Ing.

Milagros Arroyo La Torre Universidad Catlica Los Angeles de Chimbote

GESTIN DE PROYECTOS DE INGENIERA CIVIL

UNIDAD III
4.0 Gestin de los Costos del Proyecto 4.1 Estimar los costos 4.2 Determinar el presupuesto 4.3 Controlar los costos

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin del presupuesto y control de costos para que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado.

Cuida de los pequeos costos, un pequeo agujero hunde un barco.

Benjamin Franklin (1706-1790) Estadista y cientfico estadounidense.

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

PLAN DE GESTIN DE COSTOS
El DP y su equipo deben planificar cmo se gestionarn los costos del proyecto, dando respuesta a los siguientes interrogantes: Cmo gestionar el proyecto segn su presupuesto? Cul es el nivel de precisin de las estimaciones de costos? Un nivel de precisin por orden de magnitud (ROM) suele variar entre +-50%; mientras que una estimacin definitiva estar en un rango de +-10%. Cules son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas de control de la EDT? Cules son los lmites o umbrales permitidos de variaciones en los costos? Cmo administrar las variaciones de costos? Cmo y cundo realizar anlisis de valor? Anlisis de valor o Ingeniera de valor: buscar alternativas ms econmicas para realizar el trabajo
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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

PLAN DE GESTIN DE COSTOS
El DP y su equipo deben planificar cmo se gestionarn los costos del proyecto, dando respuesta a los siguientes interrogantes: Cmo gestionar el proyecto segn su presupuesto? Cul es el nivel de precisin de las estimaciones de costos? Un nivel de precisin por orden de magnitud (ROM) suele variar entre +-50%; mientras que una estimacin definitiva estar en un rango de +-10%. Cules son los enlaces de cada grupo de costos con las cuentas de control de la EDT? Cules son los lmites o umbrales permitidos de variaciones en los costos? Cmo administrar las variaciones de costos? Cmo y cundo realizar anlisis de valor? Anlisis de valor o Ingeniera de valor: buscar alternativas ms econmicas para realizar el trabajo
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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

Qu procesos de gestin de costos se utilizarn? Cmo es el ciclo de vida de los costos? Por ejemplo, podran ahorrarse costos realizando pocos planos durante la fase de diseo de un edificio, pero este ahorro puede incrementar los costos futuros en la etapa de ejecucin con permanentes cambios durante la construccin.

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

TIPOS DE COSTOS
Existen diversos tipos de costos, a continuacin mencionaremos los principales.
Costos variables: dependen del volumen de produccin. Por ejemplo las materias primas. Mientras ms zapatillas se producen, se requieren ms telas y cordones. Costos fijos: No cambian con el volumen de produccin. Por ejemplo los alquileres. Independientemente del volumen de produccin de una fbrica de palos de golf, el alquiler que se paga por ese lugar se mantendr fijo. Costos directos: se pueden atribuir directamente al proyecto. Por ejemplo, los costos de un viaje para promocionar exclusivamente una nueva crema de belleza. Costos indirectos: benefician a varios proyectos y generalmente no se puede identificar con exactitud la proporcin que corresponde a cada uno. Por ejemplo los gastos de estructura (contabilidad, luz, telfono, PMO, etc.).
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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

TIPOS DE COSTOS
Costo de oportunidad: el costo de oportunidad de un recurso es su mejor alternativa dejada de lado. Al estimar el costo de las actividades del proyecto, no slo se deben incluir las salidas de caja, sino tambin los costos de oportunidad de cada recurso. Costos hundidos o enterrados: costos que ya fueron devengados y no cambiarn con la decisin de hacer o no hacer el proyecto. Los costos hundidos no deben considerarse en la evaluacin econmica del proyecto.

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

Para profundizar el concepto de costo de oportunidad y costos hundidos, piense la respuesta de las siguientes cuatro preguntas. 1. El proyecto A tiene una rentabilidad de $25.000 y el proyecto B una rentabilidad de $30.000. Cul es el costo de oportunidad de Seleccionar el proyecto A? 2. Usted realiz un estudio de mercado que cost $10.000. Pag un 50% al contado y el otro 50% lo pagar con un cheque a 120 das. Qu valor debe considerar como costo del proyecto para tomar la decisin de hacerlo o no? 3. Usted tiene dos alternativas de inversin de riesgo similar: bonos que rinden el 8% anual y un fondo comn de inversin que rinde el 11% anual. Cul es el costo de oportunidad del capital propio para utilizar en un proyecto de riesgo similar a esas inversiones? 4. El presupuesto original del proyecto fue de $100. El avance real es del 40% y ya ha gastado $300. Considerara los $200 en exceso para 8 decidir si contina o no con el proyecto?

