Diseo de Diagnstico de Necesidades de Formacin PRODUCTO INTEGRADOR

Lic. En Tecnologas e Informacin

Universidad de Guadalajara Sistema de Universidad Virtual

Asesor: Elizabeth Cristina Hernndez Hernndez

Grupo: 28288 Equipo 1: Alejandra Martnez Velasco, Claudia Lpez Lara, Mayra Jael Zazueta Lazcano

Producto Integrador
Presentacin en Power Point sobre el diagnstico que realizaste, donde enfatizas los datos, informacin y resultados que encontraste del diagnstico. No olvides al final de la presentacin incluir una diapositiva con los comentarios sobre las incidencias y las observaciones generales que hayas encontrado en el proceso de recoleccin de datos.

Datos de la organizacin
Maquiladora de Diseos Italianos S.A. de C.V. Giro: Fabricacin y venta de joyera
El presente proyecto se plane durante el desarrollo de las diferentes actividades, apoyndonos en los recursos y aprendizajes, conforme a las competencias adquiridas en el transcurso de los periodos de estudio. Se desarroll en una empresa privada Metal-Mecnica dedicndose a la Maquila, Fabricacin, Importacin, Exportacin, Compra-Venta de troqueles para ser utilizados en accesorios para joyera, en la cual, se determin, por medio de pruebas y mtodos de recoleccin de datos, algunas necesidades de formacin en su personal, las cuales en consecuencia presenta una problemticas en la generacin de sus procesos de informacin en las diferentes reas existentes.

Informacin del Diagnstico

Se concibe el diagnstico de necesidades de capacitacin como un insumo de informacin para la elaboracin del plan de capacitacin local (en la Organizacin) y se realiza para identificar las deficiencias de conocimiento en los funcionarios, ya sea por desactualizacin o incorporacin de nuevas polticas, tcnicas o tecnologa a los procesos de trabajo. En todos los casos ser necesario jerarquizar las necesidades a partir del plan estratgico local e institucional.

La empresa carece un sistema integral que le permita llevar mejor los controles de sus inventarios, de su facturacin, de su Cartera de Clientes, de sus Proveedores, de los embarques de manera que se tenga la informacin en tiempo y forma del proceso de entrega de mercancas segn los pedidos que los clientes realizan y una pgina Web mejor integrada. El no tener los conocimientos necesarios el personal a cargo de la captura, procesamiento y control de la informacin de la Organizacin, y un programa o sistema integral adecuado para el registro de sus pedidos, compras, pago a proveedores, pago de clientes, embarques para la entrega de mercancas y control de inventarios, toda vez que se utilizar un programa basado en un sistema operativo en D.O.S. demasiado antiguo donde solo se registran cierta informacin, ha provocado la duplicidad de operaciones, errores en capturas, atrasos en entregas de mercancas, una falta de credibilidad en la existencia de inventarios, etc.

A la par de diagnosticar las necesidades de formacin se propondran soluciones para complementar dichas necesidades con los objetivos de la organizacin, en cuanto a los controles y sistemas que utilizan, que permitan llevar un mejor registro y controles en cada rea de la empresa. Por todo lo anterior, al analizar la informacin obtenida mediante las diversas tcnicas de recoleccin de datos, y el anlisis mediante el anlisis implementando la Matriz FODA, se da el siguiente diagnstico y posibles soluciones.

Resultados del Diagnstico

Se analizaron e identificaron las Necesidades de Formacin y los problemas que conllevan mediante diversas tcnicas y herramientas de recoleccin de datos, de los cuales se llega al siguiente anlisis en bases a los resultados obtenidos. ASAMBLEA Mediante esta tcnica, el equipo formado por el consejo directivo y el Asesor que aplic la tcnica, analizaron en su conjunto las diversas problemticas presentadas en relacin a las necesidades de formacin de las reas involucradas donde se presentaban los principales problemas en el registro, procesos y embarques de mercancas.

Mediante esta tcnica el equipo atac las causas ms probables entre las cuales se encontraban la falta de capacitacin en procedimiento captura y control, la falta de mantenimiento de equipos y la falta de claridad en los procedimientos. Sin embargo se detect que el principal problema era la falta de un programa especial o especfico para la elaboracin de pedidos, el cual se adapte tambin a las especificaciones de la Secretara de Hacienda para efectuar, una vez ya confirmado el pedido, la factura electrnica; ya que el sistema que estn utilizando es demasiado antiguo por tratarse de un programa basado en D.O.S., por lo que la adaptacin de un nuevo programa conllevara una capacitacin ms completa en el uso de los equipos y el programa mismo.

OBSERVACIN En base a la aplicacin de esta tcnica, se lleg al siguiente anlisis en base a los resultados obtenidos: Al observar y revisar cada uno de los puntos base para el estudio de necesidades de formacin, nos pudimos percatar que efectivamente la organizacin no tena el soporte adecuado de asesores o capacitadores que los orientaran en base a sus procesos que se siguen en cada rea de trabajo. Aunado a eso, sus tecnologas y sistemas de informacin estaba o ya obsoleto o muy antiguo y en mal estado, como ejemplo, los registros se realizan en una base de datos basada en un sistema operativo D.O.S. demasiado antiguo, que hace lento los procesos y poco confiables, ya que no estn bien estructuradas y, se duplica la informacin y los procesos al requerir de otro programa para facturar los mismos pedidos.

Por tanto, la metodologa que se utiliza en sus procesos no aportan los suficientes datos para emitir reportes confiables, ya que no generan reportes que ahora se pueden conseguir con otro tipo de programas ms sistematizados, por lo que siempre existe incertidumbre del adecuado control en los registros realizados a los clientes y de las mercancas que se afectan, por lo que repercute en tener inventarios ms exactos.

