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Concepto de manual de organización Entenderemos por manual de organización en general el documento que contiene,

Concepto de manual de organización

Entenderemos por manual de organización en general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada

miembro del organismo.

Objetivo:

El manual de organización se

elabora para proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada

para lograr el aprovechamiento

de los recursos y el desarrollo de las funciones

encomendadas.

Ventajas

· Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa. · Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa

· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos

· Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa. · Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso

· Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o

atribuciones asignadas a las unidades responsables.

Recomendaciones generales:

Es conveniente que los manuales de organización sean elaborados con

la participación de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar

las funciones.

Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere

someterlo a una revisión final.

Una vez que el manual de organización ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación. Las personas directamente involucradas en el uso de los manuales

conozcan al detalle su contenido

La utilidad de los manuales de organización radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a través de revisiones periódicas.

Elementos que integran el manual

Identificación:

1. Logotipo de la dependencia.

  • 2. Nombre de la Dependencia.

  • 3. Título del manual de organización.

  • 4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su

elaboración o actualización permanente.

  • 5. Fecha de implantación o, en su caso, de actualización.

Contenido

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el manual o los títulos principales que comprende. CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN II. OBJETIVO DEL MANUAL III MARCO JURÍDICO IV. ATRIBUCIONES V. MISIÓN Y VISIÓN VI. ESTRUCTURA ORGÁNICA VII. ORGANIGRAMA VIII. OBJETIVO Y FUNCIONES IX. GLOSARIO DE TÉRMINOS

  • a) Introducción

Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él.

  • b) Objetivo del manual

En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual.

  • c) Marco jurídico

En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que

establecen su creación y sus atribuciones, así como aquellas que

regulan su funcionamiento.

d) Atribuciones

Las atribuciones son medios para alcanzar fines, las atribuciones

están representadas por las competencias que marca las

facultades del órgano administrativo. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitación, determinan su ámbito de competencia.

e) Misión y Visión

La Misión, es una declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental. La Visión representa el escenario altamente deseado que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.

  • g) Estructura orgánica

Deberán identificarse y mostrarse los niveles jerárquicos y la

relación que guardan entre si cada uno de los órganos que integran la estructura autorizada

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su

representación gráfica en el organigrama

  • h) Organigrama

Se deberá representar gráficamente la relación ordenada de las áreas que componen una unidad administrativa.

Reflejando en forma sistemática la ubicación del órgano administrativo, su integración, sus niveles jerárquicos y sus líneas de autoridad y asesoría.

  • i) Objetivos y funciones

Objetivo, constituye el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para que se proyecta y se debe realizar una determinada acción.

Funciones, constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate.

  • i) Glosario de términos

Es un listado alfabético de definiciones de aquellas palabras o términos utilizados en el documento y que pueden prestarse a confusión en virtud de que no siempre tienen la misma acepción o no son ampliamente conocidos.