Concepto de manual de organizacin

Entenderemos por manual de organizacin en general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre, organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

El manual de organizacin es un documento oficial que describe claramente la estructura orgnica y las funciones asignadas a cada elemento de una organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

Objetivo:
El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

Ventajas
Presentar una visin de conjunto de la unidad administrativa. Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar medidas de modernizacin administrativa. Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso

Ser un instrumento til de orientacin e informacin sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

Recomendaciones generales:
Es conveniente que los manuales de organizacin sean elaborados con la participacin de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar las funciones. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin final. Una vez que el manual de organizacin ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin. Las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su contenido
La utilidad de los manuales de organizacin radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a travs de revisiones peridicas.

Elementos que integran el manual

Identificacin:
1. Logotipo de la dependencia. 2. Nombre de la Dependencia. 3. Ttulo del manual de organizacin. 4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboracin o actualizacin permanente. 5. Fecha de implantacin o, en su caso, de actualizacin.

Contenido
En este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los captulos que constituyen el manual o los ttulos principales que comprende.
CONTENIDO I. INTRODUCCIN II. OBJETIVO DEL MANUAL III MARCO JURDICO IV. ATRIBUCIONES V. MISIN Y VISIN VI. ESTRUCTURA ORGNICA VII. ORGANIGRAMA VIII. OBJETIVO Y FUNCIONES IX. GLOSARIO DE TRMINOS

a) Introduccin
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de l.

b) Objetivo del manual

En este apartado se deber expresar el propsito que se pretende alcanzar con la aplicacin del manual.

c) Marco jurdico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurdicas relacionadas por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que establecen su creacin y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su funcionamiento.

d) Atribuciones
Las atribuciones son medios para alcanzar fines, las atribuciones estn representadas por las competencias que marca las facultades del rgano administrativo. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitacin, determinan su mbito de competencia.

e) Misin y Visin
La Misin, es una declaracin de alto nivel que describe su propsito fundamental. La Visin representa el escenario altamente deseado que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.

g) Estructura orgnica
Debern identificarse y mostrarse los niveles jerrquicos y la relacin que guardan entre si cada uno de los rganos que integran la estructura autorizada La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder a su representacin grfica en el organigrama

h) Organigrama
Se deber representar grficamente la relacin ordenada de las reas que componen una unidad administrativa. Reflejando en forma sistemtica la ubicacin del rgano administrativo, su integracin, sus niveles jerrquicos y sus lneas de autoridad y asesora.

i) Objetivos y funciones
Objetivo, constituye el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qu y para que se proyecta y se debe realizar una determinada accin. Funciones, constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea que se trate.

i) Glosario de trminos
Es un listado alfabtico de definiciones de aquellas palabras o trminos utilizados en el documento y que pueden prestarse a confusin en virtud de que no siempre tienen la misma acepcin o no son ampliamente conocidos.