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

Capital de trabajo: dinero necesario para cubrir los gastos operativos del proyecto hasta que comiencen los ingresos de caja. Una forma de clculo del capital de trabajo surge de la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente. La mayora de los proyectos requieren capital de trabajo para financiar el desfase natural que se produce entre la ocurrencia de los egresos operativos y los ingresos de caja.

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

Depreciacin contable: disminucin del valor libro de un activo segn criterios contables. La depreciacin es deducible del impuesto a las ganancias. o Depreciacin lineal: se deprecia el mismo monto todos los aos. Por ejemplo, una inversin de $1000 cuya vida til contable es de 20 aos, tiene una depreciacin de $50 por ao ($1000 / 20 aos). o Depreciacin acelerada: se deprecian valores mayores en los primeros aos. Por ejemplo, un gobierno que subsidia la compra de bienes de capital, podra permitir una depreciacin contable de 50% el primer ao, 30% el segundo ao y 20% el tercer ao. Depreciacin econmica: variacin del valor real de un activo. Por ejemplo, una computadora nueva de $1.000 se deprecia contablemente en 5 aos, o sea un 20% anual. Luego de un ao de comprada la computadora, su valor de mercado es de $300, por lo que tuvo una depreciacin econmica del 70% a pesar de que la depreciacin contable sea solamente de un 20%.
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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

Ley de rendimientos decrecientes: al incrementar la utilizacin de recursos, la produccin crece a tasa decreciente. Por ejemplo, en un proyecto de ensamble de bicicletas, al duplicar el personal de planta de 5 a 10, la produccin de bicicletas crece de 100 a 140. En la zona de rendimientos decrecientes, los costos crecen a tasa creciente.

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

LOS PROCESOS DE LA GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
PROCESO Grupo de procesos
Planificacin Planificacin

4.1 Estimar los Costos. 4.2 Determinar el Presupuesto.

4.3 Controlar los Costos.

Control

Fuente: Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos - PMBOK Versin 2008

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

El trabajo involucrado en la ejecucin de los tres procesos de la Gestin de los Costos del Proyecto est precedido por un esfuerzo de planificacin del equipo de direccin del proyecto, siendo este esfuerzo parte del proceso Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto, lo cual produce un plan de gestin de costos que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto. Por ejemplo, el plan de gestin de costos puede establecer lo siguiente: (i) nivel de exactitud, (ii) unidades de medida, (iii) enlaces con los procedimientos de la organizacin, (iv) umbrales de control, (v) reglas para la medicin del desempeo (se establecen estas reglas gracias a la gestin del valor ganado (EVM). , (vi) formatos de los informes, (vii) descripcin de los procesos. La Gestin de los Costos del Proyecto trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades 13 del proyecto.

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

Los tres procesos de la gestin de los costos son:
1. Estimar los costos: calcular los costos de cada recurso para completar las actividades del proyecto. 2. Determinar el presupuesto: sumar los costos de todas las actividades del proyecto a travs del tiempo. 3. Controlar los costos: influir sobre las variaciones de costos y administrar los cambios del presupuesto.
En proyectos pequeos, estimar los costos y determinar el presupuesto podran realizarse en un solo proceso.

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4.1 Estimar los costos

Una vez que tenemos el plan de gestin de costos, se estiman los costos de los recursos de cada una de las actividades del proyecto.
Qu necesito para empezar? Lnea base del alcance: enunciado, EDT y diccionario de la EDT Planes: cronograma, recursos humanos y riesgos. Si bien los planes de recursos humanos y riesgos, podran no tenerse inicialmente, el proceso de estimar los costos es iterativo y se perfeccionar a medida que completemos informacin de las distintas reas del proyecto.
Al momento de estimar los costos del proyecto no debemos olvidar los costos relacionados con: -Procesos de calidad y gestin de los riesgos -Tiempo del director de proyecto -Capacitacin del equipo de trabajo -Gastos de oficina y de la PMO
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4.1 Estimar los costos

Entradas
Linea base del alcance. Cronograma del proyecto. Planificacin de los recursos humanos. Registros de riesgos. Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin.