ENTREVISTA
Las preguntas realizadas al personal involucrado en los problemas que se presentan en la empresa, se centraron en preguntas concretas, totalmente enfocadas a la necesidades de formacin focalizando los problemas que con ello aqueja a la empresa, a la vez que se trat de mantener la misma visin a lo que se enfoca las necesidades de la empresa; por lo que se decidi emplear una entrevista no estructurada, cuyas respuestas dieron la pauta para poder establecer las necesidades que se tienen, as como las opiniones que tiene cada persona de manera que se puedo tener una visin ms clara del tipo de proyecto a implementarse para cubrir y satisfacer sus necesidades formacin y de control.

Las entrevistas realizadas se enfocaron a lo siguiente:

Estudios realizados Puesto que ejecuta o desarrolla Conocimientos sobre las tecnologas de Informacin y comunicacin. Responsabilidades bsicas, Actividades, etc.

Se entrevist a los tres principales responsables que manejan la informacin; uno en el rea de ventas, otro en el de produccin y a quien procesa la captura de la facturacin la cual se hace en el Departamento Contable.

Diagnstico Matriz FODA

Para dar un diagnstico ms preciso, aparte de usar las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos para conocer origen del problema conforme a actividades y necesidades de formacin de la organizacin, fue necesario realizar un profundo anlisis de los factores que intervienen en los procesos de control interno en relacin a todo lo que interviene en el registro de la informacin en los departamento relacionados con los pedidos, facturacin y embarque de mercancas. Por esta razn ha sido seleccionada la metodologa del anlisis FODA, que es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeacin estratgica, proporcionando la informacin necesaria para la implantacin de acciones y medidas correctivas y la generacin de nuevos o mejores proyectos de mejora. Este anlisis ms cualitativo que cuantitativo impulsa la generacin de ideas con respecto al negocio de la empresa.

Resumen del Diagnstico En el presente trabajo se expuso la situacin actual de la empresa para despus realizar la evaluacin del estado en que se encuentra en relacin al proyecto que se quiere implementar para que, de esta manera, permita medir y comparar las brechas para poder efectuar un estudio comparado del anlisis FODA realizado, lo que permitir complementar el proyecto de gestin de Necesidades de Formacin en el personal aunado con la implementacin de un programa integral (software) que permita llevar un mejor registro y control de las mercancas vendidas y en inventarios. En este mismo proyecto estar implcito la capacitacin y la actualizacin de las tecnologas utilizadas para su ejecucin.

Incidencias y observaciones durante el proceso de recoleccin de datos

ASAMBLEA
Falta de capacitacin en el auxiliar que captura los pedidos, del auxiliar que da la salida a los embarques y el que emite las facturas. La utilizacin de un equipo de cmputo lento y en mal estado. Mala capacitacin en procedimientos. Descuido del personal que captura. Falta de mantenimiento de los equipos. Falla en la supervisin. Falta de claridad en los procedimientos. Falta de un programa especfico para el control de cuotas condominales el cual pueda emitir reportes ms confiables.

OBSERVACIN Se revisaron primero los siguientes aspectos: Observar cmo trabajan en el departamento de ventas desde la manipulacin de la informacin cuando llegan los clientes y ven la mercanca ya sea virtualmente o fsicamente. Observar la metodologa y procesos para el registro de los pedidos.

Observar el tipo de programa o base de datos que utiliza para dichos registros.
Observar las tecnologas utilizadas para ello.

ENTREVISTA

Para saber por quin empezar a hacer la entrevista, se investig primero el organigrama de la organizacin para ver la posicin que tiene el personal involucrado en el proceso del registro y su formacin y experiencia en el manejo de las tecnologas de informacin y comunicacin, conociendo sus responsabilidades bsicas, actividades, etc.

Al tener la informacin mencionada, hubo necesidad de centrar preguntas concretas, totalmente enfocadas a lo que conlleva el problema, y mantener la misma visin a lo que se enfocan las necesidades y el problema, por lo que se decidi emplear una entrevista no estructurada, ya que este tipo de entrevista se tiene la libertad de realizar las preguntas de manera ms informal, sin estar apoyadas en un cuestionario o modelo rgido de interrogantes, ya que con esto se tiene la ventaja de obtener un dialogo ms profundo, captando no solo las respuestas a los temas elegidos, sino tambin actitudes, valores y formas de pensar.

CAUSAS DEL PROBLEMA:

El no tener los conocimientos necesarios el personal a cargo de la captura, procesamiento y control de la informacin de la Organizacin, y un programa o sistema integral adecuado para el registro de sus pedidos, compras, pago a proveedores, pago de clientes, embarques para la entrega de mercancas y control de inventarios, toda vez que se utilizar un programa basado en un sistema operativo en D.O.S. demasiado antiguo donde solo se registran cierta informacin, ha provocado la duplicidad de operaciones, errores en capturas, atrasos en entregas de mercancas, una falta de credibilidad en la existencia de inventarios, etc.
Por todo lo anterior, al analizar la informacin obtenida mediante las diversas tcnica de recoleccin de datos, y el anlisis mediante el anlisis implementando la Matriz FODA, se da el siguiente diagnstico y posibles soluciones.

ESTRATEGIAS A SEGUIR:
1.- Gestionar la capacitacin y la Implementacin de un programa integral que le permita llevar un mejor registro y control de los pedidos, facturacin, embarques e inventarios. 2.- Gestionar y Presupuestar un asesor en sistemas que analice las tecnologas existentes en la organizacin, para valorar su actualizacin en la utilizacin y funcin que tendr el nuevo el software. 3.- Tratar con el proveedor del programa requerido, que en su presupuesto incluya la capacitacin del personal involucrado para un satisfactorio uso del mismo.