfil da profisso levaram os profissionais a desenvolver novas habilidades. Nesta poca de transformaes as empresas necessitam de profissionais qualificados. Com as frequentes mudanas, para acompanhar o desenvolvimento, cabe ao Secretariado diferenciar-se, actualizando com as novas tecnologias, executando o seu potencial criativo e deve estar sempre aberto para a aprendizagem.