Herramientas y Tcnicas
Juicio de expertos. Estimacin anloga. Estimacin paramtrica. Estimacin ascendente. Estimacin por tres valores. Anlisis de reserva. Costos de calidad. Software de estimacin de costos para la direccin de proyectos. Anlisis de Propuestas para Licitaciones.

Salidas
Estimaciones de Costos de las Actividades. Base de los Estimados. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

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4.1 Estimar los costos

QU HERRAMIENTAS PUEDO UTILIZAR? Estimacin anloga: utilizar costos de proyectos anteriores para estimar el costo del prximo proyecto. Estimacin ascendente: descomponer la actividad en menores componentes para estimar con mejor precisin cada una de las partes inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia arriba.

Estimacin paramtrica: utilizar informacin histrica para estimar los costos futuros. Podran ser modelos simples, como por ejemplo, estimar los costos de construccin en base a valores histricos del costo por m2 construido; o modelos economtricos ms complejos donde el costo de construccin depende de varias variables tales como los m2, la 17 localizacin, el clima, etc.

4.1 Estimar los costos

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4.1 Estimar los costos

Determinar tarifas de los recursos: solicitar cotizaciones, consultar bases de datos y listas de precios publicadas. Por ejemplo, en proyectos de construccin se suele utilizar publicaciones con los precios promedio de distintos tems . Anlisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional para contingencia sobre aquellos eventos previstos pero inciertos. En otras palabras, agregar una reserva sobre aquellas incgnitas conocidas que tienen riesgos residuales (Una herramienta para agregar una reserva general sobre el proyecto es la simulacin de Monte Carlo). Costo de la calidad: costos para asegurar la calidad del proyecto. incluye los costos de prevencin y evaluacin (costos de cumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento), como explicaremos en el captulo de calidad. Software: planillas estadsticas, etc. de clculo, simuladores, herramientas

Anlisis de propuestas para licitaciones: estimar los costos 19 del proyecto en funcin de las ofertas enviados por los proveedores.

4.1 Estimar los costos

QU OBTENGO AL FINAL DEL PROCESO?
Estimaciones de costos de las actividades: recursos humanos, materiales, equipamiento, servicios, instalaciones, reserva para contingencias, ajustes inflacionarios, etc.

Base de las estimaciones: informacin de respaldo de las estimaciones. Documento que justifican cmo se realizaron las estimaciones de costo, justificacin de los supuestos utilizados, especificaciones del rango de precisin (por ejemplo -10% a +15%), etc.

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4.2 Determinar el presupuesto

Entradas
Estimaciones de Costos de las Actividades. Base de las estimaciones. Linea base del alcance. Cronograma del proyecto. Calendario de los recursos humanos. Contratos. Activos de los procesos de la organizacin.

Herramientas y Tcnicas
Suma de costos. Anlisis de reserva. Juicio de expertos. Relaciones histricas. Conciliacin del Lmite del Financiamiento.

Salidas
Lnea Base del Desempeo de Costos. Requisitos de Financiamiento del Proyecto. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

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4.2 Determinar el presupuesto

Durante el proceso de preparar el presupuesto se establece la lnea base de costo del proyecto.
QU NECESITO PARA EMPEZAR? Lnea base del alcance: enunciado, EDT y su diccionario Estimaciones de costos y respaldo de las estimaciones Cronograma y disponibilidad de recursos Contratos QU HERRAMIENTAS PUEDO UTILIZAR? Suma de costos: sumar los costos de las actividades del proyecto distribuidas a travs del tiempo. Anlisis de reserva: agregar una reserva de gestin de costos para aquellos cambios no planificados por riesgos imprevistos.
La reserva para gestin de costos forma parte del presupuesto total, pero no forma parte de la lnea base del costo. El DP requiere autorizacin antes de gastar esta reserva.

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4.2 Determinar el presupuesto

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4.2 Determinar el presupuesto

Estimacin anloga o paramtrica que utiliza informacin histrica para estimar presupuestos futuros
Conciliacin del lmite del financiamiento: analizar si los desembolsos estimados en el presupuesto son coherentes con la financiacin disponible. Por ejemplo, si el banco aprob una lnea de crdito por $10 millones para financiar el proyecto, pero entregar un mximo de $2 millones por ao, hay que verificar que el presupuesto no exceda ese lmite de financiacin.

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4.2 Determinar el presupuesto

QU OBTENGO AL FINAL DEL PROCESO?
Lnea base de costo: est formada por el presupuesto acumulado del proyecto. Por ejemplo, en el cuadro y grfico a continuacin se presenta la lnea base de un proyecto con dos tems. En el mes 4 el presupuesto total es de $600, pero el presupuesto acumulado o lnea base a esa fecha asciende a $2.250. Requisitos de financiamiento: necesidades de fondos para financiar el proyecto a travs del tiempo.

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4.3 Controlar los costos

Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto. Requisitos de Financiamiento del Proyecto. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo. Activos de los procesos de la organizacin.

Herramientas y Tcnicas
Gestin del Valor Ganado. Proyecciones. ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI). Revisiones del Desempeo. Anlisis de Variacin. Software de Gestin de Proyectos.

Salidas
Mediciones del Desempeo del Trabajo. Proyecciones del Presupuesto. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin. Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

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4.3 Controlar los costos

Durante el proceso de controlar los costos del proyecto se llevan a cabo acciones tales como:

Gestionar e influir sobre los cambios Seguir peridicamente los avances de costos del proyecto Verificar que los desembolsos no excedan la financiacin autorizada Asegurar la utilizacin del control integrado de cambios Informar los cambios aprobados a los interesados en tiempo y forma
Cualquier incremento de costos en relacin al presupuesto aprobado, debe ser autorizado mediante el control integrado de cambios.

QU NECESITO PARA EMPEZAR? Lnea base del desempeo de costos Requisitos del financiamiento Informes de desempeo del trabajo
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4.3 Controlar los costos

QU HERRAMIENTAS PUEDO UTILIZAR? Gestin del valor ganado: evaluar el estado de avance del proyecto en relacin a su lnea base para analizar el avance de los costos y tiempos del proyecto (ver prxima seccin). Proyecciones: re-estimar en forma peridica cul ser el costo estimado a la finalizacin del proyecto. ndice de desempeo del trabajo por completar: estimar cunto debo ajustar los desembolsos de costos para cumplir con el presupuesto aprobado. Revisiones del desempeo y anlisis de variacin: comprar el desempeo real del proyecto con su lnea base de costo y cronograma. QU OBTENGO AL FINAL DEL PROCESO? Medicin del desempeo del trabajo: cul es el estado de avance y desvos del proyecto en relacin a su lnea base. Proyecciones del presupuesto: cul es el costo estimado a la finalizacin del proyecto. 28 Solicitudes de cambio y actualizaciones

4.3 Controlar los costos

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4.3 Controlar los costos

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4.3 Controlar los costos

EJERCICIO 01 VALOR GANADO

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4.3 Controlar los costos

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4.3 Controlar los costos

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4.3 Controlar los costos

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4.3 Controlar los costos

Resumiendo la Gestin del valor ganado
En la tabla a continuacin se presentan las principales frmulas y su interpretacin de la tcnica del valor ganado.

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

RESUMIENDO LA GESTIN DE LOS COSTOS Se resume las principales entradas, salidas e interrelaciones de los procesos de gestin de los costos.

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto de Ingeniera

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

METRADOS
Se define as al conjunto ordenado de datos obtenidos o logrados mediante lecturas acotadas. Los metrados se realizan con el objeto de calcular la cantidad de obra a realizar y que al ser multiplicado por el respectivo costo unitario y sumados obtendremos el costo directo.

PARTIDA.- Se denomina asi a cada uno de los rubros o partes en que se divide convencionalmente un obra para fines de medicin, evaluacin y pago. De acuerdo a las tareas dentro del proceso productivo de la obra las partidas se dividen en partidas de primer, segundo, tercer y cuarto orden respectivamente; que indicarn asimismo, a medida que se vare de orden, mayor precisin del trabajo a efectuarse. As por ejemplo se tiene: 12.00 Pisos y Pavimentos ? Partida de 1er orden 12.02 Loseta ? Partida de 2do orden 12.02.02 Veneciana ? Partida de 3er orden 12.02.02.01 De color claro 20 x 20 cm. 12.02.02.02 De color oscuro 20 x 20 cm. Partidas de 4to orden 12.02.02.03 De color claro 30 x 30 cm. 12.02.02.04 De color oscuro 30 x 30 cm.

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

COSTOS DIRECTOS
El costo directo es la suma de los costos de materiales, mano de obra (incluyendo leyes sociales), equipos, herramientas, y todos los elementos requeridos para la ejecucin de una obra. Estos costos directos que se analizan de cada una de las partidas conformantes de una obra pueden tener diversos grados de aproximacin de acuerdo al inters propuesto, es decir, que cada analista de costos elaborar el costo unitario directo de cada partida en funcin de las caractersticas de cada obra y especficamente de materiales, rendimiento de mano de obra de la zona y equipo a utilizar, entre otros. Sin embargo, el efectuar un mayor refinamiento de los mismos no siempre conduce a una mayor exactitud porque siempre existirn diferencias entre los diversos estimados de costos de la misma partida.
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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

COSTOS INDIRECTOS
En las obras de construccin la participacin en Presupuesto de obra incluyen dos conceptos de costos:
a) los costos directos, y b) los costos indirectos

el

clculo

del

En trminos generales podemos definir el costo directo como aquellos gastos que se pueden aplicar a una partida determinada y los costos indirectos son todos aquellos gastos que no pueden aplicarse a una partida determinada, sino al conjunto de la obra y los cuales detallaremos a continuacin. Los costos indirectos se clasifican en: - Gastos Generales y -Utilidad
A su vez los Gastos Generales se subdividen en: - Gastos Generales no relacionados con el tiempo de ejecucin de obra. - Gastos Generales relacionados con el tiempo de ejecucin de obra 55

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

COSTOS INDIRECTOS
Segn el D.S. N* 01 1 -79-VC de 01.03.79 se define los Gastos Generales como aquellos gastos que debe efectuar el Contratista durante la construccin, derivados de la propia actividad empresarial del mismo, por lo cual no pueden ser incluidos dentro de las partidas de la obra. GASTOS GENERALES NO RELACIONADOS CON EL TIEMPO DE EJECUCIN DE OBRA (GASTOS FIJOS) Estos gastos comprenden los siguientes rubros: a) Gastos de licitacin y contratacin, como son: Gastos en documentos de presentacin (compra de bases, etc.), Gastos de visita a obra (pasajes, viticos, etc.), Gastos de aviso de convocatoria y buena pro (en caso de ganar la obra), Gastos sobre el Contrato Principal. etc. Es decir, este rubro se refiere a los gastos necesarios para presentacin a la licitacin y todos los derivados del proceso de contratacin y que en general son aplicables a la obra a contratarse 56 propiamente dicha.

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

b) Gastos indirectos varios, como son: Gastos de licitaciones no otorgadas (absorbidos por las obras ejecutadas), Gastos legales y notariales (aplicables a la organizacin en general), Patentes y regalas (por derecho de uso, generalmente para aplicacin en todas las obras), Seguro contra incendios, robos, etc. (de todas las instalaciones de la empresa), etc. En trminos globales se refiere a los gastos de toda ndole que en general pueden considerarse como relativo a la(s) oficina(s) principal(es). Adems incluirn obligaciones laborales de suma fija sean contractuales o legales, como pasajes por traslado de personal de un lugar a otro del pas.

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

GASTOS GENERALES RELACIONADOS CON EL TIEMPO DE EJECUCIN DE OBRA (GASTOS VARIABLES) Dentro del conjunto de los gastos generales relacionados con el tiempo de ejecucin de obra corresponde el mayor porcentaje dada su naturaleza de permanencia a lo largo de todo el plazo de ejecucin de obra.

UTILIDAD
La utilidad es un monto percibido por el contratista, porcentaje del Costo Directo del Presupuesto, y que forma parte del movimiento econmico general de la empresa con el objeto de dar dividendos, capitalizar, reinvertir, pagar impuestos relativos a la misma utilidad e incluso cubrir prdidas de otras obras. Es importante para cualquier empresa fijar y obtener una utilidad justa y dado que sta posibilita, adems de seguir existiendo, su crecimiento y expansin, con una determinada capacidad de ahorro interno que incrementa su capital, todo lo cual incide en cierto momento en el desarrollo de la economa en general, cumpliendo adems su funcin social de dar trabajo con mejores ingresos a su personal. 58

4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

IGV IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS
Son sujetos del lmpuesto en calidad de contribuyentes, las personas naturales (habituales) o jurdicas que: Ejecuten contratos de construccin afectos. Efecten ventas afectas de bienes inmuebles. La comunidad de bienes, los consorcios, u otras formas de contratos de colaboracin empresarial que llevan contabilidad independiente

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

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4.0 Gestin de los COSTOS del Proyecto

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